Organisieren Sie sich: 11 Tipps für ein effizienteres E-Mail-Management

Durch E-Mails können wir uns so fühlen, als würden wir uns schwer tun, unseren Kopf über Wasser zu halten. Sind Ihre Posteingangsseiten lang? Beginnen Sie jeden Tag mit dem Lesen von E-Mails und denken, Sie werden auf die wichtigsten Nachrichten antworten, nur um festzustellen, dass eine Stunde vergangen ist und Sie bisher nichts unternommen haben? Haben Sie alle paar Tage keinen Platz mehr für Ihre E-Mails? Fühlt sich E-Mail wie ein Produktivitätsmultiplikator oder wie ein Produktivitätskiller an?

Es sind nur ein paar einfache Tricks erforderlich, um den Umgang mit E-Mails effizienter zu gestalten, sodass Sie sich nicht darüber belastet fühlen. Einige dieser Tipps stützen sich auf Funktionen, die in den meisten E-Mail-Programmen enthalten sind, andere dienen jedoch dazu, Ihre eigenen Gewohnheiten zu ändern, damit Sie durch die geringen alltäglichen Interaktionen mit E-Mails den Überblick über die Verwaltung behalten.

Denken Sie darüber nach, als würden Sie sich die Zähne putzen. Es gibt einen Unterschied zwischen der täglichen Zahnhygiene und dem Zahnarztbesuch, aber Sie müssen beides tun. Sie sollten zweimal am Tag putzen und einmal am Tag Zahnseide verwenden. Diese Gewohnheiten sind für gesunde Zähne äußerst wichtig. Alle sechs Monate sollten Sie auch einen Zahnarzt aufsuchen, um eine gründlichere Reinigung, Röntgenaufnahmen und andere vorbeugende Maßnahmen durchzuführen. Die tägliche Hygiene beugt größeren Problemen vor. Besuche beim Zahnarzt helfen Ihnen, aufkeimende Probleme zu erkennen und zu beheben, bevor sie außer Kontrolle geraten.

Natürlich kann auch mit Zähnen etwas schief gehen. Ein Unfall kann sie ausschalten oder Ihre Gene können sie beeinträchtigen, genauso wie ein neues Projekt oder eine Änderung der Job-Position plötzlich eine Explosion von E-Mails verursachen kann. Was auch immer der Fall sein mag, es bedeutet nicht, dass Sie aufhören sollten, Zahnseide zu verwenden, regelmäßig einen Zahnarzt aufzusuchen oder Ihre E-Mails jeden Tag zu bereinigen. Wenn Sie ein unerwartetes Problem haben, müssen Sie immer noch gute Gewohnheiten befolgen, um alles in Schach zu halten.

Wenn Sie kurzfristig ändern, wie Sie mit E-Mails interagieren - wann und wie Sie sie überprüfen, wie oft Sie Nachrichten löschen usw. -, wird Ihr Leben auf lange Sicht einfacher.

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Tipps, wie Sie E-Mails entlasten können. Lassen Sie mich Sie warnen, dass diese Tipps im gesunden Menschenverstand verwurzelt sind und keine magische Kugel darstellen, was bedeutet, dass sie nicht Ihren Verstand sprengen oder über Nacht zu einer Sensation werden. Aber weder wird Zahnseide.

1. Zuerst löschen

Das erste, was Sie tun müssen, wenn Sie Ihren Posteingang öffnen, ist zu scannen, um zu sehen, was Sie löschen können. Schauen Sie sich die Betreffzeile und den Absender an. Ist es Müll? Handelt es sich um eine Werbe-E-Mail, die Sie nie lesen werden? Ist es ein Hinweis Ihres Kollegen, der in der Betreffzeile sagt, dass er heute nicht mehr da ist, und es besteht so gut wie keine Chance, dass zusätzliche Informationen im Text der E-Mail für Sie relevant sind? Wenn ja, werfen Sie es raus.

Alle Nachrichten, die Sie als unwichtig identifizieren, sollten ausgewählt und in den Papierkorb verschoben werden. Wenn Sie an einem bestimmten Morgen nicht in Eile sind, können Sie sogar versuchen, einen oder zwei normale E-Mail-Empfänger zu identifizieren, von denen Sie sich abmelden möchten.

Warum ist es wichtig, diesen Schritt zuerst auszuführen? Wenn Sie irrelevante Nachrichten sofort löschen, können Sie die verbleibenden Nachrichten leichter sehen. Wenn Sie die verbleibenden Nachrichten sehen, können Sie die wichtigen schneller durchsuchen. Wenn Sie sogar fünf oder zehn Prozent Ihres täglichen Posteingangs als "sehr wahrscheinlich ohne Handlungsbedarf" identifizieren, so dass Sie ihn sofort löschen können, sind Sie in einer viel besseren Verfassung, um Ihren Tag produktiv zu beginnen.

2. Verwenden Sie mehr als eine E-Mail-Adresse

Ich kann keine Marketing-E-Mails oder Versandbestätigungen ausstehen, geschweige denn Mahnungen von meiner Bank, meine Kreditkartenrechnung zu bezahlen, wenn diese bereits für die automatische Zahlung eingerichtet ist. (Grr.) All diese Nachrichten würden meinen Posteingang überladen und das Erkennen wichtiger E-Mails erschweren, außer dass ich eine Strategie für den Umgang mit ihnen habe.

Für all diese Nachrichten von geringer Bedeutung verwende ich eine separate E-Mail-Adresse.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dies zu tun. Sie können ganz zu diesem Zweck ein neues E-Mail-Konto einrichten, wie ich es mache, oder Sie können eine Alias-Adresse unter Verwendung Ihres aktuellen Kontos erstellen. Bei den meisten E-Mail-Anbietern können Sie dies tun. Anschließend erstellen Sie eine Regel oder einen Filter in Ihrem E-Mail-Konto, sodass alle an den Alias ​​gesendeten Nachrichten den Posteingang überspringen und in einen anderen Ordner verschoben werden. Nennen Sie es Inbox 2 oder Low Wichtigkeit oder was auch immer Sie wollen.

Ein Vorteil der Verwendung einer separaten E-Mail-Adresse für diesen Zweck ist, dass Sie diese nicht ganz Junk-E-Mail, die manchmal als graue E-Mail bezeichnet wird, von Ihrer wichtigen E-Mail-Adresse trennen. Wenn ein Unternehmen Ihre E-Mail-Adresse an eine andere Verteilerliste verkauft, werden neue und unerwünschte Marketingnachrichten auch nicht in Ihrem primären Posteingang gespeichert. Ein dritter Vorteil ist, dass Sie von diesen Nachrichten nicht abgelenkt werden, da Sie sich in einem anderen E-Mail-Programm anmelden oder zu einem anderen Posteingang navigieren müssen, um darauf zuzugreifen.

3. Schreiben Sie kurz

Sagen Sie beim Schreiben von E-Mails, was Sie meinen, seien Sie klar und präzise. Warum? Kurzschreiben hilft den Leuten, die Ihre Nachricht lesen, auf den Punkt zu kommen und ihre E-Mails effizienter zu verarbeiten. Möglicherweise nehmen sie Ihren Tonfall auf und antworten in Form von Sachleistungen, was Ihnen das Leben leichter machen wird.

In einigen Situationen sind vollständige Sätze und eine formale Sprache erforderlich, Fragmente können jedoch in E-Mails äußerst effektiv sein. Verwenden Sie sie, wenn es Sinn macht. Die Grammatikpolizei wird Ihnen nicht nachkommen. Sicher, manchmal muss man sehr detailliert sein und den Papier-Aspekt von E-Mails ausnutzen - es gibt eine Aufzeichnung von allem. Im Allgemeinen wird jedoch standardmäßig eine kurze, klare und unkomplizierte Sprache verwendet.

Nicht jeder ist geschickt in der Kürze und es kann sich als knapp herausstellen. Um ein unfreundliches Klingen zu vermeiden, können Sie ein Emoji oder Ausrufezeichen hinzufügen. Oder lassen Sie die Leute einfach wissen, dass Sie versuchen, in E-Mails präzise zu sein, und sie sollten es nicht persönlich nehmen.

4. Verwenden Sie Gruppen oder Verteilerlisten

Wenn Sie wiederholt eine Nachricht an dieselbe Personengruppe senden, richten Sie einen Gruppen- oder E-Mail-Alias ​​ein. In Outlook wird es als Verteilerliste bezeichnet. Gehen Sie in Google Mail zu Kontakte (contacts.google.com), wählen Sie die Personen aus, die Sie einer Gruppe hinzufügen möchten, und klicken Sie auf das Labelsymbol. Geben Sie Ihrer Gruppe einen Namen. Nach dem Speichern können Sie diesen Namen eingeben, um automatisch eine Nachricht für alle Mitglieder der Gruppe zu verfassen.

Die Verwendung von Gruppen spart nicht nur Zeit, da Sie nicht mehr den Namen jeder Person eingeben müssen, wenn Sie die Gruppe per E-Mail verschicken, sondern ermöglicht auch ein einfaches Löschen, wie ich später erläutere.

5. Erstellen Sie Vorlagen oder gespeicherte Antworten

Wenn Sie eine Nachricht immer wieder senden, schreiben Sie sie nicht jedes Mal von Grund auf neu. Verwenden Sie das, was Sie bereits geschrieben haben, wieder, indem Sie eine Vorlage oder eine vorgefertigte Antwort erstellen, wie Google Mail es nennt.

Einige Beispiele für häufig gesendete Nachrichten lauten wie folgt:

• Vielen Dank für die Kontaktaufnahme, aber ich bin nicht interessiert,
• Empfangsbestätigung. Danke und lass es mich wissen, wenn du noch etwas von mir brauchst
• Das klingt nach einem Job für unsere Rechtsabteilung. Der beste Ansprechpartner ist…

Sobald Sie einige Vorlagen eingerichtet haben, können Sie auf Nachrichten antworten, die normalerweise unnötig Zeit in Anspruch nehmen, ohne sich darüber Gedanken zu machen. So können Sie wichtige Aufgaben erledigen.

6. Betreffzeilen wiederverwenden

Die Wiederverwendung von gesendeten Nachrichten über Vorlagen und vorgefertigte Antworten erhöht Ihre Effizienz, indem das Schreiben auf ein Minimum reduziert wird. Durch die Wiederverwendung von Betreffzeilen können Sie alte Nachrichten einfacher und schneller löschen oder archivieren. Ich werde erklären, wie es weitergeht.

7. Zu löschende Sortierung

Datengrenzen können sich an jeden, auch an hoch organisierte Personen, heranschleichen. Sie können Speicherplatz freigeben, indem Sie Nachrichten löschen, die Sie nicht mehr benötigen. Dies ist die Art von Hausarbeit, die man sich ähnlich wie beim Zahnarzt vorstellen kann. Sie müssen es nicht jeden Tag tun, aber wenn Sie es regelmäßig und regelmäßig tun, können Sie größere Probleme vermeiden. Besonders hilfreich finde ich drei Methoden zum Löschen.

Sortieren Sie zuerst Ihre gesendeten E-Mails nach Dateigröße oder Anhang und entsorgen Sie die größten, die Sie nicht benötigen. Der Grund, warum ich mich auf gesendete Nachrichten konzentriere, ist, dass ich die Datei mit hoher Wahrscheinlichkeit besitze und daher eine andere Kopie an einem anderen Ort gespeichert habe, wenn ich einen Anhang gesendet habe.

Die zweite Methode besteht darin, gesendete E-Mails nach Betreff zu sortieren und nach Nachrichten zu suchen, die Sie regelmäßig senden. Wenn Sie eine wöchentliche Nachricht mit dem Betreff "Reinigung des Kühlschranks heute um 16 Uhr" senden, können Sie alle auf einmal schnell anzeigen, auswählen und löschen.

Drittens sortieren Sie Ihre Nachrichten nach Empfänger. Sie haben wahrscheinlich ein paar Kollegen, Freunde oder Gruppen von Menschen, die Sie häufig per E-Mail erreichen. Es ist wahrscheinlich, dass viele der zwischen Ihnen und Ihnen gesendeten Nachrichten nicht sehr wichtig sind. Wenn Sie sie nie wieder benötigen, wählen Sie mehrere Nachrichten gleichzeitig aus und löschen Sie sie massenhaft.

8. Benachrichtigungen ausschalten, E-Mail zum Fokussieren schließen

Es ist unglaublich störend und ablenkend, über jede eingehende Nachricht eine Benachrichtigung auf dem Bildschirm zu erhalten. Ich würde vermuten, dass die überwiegende Mehrheit der Beschäftigten mit vollständig deaktivierten E-Mail-Benachrichtigungen besser dastehen würde. Es ist nur in den seltensten Fällen hilfreich. Schalten Sie also Ihre Benachrichtigungen aus.

Schließen Sie in ähnlicher Weise Ihre E-Mail-Anwendung oder deren Browser-Registerkarte, wenn Sie mindestens 30 Minuten lang hochkonzentriert arbeiten müssen. Es tut mir weh, diesen Tipp zu schreiben, da ich weiß, dass fast niemand ihm folgen wird. Sehr wenige Leute tun es tatsächlich, aber ich wünschte, ich könnte mehr Leute überzeugen, es zu versuchen. Stellen Sie sich vor, wie viel einfacher es ist, Ihren Flow zu finden, wenn Sie nicht per E-Mail abgelenkt werden.

Denken Sie an das letzte Mal zurück, als Sie offline gearbeitet haben, sei es in einem Flugzeug ohne WLAN oder wenn das Internet ausgefallen ist. Oder Sie haben in einer Zeitzone gearbeitet, in der Sie nicht viele andere Kollegen haben und daher lange Zeit keine E-Mail-Unterbrechungen hatten. Wenn Sie E-Mails schließen, können Sie die Erfahrung, dass Sie nicht unterbrochen wurden, nahezu reproduzieren und bei Bedarf auch auf andere Online-Informationen zugreifen.

9. Kooptieren Sie automatische Antworten

Nehmen wir an, Sie werden Ihr E-Mail-Fenster nicht schließen, da Sie befürchten, dass jemand versucht, Sie mit einer dringenden Angelegenheit zu kontaktieren, und Sie werden es vermissen. Die Problemumgehung? Richten Sie eine Abwesenheits- oder automatische Antwortnachricht ein, die besagt: "Wenn dies sehr dringend ist, senden Sie mir bitte eine SMS / einen Anruf / eine Nachricht an…", und geben Sie Ihre Telefonnummer, Ihren Slack-Handle oder die bevorzugte Leitung an Kommunikation.

10. Löschen! Oder Mail in Ordner ablegen

Eine nicht gelöschte E-Mail ist oft eine gute Absicht, die unerfüllt geblieben ist. Wissen, wann man loslässt. Hängen Sie sich nicht an Nachrichten, wenn Sie mit ihnen wahrscheinlich nie etwas anfangen werden. Das Hinterlassen unwichtiger Nachrichten in Ihrem Posteingang ist höchst unproduktiv, lenkt ab und erinnert Sie nur daran, was Sie in einer perfekten Welt gerne tun würden, aber nicht können.

Sie tun Ihnen keinen Gefallen, indem sie in Ihrem Posteingang sind.

Wenn das Löschen von Nachrichten schwerwiegend erscheint, verschieben Sie sie stattdessen in einen neuen Ordner. Nennen Sie diesen Ordner Pending oder Good Intentions. Das Wichtigste ist, sie aus Ihrem Posteingang zu holen. Warte ein paar Monate. Sehen Sie, wie viele Sie jemals ausgegraben haben oder auf die Sie geantwortet haben. Wenn die Antwort Null ist, überlegen Sie vielleicht, ob Sie sie überhaupt löschen möchten.

11. Leeren Sie den Papierkorb regelmäßig

Leeren Sie den Papierkorb regelmäßig. Durch Löschen des Papierkorbs wird der Speicherplatz freigegeben. Die meisten E-Mail-Programme, einschließlich Outlook, verfügen über eine Einstellung, mit der der Papierkorb beim Beenden der App automatisch gelöscht wird. Wenn Sie nie daran denken, den Papierkorb zu entsorgen, sollten Sie diese Funktion aktivieren.

Die meisten Leute müssen den Müll wahrscheinlich nicht öfter als einmal im Monat oder einmal im Vierteljahr leeren. Es besteht die Gefahr, dass Sie Ihren Papierkorb zu oft löschen, da Sie in diesem Papierkorb E-Mails retten, von denen Sie dachten, dass Sie sie nicht benötigen, dies stellt sich jedoch heraus. Ich habe so manche Nachricht aus dem Papierkorb gerettet, normalerweise am selben Tag, an dem ich sie dort abgelegt habe.

So ziehen Sie an der Notrufleine

Wenn Sie mit Ihrem Posteingang dringend eine saubere Sache wollen, können Sie es mit einem letzten Trick versuchen:

1. Erstellen Sie einen neuen Ordner. Nennen Sie es Old Inbox oder Mail Before July 2019 (oder den aktuellen Monat und das aktuelle Jahr).

2. Wählen Sie alles in Ihrem Posteingang aus. Verschieben Sie alles in den neuen Ordner.

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Voilà. Sie befinden sich im Posteingang Null und mussten nicht einmal eine einzige Nachricht wegwerfen.

Niemand erwartet, dass Sie einen chaotischen Posteingang über Nacht überholen. Passen Sie ein paar positive Gewohnheiten nach und nach an. Führen Sie einige der regelmäßigen Aktionen aus, z. B. das Leeren des Papierkorbs oder das Löschen von gesendeten E-Mails in großen Mengen, damit Sie das Gefühl haben, Fortschritte zu erzielen.