5 Dinge, die vernetzte Drucker für Ihr Unternehmen tun können

Präsentiert von Epson - Moderne Unternehmen verwenden cloudbasierte Anwendungen für alle Arten der täglichen Kommunikation und Aufgaben, von der Online-Zusammenarbeit bis zur Warenwirtschaft. Darüber hinaus interagieren Administratoren und Mitarbeiter von heute mit diesen Diensten über Smartphones und andere verbundene Geräte manchmal häufiger als über ihren Desktop. Wenn es also um einen so grundlegenden Geschäftsprozess wie das Drucken geht, warum sollte Ihr Unternehmen dann in einem analogen Zeitalter von lokalen Druckaufträgen und Kabelsalat verharren?

Jeder Drucker mit einer Netzwerkverbindung kann eine Verbindung zum Web herstellen. In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf drahtlose Drucker, die für cloudbasiertes Drucken aktiviert sind und einen Computer, ein mobiles Gerät oder sogar Ihren Browser über eine Internetverbindung mit einem über die Cloud verbundenen Drucker synchronisieren können. Um dies zu lernen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, eine Verbindung herzustellen und sichere Dateien von Ihrem Gerät an einen mit der Cloud verbundenen Drucker zu senden. Die besten kabellosen Drucker auf dem Markt verwenden in der Regel eine Kombination aus Wi-Fi, Near-Field Communication (NFC) und sicheren virtuellen Netzwerkverbindungen, einschließlich Diensten wie Google Cloud Print, um Dateien von überall über das Internet zu senden und zu drucken.

Ein nahtlos verbundenes Druckerlebnis bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen und deren Mitarbeiter. Im Folgenden werden fünf der wichtigsten Möglichkeiten aufgezeigt, wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann, den alten Büroklumpen zugunsten eines modernen Druckers mit Cloud-Verbindung fallen zu lassen.

1. Bequemlichkeit

Wenn Sie einen Drucker einrichten, der mit Google Cloud Print oder einem anderen Cloud-Dienst von großen Druckerverkäufern verbunden ist, werden Sie feststellen, dass keine Treiber installiert und konfiguriert werden müssen. Drucker sind "cloud-ready" und viele Dienste werden mit Android- und iOS-Apps geliefert, mit denen Sie direkt von Ihrem Smartphone oder Tablet aus drucken können. Die mit dem Internet verbundenen Drucker machen manuelle Aktualisierungen überflüssig und aktualisieren Treiber und Firmware automatisch ohne menschliches Eingreifen.

Alle Dateien, die Sie drucken, werden über den Cloud-basierten Druckdienst über das Internet gesendet, sodass Ihr Computer nicht einmal direkt mit dem Drucker kommunizieren muss. Melden Sie sich einfach bei einem Computer oder Mobilgerät mit einer Internetverbindung an, melden Sie sich bei einem bestimmten cloudbasierten Druckdienst bei Ihrem Konto an und starten Sie den Druckvorgang.

Dies erleichtert auch das bequemere Teilen von Druckinhalten und Dokumenten. Mit den meisten Cloud-basierten Druckdiensten können Sie den Zugriff auf Ihren Cloud-verbundenen Drucker für eine andere vertrauenswürdige Partei "freigeben", genauso wie Sie ein Online-Dokument für diese Partei freigeben, einschließlich der Möglichkeit, Freigaberechte zu verwalten. Wenn also ein Mitarbeiter oder Kunde außerhalb der Stadt von Ihrem Büro aus arbeitet und schnell seine Bordkarte für den Heimflug ausdrucken muss, können Sie den Cloud-Druckerzugriff für ihn freigeben, und er kann direkt von seinem Smartphone oder Laptop aus drucken.

2. Fernzugriff

Abgesehen von Cloud-fähigen Druckern können Cloud-basierte Druckdienste auch mit dem vorhandenen Netzwerkdrucker zu Hause oder im Büro synchronisiert werden. Sobald Ihr Gerät mit dem Cloud-Server synchronisiert ist, spielt es keine Rolle mehr, wo Sie drucken oder ob der Drucker mehrere hundert Kilometer entfernt ist.

Dies ist ein großer Segen für Heimbüroangestellte und Telearbeiter. Wenn Sie während einer Besprechung mit einem Videokonferenzdienst eine virtuelle Präsentation halten und möchten, dass jeder, der am Konferenztisch sitzt, Ihren Bericht in den Händen hält, können Sie Kopien des Berichts von Ihrem Heimbüro direkt auf diesem Drucker in der Druckerei ausdrucken Ecke des Konferenzraums. Ein Mitarbeiter, dessen Schreibtisch sich direkt neben dem Drucker befindet, unterscheidet sich nicht von einem Benutzer, der auf diesem Computer aus einem anderen Land druckt.

3. Kosten und Energieeffizienz

Connected Printing ist auch eine einfache Möglichkeit, die Druckvorgänge Ihres Unternehmens zu zentralisieren und zu rationalisieren, insbesondere für Startups und kleine bis mittelständische Unternehmen (SMBs). Anstatt mehrere Drucker zu installieren und zu warten, die im gesamten Bürolayout an das Netzwerk angeschlossen sind, können durch die Verwendung eines verbundenen Druckers und eines Cloud-Dienstes die Kosten für Wartung, Tinte und Toner erheblich gesenkt werden, wenn alle Computer im Büro über eine oder zwei Cloud-Verbindungen drucken Drucker (anstatt einen Drucker für jeden Computer oder jede Gruppe von Arbeitsstationen im Büro zu haben).

Abhängig von der Größe und dem Grundriss Ihres Unternehmens benötigen Sie möglicherweise noch mehrere Drucker. Vor allem drahtlose Cloud-fähige Drucker bieten Ihnen jedoch viel mehr Flexibilität. Je neuer der angeschlossene Drucker ist, in den Sie investieren, desto besser sind auch die Energiesparfunktionen. Die überwiegende Mehrheit der kabellosen Drucker ist jetzt mit einem oder mehreren Energiespar- oder Sparmodi ausgestattet, die die Gesamtdruckkosten und den Energieverbrauch senken, wenn der Drucker nicht aktiv verwendet wird.

4. Sicherheit

Der erste Einwand, den Ihr IT-Administrator erhebt, wenn er den Wechsel zum Cloud-Druck als sicher ansieht. Menschen fühlen sich mit kabelgebundenen Verbindungen natürlich wohler als mit kabellosem Filesharing und Synchronisieren, wenn es um die Wahrnehmung von Sicherheit geht, insbesondere wenn vertrauliche Geschäftsinformationen über das Internet gesendet und gedruckt werden.

Cloud-Printing bietet dies End-to-End mit HTTPS-Webverbindungen und sichert Dokumente und Dateien mit SSL-Verschlüsselung ab dem Zeitpunkt, an dem sie gesendet werden, bis zum Zeitpunkt des Drucks. Die Dateien befinden sich auch danach nicht mehr auf einem Server. Nachdem ein Auftrag verarbeitet und abgeschlossen wurde, werden die zugehörigen Dokumente vom Server des cloudbasierten Druckdienstes gelöscht.

5. Skalierbarkeit

Mit angeschlossenen Druckern können Sie die Druckvorgänge Ihres Unternehmens so schnell skalieren, wie Ihr Unternehmen wächst, vom Startup über KMU bis hin zu großen Unternehmensunternehmen. Google nutzt seinen Cloud-basierten Druckdienst sogar intern. Wenn Sie mehr Mitarbeiter einstellen oder neue Büros eröffnen, können Sie durch die Investition in eine cloudbasierte, vernetzte Druckinfrastruktur auf lange Sicht viel Geld sparen.

Es erspart Ihnen auch einige Mühe, Ihre Belegschaft zu erweitern. Angeschlossene Drucker bereiten IT-Administratoren weniger Sorgen, wenn sie den Desktop oder Laptop eines neuen Mitarbeiters einrichten, ihr Mobilgerät mit MDM-Software (Mobile Device Management) versehen oder eine Liste anderer Aufgaben erstellen, um sicherzustellen, dass die Endpunkte eines Benutzers sicher sind konform mit den Unternehmensrichtlinien. Wenn es Zeit ist, den Druckerzugriff dieses Mitarbeiters einzurichten, funktioniert es einfach.