5 Zu vermeidende Fehler bei der Auswahl der Buchhaltungssoftware

Wenn Sie die Aufgabe haben, die beste Software für die Verwaltung der Bücher Ihres Unternehmens zu finden, müssen Sie viele wichtige Faktoren berücksichtigen. In erster Linie ist es entscheidend, dass Sie entscheiden, ob Ihr Unternehmen einen Online-Buchhaltungsservice für kleine Unternehmen oder eine Software der Enterprise-Klasse benötigt, die sich mit dem Wachstum Ihres Betriebs skalieren lässt. Sobald Sie diese Entscheidung getroffen haben, gibt es eine Vielzahl großartiger Lösungen, die Ihnen genau das bieten, was Sie benötigen, um Ihre Konten in Bestform zu halten.

Für diejenigen unter Ihnen, die nur etwas Kleines und Flinkes brauchen, können Sie mit Intuit QuickBooks und Freshbooks nichts falsch machen. Beide Systeme sind ideal für kleine Tante-Emma-Läden, die nicht viel Back-End-Raffinesse erfordern. Wenn Sie jedoch entschieden haben, dass Ihre große Organisation etwas Rechenleistung benötigt, sollten Sie sich bei Intacct umsehen.

Unabhängig von Ihrer Wahl sollten Sie bei der Implementierung Ihrer Buchhaltungssoftware fünf wichtige Fehler vermeiden. Sie müssen wissen, was sie sind, warum Sie sie vermeiden und wie Sie Ihr neues System optimal nutzen können.

1. Seien Sie nicht billig

Wie oben erwähnt, brauchen große Unternehmen große Systeme. Sicher, Intuit und Freshbooks bieten erschwingliche und leistungsfähige Lösungen, die einfach zu implementieren sind. Unternehmen mit großem Personal und multinationalen Unternehmen möchten jedoch mehr Geld für ein System ausgeben, das skaliert und in Tools aus anderen Geschäftsbereichen integriert werden kann. Beispiel: Systeme der Enterprise-Klasse können Abfragen sogar aus den umfangreichsten Business Intelligence-, Projektmanagement- und CRM-Systemen (Customer Relationship Management) heraus verarbeiten.

Darüber hinaus können Sie mit einer Buchhaltungssoftware der Enterprise-Klasse ein einzigartiges System aufbauen, das auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Sie bieten verschiedene Optionen für verschiedene Branchen und können an verschiedene Regionen und Währungen angepasst werden. Wenn Sie sich jedoch für billigere Software entscheiden, müssen Sie kein Plug-and-Play-System verwenden, das für alle geeignet ist.

2. (Wahrscheinlich) Kaufen Sie nicht vor Ort

Wenn Sie erwarten, dass Ihr Unternehmen wächst, möchten Sie kein System erwerben, das auf Ihre Rechenzentrumsinfrastruktur angewiesen ist. Bei Cloud-basierten Systemen zahlen Sie eine geringe Gebühr, um die Infrastrukturanforderungen Ihres Anbieters zu erhöhen. Dies ist jedoch nichts im Vergleich zu dem, was Sie für ein Upgrade Ihres eigenen internen Ökosystems zahlen müssen.

Wenn Sie den Umfang der lokalen Buchhaltungssoftware erhöhen, müssen Sie mehr Lizenz- und Wartungsgebühren zahlen. Sie müssen außerdem Ihre Hardware kontinuierlich auf leistungsfähigere und umfangreichere Server aktualisieren, um die zusätzlichen Datenanforderungen zu erfüllen. Dies bedeutet mehr Energiekosten und mehr Software zur Überwachung der Netzwerkleistung. Wie bereits erwähnt, müssen Sie für Cloud-basierte Lösungen bei steigenden Anforderungen immer noch etwas mehr bezahlen, aber die Kosten sind nicht annähernd so hoch wie bei einem lokalen System. Wenn Sie es sich jetzt leisten können, ein allgemeines Upgrade durchzuführen, oder sich einfach wohler fühlen, Ihre Daten in Ihrem eigenen Rechenzentrum unterzubringen, ignorieren Sie alles in diesem Unterabschnitt.

3. Ignorieren Sie die Datenbank nicht

Unabhängig davon, ob Sie sich für lokale oder externe Software entscheiden, sollten Sie die Datenbank berücksichtigen, in der Sie alle Ihre Informationen speichern. Wenn Sie sich für einen einzelnen Benutzer oder ein Standardsystem entscheiden, verlassen Sie sich wahrscheinlich auf die Datenbank des Anbieters, um alle Ihre Daten zu speichern. Einige Anbieter beschränken die Datenmenge, die Sie auf ihren Systemen speichern können, sodass Sie die Software wechseln müssen, wenn Ihr Unternehmen dramatisch wächst.

Glücklicherweise können die meisten Lösungen der Enterprise-Klasse mit einer Vielzahl von Datenbanken umgehen. Daher ist es wichtig zu bestimmen, ob die Datenbank und das System gut zusammenarbeiten können, um die Back-End-Leistung zu maximieren. Microsoft SQL Server ist eine leistungsfähige und standardmäßige Option, die viele von Ihnen möglicherweise bereits verwenden. MYSQL ist eine weitere beliebte Wahl. Die meisten Buchhaltungssysteme passen ziemlich gut zu beiden Datenbanken. Arbeiten Sie mit Ihrer IT-Abteilung und Ihrem Buchhaltungsteam zusammen, um herauszufinden, welches System die beste Wahl für die Synchronisierung Ihrer Daten ist, insbesondere wenn Ihr Unternehmen eine Nischen- oder eine einzigartige Datenbankprogrammiersprache verwendet.

4. Vergessen Sie nicht, HR einzubeziehen

Ihre Personalverwaltungssoftware (HR), wie unsere Editors 'Choice BambooHR, interagiert mehr mit Ihrer Buchhaltungssoftware als die meisten anderen von Ihnen verwendeten Systeme. Wenn Sie nicht für eine reibungslose Integration beider Tools sorgen, müssen Sie das eine oder andere Tool in Kürze wechseln.

Durch die Kombination dieser beiden Systeme können Sie aus der Vogelperspektive sehen, wie sich Ihre Mitarbeiter auf das Endergebnis auswirken. Sie können die Crossover-Auswirkungen von Ausgabenmanagement, Einstellungskosten und Entlassungskosten besser nachvollziehen. Sie werden überleben können, ohne die Systeme zu integrieren, aber Ihre Abläufe werden langsamer, weniger intelligent und weniger automatisiert sein als die der Wettbewerber, die diesen Rat befolgt haben.

5. Vernachlässigen Sie nicht den Point-of-Sale (POS)

Sie werden überrascht sein, wie viele Buchhaltungslösungen keine POS-Integration bieten. Dies ist ein großes Problem, insbesondere für stationäre Unternehmen und Restaurants, die eine Reihe kleiner Transaktionen an mehreren Standorten durchführen.

Mit der richtigen Lösung können Transaktionen in Ihrer Buchhaltungslösung automatisch erfasst, organisiert und synchronisiert werden. Diese Integration reduziert die Menge an manuellen Daten, die von Ihrem Buchhaltungsteam benötigt werden, drastisch und gibt Ihrem Finanzteam einen Überblick darüber, wo und wann Einnahmen generiert werden. Ganz zu schweigen davon, wie dieses Kapital sofort auf die ausstehenden Salden des Unternehmens angewendet werden kann.