6 Möglichkeiten, wie moderne Drucktechnologie Ihrem Unternehmen helfen kann

Präsentiert von Epson - Wenn Sie Ihren Drucker in den Back- Burner -Status zurückversetzt haben, möchten Sie möglicherweise einen neuen Look erhalten. Dank verwaltetem Druck und grünem Druck Das Unternehmen wird in der Lage sein, die Art und Weise, wie Ihre Mitarbeiter mit dem Drucken umgehen, sowie die Art und Weise, wie Sie dafür bezahlen, vollständig zu ändern. Hier sind sechs konkrete Beispiele, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Verwaltetes Drucken

Erinnern Sie sich noch an das letzte Mal, als Sie diese Tonerpatrone in Ihren Bürolaserdrucker stecken mussten? Und dann, als Sie das letzte Mal eine weitere Rechnung für denselben Toner sahen und sich fragten, wohin das alles führen würde? Dies ist nur ein Beispiel dafür, was ein verwalteter Druckdienst für Sie tun kann. Wenn Sie den Begriff noch nie gehört haben, stellen Sie ihn sich als eine weitere Entwicklung von Software-as-a-Service (SaaS) vor, mit Ausnahme von Printing-as-a-Service (PaaS). Die Funktionen variieren. Melden Sie sich jedoch für einen solchen Dienst an, und Sie können den für Ihre Umgebung geeigneten Drucker auswählen, eine Abonnementgebühr entrichten und mit dem Drucken beginnen. Alles, was Sie brauchen, ist das Papier. Der Abonnementdienst kümmert sich um Toner, Druckerprobleme und alle anderen Probleme. Darüber hinaus bieten die meisten Services die folgenden drei zusätzlichen Vorteile:

• Druckbewertung: Die meisten Unternehmen wissen nicht, wie ihr Druckprozess tatsächlich aussieht - wer druckt, was sie drucken und wie viel sie drucken. Das liegt daran, dass die meisten Büros nicht nur aus zwei oder drei Standardbürodruckern pro Etage bestehen, sondern auch unzählige "Schattendrucker" in Form von persönlichen Druckgeräten, die Benutzer auf ihren Schreibtischen installiert haben (entweder selbst oder zur Unterstützung einiger) wenig bekannter Geschäftsprozess). Dies kann nicht nur die Tonerkosten, sondern auch die Kosten für Papier, Hardware und IT-Arbeitsstunden erheblich erhöhen. Suchen Sie bei der Auswahl eines verwalteten Druckdienstes nach einem, der einen Spezialisten vor Ort entsendet, um die Anzahl der installierten Drucker zu überprüfen und ihre Verwendung zu untersuchen. Verwandeln Sie dieses Wissen in eine Empfehlung für die richtige Anzahl und Art von Druckern, die Ihr Unternehmen wirklich benötigt.
• Granulares Management: Managed Printing Services sollten das Management stark belasten. Suchen Sie nach Diensten, die nicht nur die Konnektivität und den Druckerzustand verwalten, sondern auch Kosten und Nutzung überwachen. Einige können Details bis zur einzelnen Benutzerebene bereitstellen. Auf diese Weise erhalten Sie nicht nur detaillierte Informationen darüber, wer am häufigsten druckt, warum und wie viel dies kostet, sondern können diese Informationen (zusammen mit den Informationen, die Sie während Ihrer Druckbewertung erhalten haben) auch zur ständigen Anpassung und Optimierung Ihres Druckprozesses verwenden. ohne jemals mehr als Ihr Abonnement zu bezahlen.
• Kostenkontrolle mit vereinfachtem Druck: Der offensichtlichste Vorteil eines verwalteten Druckdienstes ist ein vereinfachtes Leben. Alle diese kleinen Kopfschmerzen, die Sie zum Versorgungsschrank oder zur anrufenden IT geschickt haben, werden jetzt vom Dienstanbieter behandelt. Der Anbieter nutzt in der Regel fortschrittliche und proprietäre Verwaltungssoftware, mit der er diese Art der Kontrolle erhält und gleichzeitig durch die Nutzung der Cloud eine Präsenz außerhalb des Standorts aufrechterhält. Dieselbe Technologie bietet jedoch häufig zusätzliche Vorteile. Das Besondere in diesem Fall ist, dass Ihre Benutzer wahrscheinlich auf jedem Drucker in Ihrem Abonnement drucken können, unabhängig davon, wo sie sich über das Internet befinden. Selbst für ein mittelständisches Team von Vertriebsmitarbeitern bedeutet dies nicht nur eine Kostenersparnis beim Faxen, sondern auch eine zusätzliche Flexibilität, damit Dokumente schneller und zuverlässiger genau an die Person gesendet werden können, die sie erreichen müssen.
• Verbesserte Sicherheit: Das Implementieren von verwaltetem Drucken bedeutet auch eine Erhöhung der Sicherheit, was wichtig ist, wenn Sie über verbundenes Drucken sprechen. Managed Printing unterstützt Sie beim Authentifizierungs- und Identitätsmanagement sowie bei weiteren praktischen Sicherheitsfunktionen wie PIN-Codes oder IP-Filterung.

Nachhaltiges Drucken

Nachhaltiges Drucken klingt nach einem Marketing-Schlagwort, das für Ihr Unternehmen kaum greifbaren Nutzen bringt. In der Praxis schont es aber nicht nur die Umwelt, sondern spart auch bares Geld. Eine "grüne" Drucklösung, die den meisten Unternehmen helfen würde, aber nicht sofort in den Sinn kommt, wenn Sie an umweltfreundliche Einrichtungen denken, ist ein Multifunktions- oder All-in-One-Drucker. Durch den Umstieg auf ein solches Gerät sparen Sie nicht nur Strom (ein Gerät gegenüber mindestens zwei und häufig drei), sondern auch Platz und Verbrauchsmaterial. Wenn Sie über einen verwalteten Druckdienst (wie oben beschrieben) auf ein solches Gerät umsteigen, erhalten Sie nicht nur die neueste Drucktechnologie, sondern auch die neueste grüne Technologie. Was die Drucker betrifft, werden zwei allgemeine Kategorien potenzieller Vorteile unterschieden:

Reduzierung von Toner und Tintenpatronen: Die meisten namhaften Druckerhersteller haben in den letzten Jahren neue Druckmodule entwickelt, die darauf abzielen, den Verbrauch von Toner und Tinte sowie die Anzahl der verbrauchten Tintenpatronen zu reduzieren oder sogar zu reduzieren in Deponien. Sowohl Canon als auch Epson verfügen über kartuschenfreie, umweltfreundliche Drucker, während Brother, HP und Xerox über Recyclingprogramme für Kartuschen verfügen, mit denen Sie gebrauchte Kartuschen problemlos entsorgen können, um die Umwelt weniger zu belasten.

Intelligentere Software nutzen: Dies ist tatsächlich ein Nebeneffekt einer Cloud-optimierten Druckstrategie. Die meisten verwalteten Druckanbieter bieten diese Art von Lösungen an, aber Sie können sie auch selbst konfigurieren, wenn Sie einige IT-Probleme haben. Es geht einfach darum, die Geschäftsprozesse, bei denen Drucker zum Einsatz kommen, auf möglichst viel Software und nicht auf Papier abzubilden. Müssen Sie diese Bestellung beispielsweise wirklich für die Buchhaltung ausdrucken? Oder ist es genauso effektiv, wenn nicht sogar noch effektiver, zuverlässiger und sicherer, wenn der Drucker einfach eine Datei generiert, die in einem Cloud-Speicherordner angezeigt wird, auf den die Buchhaltung Zugriff hat? Sie können es dann einfach in der von ihnen verwendeten Software öffnen und von dort aus den Geschäftsprozess fortsetzen. Diese Art der Verlagerung kann nicht nur Cloud-Speicher, sondern auch andere Anwendungen umfassen, einschließlich Dokumentenmanagement, Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Enterprise Resource Planning (ERP) und sogar E-Mail- oder Online-Collaboration-Software, um nur einige zu nennen. Es kann veraltete Technologien, insbesondere das Faxen und Kopieren, vollständig eliminieren und Sie können eine Ebene der unmittelbaren Organisation und Datensicherheit hinzufügen, die Papier einfach nicht bieten kann. Es kann auch mobile Geräte und Remote-Mitarbeiter einfach und sicher einbeziehen, was bei älteren Geräten normalerweise sehr schwierig ist.

Drucken ist vielleicht nicht mehr die IT-Technologie, von der wir am meisten hören, aber das bedeutet nicht, dass die Kategorie aufgehört hat, Innovationen voranzutreiben. Wenn Sie immer noch riesige Bürodrucker verwenden, die Toner verdampfen und durch Wälder von Bäumen kauen, ist es an der Zeit, sich das Angebot von heute genauer anzuschauen. Setzen Sie sich mit den Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen zusammen, die Ihre Drucker am häufigsten verwenden, und stellen Sie sorgfältig fest, warum und wie diese Geräte verwendet werden. Dann passen Sie es an das an, was Druckerhersteller heute in Verbindung mit Cloud-Diensten und SaaS-basierten Geschäftsanwendungen anbieten. Sie sind möglicherweise schockiert darüber, wie viel effizienter Ihr Unternehmen arbeiten kann, während Sie gleichzeitig beträchtliches Geld sparen.