8 Möglichkeiten zur Zeitersparnis durch Kontaktaufnahme

Die meisten der besten CRM-Software (Customer Relationship Management) erfordern zumindest einige grundlegende technologische Erfahrungen. Glücklicherweise werden neuere, intuitivere Systeme entwickelt, mit denen Tech-Neulinge Kunden- und Mitarbeiterdaten optimal nutzen können. In der Hoffnung, gegen Branchengrößen wie Apptivo CRM, Salesforce.com Sales Cloud Professional Edition und Zoho CRM Professional Edition bestehen zu können, ist Contactually CRM eine benutzerfreundliche Lösung, die den hohen Preis mehr als wettmacht Tonnen von attraktiven Funktionen.

Zusätzlich zu seiner Benutzerfreundlichkeit lässt sich Contactually CRM in Tausende von Anwendungen integrieren, sein Kundenservice ist unübertroffen und es ist mit Tonnen nützlicher Vorlagen vorinstalliert. Wir haben die folgende Liste zusammengestellt, um Sie durch einige dieser Funktionen zu führen und Ihnen zu helfen, Ihr Contactually CRM-Konto optimal zu nutzen.

1. Erstellen Sie E-Mail-Vorlagen

Sofern Sie keine Zeitmaschinen verkaufen, ist die Kommunikation mit Kunden in erster Linie per E-Mail möglich. Anstatt "Was kann ich tun, um Sie heute in ein neues Auto zu setzen?" Warum nicht immer wieder ein paar E-Mail-Vorlagen erstellen, um die Dinge zu beschleunigen? Dies ist ein einfacher Vorgang, der nur wenige Schritte erfordert.

Rufen Sie zunächst die Seite "Einstellungen" in Ihrem Dashboard auf. Klicken Sie auf "E-Mail-Vorlagen" und wählen Sie dann "E-Mail-Vorlage hinzufügen". Wählen Sie "Neue E-Mail-Vorlage". Contactually bittet Sie hier um einige Informationen. Sie müssen einen Namen für Ihre Vorlage sowie eine Betreffzeile und eine Textkopie erstellen. Klicken Sie auf "Speichern". In Ihrem Konto ist eine vorinstallierte Vorlagenbibliothek enthalten. Wenn Sie also sehr faul sind und eine Verknüpfung für Ihre Verknüpfung benötigen, verwenden Sie einfach eine dieser Vorlagen, um mit Ihren Kontakten zu kommunizieren.

2. Automatisieren Sie Massen-E-Mail-Kampagnen

Verschwenden Sie keine Zeit damit, personalisierte E-Mails für jeden Kontakt zu erstellen, den Sie treffen. Mit Contactually CRM können Sie automatisierte Kampagnen für eine bestimmte Gruppe von Empfängern erstellen, die nach Ihrer bevorzugten Trittfrequenz gestaffelt sind. So funktioniert es: Stellen Sie sich vor, Sie haben gerade 20 Interessenten auf einer Messe getroffen. Anstatt einzelne Follow-ups an jeden Empfänger zu senden oder sie in derselben allgemeinen E-Mail zu speichern, können Sie eine Massenkampagne erstellen, die ihnen dieselbe Follow-up-E-Mail sendet, deren jeweilige Namen jedoch dem Einführungsfeld hinzugefügt werden.

Das Besondere an dieser Funktion ist, dass Sie eine Reihe zusätzlicher E-Mails erstellen können, die auf die Einführungs-E-Mail folgen. Möchten Sie nach 30 Tagen einchecken, um zu sehen, ob Sie an einer Demo interessiert sind? Ihre zweite E-Mail in der Serie wird automatisch ausgelöst, sobald der festgelegte Zeitraum abgelaufen ist. So richten Sie es ein: Erstellen Sie eine Folge von E-Mail-Vorlagen, die der Trittfrequenz und dem Ton folgen, die Sie für Ihre neue Gruppe von Interessenten verwenden möchten.

Nachdem Sie Ihre Vorlagen erstellt haben, klicken Sie auf dem Startbildschirm Ihres Dashboards auf "Programm". Wählen Sie "Neues Programm hinzufügen". Sie werden aufgefordert, dem ersten Schritt Ihres Programms eine E-Mail-Vorlage hinzuzufügen. Fügen Sie eine der soeben erstellten Vorlagen hinzu. Neben jeder Vorlage werden Sie aufgefordert, die Anzahl der Tage einzugeben, die Sie verstreichen lassen möchten, bevor die nächste E-Mail gesendet wird. Tun Sie dies für jede E-Mail-Vorlage in der Serie. Klicken Sie für jede E-Mail auf "Speichern". Wenn Sie Ihr gesamtes Programm erstellt haben, klicken Sie auf "Ich bin fertig mit der Bearbeitung". Um diesem Programm Kontakte hinzuzufügen, rufen Sie die Profilseite der einzelnen Kontakte auf. Wählen Sie das soeben erstellte Programm aus dem Dropdown-Menü aus und klicken Sie auf "Speichern".

3. Fügen Sie Ihren Google Kalender hinzu

Gehen Sie zu "Einstellungen" und wählen Sie "Kalender hinzufügen". Wählen Sie "Verbinden", das Sie neben dem Google-Logo finden. Wenn Sie gefragt werden, ob Sie offline auf dieses E-Mail-Konto zugreifen möchten, klicken Sie auf "Akzeptieren". Jetzt können Sie Ihren Kalender im Contactually CRM-Dashboard anzeigen.

Das Beste an dieser Funktion: Sie können den Verlauf der Besprechungen mit Ihren Kontakten anzeigen. Auf diese Weise erhalten Sie einen Einblick in den Kontext und die Perspektive Ihrer Kundenbeziehung, bevor Sie zu wichtigen Besprechungen aufbrechen.

4. Importieren Sie eine Microsoft Excel-Tabelle

Neu bei Contactually CRM? Nun, Sie möchten nicht alle Ihre alten Kontakte in das System eingeben, und Ihr Praktikant ist gerade mit einem Kaffeelauf beschäftigt. In wenigen einfachen Schritten können Sie Ihre gesamte Tabelle in das System übertragen. Speichern Sie zunächst Ihre Microsoft Excel-Tabelle als CSV-Datei. Klicken Sie in Ihrem Contactually CRM-Dashboard auf "Kontakte". Wählen Sie "Importieren", wählen Sie dann Ihre Datei aus und klicken Sie auf "Senden".

Sie müssen Ihre Felder jeder Spalte der Tabelle zuordnen. Contactually CRM erkennt in der Regel allgemeine Felder wie "Nachname" oder "Telefonnummer", Sie müssen Contactually CRM jedoch zu ungewöhnlichen Tabellenspaltennamen führen. Wenn Sie alle Felder zwischen der Tabelle und Contactually CRM ausgerichtet haben, klicken Sie auf "Import beenden".

5. Schöpfen Sie Ihre Kontakte

Sind Sie es leid, durch eine endlose Liste von Kontakten zu blättern, um eine einzelne Gruppe von Kunden zu finden? Erstellen Sie einen "Bucket", um Ihre Kontaktliste besser zu organisieren. Klicken Sie dazu in Ihrem Dashboard auf die Registerkarte "Buckets". Wählen Sie "Add Bucket" und benennen Sie Ihre neue Gruppe. Klicken Sie auf "Speichern".

Gehen Sie als Nächstes in den Bereich "Kontakte" Ihres Dashboards. Klicken Sie auf der linken Seite Ihres Bildschirms auf "Unbucketed". Wählen Sie alle Kontakte aus, die Sie einem "Bucket" hinzufügen möchten. Wenn Sie alle ausgewählt haben, wählen Sie "Buckets bearbeiten" und klicken Sie auf den "Bucket", dem Sie diese Gruppe zuweisen möchten.

6. Erstellen Sie eine Pipeline

Selbst wenn Sie das Wort "Pipeline" so sehr hassen wie ich, verstehen Sie wahrscheinlich den Wert, den Pipelines für die Verwaltung von CRM-Workflows haben. Wenn Sie einen Lead verfolgen oder einen Verkauf verwalten, kann das Erstellen einer Pipeline in Contactually CRM für Ihr gesamtes Team von großem Nutzen sein. So legen Sie los: Klicken Sie oben in Ihrem Dashboard auf "Pipelines". Wählen Sie "Pipeline hinzufügen". Sie werden aufgefordert, die Pipeline zu benennen und Phasen für jedes Ereignis anzugeben, das im Workflow auftritt. Klicken Sie auf "Speichern".

Als nächstes wählen Sie "Add Deal" und ordnen jedem Deal einen Kontakt und einen Geldwert zu. Klicken Sie erneut auf "Speichern". Contactually stellt auch Standard-Pipelines mit dem System bereit, sodass Sie nur eine dieser Pipelines verwenden können, wenn die Pipeline, die Sie projizieren möchten, nicht eindeutig ist.

7. Speichern Sie Ihre Suchanfragen

Sie haben bereits alles erfasst und programmiert. Jetzt möchten Sie auf alles zugreifen können, ohne einen Suchbegriff eingeben oder durch drei Schritte im Dashboard klicken zu müssen. Mit Contactually CRM können Sie Ihre Suchanfragen so speichern, dass sie in einem Menü auf Ihrer Seite "Kontakte" angezeigt werden.

Führen Sie dazu eine Suche auf Ihrer Seite "Kontakte" durch. Sobald Ihre Anfrage beantwortet wurde, klicken Sie auf "Aktuelle Suche speichern". Sie werden aufgefordert, Ihre Suche zu benennen. Nennen Sie es und klicken Sie auf "Speichern".

8. Erstellen Sie ein Team

Wenn Sie wertvolle Zeit sparen möchten, indem Sie mit mehr als einem Mitarbeiter gleichzeitig kommunizieren, erstellen Sie ein Team. Auf diese Weise können Sie Kontakte, Pipelines und Vorlagen freigeben, ohne Ihre Arbeit verdoppeln und verdreifachen zu müssen. Klicken Sie auf das Symbol "Einstellungen", um ein Team zu erstellen. Wählen Sie "Benutzer" und klicken Sie auf "Neuen Benutzer hinzufügen". Geben Sie die Informationen Ihres Benutzers ein und drücken Sie "Speichern". Dadurch wird automatisch ein neues Team erstellt. Wenn Sie dem Team ein neues Mitglied hinzufügen möchten, wiederholen Sie diesen Vorgang. Anstatt auf "Benutzer" zu klicken, klicken Sie auf "Teams", um den Vorgang zu starten.