Business Intelligence für alle

Business Intelligence (BI) ist aktuell. Punkt. Schlicht und einfach. Unter anderem stellt mein Unternehmen Personalressourcen für große Unternehmen bereit, und in den letzten neun Monaten war bei weitem die Hälfte der Stellen, um deren Besetzung wir gebeten wurden, BI-bezogen.

Große Unternehmen verfügen über die Ressourcen, um BI-Spezialisten einzustellen. Was BI heute jedoch zu einem so heißen Thema macht, ist, dass BI-Spezialisten für Unternehmen nicht mehr unbedingt erforderlich sind, um von dieser Technologie zu profitieren. Wir arbeiten in einem goldenen Zeitalter der Self-Service-Technologie, in dem Nicht-Techniker in die Lage versetzt werden, direkt mit einer Reihe von Technologien zu interagieren, für die zuvor Spezialwissen erforderlich war: IT, Sicherheit und natürlich BI.

Und wenn Sie ein BI-Spezialist sind, seien Sie nicht beunruhigt. Die Idee hinter Self-Service-BI ist nicht, Ihren Job zu erledigen. Es geht darum, Wege zu finden, um aus vorhandenen Daten einen neuen Wert zu gewinnen. Indem Frontline-Geschäftsbenutzern die Möglichkeit gegeben wird, die Datenspeicher ihres Unternehmens direkt abzufragen, wird die Theorie aufgestellt, dass sie neue Sichtweisen auf das Geschäft entwickeln. Das macht in keiner Weise ungültig, was Datenspezialisten heute tun, da diese Abfragen immer benötigt werden. Mit Self-Service-BI können Frontline-Benutzer jedoch selbst Abfragen auf hoher Ebene verwalten, die sich eher direkt auf ihre Jobs beziehen. Dadurch bleibt den Datenspezialisten mehr Zeit, um noch tiefer in die Flut neuer Daten einzutauchen und noch mehr Einsichten zu gewinnen dieser Weg.

Für diejenigen, die mit IT-Budgets für kleine bis mittelständische Unternehmen (SMB) arbeiten, ist Self-Service-BI auch eine Möglichkeit, auf Technologievorteile zuzugreifen, die bisher nur aus Kostengründen unerreichbar waren. Das ist eine fantastische Entwicklung, vor allem jetzt, wo selbst die kleinsten Unternehmen mithilfe von Funktionen wie Kundenbeziehungsmanagement (CRM), E-Mail-Marketing, Verfolgung des Online-Kundenverhaltens, Website-Überwachung und vielem mehr riesige Mengen an Daten generieren. Mit solchen Tools werden riesige Datenmengen generiert, die über Self-Service-BI alle möglichen Einblicke in Ihr Unternehmen ermöglichen. Alles, was Sie brauchen, um die Leistungsfähigkeit von Self-Service-BI zu nutzen, sind (1) Daten, (2) das richtige Tool und (3) eine kontextbezogene Vorstellung davon, wie Sie Ihre Daten betrachten.

Es gibt mehr Daten als Sie denken

Es ist Ihre Aufgabe, die Daten zu beschaffen, und obwohl ich Ihnen nicht direkt dabei helfen kann, kann ich Ihnen sagen, dass die meisten KMU auf weit mehr Daten sitzen, als sie erkennen. Sie müssen nur die verschiedenen Softwaresysteme analysieren, die Ihr Unternehmen verwendet, und Sie werden schnell auf eine Vielzahl von Schlüsseldaten stoßen. Erkundigen Sie sich am Beispiel der Finanzen bei Ihren Finanzmitarbeitern und dem IT-Personal, ob Ihr Unternehmen Intuit QuickBooks, Microsoft Dynamics, Oracle oder Exact für Finanzdaten verwendet. Vielleicht Salesforce, Siebel oder vielleicht Zoho CRM für Vertriebskontakt- und Opportunity-Management. Adobe Analytics oder Google Analytics für Website-Metriken. Die Liste geht weiter und weiter.

Genauso wichtig wie das Erkennen, welche Software Daten generiert, ist es zu lernen, (1) wie Ihre Mitarbeiter diese Tools zum Generieren von Daten verwenden und (2) wo sich diese Daten befinden. Um erstere zu verstehen, sollten Sie sich mit ihnen zusammensetzen und sich von ihnen durch den Umgang mit Software führen lassen. Dies ist der beste Weg, um ein umfassendes Verständnis der gespeicherten Daten zu erlangen. Wenn Sie damit fertig sind, arbeiten Sie mit der IT zusammen, um sicherzustellen, dass Ihr Self-Service-BI-Tool mit den richtigen Berechtigungen auf die richtigen Datenspeicher zugreifen kann.

Jeden Tag viele Werkzeuge und mehr

Wenn Sie nicht wissen, welche Tools Sie verwenden sollen, hat PCMag kürzlich eine Übersicht über Self-Service-BI-Tools veröffentlicht. Ich habe jedoch einige meiner Favoriten, die es wert sind, erwähnt zu werden. Microsoft Power BI ist in erster Linie deshalb so wichtig, weil es für Leute mit kleinem Budget geeignet ist (die meisten Funktionen erhalten Sie kostenlos), aber immer noch sehr leistungsfähig und mit Sicherheit am einfachsten zu erlernen von allen Tools, die ich bisher verwendet habe. Ich mag jedoch auch Zoho Reports und ich habe festgestellt, dass viele meiner Kunden auf der Finanzseite von Dingen wie Tableau arbeiten. Je mehr Sie ausgeben möchten, desto umfangreicher wird die Liste. Aber wenn Sie gerade erst anfangen, empfehle ich Microsoft Power BI oder Zoho Reports, da beide Tools gute Arbeit leisten, um neue Benutzer in die Grundlagen von BI einzuführen.

Dinge zu sehen

Hier komme ich ins Spiel. Bei BI dreht sich alles um das Schauen - das Schauen in Ihre Zahlen, das Schauen in Beziehungen, das Schauen in Dinge, wie sie geschehen , und mehr. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick und eine Einführung in Self-Service-BI-Tools und Best Practices.

Visuelle Darstellungen:

Es ist schwierig, eine Reihe von Zahlen auf einem Bildschirm zu verstehen, aber wenn Sie Diagramme sehen, werden Trends und andere wertvolle Erkenntnisse sofort sichtbar. Gute BI-Tools werden mit vorkonfigurierten Diagrammen und Berichten geliefert, um kritische Geschäftstrends hervorzuheben. Website-Besuche, Verkäufe nach Tag / Woche / Monat, Marketing-E-Mail-Öffnungsraten usw. Sie müssen nicht wissen, was Sie als gutes BI-Tool ansehen müssen, damit Sie buchstäblich nach Zahlen malen können.

Ich verdiene meinen Lebensunterhalt als Berater, also hasse ich es, es zu sagen, aber gute BI-Tools können einige der Aufgaben von Beratern ersetzen. In der Vergangenheit war einer der Beiträge, die ein guter Berater zu Tisch brachte, die Empfehlung, welche Datenbeziehungen zu betrachten sind, um geschäftliche Erkenntnisse zu gewinnen. Gute BI-Tools automatisieren die Erstellung von Berichten, in denen diese Beziehungen angezeigt werden. Es ist, als hätte man einen kostenlosen Berater auf dem Bildschirm vor sich. Besser noch: Unternehmen, die BI-Tools erstellen, können führende Berater beauftragen, die sie in den von ihnen für Sie erstellten Berichten unterstützen. (Zugegeben, ein guter Berater kann immer noch wertvolle Erkenntnisse aus der Erfahrung einbringen. Es gibt meinen Ansatz für den anhaltenden Wert meines Berufs, aber BI-Tools können sich als leistungsstarker Helfer erweisen, um Ihnen das Verständnis Ihres Geschäfts zu erleichtern.)

Konsolidierte Ansichten:

BI-Tools zeigen ihre Berichte normalerweise in Dashboards an. Ein Bildschirm kann mehrere Ansichten verkaufsbezogener Daten enthalten. Eine andere gibt Ihnen möglicherweise Einblicke in die internen Ressourcen, auf die Ihre Mitarbeiter zu verschiedenen Tageszeiten (und von verschiedenen Gerätetypen) zugreifen. Wenn Sie mehrere verwandte Diagramme und Berichte auf demselben Bildschirm haben, sparen Sie nicht nur Zeit, sondern können auch Trends und Beziehungen erkennen, die Sie ansonsten möglicherweise übersehen würden, wenn Sie verwandte Metriken nebeneinander anzeigen.

Echtzeit-Einblicke:

Das Tolle an BI-Dashboards ist, dass die Darstellungen und Berichte dynamisch sind. Sobald neue Daten eingehen, werden Ihre Diagramme und Berichte automatisch aktualisiert. Einige Dashboards zeigen Anzeigen, die buchstäblich oszillieren, wenn Sie sie beim Empfang neuer Daten beobachten. Andere aktualisieren in einem festgelegten Intervall oder wenn Sie eine Taste drücken, um die Ansicht zu aktualisieren. Es hängt wirklich von Ihrem Unternehmen ab, wie viele Daten Sie analysieren müssen, wie schnell neue Daten eingehen und welche Arten von Erkenntnissen Sie gewinnen müssen.

Echt, Echtzeit:

Willst du wirklich in Echtzeit sein? (Ein bisschen so, als würde eines meiner Kinder das andere fragen: "Magst du ihn oder magst du ihn?" Irgendwie macht dieses Extra den Unterschied.) Um also in Echtzeit zu sein, braucht man nicht nur in Echtzeit Für den Zugriff auf Ihre Datenquellen benötigen Sie ein BI-Tool, mit dem Sie in Echtzeit auf Ihre Berichte zugreifen können. Dazu benötigen Sie ein BI-Tool mit mobilen Apps.

Besser noch, wählen Sie ein Tool, mit dem Sie Warnungen einrichten können, damit Sie proaktiv benachrichtigt werden, wenn sich wichtige Daten ändern. Auf diese Weise können Sie beim Basketballspiel Ihrer Tochter körperlich und geistig anwesend sein, anstatt die ganze Zeit über auf das BI-Dashboard Ihres iPhones zu schauen. Sie können jedoch sicher sein, dass Sie benachrichtigt werden, wenn etwas Kritisches passiert, und dass Sie Ihr Dashboard auf Ihrem Gerät schnell überprüfen können.

Exportieren Sie den Bericht:

Das Betrachten eines BI-Berichts ist an und für sich schon wertvoll. Besser ist es jedoch, interessante Diagramme mit Ihren Mitarbeitern zu teilen. Für Ihre weniger informierten Mitarbeiter scheint es, als müssten Sie Stunden damit verbringen, Zahlen zu berechnen und Diagramme zu erstellen. Mit dem richtigen BI-Tool erhalten Sie jedoch sofort leistungsstarke Visualisierungen. Einige Tools machen es auch einfach, Ihre Ergebnisse im Internet zu veröffentlichen und mit der Welt zu teilen.

Drilldown-Funktionen:

Ein weiteres leistungsstarkes Feature von BI-Dashboards ist die Möglichkeit, tiefer in die Daten einzudringen. Vielleicht sehen Sie, dass die Kosten der verkauften Waren (COGS) in Prozent des Umsatzes in der letzten Woche gestiegen sind. Warum? Ein statisches Diagramm würde nicht helfen. Ein gutes BI-Dashboard bietet Ihnen jedoch die Möglichkeit, die Daten zu analysieren, um zu verstehen, warum.

Echte Fragen, echte Antworten:

In den Anfängen der Websuche mussten Sie kryptische Textzeichenfolgen eingeben, um das Gesuchte zu finden. Wenn Sie einige Boolesche Operatoren hinzufügen könnten, könnten Sie ein ziemlich effektiver AltaVista-Benutzer sein. (Bonuspunkte, wenn Sie eine Vorstellung davon haben, was AltaVista war; verdoppeln Sie die Punkte, wenn Sie es jemals verwendet haben.) Stellen Sie heutzutage einer Suchmaschine einfach eine Frage, und Bing, Cortana, Google oder Siri geben Ihnen relevante Daten. Einige BI-Tools werden so intelligent, dass Sie mit Ihren eigenen Daten dasselbe tun können. Fragen Sie einfach: "Was war mein Gewinn nach Produktlinien im letzten Monat?" und lassen Sie das Tool die Daten (und Erkenntnisse) zu Ihnen bringen.

10 Datenbeziehungen für den Einstieg

Ich habe bereits erwähnt, dass gute BI-Tools mit hervorragenden Berichten vorinstalliert werden. Diese Berichte sind die automatisierten Berater, mit denen Sie Ihr Unternehmen besser verstehen können. Betrachten Sie diese Liste mit 10 zu überprüfenden Berichten oder Visualisierungen als einfache Einführung (vorausgesetzt, Ihre Systeme können Ihnen diese Daten bereitstellen, und das von Ihnen ausgewählte BI-Tool kann Sie bei der Visualisierung unterstützen):

1. Wie viel Prozent Ihrer Kunden stornieren Ihren Service innerhalb von x Tagen / Wochen / Monaten und steigt oder fällt dieser Prozentsatz im Laufe der Zeit?

2. Welche Produkte (oder Produktlinien) erzielen die höchste Bruttomarge?

3. An welchen Wochentagen (oder Monaten des Jahres) erzielen Sie die besten Verkaufsergebnisse, und bei Verkäufen an diesen Tagen / Monaten haben Sie mit der Zeit einen Auf- oder Abwärtstrend verzeichnet?

4. Auf welcher Seite Ihrer Website besuchen Kunden zuerst, wie lange bleiben sie auf Ihrer Website? Was ist gut an den Seiten, die dazu führen, dass Benutzer länger bleiben, oder was ist schlecht an Seiten, die Besucher schneller vertreiben?

5. Welche Ihrer Vertriebsmitarbeiter haben die höchste Abschlussquote bei den Transaktionen, die sie in ihre Pipeline eingehen?

6. Welche Abteilungen haben die meisten Anrufe beim IT-Helpdesk?

7. Wenn Sie den Umsatz des Kunden mit der Anzahl der Helpdesk-Anrufe vergleichen, welche Kunden kosten Sie bei den Helpdesk-Kosten am meisten?

8. Welche Kunden sprechen in sozialen Medien am meisten über Sie und sind ihre Kommentare im Allgemeinen positiv oder negativ?

9. Welche Websites besuchen Ihre Mitarbeiter tagsüber am häufigsten und wie lange?

10. Wie viele Projekte wurden pünktlich abgeschlossen und für diejenigen, die dies nicht taten, wie viele Tage / Wochen / Monate waren sie überfällig?

Mit dem Zugriff auf die richtigen Daten, einem Tool, das Ihnen dabei hilft, alles zu verstehen (und weniger Zeit als Sie vielleicht denken), können Sie zum Daten-Mann oder -Mädchen für Ihr Team, Ihre Abteilung oder Ihr Team werden Unternehmen. Und wenn mein Unternehmen das nächste Mal eine Position für einen BI-Spezialisten besetzt, klopfen wir möglicherweise an Ihre Tür.