Expensebot Review & Bewertung

Die Mitarbeiter möchten, dass der Prozess der Kostenerfassung so einfach ist, dass sie kein Handbuch lesen müssen. Administratoren und Buchhalter möchten jedoch eine genauere Kontrolle über die Geschäftsrichtlinien und den Genehmigungsworkflow. Für die meisten Technologien in dieser Situation könnte man sagen: "Niemals wird sich der Zwilling treffen", aber mit ExpenseBot (der bei 9 US-Dollar pro Monat beginnt) ist dies möglicherweise nicht möglich. Die Spesenabrechnungsanwendung überfordert die Mitarbeiter nicht mit Auswahlmöglichkeiten, bietet den Mitarbeitern jedoch einzigartige Anpassungsoptionen. Nur ein etwas umständlicher Exportprozess und das Fehlen eines Self-Service-Kaufprozesses führen dazu, dass die Gewinner unserer Editorenauswahl "Jetzt zertifizieren" und "Aufwenden" den Zuschlag erhalten.

Preise und Funktionen

Ein ExpenseBot-Abonnement kostet 9 US-Dollar pro aktivem Benutzer und mindestens 99 US-Dollar pro Monat. Es gibt nicht genannte Rabatte für einen Jahresvertrag oder für Unternehmen mit mehr als 1.000 Nutzern. Sie können jedoch nicht experimentieren, um herauszufinden, ob ExpenseBot die richtige Software für Sie ist, da es keine kostenlose Version oder kostenlose Testversion gibt. Für den Einstieg ist eine E-Mail-Konversation mit dem Unternehmen erforderlich. Es ist nicht Selbstbedienung.

Die Mitarbeiter werden keine ausgefallenen Features finden, und die meisten von ihnen werden dankbar sein. Sie geben Aufwandsdaten in ExpenseBot über einen Webbrowser, über die mobile App, durch Weiterleiten einer Quittung an eine dedizierte E-Mail-ID oder direkt über eine Kreditkartentransaktion (mit einer registrierten Firma oder einer persönlichen Kreditkarte) ein. Jede erfasst die relevanten Buchhaltungsdaten wie Lieferantenname, Aufwandskategorie und Buchungsdatum, bevor Sie den Aufwand einem Bericht zuordnen. Ausgaben können als abrechenbar markiert werden, sodass Sie die Kosten an einen Kunden weitergeben können.

Wie bei allen diesen Apps wenden sich die meisten Menschen zuerst an die mobile App, um Belege zu erfassen. Wenn nicht an der Verkaufsstelle, dann am Ende eines jeden Tages, während Sie das zerknitterte Papier noch in Ihrer Tasche finden und sich daran erinnern, wofür es gedacht war. Die mobile App ist recht einfach und enthält Kategorien für Berichte, Ausgaben, Belege und Einstellungen. Während andere (wie Expensify) versuchen, Ihnen alle Tools zur Verfügung zu stellen, stopft ExpenseBot nicht alles in die App.

Es gibt jedoch keinen Grund, sich über die Scanfunktionen zu beschweren. ExpenseBot analysierte mehrere Belege, einschließlich eingetragener Tipps, genau und erinnerte sich an zuvor verwendete Kategorien und Anbieternamen. Der Prozess ist anspruchslos und minimiert die Entscheidungsfindung. Wenn Sie eine Privat- oder Firmenkreditkarte verknüpfen, versucht ExpenseBot nach dem Scannen und Transkribieren einer Quittung, die Quittung mit Kreditkartentransaktionen abzugleichen.

Sie können die Meilenkosten manuell übermitteln. Wenn Sie die Start- und Endadresse eingeben, ruft ExpenseBot Google Maps auf, um die tatsächliche Entfernung zu ermitteln (eine von ExpensePoint gemeinsam genutzte Funktion). Das ist auf jeden Fall praktisch für eine einfache Fahrt, obwohl es schöner wäre, wenn Sie sagen könnten: "Jetzt verdoppeln Sie die Meilenberechnung, da ich jemanden in der Innenstadt getroffen habe und dann ins Büro zurückgekehrt bin." Eine bessere Antwort könnte auf dem Weg sein: Bis Ende des Jahres wird ExpenseBot GPS und Kalender integrieren. Wenn Sie also eine Besprechung angesetzt haben, wird angezeigt: "Sie gehen zu Client-A, 85 km entfernt. Möchten Sie diese zu Ihrem Bericht hinzufügen?"

Eine Besonderheit: Jeder Mitarbeiter kann einen Delegierten ernennen, damit dieser die Möglichkeit hat, Ausgaben und Berichte zu erstellen. Wenn Sie das Glück haben, Mitarbeiter des Office-Supports für die Verwaltung Ihrer Ausgaben zu haben, ist dies ein großer Segen.

Einfach heißt nicht einfach

ExpenseBot wendet möglicherweise das KISS-Prinzip (Keep it simple dupid) für Mitarbeiter an, bietet Administratoren und Buchhaltern jedoch zahlreiche anpassbare Möglichkeiten. Genehmigende können eine einzelne Ausgabe ablehnen und den Rest des Berichts genehmigen, so dass der Streitgegenstand in Höhe von 5 USD nicht die Erstattung der restlichen 2.500 USD in Anspruch nehmen muss, die Sie für eine Reise nach San Francisco ausgegeben haben. Ausgaben können per E-Mail genehmigt werden, sodass der Abteilungsleiter nicht viel Zeit für den Web-Client aufwenden muss. ExpenseBot prüft auf mögliche doppelte Ausgaben und bietet an, diese ebenfalls zusammenzuführen. ("Zwei Besuche bei Starbucks am selben Tag für dieselbe Menge? Haben Sie viel Kaffee getrunken oder haben Sie dies zweimal eingereicht?")

ExpenseBot wird mit vorkonfigurierten grundlegenden Abrechnungskategorien geliefert, und natürlich können Sie weitere hinzufügen. Jede Ausgabenkategorie kann an ein Hauptbuch oder einen Kontocode gebunden werden, Datumsbereiche oder Teilnehmerlisten erfordern und benutzerdefinierte Felder (z. B. "Geschäftsnummer") unterstützen. Sie können die Dinge auch logisch organisieren, sodass die Gebühren für Flug und Fluggepäck nach eigenen Regeln und Richtlinien getrennt erfasst werden.

Mit der Richtlinienverwaltung können Sie steuern, wie viel ein Benutzer in einer bestimmten Kategorie ausgibt, z. B. ein monatliches Limit von 40 USD für die Internetkosten zu Hause. Sie steuern, ob Benutzer Ausgaben über die Richtlinie hinaus senden (und dem Genehmigenden eine Warnung anzeigen) oder verhindern können, dass der Bericht mit einer Überschreitung abgelegt wird. Anpassungen erstrecken sich nicht nur auf Ausgaben, sondern auch auf Berichte. Für eine Fast-Food-Kette ist beispielsweise die Geschäftsnummer in jedem Bericht erforderlich.

Das ist nur eine Probe. ExpenseBot unterstützt mehrere Genehmiger, Abteilungs- und Benutzerprofile (Chefs werden unterschiedlich behandelt), Kostenalterung ("Sie müssen den Bericht in 30 Tagen einreichen", was einfach nur Mittelwert ist) und eine ganze Reihe von Währungen.

Leider ist ExpenseBot bei all seiner Anpassungsfähigkeit bei der Integration in Buchhaltungssysteme von Drittanbietern schwach. Die Verwaltung von Spesenabrechnungen ist ein diskreter Prozess, aber die Ergebnisse müssen in anderen Systemen erfasst werden, in der Regel mindestens in einem Buchhaltungssystem und manchmal in mehr. Mit ExpenseBot können Sie jedoch nur dann in Intuit QuickBooks integrieren, wenn es Zeit ist, den Mitarbeiter tatsächlich zu erstatten. Noch bedauerlicher ist, dass das Unternehmen im Vergleich zu einigen anderen von mir getesteten Produkten zugibt, dass für die Integration von QuickBooks "die Verwendung des Intuit-Web-Connectors und ein wenig Fingerspitzengefühl für die Einrichtung erforderlich sind". Die einzige andere Möglichkeit besteht darin, Daten in das CSV-Format zu exportieren und dann mit einer anderen Anwendung wie Microsoft Excel zu öffnen.

Vergleichen Sie dies mit den Konkurrenten von ExpenseBot, beispielsweise mit der Integration von Expensify in QuickBooks, aber auch in Xero, NetSuite und Intacct. Mit all diesen Fähigkeiten erhalten Sie viel Handgriff vom Unternehmen. Tatsächlich können Sie es nicht vermeiden; ExpenseBot arbeitet mit jedem Kunden persönlich zusammen, um die Dinge einzurichten.

Zum Zeitpunkt des Schreibens ist ExpenseBot eine Kombination aus "Oh, wie cool" und "Warum macht es das nicht?" Es ist eine gute Wahl für alle, die einfach Dinge für Benutzer tun möchten, ohne die administrativen Kontrollen zu minimieren. Das Fehlen einer Selbstbedienungsschnittstelle, die Unterstützung nur für die Integration von QuickBooks und ein Preis, der nicht so freundlich erscheint, wie er eigentlich sein sollte, sorgen dafür, dass die von unseren Redakteuren ausgezeichneten Tools "Jetzt zertifizieren" und "Aufwenden" nur eine Stufe darunter liegen. Wenn Sie jedoch nicht sofort von den Negativen verfolgt werden, sollten Sie ExpenseBot für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen. Das Gleichgewicht zwischen Einfachheit und Kraft ist wirklich gut.