Organisieren Sie sich: 5 praktische Tricks in Microsoft Word

Ein Freund von mir exportierte Inhalte aus Excel nach Microsoft Word und war ständig über die verschiedenen Exportoptionen auf dem Laufenden. Unabhängig davon, was er tat, enthielt das resultierende Word-Dokument unnötige Registerkarten, in denen einzelne Leerzeichen hätten stehen müssen. Er rief mich an und bat mich, vorbeizuschauen und zu helfen.

"Suchen und ersetzen Sie einfach die Tabulatoren durch einzelne Leerzeichen", sagte ich.

"Wie machst du das?"

Es ist eine ausgesprochen einfache Funktion, aber eine dieser Microsoft Word-Tricks, bei denen Sie, wenn Sie sie noch nie zuvor gesehen haben, nicht wissen, wie Sie sie ausführen oder wie Sie sie in einer Google-Suche richtig ausdrücken.

Also habe ich ihm gezeigt, wie und ein paar andere nützliche Tricks, die ich ständig in Microsoft Word verwende. Und ich werde sie auch hier mit Ihnen teilen.

1. Suchen und Ersetzen von Tabulatoren

Tab-Leerzeichen in Microsoft Word werden in ^ t übersetzt.

Verwenden Sie die Schaltfläche Suchen / Ersetzen, um sie zu suchen und durch ein einzelnes Leerzeichen zu ersetzen. Geben Sie ^ t in das erste Feld und ein einzelnes Leerzeichen in das zweite ein. Drücken Sie "Alle ersetzen" und " OK" .

2. Absatzrückgaben suchen und ersetzen

Wer hat noch kein Dokument mit doppelten Absätzen erhalten, in dem nur einer benötigt wird?

Absatzrückläufe oder Wagenrückläufe, wie sie manchmal genannt werden, können in Microsoft Word als ^ p dargestellt werden.

Verwenden Sie die Schaltfläche Suchen / Ersetzen, um doppelte Absätze durch einzelne zu ersetzen. Geben Sie ^ p ^ p in das erste Feld und ^ p in das zweite ein. Drücke "Alle ersetzen" und du bist fertig.

3. Automatisieren Sie häufig getippten Text mit Makros

Geständnis: Ich hatte jahrelang Angst vor Makros, weil ich nicht verstand, was sie waren, und es sah so aus, als müsste ich Code lernen, um sie zu verwenden. Nicht wahr. Makros sind deine Freunde. Ich wünschte, sie hätten einen anderen Namen wie die Schaltfläche "Häufig eingegebener Text", denn das ist genau das, was sie sind.

Viele Leute verwenden Makros für Kesselschilder, Haftungsausschlüsse von Unternehmen oder Rechtstexte, die für alle Dokumente einer bestimmten Art erforderlich sind. Ich benutze sie, um extrem einfachen Text zu automatisieren, den ich immer wieder eingeben muss, einschließlich einiger HTML-Codes, die wir bei PCMag für die Online-Veröffentlichung von Artikeln verwenden.

Das erstmalige Einrichten eines Makros dauert einige Schritte, es lohnt sich jedoch für die Zeit, die Sie danach sparen.

Gehen Sie dazu wie folgt vor (die Anweisungen finden Sie unter dem zweiminütigen Video, in dem auch die Verwendung von Makros erläutert wird):

Windows 2010-Version: Klicken Sie auf der Registerkarte "Ansicht" ganz rechts auf die Schaltfläche "Makros" und wählen Sie "Makro aufzeichnen".

Word: Mac 2011-Version: Wählen Sie im oberen Menü Extras> Makro> Neues Makro aufzeichnen.

Geben Sie Ihrem Makro im Feld Makroname einen Namen - und beachten Sie, dass Namen keine Bindestriche oder andere Sonderzeichen enthalten dürfen, sondern nur Buchstaben und Zahlen (was dumm ist, aber es gibt sie). Als Nächstes können Sie dem Makro eine Schaltfläche oder ein Tastenkürzel zuweisen, dies ist jedoch optional. Sie können Ihr Makro immer über das Menü ausführen, wenn Sie möchten. Das Zuweisen einer Tastenkombination kann schwierig sein, da Sie alle anderen vorhandenen Tastenkombinationen kennen müssen, damit Sie eine möglicherweise benötigte Tastenkombination nicht versehentlich überschreiben. Fügen Sie bei Bedarf eine Beschreibung hinzu, die jedoch nicht erforderlich ist.

Wenn Sie auf OK klicken, zeichnet Word alles auf, was Sie eingeben und tun. Geben Sie den Text ein, den Sie automatisieren und formatieren möchten, oder zeichnen Sie die aufzunehmende Aktion auf. Kehren Sie dann zur Schaltfläche Makro zurück und klicken Sie auf Aufzeichnung beenden.

Testen Sie nun Ihr Makro, indem Sie zur Schaltfläche "Makro" zurückkehren und "Makros anzeigen" und dann "Ausführen" für das von Ihnen erstellte auswählen. oder drücken Sie einfach die von Ihnen zugewiesene Tastenkombination oder Taste. Sie sollten sehen, wie Ihr Text auf einen Schlag magisch erscheint.

4. Löschen Sie die Formatierung des eingefügten Texts

Kopieren Sie Text aus Online-Quellen, anderen Dokumenten, E-Mails usw. und fügen Sie ihn ein, wenn er in Verdana in der 18-Punkt-Schrift in Rot auf der Seite angezeigt wird? Das Formatieren, das ungewollt mit eingefügtem Text einhergeht, ist ein großes Problem. Sie können eine Einstellung in Word so ändern, dass die Formatierung niemals von anderen Texten übernommen wird.

Gehen Sie in Microsoft Word für Windows zu Datei und wählen Sie Optionen. Suchen Sie nach Word-Optionen und klicken Sie auf Erweitert. Irgendwo in dieser riesigen Liste (ich weiß, es ist lang) befindet sich ein Eintrag mit dem Namen Einfügen aus anderen Programmen. Wählen Sie Nur Text beibehalten und klicken Sie auf OK. Machen Sie eine Probefahrt, indem Sie Text aus einem Webdokument einfügen, und überprüfen Sie, ob er mit Ihrer vorhandenen Formatierung für dieses Dokument übereinstimmt.

Eine andere Möglichkeit, ohne die Einstellungen dauerhaft zu ändern: Suchen Sie nach einem Pasteboard-Symbol, das beim Einfügen von Text angezeigt wird. Hallo "Nur Text behalten", und es kann losgehen.

Wenn Sie dieses Symbol nicht sehen (unter Mac), gehen Sie zu Einstellungen> Bearbeiten und suchen Sie nach Ausschneiden- und Einfügen-Optionen. Klicken Sie in diesem Abschnitt auf die Schaltfläche Einstellungen, und vergewissern Sie sich, dass das Kontrollkästchen für die Schaltflächen Einfügeoption anzeigen aktiviert ist.

5. Löschen Sie eine Zeile

Die gefürchtete Linie! Sie haben eine Reihe von Bindestrichen oder Unterstrichen sowie die Eingabetaste gedrückt, und Microsoft Word ist auf der gesamten Seite in einer fetten Linie abgelegt, die Sie für Ihr ganzes Leben nicht entfernen können.

Der Trick, diese Linie loszuwerden, besteht darin, sie als "Grenze" und nicht als Linie zu bezeichnen. Klicken Sie direkt über diese Linie - äh, "Grenze". Wählen Sie auf der Registerkarte Start das Rahmensymbol (es sieht aus wie ein Vier-mal-Vier-Raster). Sie sollten sehen, dass der untere Rand ausgewählt ist. Ändern Sie es einfach in No Border, und Sie sind fertig. Wenn Sie die Einstellungen von Word so ändern möchten, dass dieser Rahmen nie wieder angezeigt wird, gehen Sie zu Datei> Optionen> Autokorrekturoptionen. Wählen Sie AutoFormat während der Eingabe aus und suchen Sie nach "Übernehmen während der Eingabe". In diesem Abschnitt können Sie das Kontrollkästchen für Grenzlinien deaktivieren.