Organisieren Sie sich: Buchhaltung und Finanzen für Freiberufler und KMU

Wenn kleine Unternehmen zum ersten Mal auf den Markt kommen - und dies gilt insbesondere für Freiberufler oder andere freiberufliche Einzelunternehmen -, ist ein Buchhaltungs- und Rechnungsstellungssystem nicht immer erforderlich. Sie finden Arbeit. Sie vervollständigen die Arbeit. Du wirst bezahlt. Einfach genug. Aber allmählich, manchmal unmerklich, ändert sich die Situation.

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Nehmen wir an, Sie sind Freiberufler. Sie bekommen Ihre ersten paar Jobs, verteilt über viele Monate - so verteilt, dass sie sich nicht einmal überlappen. Sie arbeiten jeweils an einem Projekt. Dann bekommen Sie einen Bissen für ein neues Projekt, bevor das aktuelle abgeschlossen ist, aber Sie haben noch keinen Vertrag gesehen, also sind Sie immer noch nicht zu beschäftigt. Ein paar Wochen später informiert Sie ein Kunde, mit dem Sie bereits zusammengearbeitet haben, über einige neue Möglichkeiten, aber sein Budget ist noch nicht endgültig. Sie sehen weiterhin das Versprechen neuer Jobs, aber die tatsächliche Arbeit dribbelt noch immer hinein. Ein paar Monate später haben Sie sechs Jobs in Arbeit, für alle haben Sie eine Frist, und drei neue Kunden warten darauf, zu erfahren, ob sie es tun Sie werden ihre Angebote annehmen. Wann ist das passiert?

Obwohl die Änderung selbst schrittweise erfolgte, wünschten Sie sich nun, Sie hätten schon vor langer Zeit ein Buchhaltungs- und Rechnungsstellungssystem gekauft. Wenn Sie bei Ihrem ersten Job nur einen Weg zurückgelegt hätten, wären Sie jetzt in einer viel besseren Verfassung… obwohl bei Sie konnten es sich weder leisten, noch waren Sie sich sicher, dass Sie sich dem gesamten freiberuflichen Lebensstil verschreiben wollten, erinnern Sie sich? Wie ein versprochener Scheck, der nie in Ihrer Mailbox auftaucht, ist die Einrichtung eines Finanzmanagementsystems überfällig.

Organisieren Sie sich oder Ihr Kleinstunternehmen, indem Sie das richtige System auswählen und sofort installieren - selbst wenn Sie sich wünschen, dass Sie es schon vor langer Zeit getan haben.

Finanzsoftware für Freiberufler und Einzelunternehmer

Alleinstehende Freiberufler und andere Selbständige in einem Ein-Mann-Geschäft benötigen wahrscheinlich keine hochentwickelte Finanzanwendung für die Verwaltung von Konten und die Rechnungsstellung. Außerdem sollten Sie für eine lange Liste von Funktionen, die Sie einfach nicht nutzen, nicht einen Arm und ein Bein bezahlen.

Halten Sie sich an ein einfaches Programm, das die Arbeit erledigt und nicht viel kostet. Suchen Sie nach einer App, die kostenlos ist oder nur eine einmalige Zahlung erfordert, und nicht nach einer Lösung, die monatlich oder pro Projekt berechnet wird. Es ist auch sinnvoll, ein einziges Programm zum Verfolgen von Projekten und zum Verwalten Ihrer Rechnungen zu verwenden, anstatt zwei separate Systeme (sofern dies die Grundlagen für Ihre Anforderungen abdeckt).

Unsere bevorzugte kostenlose Option für allgemeine Buchhaltungssoftware ist FreshBooks (4, 5 Sterne, Wahl der Redaktion). Es verfügt über Kunden- und Produkt- / Service-Aufzeichnungen, einfache Rechnungserstellung und -versand sowie solide Funktionen zum Ausführen von Berichten. Wenn Sie keine Mitarbeiter oder Auftragnehmer haben, benötigen Sie die enthaltenen Funktionen zur Dokumentfreigabe nicht, aber zumindest zahlen Sie nicht für diese nicht verwendeten Funktionen.

Eine etwas vereinfachte Option, die sich für jeden eignet, der stundenweise Gebühren berechnet, ist OfficeTime (47 US-Dollar, 4, 5 Sterne). Es zeichnet auf, wie viel Zeit Sie während der Arbeit für Projekte aufwenden, und kann anhand dieser Daten Rechnungen erstellen. Die Fakturierungskomponente reicht für die meisten Einzeloperationen aus. Ein weiteres großes Plus: Sie können die Desktop-Software OfficeTime einmal kaufen und niemals Abonnement- oder andere Zusatzgebühren bezahlen.

Andere gute kostenlose Optionen sind Zoho Invoice (4 Sterne) ohne Zeiterfassung oder Arbeitszeittabellen und Outright (3, 5 Sterne), das speziell für sehr kleine Unternehmen entwickelt wurde, die weder mit Inventar noch mit Gehaltsabrechnungen befasst sind.

Wählen Sie eine und bleiben Sie dabei

Nachdem Sie eine für Sie geeignete Lösung ausgewählt haben, können Sie sie bei Ihrem nächsten Projekt verwenden. Eine meiner Grundphilosophien zum Organisieren ist, dass es wichtiger ist, nach vorne zu schauen als nach hinten zu schauen. Machen Sie sich also keine allzu großen Sorgen, wenn Sie den Datenbestand in das neue Buchhaltungssystem eingeben, das Sie eingerichtet haben. Es ist wichtiger, das System jetzt für aktive Projekte zu verwenden, als alles aus der Vergangenheit zu katalogisieren. Machen Sie Ihre Priorität zum Geschenk.

Sie möchten jedoch irgendwann nachholen, indem Sie frühere Rechnungen und Aufträge protokollieren, die im laufenden Steuerjahr stattgefunden haben. Priorisieren Sie in umgekehrter chronologischer Reihenfolge, indem Sie zuerst die neuesten Rechnungen und Auftragsinformationen eingeben. Sie können sich später mit Jobs aus früheren Jahren befassen - oder auch nicht. Auch hier ist es viel wichtiger, das System beizubehalten, das Sie jetzt für aktuelle Jobs implementiert haben, und das aktuelle Steuerjahr nachzuholen.