So sammeln Sie Gesundheits- und Wellnessdaten, ohne Ihre Mitarbeiter zu erschrecken

Jetzt, da die Personalabteilung den Dreh raus hat, um bessere Entscheidungen für das Personalmanagement zu treffen, wirft sie Fragen zum Datenschutz der Mitarbeiter auf. Dies geht aus den jüngsten Berichten hervor, in denen dargelegt wird, wie Arbeitgeber und die Gesundheitsanalysenunternehmen und Versicherer, mit denen sie zusammenarbeiten, die Gesundheits- und Wellnessdaten der Mitarbeiter verwenden oder missbrauchen, je nachdem, wer darüber spricht.

Während einige Personalverwaltungssoftware Wellness-Daten basierend auf der Verwaltung von Sozialleistungen bereitstellen, stellen immer mehr Unternehmen Analysedienstleister von Drittanbietern ein, um Daten aus Krankenversicherungsansprüchen, von Arbeitgebern gesponserten Wellness-Plänen und anderen Quellen abzubauen. Sie verwenden die Informationen, um Segmente ihrer Belegschaft zu identifizieren, die von Informationen zu bestimmten Gesundheits- oder Gesundheitszuständen profitieren könnten.

Klingt harmlos. Castlight Health, ein Beratungsunternehmen für Analytik, kann jedoch feststellen, welche Mitarbeiter von Diabetes bedroht sind, wer schwanger ist oder sogar eine Rückenoperation benötigt. Die Daten des Unternehmens lösen bei Datenschutzgruppen Alarmglocken aus. Die Organisationen behaupten, Arbeitgeber - insbesondere in kleineren Unternehmen - könnten fundierte Vermutungen anstellen, welche Mitarbeiterdaten in den aggregierten Ergebnissen enthalten sind. Mit solchen Informationen ausgestattet, argumentieren sie, könnten unethische Arbeitgeber schwangere Arbeitnehmer entlassen oder deren intensive Inanspruchnahme der Gesundheitsfürsorge die Gesamtkosten der Leistungen in die Höhe treiben.

Das Bundesgesetz, nämlich das Health Information Portability and Accountability Act von 1996 (HIPAA), untersagt es Unternehmen, vertrauliche Gesundheitsinformationen einer Person weiterzugeben. Health Care Analytics-Unternehmen geben an, dass sie nicht gegen HIPAA-Vorschriften verstoßen, da sie die Gesundheits- und Wellnessdaten der Mitarbeiter nur in aggregierter Form weitergeben, sodass nichts auf eine einzelne Person zurückgeführt werden kann. Aber auch wenn Unternehmen kein externes Analyseunternehmen einsetzen, sollten HR-Abteilungen dies als Weckruf nutzen, um die Methoden für das Sammeln, Verwenden und Schützen von Gesundheits- und Wellnessdaten der Mitarbeiter zu überprüfen.

"Wir dürfen die Sensibilität in Bezug auf Gesundheitsinformationen nicht unterschätzen, insbesondere in Bereichen wie der Schwangerschaft, in denen Frauen bereits über die potenzielle Voreingenommenheit und Diskriminierung ihres Arbeitgebers informiert sind", schrieb Jennifer Benz, CEO des Beratungsunternehmens Benz Communications für Leistungen an Arbeitnehmer.

Seien Sie transparent, um Vertrauen zu gewinnen

HR-Verantwortlichen, Beratern und Arbeitsrechtsexperten zufolge gibt es richtige und falsche Möglichkeiten, Daten zu Gesundheit und Wohlbefinden zu sammeln. Um das Vertrauen der Mitarbeiter zu gewinnen, sollten Sie völlig transparent darüber sein, was Sie tun und warum. Als Bob Merberg, Manager des Employee Wellness-Programms bei Paychex, ein erweitertes Wellness-Programm mit biometrischem Screening und Gesundheitsrisikobewertung einführte, waren die über 12.000 Mitarbeiter des Lohnbuchhalters skeptisch. Um dem entgegenzuwirken, war Paychex im Voraus über die Verwendung von Bewertungen und anderen Daten informiert und hat die Details in den Serviceverträgen oder Verzichtserklärungen nicht verborgen.

Paychex verwendet einen Dritten, um Gesundheitsdaten von Mitarbeitern zu sammeln, und "wir weisen sie an, diese Daten heilig zu halten", sagte Merberg. "Wir sind wirklich bemüht, es zu sammeln und so wenig wie möglich zu übermitteln."

Heute stoße Paychex auf keinen Widerstand der Mitarbeiter in Bezug auf die Privatsphäre, sagte Merberg. "Wir haben bewiesen, dass wir uns bemühen, die Privatsphäre zu respektieren. Aber der Schlüssel muss das Muster der Transparenz im Laufe der Zeit sein."

Zulassen, dass sich Mitarbeiter anmelden

Bei der Einrichtung eines Wellness-Programms ist die Zustimmung der Mitarbeiter unerlässlich. Programme oder Pläne, die standardmäßig deaktiviert sind und für die Mitarbeiter automatisch registriert werden, sofern sie nicht ausdrücklich um Entfernung gebeten werden, sind nicht gut für die Arbeitsmoral oder für die uneingeschränkte Bindung der Mitarbeiter an das Programm.

Da heutzutage so viele Daten in der Cloud gespeichert werden und persönliche Informationen ständig gefährdet sind, sollten Mitarbeiter die Wahl haben, sich anzumelden. Dies soll sicherstellen, dass sie die Absicht eines Programms verstehen, aber auch klar definieren, was die Teilnahme an dem Programm bedeutet. Laut Mark Stelzner, Gründer und Geschäftsführer des Beratungsunternehmens Inflexion Advisors HR (IA HR), das Unternehmen bei der Implementierung von HR-Technologien unterstützt.

Wenn Sie den Mitarbeitern mitgeteilt haben, welche Daten Sie erfassen, weichen Sie nicht davon ab. Es könnte verlockend sein, neue Informationen zu sammeln oder die gesammelten Daten auf andere Weise zu verwenden. Eine Änderung der Parameter bedeutet jedoch, dass die Mitarbeiter nicht vollständig informiert sind. Dies könnte laut Karla Grossenbacher, Partnerin im Seyfarth Shaw LLP-Büro in Washington, DC, mit Schwerpunkt auf Arbeits- und Arbeitsrecht, zu einer Verletzung von Datenschutzansprüchen führen. Sie ist Vorsitzende ihrer Arbeits- und Beschäftigungspraxis in Washington, DC.

"Wenn Sie anfangen, es für einen anderen Zweck zu verwenden, können die Leute sagen, dass sie dem nicht zugestimmt haben und faulen", sagte Großenbacher. "Es ist sehr wichtig, dass sich die Mitarbeiter wohl fühlen."

Der Datenschutz der Mitarbeiter ist laut Sierra-Cedar, einem der größten Probleme im Zusammenhang mit HR-Kernmanagementsystemen. Es wird immer größer, je mehr HR-Teams Erfahrung mit Predictive Analytics in mehr Aspekten des Personalmanagements sammeln, einschließlich fundierter Vermutungen über das zukünftige Verhalten der Mitarbeiter.

Als Arbeitgeber ist es wichtig, dass Sie die Mitarbeiter über das, was Sie sammeln, wie Sie es verwenden und welche Optionen sie ablehnen müssen, wenn sie dies wünschen, auf dem Laufenden halten.