Office 2016: kollaborativer, aber nicht ganz da

Es ist fast selbstverständlich, dass Microsoft Office nicht nur die beliebteste Office-Produktivitätssuite, sondern auch die leistungsstärkste ist. Produkte wie LibreOffice und Corel WordPerfect sind direkte Konkurrenten, gehören aber nicht zur selben Klasse. Stattdessen hat die Konkurrenz mit mobilen Apps und Online-Alternativen zu kämpfen, insbesondere mit Google Drive / Apps, das mehr und bessere Zusammenarbeit sowie die Vorteile der Online-Datenspeicherung bietet.

In den letzten Monaten hat Microsoft Office mit einer neuen Version der Suite für iOS und Android, verbesserten Web-Apps und in Office 2016 mit einer neuen Version der Desktop-Suite, die speziell für diese Anforderungen entwickelt wurde, neu ausgerichtet den Kollaborationsvorteilen seiner Konkurrenten entgegenwirken. In dieser Hinsicht ist Office 2016 nur teilweise erfolgreich. Einige Funktionen funktionieren gut, aber viele der gewünschten Funktionen sind noch nicht vorhanden. Nachdem es in den letzten Monaten verwendet wurde, fühlt es sich stark wie die älteren Versionen von Office an - es funktioniert gut und ist immer noch unübertroffen von der Konkurrenz, aber noch nicht so kooperativ, wie Sie es gerne hätten.

Auf den ersten Blick unterscheidet sich Microsoft Office 2016 nicht wesentlich von den letzten Versionen von Office. Ja, die Titelleiste hat ihre Farbe geändert, und die Multifunktionsleisten und Menüs wurden anscheinend optimiert, damit sie besser funktionieren, wenn Sie an einem Tablet (oder einem Computer mit Touchscreen) arbeiten. An den Grundfunktionen hat sich jedoch nicht viel geändert: Die Befehle befinden sich an den von Ihnen erwarteten Positionen, die Dateiformate sind unverändert, und auch Makros und Add-Ons sind identisch. Da ich es in den letzten Monaten im Allgemeinen verwendet habe, habe ich festgestellt, dass es gut funktioniert, aber es ist keine große Änderung - bis Sie anfangen, mit anderen Menschen zusammenzuarbeiten.

In der Tat sind die Hauptvorteile von Office 2016 verbesserte Funktionen für die Zusammenarbeit und ein bisschen mehr Kontrolle für die IT über die Verwaltung des Systems. Besonders hervorzuheben sind die Funktionen für die Zusammenarbeit, mit denen zwei oder mehr Personen an einem Dokument zusammenarbeiten können.

Frühere Versionen von Office verfügten über einige Features für die Zusammenarbeit, in Office 2016 ist dies jedoch noch viel weiter fortgeschritten, sodass Sie Änderungen in einem Word-Dokument sofort sehen können (während eine andere Person tippt). Obwohl dies ein großer Schritt ist, fehlen immer noch die Funktionen für die Zusammenarbeit für die Desktop-Versionen von Excel und PowerPoint, obwohl Microsoft Updates für die nächsten Monate versprochen hat.

Kollaboratives Editieren ist keine neue Idee. Diese Funktion hat Google Text & Tabellen vor Jahren hervorgehoben, und seitdem hat Microsoft Office eine Reihe von Funktionen für die Zusammenarbeit hinzugefügt, insbesondere in den webbasierten Versionen von Office Online. In diesen Versionen können mehrere Personen gleichzeitig dasselbe Dokument, dieselbe Tabelle oder dieselbe Präsentation bearbeiten. Dies ist eine großartige Funktion, die für Tabellenkalkulationen nützlich ist, in denen mehrere Personen Informationen in verschiedenen Zeilen eingeben oder an einem Dokument zusammenarbeiten können, indem sie verschiedene Abschnitte bearbeiten.

Leider sind die Webanwendungen bei weitem nicht so leistungsfähig wie die Desktopanwendungen. In den Online-Versionen fehlen leistungsstarke Formatierungsfunktionen. Tatsächlich stelle ich fest, dass die Formatierung in komplexen Dokumenten durcheinander geraten kann, wenn Sie versuchen, das Erscheinungsbild des Dokuments geringfügig zu ändern (das Ändern des Texts ist kein Problem), und in den Online-Versionen fehlen die Makros, die viele fortgeschrittene Benutzer verwenden verlassen Sie sich auf in der Desktop-Version. Das bedeutet nicht, dass die Webversionen schlecht sind, aber sie sind sicherlich kein Ersatz für die Desktopversionen. Gleiches gilt für iOS- und Android-Apps. Sie bewahren die Formatierung in Ihren Dateien auf gute Weise und sind praktisch für unterwegs, aber für die ernsthafte Bearbeitung und Dokumenterstellung sind Sie auf dem Desktop viel besser aufgehoben.

Ab Word 2013 stellte Microsoft einige Funktionen für die Zusammenarbeit in Desktopanwendungen zur Verfügung. In Word 2013 wurde angezeigt, dass andere Personen das Dokument bearbeitet haben, die Änderungen konnten jedoch erst nach dem Speichern (als sie hervorgehoben wurden) angezeigt werden.

In der Desktop-Version von Word 2016 wird nicht nur angezeigt, wer die Änderungen vornimmt, sondern Sie können diese Änderungen auch während der Eingabe sehen. Beim Testen stellte ich fest, dass dies ziemlich gut funktioniert, obwohl die Änderungen abhängig von Ihrer Verbindung nicht immer sofort eintreten.

All dies setzt voraus, dass Ihr Dokument in einem Microsoft-Dokumentenspeicher wie OneDrive oder SharePoint gespeichert ist. Dies wird für einige Menschen eine ernsthafte Einschränkung sein. In vielen Unternehmen werden gemeinsam genutzte Dateien auf einem herkömmlichen Dateiserver gehostet, und viele Benutzer verwenden andere Dienste als OneDrive zum Speichern und Freigeben. Microsoft bietet OneDrive-Speicherplatz für alle kostenlos an, und Personen, die das Produkt über das Office 365-Abonnement erwerben, haben uneingeschränkten Zugriff auf OneDrive. Ich mag das Konzept von OneDrive, habe jedoch Probleme bei der Synchronisierung von Dateien zwischen einem PC und OneDrive festgestellt. Ein Synchronisierungstool der nächsten Generation wird derzeit in der Vorschau getestet. Ich hoffe, dass das Problem dadurch bald behoben wird.

Ich arbeite häufig in einem freigegebenen Word-Dokument (das auf einem SharePoint Online-Server gespeichert ist) mit Informationen, die mein Team aktualisiert. Wir verwenden die vollständige Desktop-Version von Word und nicht die Web-App, da die Formatierung so funktioniert, wie wir es erwarten. Ich kann sehen, wo dies viel besser funktioniert, wenn wir die Tippänderungen in Word 2016 sehen können.

Der große Nachteil ist zumindest für den Moment, dass die Desktop-Apps nur auf Word beschränkt sind. PowerPoint behält die Co-Editing-Funktionen bei, die in der Version 2013 enthalten waren (und denen von Word 2013 ähneln), während die Desktop-Version von Excel nicht viel enthält. Microsoft hat angekündigt, dass zukünftige Versionen von Excel und PowerPoint, die Teil von Office 2016 sind, in naher Zukunft Echtzeit-Co-Editing-Funktionen erhalten und dass diese Upgrades für diejenigen verfügbar sein werden, die Office im Rahmen des Office 365-Jahresabonnements erwerben. aber nicht für diejenigen, die die Standalone-Desktop-Version kaufen. In der Zwischenzeit bieten die Webversionen der Apps weiterhin eine Zusammenarbeit, die das Problem nicht ganz angeht. Ich habe Anwendungen, bei denen mehrere Personen Daten in eine Online-Version einer Excel-Tabelle eingeben, dann aber die Vollversion von Excel für erweiterte Formatierungen und Makros öffnen müssen.

Word, Excel und PowerPoint

Eine interessante neue Funktion der Kernanwendungen heißt "Sagen Sie mir, was Sie tun möchten" und wird in der Menüleiste in Word, Excel und PowerPoint angezeigt. Beispielsweise können Sie einfach "add table" eingeben, und dies wird durchgeführt, oder Sie werden zum herkömmlichen Hilfesystem weitergeleitet. Ich fand das eine nette Ergänzung, aber es gibt natürlich noch Raum für Verbesserungen. Zum Beispiel hat es noch keine Sprachsuche (noch ist es in Cortana unter Windows 10 integriert) und zeigt im Allgemeinen verschiedene Menüoptionen an, anstatt einfach Dinge für Sie zu tun.

Ein weiteres interessantes Feature in Word ist "Smart Lookup", bei dem ein Forschungspanel mit Informationen aus Wikipedia und anderen Webquellen aufgerufen wird. Klicken Sie einfach auf ein Wort oder wählen Sie eine Phase aus und wählen Sie dann im Popup-Menü die Option "Intelligente Suche" aus (z. B. Ausschneiden, Kopieren und Einfügen). In früheren Versionen von Word konnten Sie Wörter in einem separaten Browserfenster nachschlagen und hatten einen "Recherchebereich". Mit 2016 ist dies jedoch praktischer und eigenständiger.

Wenn Sie ein Gerät mit einem Touchscreen und einem Stift verwenden, können Sie jetzt eine Gleichung durch Zeichnen hinzufügen. Das ist etwas, was ich nicht viel tue, aber ich kann sehen, wo es nützlich sein könnte.

In Excel betreffen die auffälligsten Änderungen die Diagramme mit neuen Diagrammtypen wie Pareto- und Wasserfalldiagrammen. Es werden auch einige Animationen und eine neue Funktion namens Forecasting hinzugefügt. Die PowerPivot-Funktionen sind jetzt anstelle eines Add-Ons integriert, und Sie können Daten einfacher in Power BI veröffentlichen. Dies ist gut für Power-User und in bestimmten Situationen, aber meines Erachtens werden die meisten User besser von einigen der unterschätzten Funktionen des Produkts bedient, die in früheren Versionen eingeführt wurden, wie z. B. Auswahl eines Bereichs und Drücken von Control-Q zum Aufrufen eine schnelle Analyse, oder wählen Sie das Einfügemenü für empfohlene Diagramme und Pivot-Tabellen.

Programme wie Google Apps, Corel WordPerfect und LibreOffice bieten heutzutage eine sehr leistungsstarke Textverarbeitung. Sie stimmen nicht mit Word überein, sind aber für die meisten Menschen ausreichend. Für die meisten ernsthaften Benutzer ist Excel jedoch eine Klasse für sich. Microsoft hat ein großes Geschäft gemacht, als es versprach, dass in Office 2016 keine Änderungen an Makros oder Dateiformaten gegenüber früheren Versionen vorgenommen werden. Dies ist angesichts der entscheidenden Rolle von Excel in vielen Unternehmenseinstellungen sehr wichtig.

PowerPoint scheint sich nicht sehr verändert zu haben, obwohl die Funktionen für die Zusammenarbeit versprochen sind. Microsoft enthält ein anderes neues Präsentationstool namens Sway, mit dem Webseiten erstellt werden können, durch die Sie scrollen können, um als Präsentationen zu fungieren. es ist interessant, aber ich habe noch keinen wirklichen Bedarf dafür gefunden. Ebenso gibt es nicht viele Änderungen an OneNote.

Outlook und andere Tools

Outlook hat mehr Änderungen - wieder mit Schwerpunkt auf der Zusammenarbeit - obwohl ich sie nicht viel testen konnte, da die meisten meiner Mitarbeiter immer noch die alte Version ausführen. Für Geschäftsbenutzer wird eine Gruppenfunktion hinzugefügt, mit der Sie schnell ein bestimmtes Team in einem Konzept benachrichtigen können, das Slack sehr ähnlich zu sein scheint, und Sie können diese Konversationen separat in einer mobilen App anzeigen. Außerdem können Sie auf einfachere Weise Dateien und Kalender für das Team freigeben. Dies ist ein wichtiges Konzept, und ich freue mich darauf, wirklich zu sehen, ob es zur Verbesserung der Kommunikation beiträgt.

Zu den weiteren neuen Funktionen gehören das einfachere Senden eines Links zu einer OneDrive-Datei anstelle des Versendens als Anhang (etwas, das in der Web-App schon seit einiger Zeit enthalten ist) sowie die Funktion "Durcheinander" für Unternehmensbenutzer, die E-Mail-Nachrichten sammeln Das heißt, es handelt sich nicht um Spam, aber es hat möglicherweise eine niedrigere Priorität. Das ist eine interessante Idee.

Während das Co-Authoring das große neue Feature ist, gibt es einige weitere Neuerungen in der Suite, insbesondere für Geschäftskunden. Dazu gehören eine bessere Veröffentlichung in PowerBI, dem mit Excel verknüpften Business Intelligence-Tool, und die neueste Version von Skype for Business. Es gibt ein neues Tool namens Delve, mit dem Sie wichtige Dokumente leichter finden und freigeben können. Die Roadmap enthält Office 365 Planner, ein Tool, mit dem Teams ihre Arbeit organisieren können. Es scheint viel einfacher und benutzerfreundlicher zu sein, als SharePoint oder zu verwenden ausgewachsenes Projekt, ist aber noch nicht verfügbar. Bisher sind dies interessante Ideen, obwohl sie für die meisten Unternehmen nicht ausgereift genug zu sein scheinen.

Auf Unternehmensseite bietet Office 2016 verbesserte Unterstützung für Data Loss Prevention und Multifactor Authentication sowie die neue Bereitstellungsoption Current Branch for Business, mit der IT-Abteilungen nur dreimal im Jahr wichtige Updates bereitstellen können, um mehr Zeit für Tests zu haben. Im Rahmen dieses Plans wird die erste Version von Office 2016 im kommenden Februar für Geschäftsbenutzer bereitgestellt. Sie enthält die Funktionen der ersten allgemeinen Version sowie neue Sicherheitsupdates.

Sollten Sie ein Upgrade durchführen?

Wenn Sie ein Produkt haben, das so allgegenwärtig ist wie Office, ist die eigentliche Frage für die meisten Benutzer, ob sich das Upgrade lohnt oder nicht. Wenn Sie nur eine grundlegende Bearbeitung benötigen, werden die kostenlosen Mobilversionen oder eine Alternative wie LibreOffice oder Google Apps Ihren Anforderungen gerecht. Sie sind nicht so mächtig, aber sicherlich billiger. Wenn Sie nur ein einzelner Office-Benutzer sind, der selten Dateien freigibt, enthält diese Version nicht so viel. Sie werden wahrscheinlich keinen großen Unterschied bemerken, wenn Sie Ihr bestehendes Büro behalten. Mit dem Office 365-Abonnementmodell erhalten Sie die aktualisierte Version plus OneDrive-Speicher. Das alte Modell für den einmaligen Kauf kann jedoch günstiger sein, wenn Sie die neuen Funktionen nicht benötigen.

Für kleine Unternehmen sind die zusätzlichen Funktionen für die Zusammenarbeit hilfreich, aber auch hier sind viele von ihnen noch nicht vollständig fertiggestellt. Für Unternehmen, die eine Unternehmensvereinbarung oder ein Abonnement abgeschlossen haben, ist die neue Version ein offensichtlicheres Upgrade, aber ich kann durchaus das Argument dafür sehen, zu warten, bis einige der Probleme bei der gemeinsamen Bearbeitung von Word behoben sind oder bis Excel diese Funktionen erhält.

Mein Fazit ist, dass Office nach wie vor das leistungsstärkste Programm in seiner Kategorie ist und es in die richtige Richtung weist, aber ich wünschte, einige der neuen Features für die Zusammenarbeit wären etwas ausgereifter als in dieser Version.

Weitere Informationen finden Sie im PCMag-Test von Office 2016.