Lesen Sie diese Informationen, bevor Sie die E-Mail in Ruhe lassen

E-Mail ist leicht zu hassen. Und oh, wie sehr wir es lieben, es zu hassen. Als Verbindung zur Außenwelt ist es großartig. Um mit Kollegen zu sprechen, nicht so sehr. Es ist nicht in Echtzeit, die Leute missbrauchen es (Hallo, "Allen antworten"), und wichtige Nachrichten sind in der täglichen Flut von Newslettern, Anzeigen und Abonnement-E-Mails für Produkte und Dienstleistungen verborgen, die Sie möglicherweise nicht abonniert haben.

Das war nicht immer so. Es dauerte mehr als zwei Jahrzehnte, bis der amerikanische Computerprogrammierer Ray Tomlinson 1971 das erste E-Mail-System implementierte, mit dem sich E-Mails durchsetzen konnten. Aber als es geschah, schuf es eine Revolution in der Art und Weise, wie Menschen innerhalb und außerhalb der Arbeit kommunizierten. Tomlinson starb am 6. März im Alter von 74 Jahren.

Heutzutage werfen Unternehmen E-Mails in Scharen nach Tools für die Online-Zusammenarbeit wie Atlassian HipChat, Google Hangouts und vor allem Slack. Laut einem IDC-Bericht vom Juli 2015 wird die Aktivität den globalen Markt für so genannte soziale Unternehmensnetzwerke bis 2019 voraussichtlich auf 3, 5 Milliarden US-Dollar ansteigen lassen - mehr als doppelt so hoch wie 2014.

Der Wechsel zu Slack oder einem ähnlichen Intra-Office-Kommunikationstool ist so einfach wie die Eröffnung eines kostenlosen Testkontos. Slack eignet sich hervorragend für den schnellen Austausch zwischen Teammitgliedern oder zum Austausch von Dokumenten und Berichten im gesamten Unternehmen. Aber es gibt eine Lernkurve, es kann teuer werden und es kann sich zu einer Zeit entwickeln, die so groß ist wie E-Mail, wenn nicht noch schlimmer.

"Mitarbeiter müssen sich einkaufen", sagte Danny Groner, Blogger Partnerships und Outreach Manager auf der Foto-Website Shutterstock, die Slack für die interne Kommunikation nutzt. "Wenn sich die Leute darauf einlassen und bereit sind zu erkennen, dass es einen Wert gibt, werden Sie in drei bis sechs Monaten vom alten Weg abkommen."

Hier sind Faktoren, die Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob Ihr Unternehmen bereit ist, E-Mails zum Abschied zu küssen. Sie basieren auf Beiträgen von mehr als einem halben Dutzend kleinen bis mittelständischen Unternehmen (SMBs), die ich befragt habe und die Office-Nachrichten zu Slack oder einem ähnlichen Tool verschoben haben.

1. Finden Sie heraus, warum Sie wechseln

Es reicht nicht aus, E-Mails zu verschicken, weil es "schlecht" ist. Mithilfe konkreter Ziele können Sie festlegen, wie ein neuer Service eingerichtet und eingeführt werden soll. Greg Edwards, CEO des Cybersicherheitsunternehmens WatchPoint Data, wollte einen schnelleren Weg, um Informationen an und von Mitarbeitern zu erhalten, aber mit der Möglichkeit, Dateien anzuhängen, zusammenzuarbeiten und Material zu archivieren. Er brauchte eine umfassendere Funktionalität, als sie Instant Messaging (IM) bieten konnte, also testete er Slack und stellte fest, dass "es alles tat, wonach ich suchte".

2. Die Big Guns müssen die Schlacht führen

Ja, es wird eine Schlacht. Selbst wenn E-Mails kaputt sind, sind die meisten Menschen daran gewöhnt. Das Wechseln funktioniert nur, wenn Top-Manager die größten Cheerleader und die ersten Benutzer sind. In einem kleineren Unternehmen kann dies der Eigentümer oder CEO sein. In einem größeren Unternehmen könnte es der Abteilungsleiter sein. Nachdem er sich bei Slack angemeldet hatte, musste Edwards seine acht Mitarbeiter ständig daran erinnern. "Ich würde immer noch Leute haben, die mir eine E-Mail schreiben und ich würde antworten und sagen: 'Sende mir das in Slack.'"

Andere Unternehmen gehen sanfter vor. Der App-Hersteller für virtuelle Telefonnummern, Burner, verwendete eine andere Chat-Anwendung, als einer der Mitbegründer des Unternehmens ein paar Freunde einlud, Slack auszuprobieren. "Jeder hat angefangen, Slack mehr und mehr zu verwenden, und wir haben den anderen getötet", sagte Greg Cohn, CEO von Burner. Er schätzt, dass sein E-Mail-Volumen infolgedessen um 30 bis 50 Prozent zurückgegangen ist - und dass es sich noch mehr verringert hätte, wenn er keine E-Mails an Personen außerhalb des Unternehmens verschickt hätte.

3. Betrachten Sie Ihre Optionen

Slack ist ein großer Spieler, aber es gibt Alternativen. Mit den Tools von Sameroom können Nachrichten zwischen inkompatiblen Kommunikationsplattformen ausgetauscht werden, und das Unternehmen verwendet mehrere Lösungen für das Interoffice-Messaging, einschließlich Atlassian HipChat, Intercom und Slack, obwohl in erster Linie Fleep verwendet wird. Unter anderem können Fleep-Benutzer auf der Plattform Nachrichten für die Zustellung an und von E-Mails schreiben, eine Funktion, die in der kostenlosen Version von Slack nicht verfügbar ist (laut Andrei Soroker, CEO von Sameroom).

4. Betrachten Sie die Kosten

Slack ist kostenlos, bis Sie 10.000 Nachrichten und fünf unterstützte Tools erreicht haben. Danach kostet es 8 USD pro Monat und Benutzer (oder 6, 67 USD bei jährlicher Zahlung). Jeff Gladnick, Gründer und CEO des Webentwicklungsunternehmens Great Dental Websites (GDW), zahlt für seine 30 Mitarbeiter 200 US-Dollar pro Monat für Slack. Er liebt den Service, würde aber gerne etwas Billigeres finden. "Sie sind schneller an der Wand angekommen, als Sie gedacht haben", sagte er. "Und dann beschweren sich Ihre Mitarbeiter, wenn sie nichts finden und sagen, wir gehen zurück zur E-Mail. Also kaufen Sie. Es ist wie Heroin, Sie bleiben dran und dran." kann nicht aussteigen."

5. Schulung anbieten

Es war kaum vorstellbar, dass die Leute einmal lernen mussten, wie man mit E-Mails umgeht. Bei Slack ist es dasselbe. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter die Grundlagen von Slack kennen, z. B. die Funktionsweise von Channels und das Aktivieren oder Deaktivieren dieser. Wenn Sie Slack in vorhandene Office-Produktivitäts-Apps integrieren, stellen Sie sicher, dass diese verstehen, was diese sind und wie sie sich verbinden. Weitere Anleitungen finden Sie in 7 wichtigen Tipps für schwache Benutzer. Je mehr Mitarbeiter an Bord sind, desto unwahrscheinlicher ist es, dass sie in die schlechten Gewohnheiten schlüpfen, die heute für die Morast-E-Mail verantwortlich sind.

6. Entscheiden Sie, wie viel Nicht-Arbeit das Sozialisieren Ihrer Kultur zulässt

Mitarbeiter von GDW haben Slack-Kanäle für Leute gegründet, die Katzen, Skifahren und Snowboarden mögen. "Ein Großteil unserer Kultur hat Einzug in Slack gehalten", sagte Gladnick von GDW.

Aber zu viel Spaß kann eine schlechte Sache sein. Anstatt den Menschen die Möglichkeit zu geben, zwischen den Aufgaben Dampf abzulassen, können vermasselte Kanäle zu einer enormen Zeitverschwendung werden.

Slack hat kürzlich einen eigenen internen Voice-Chat in Anlehnung an Skype angekündigt.

Soroker sagte, er habe einmal für eine Firma gearbeitet, die Skype benutzte, und "es gab Leute, die ihren ganzen Arbeitstag damit verbrachten, nur Spaß in diesen (Skype) Chatrooms zu haben, Katzenbilder und animierte GIFs auszutauschen", sagte er. "Wenn das Realität wird, ist es gefährlich." Bei Sameroom sagte Soroker, es gebe keine lustigen Slack-Kanäle. "Wir sagen überhaupt nichts, es sei denn, es hängt mit der Arbeit zusammen. Wir versuchen, absichtlich langweilig zu sein."

7. Ignorieren Sie keine Kommunikations-Apps, um Kunden zu kontaktieren

Collaboration-Tools und interne Messaging-Apps waren möglicherweise nicht für die Kommunikation mit Kunden vorgesehen, aber Unternehmen verwenden sie jetzt auf diese Weise. Cohesion Singapore, ein Veranstalter von Teambuilding-Events für Gruppen wie Lasertags und Bubble Soccer, verwendet WhatsApp Messenger und Telegram Messaging, um auf Anfragen potenzieller Kunden zu antworten. Das 18 Monate alte Unternehmen hat vor etwa einem Jahr E-Mails zugunsten von Messaging-Apps gelöscht, da die Mitarbeiter schneller reagieren konnten, sagte Xavier Chng, Mitbegründer von Cohesion Singapore. Und Kunden seien bereit, für "innere Werte" wie schnelle Antworten eine Prämie zu zahlen.