Video: Odoo Documents: Document Management System (November 2024)
Wenn Ihr Unternehmen eine Software zur Verwaltung von Geschäftsdokumenten in Betracht zieht, lassen Sie sich von den Zahlen leiten. Sicher, Sie sind wahrscheinlich besorgt über eine weitere unbefristete Softwarelizenzgebühr, die sich Monat für Monat und Jahr für Jahr summiert. Sie können jedoch sicher sein, dass diese Tools letztendlich mehr Geld sparen, als sie kosten. Ein Editoren-Auswahl-Tool wie Zoho Docs bietet Ihnen mehr Flexibilität, Funktionen für die Zusammenarbeit und Speicherkapazität als je zuvor bei Papier, Aktenordnern und Speicherschränken.
Ich sprach mit Lisa Croft, Group Product Marketing Manager bei Adobe Document Cloud, einem leistungsfähigen und kostengünstigen Tool für die Verwaltung von Geschäftsdokumenten, über die zahlreichen Möglichkeiten, mit der die Verwaltung von Geschäftsdokumenten Ihrem Unternehmen Zeit, Platz und vor allem jede Menge Geld sparen kann. Die vier naheliegendsten Möglichkeiten, mit denen diese Tools einen hervorragenden Return-on-Investment erzielen, sind:
1. Die Druckkosten
Wenn Sie in der Lage sind, Papierdokumente vollständig zu entfernen, indem Sie Ihren gesamten Vorgang digitalisieren, müssen Sie viel weniger Papier als Ihre Konkurrenten kaufen. Darüber hinaus müssen Sie weniger Geld für das Drucken ausgeben, was Energiekosten, Tinte und das Porto für das physische Senden von Dokumenten an entfernte Standorte einschließt.
Unternehmen, die 10.000 Dokumente drucken, sparen durch den Umstieg auf digitale Dokumente etwa 2.740 US-Dollar (10.000 Dokumente entsprechen nach Berechnungen von Adobe etwa 1/6 GB; dazu später mehr). Wenn die Papierkosten Sie nicht beeinflussen, denken Sie darüber nach, wie viel Sie der Umwelt helfen. Zehntausend Dokumente erfordern 11.427 Gallonen Wasser, 961 Pfund Abfall und 3.725 Pfund Holz, um zu produzieren. Das ist ein großer Schaden für unser Ökosystem.
"Versuchen Sie niemals zu drucken", sagte Croft. "Sobald Sie ein Dokument drucken, entstehen Ihnen Kosten für die Verwaltung dieses Dokuments. Wenn Sie es von Anfang bis Ende digital halten, sparen Sie von Anfang an Geld."
2. Lagerkosten
Die Kosten für Gewerbeimmobilien in Midtown Manhattan, wo sich die Büros von PCMag befinden, belaufen sich auf rund 73 USD pro Quadratfuß. Wenn Sie nur 100 Quadratfuß für die Speicherung von Dokumenten verwenden, geben Sie ungefähr 7.300 US-Dollar pro Monat oder 87.600 US-Dollar pro Jahr aus, indem Sie nur Papier speichern.
Wenn Sie jedoch Ihren papierbasierten Vorgang vollständig digitalisieren würden, könnten Sie 64.800 Microsoft Word-Dokumentseiten in weniger als 1 GB digitalem Cloud-Speicher speichern. Mit Zoho Docs können Sie beispielsweise nur 96 US-Dollar für 100 GB Speicherplatz pro Jahr bezahlen. Einhundert Gigabyte entsprechen 64.800.000 Word-Seiten. Mit Zoho Docs erhalten Sie auch Zugriff auf Funktionen wie Gruppendateifreigabe, Online- und gleichzeitige Teambearbeitung und sogar Prüfprotokolle, in denen genau angegeben ist, wer auf Ihre Dokumente zugegriffen und diese geändert hat (dazu später mehr).
3. Machen Sie mehr für weniger und machen Sie es schneller
Ich habe bereits einige digitale Funktionen erwähnt, die das Management von Geschäftsdokumenten für Ihr Unternehmen wertvoller machen als herkömmliche Papierdokumente. In diesem Abschnitt werde ich etwas näher darauf eingehen. Mit Adobe Document Cloud können Sie beispielsweise eine einzelne Datei an mehrere Benutzer senden und von jedem Empfänger Signaturen anfordern. Überlegen Sie, wie viel komplexer und kostspieliger dieser Prozess mit Papier und dem United States Postal Service sein würde. Multiplizieren Sie nun diese Kosten mit dem Vielfachen, mit dem Sie den Vorgang möglicherweise das ganze Jahr über wiederholen.
"Das elektronische Signieren eines Dokuments spart Geld", sagte Croft. "FedEx ist nicht erforderlich. Sie müssen nicht warten, bis das Dokument zurückgesendet wird. Dadurch werden Zeit und zusätzliche Kopien des Dokuments eingespart. Außerdem werden Probleme mit Personen, die das Dokument ändern, beseitigt, sodass Sie das Dokument kennen." ging aus und wurde unterschrieben ist das Dokument, das Sie tatsächlich gesendet haben. " Ich werde im nächsten Abschnitt auf die Sicherheit eingehen.
Was ist mit Gruppenbearbeitung? Mit Tools wie Zoho Docs können Sie eine Gruppe zusammenstellen und gleichzeitig Änderungen an Dokumenten vornehmen, ohne diese von Mitglied zu Mitglied hin und her senden zu müssen. Selbst wenn Sie bereits Microsoft Word und E-Mail verwenden, ist dieser Prozess sehr viel langsamer und kollaborativer. Sie würden wahrscheinlich ein Dokument erstellen und es für mehrere Überprüfungen über die Befehlskette senden. An diesem Punkt wird das Dokument zur Überarbeitung an Sie zurückgesendet. Mit der Software zur Verwaltung von Geschäftsdokumenten können alle Beteiligten das Dokument auf einmal bearbeiten, und zwar in derselben Dokumentanzeige.
"Die Möglichkeit, an einem Dokument zusammenzuarbeiten, ist definitiv ein Vorteil", sagte Croft. "Das spart Geld für die Reise und verkürzt auch die Überprüfungszyklen. Sie nehmen ein Dokument von Anfang bis Ende in einem ziemlich komplexen Zyklus auf. Immer wenn Sie diese Zeit verkürzen können, sparen Sie Geld. Über diese peripheren Dinge denken die Leute nicht nach, aber sie sparen Ihnen auf lange Sicht Geld."
4. Die vielen Facetten der Dokumentensicherheit
Es ist unmöglich zu quantifizieren, wie viel Dokumentensicherheit Ihr Unternehmen retten kann, bis es zu spät ist. Zum Beispiel: Was passiert, wenn jemand einen Vertrag, den Sie ihm gesendet haben, auf einem physischen Blatt Papier annimmt und unbestätigte Änderungen an den Vertragsbedingungen vornimmt? Es ist möglich, dass Sie die Änderungen nicht im betrügerischen Dokument sehen, bevor Sie es unterschreiben. Jetzt sind Sie rechtlich für die Bedingungen der neuen und falschen Vereinbarung verantwortlich.
Was ist außerdem, wenn jemand ein Blatt Papier mit wichtigen Unternehmensinformationen verliert und diese Informationen in die falschen Hände geraten? Sie könnten Ihren Wettbewerbsvorteil verlieren oder verklagt werden. Obwohl es keine Möglichkeit gibt, eine Zahl darüber zu ermitteln, was dieser Schaden Ihr Unternehmen kosten könnte, liegt er mit ziemlicher Sicherheit unter dem Preis eines jährlichen Abonnements für die Verwaltung von Geschäftsdokumenten.
Unternehmen "Mit Dokumentenmanagement-Tools können Sie feststellen, wer Zugriff auf ein Dokument hat und was sie damit tun können", so Croft. "Ich kann Ihnen eine Datei senden und Ihnen mitteilen, wann Sie sie geöffnet haben. Wenn Sie sie sich angesehen haben, haben Sie sie ausgedruckt. Ich weiß, wo sich das Dokument befindet. Wird dieses Dokument in die falschen Hände geraten? Diese Tools beseitigen dieses Risiko vollständig Es ist etwas, bei dem Sie nicht daran denken, Geld zu sparen, aber auf lange Sicht könnte es sein."
Finden Sie das richtige Werkzeug für Sie
Obwohl Zoho Docs und Adobe zu den besten Tools auf dem Markt gehören, bieten andere Produkte wie Google Drive, Microsoft SharePoint und Dropbox Business einzigartige Funktionen, die möglicherweise Ihren Anforderungen besser entsprechen.
Beispiel: Google Drive bietet vollständigen Online-Zugriff auf Dokumente, kann Microsoft Office-Dateien lesen und bietet unbegrenzten Speicherplatz für mehr als fünf Benutzer. SharePoint ist das ideale Tool für Unternehmen, die sich hauptsächlich auf Microsoft Office 365-Tools wie Word, PowerPoint und Excel verlassen. Dropbox eignet sich am besten zum Speichern, Verwalten und Übertragen von Dateien. Das Unternehmen hat kürzlich sogar IT-Administrator-Tools hinzugefügt, um Ihnen mehr Flexibilität zu geben, wer welche Dokumente sieht.
