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Paychex Accounting Online wurde erst Ende 2013 veröffentlicht, aber die beiden integrierten Anwendungen, aus denen es besteht, gibt es schon viel länger. Die zentrale Buchhaltungsanwendung ist der kanadische Dienst Kashoo, der jetzt als integriertes Paket mit Paychex Online Payroll verfügbar ist. Die Marke Paychex ist jedoch mehr als 40 Jahre alt und der Geschäftswelt vertraut. Die Lösungen für Gehaltsabrechnung, Personalwesen und Outsourcing von Sozialleistungen werden von mehr als einer halben Million US-Unternehmen geschätzt und genutzt. Kashoo hingegen ist vergleichsweise neu; Es handelt sich um eine solide Double-Entry-Buchhaltungswebsite, die einfach zu verstehen und zu verwenden ist. Bei Paychex Accounting Online (ab 27 USD pro Monat zuzüglich Gebühren) fehlen jedoch viele der Funktionen der Konkurrenz, z. B. Bestellungen, umfassende Kontaktaufzeichnungen, Artikelverfolgung und Transaktionskategorisierung.
Der hybride Ansatz ist ein hervorragendes Beispiel für die Entwicklung des Rechnungswesens kleiner Unternehmen in der Cloud. Einige Unternehmen wie Intuit und Xero bieten eine Kernlösung für die Buchhaltung und eine Anwendung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung an, die nahtlos integriert sind. Andere Organisationen arbeiten zusammen und integrieren verwandte Sites, wie dies bei Paychex Accounting Online der Fall ist. Dies geschieht bereits seit Jahren. Das beste Beispiel ist wahrscheinlich das Intuit App Center mit Hunderten von Add-Ons, die den Nutzen von QuickBooks Desktop und QuickBooks Online Plus in Bereichen wie CRM, Abrechnung und Fakturierung sowie Zeit und Kosten steigern Verwaltung.
Forderungen und Verbindlichkeiten
Paychex Accounting Online eignet sich am besten für kleine Unternehmen mit bescheidenem Bedarf an Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, die jedoch eine echte doppelte Buchführung benötigen, ohne die Hintergrundbelastungen und -kredite verstehen zu müssen. Es wird mit einem anpassbaren Kontenplan (am besten angepasst von einem Buchhalter, den Sie einladen können, um Ihre Aktivitäten zu überwachen) und Standardfinanzberichten geliefert: Bilanz, Gewinn und Verlust sowie Probebilanz. Sie können diese in die Formate PDF, Excel, CSV und HTML exportieren. Sie können Transaktionsanpassungen vornehmen, die Bearbeitung von Belastungen und Gutschriften ist jedoch am besten Ihrem Buchhalter überlassen.
Auf der Website wird der Begriff "Debitorenbuchhaltung" nicht verwendet. Sie klicken stattdessen auf die Registerkarte "Einkommen", um dort Ihre Optionen zu öffnen. Sie können verschiedene Einkünfte, eine Rechnung oder eine Zahlung eingeben. Eine Datensatzvorlage für Ihre Kunden enthält sehr einfache Kontaktinformationen sowie einige andere Dropdown-Listen für Variablen wie Bedingungen und Einkommenskonto. Die Rechnungsvorlage ist in etwa mit den von Wettbewerbern angebotenen Vorlagen vergleichbar, da sie die grundlegenden Felder für Dinge wie Umsatzsteuer, Bedingungen und Fälligkeitsdatum enthält. Und Sie können sie per E-Mail an Kunden senden.
Sie können jedoch weder Rechnungen Kategorien wie Verkäufern, Abteilungen oder Standorten zuordnen, noch können Ihre Kunden eine Zahlung per Kreditkarte zurückgeben (Händler-Konten werden nicht unterstützt). Es gibt weder eine Nachverfolgung der Lagerbestände (obwohl ein Basisartikeldatensatz verfügbar ist) noch alternative Preise (Rabatte usw.). Der einzige hier angebotene Bericht ist Aged Receivables, dessen einzige Anpassungsoption das Enddatum ist.
Der Detaillierungs- und Anpassungsgrad ist für die Kreditorenbuchhaltung oder "Ausgaben" ähnlich. Sie können ein Formular ausfüllen, in dem eine Ausgabe oder Rechnung aufgeführt ist, und Zahlungen erfassen. Vorlagen für Herstellerdatensätze eignen sich gut für einfache Unternehmen, sind jedoch nicht so detailliert wie beispielsweise die von Xero. Altersbezogene Verbindlichkeiten sind der einzige Bericht, der hier verfügbar ist.
Banking in der Cloud
Mit den besten Lösungen für Online-Buchhaltung und persönliche Finanzen (die meisten davon im Zeitraum) können Sie eine Verbindung zu den Finanzinstituten herstellen, bei denen Sie Konten haben, und Transaktionen herunterladen. Paychex Accounting Online ist keine Ausnahme. Sie wählen einfach den Namen Ihrer Bank oder Ihres Kreditkartenunternehmens aus und geben Ihre Anmeldedaten für diese Websites ein. Paychex Accounting Online stellt dann eine Verbindung her und führt den ersten Download durch. Sie können Kontoauszüge auch manuell hochladen.
Natürlich können Sie auch Einkommen und Transaktionen manuell eingeben. Und Sie können Geld zwischen Konten übertragen. Paychex Accounting Online bietet jedoch nicht die ausgefeiltere Funktion für die fortlaufende Bankabstimmung, die Xero und QuickBooks Online Plusdo bieten. Es funktioniert ähnlich wie das Versöhnen auf Papier. Sie müssen alle Transaktionen auf der Website, die auf Ihrem Kontoauszug erscheinen, mit einem Häkchen versehen und Ihre Online-Transaktionen auf Ihrem Kontoauszug abhaken. Dies scheint eine doppelte Dateneingabe zu sein, die durch die Online-Buchhaltung vermieden werden sollte.
Ein logischer Workflow
Paychex Accounting Online wurde speziell für Nicht-Buchhalter entwickelt. Die Benutzeroberfläche ist sauber und übersichtlich und verwendet eine Sprache, die Laien verstehen würden. Der linke vertikale Bereich enthält Textlinks zu jedem Element der Site. Erstens natürlich das Dashboard, das für diese Art von Website etwas untypisch ist. Die Bildschirmmitte, in der normalerweise die wichtigsten Geschäftsnummern gespeichert sind, enthält zwei Fenster mit Registerkarten: eines zur Eingabe von Einnahmen und eines zur Eingabe von Ausgaben.
Dieses Layout ähnelt dem, was Sie sehen, wenn Sie auf die einzelnen Einnahmen- und Ausgabenlinks klicken, obwohl das Dashboard im unteren Teil des Bildschirms keinen Transaktionsverlauf anzeigt. Ihre Geschäftsdaten in Echtzeit - hauptsächlich Kontostände - werden im rechten vertikalen Bereich angezeigt. Und es gibt keine Diagramme oder Grafiken.
Links zu anderen Bereichen der Site werden im linken vertikalen Bereich angezeigt. Im Gegensatz zu komplexeren Online-Buchhaltungslösungen ist Paychex Accounting Online so unkompliziert, dass in diesem Bereich alles genau beschrieben wird, auch die einzelnen Berichte (nur wenige). Klicken Sie auf einen Link, und der Hauptarbeitsbildschirm für diese Aktivität wird angezeigt, anstatt ein weiteres Menü mit Unterlinks anzuzeigen.
Die Paychex-Verbindung
Während konkurrierende Online-Buchhaltungs-Websites langsam ihre eigenen, gut integrierten Gehaltsabrechnungsanwendungen erstellt haben, ging Paychex in die andere Richtung. Wie bereits erwähnt, wurde eine neue Lösung entwickelt, die die Integration von Paychex Online Payroll in den vorhandenen Buchhaltungsservice Kashoo erleichtert. Sie geben die Abrechnungsinformationen in die Paychex-Anwendung ein und importieren sie dann manuell in die Buchhaltung. Lohnsteuerberechnung und Einreichung / Zahlung werden unterstützt. Paychex veröffentlicht keine Preise; Vielmehr müssen Sie ein Angebot anfordern.
Paychex Accounting Online ist nicht schwer zu erlernen, aber jeder, der neu in der Buchhaltung ist, wird wahrscheinlich einige Erläuterungen und Unterstützung benötigen, trotz der standardmäßigen englischen Herangehensweise der App an die Benutzeroberfläche - es ist nur die Natur des Buchhaltungstiers. Die Website unterstützt Benutzer mit einer Vielzahl von Hilfsressourcen, darunter Videos, Webinare, Online-Artikel, Chat und Telefon. Der mobile Zugriff ist für beide Anwendungen auf iOS-Geräten verfügbar, die Android-Unterstützung ist jedoch auf die Payroll-App selbst beschränkt.
Es ist gut zu sehen, dass Finanzlösungsanbieter zusammenarbeiten, um sinnvolle Anwendungspakete für Unternehmen bereitzustellen. Wenn Sie Paychex Payroll Services bereits nutzen und diese mit sehr einfachen Double-Entry Accounting-Funktionen verbinden möchten, ist Paychex Accounting Online mit Sicherheit eine Überlegung wert. An diesem Punkt ist QuickBooks Online Plus, die Redaktionsoption von PCMag für die Online-Buchhaltung, die bessere Wahl, wenn Ihr Unternehmen mehr Funktionen als die von Paychex Accounting Online angebotenen Funktionen sowie eine vollständige, reibungslos integrierte Lohn- und Gehaltsabrechnung benötigt.
