Lassen Sie sich diese Horrorgeschichten nicht entgehen

Pierre Tremblay kann den 29. April 2015 nicht rückgängig machen, an dem jemand aus seinem HR-Team versehentlich eine E-Mail mit dem Betreff "Sie haben den Job nicht bekommen" an ca. 110 Bewerber gesendet hat - einschließlich der Personen, die das Unternehmen einstellen wollte. Er kann sicherstellen, dass es nie wieder passiert.

Wie diese fehlgeleitete E-Mail kann sich das, was Sie von Ihrer HR-Management-Technologie erwarten, schnell in einen Albtraum verwandeln. Einige Alpträume lassen sich nicht vermeiden. Andere können vermieden werden, wenn Sie Maßnahmen ergreifen, um das Risiko von Verwechslungen zu verringern. Firmeninhaber und Manager wie Tremblay, die ihre eigenen Alpträume im Bereich HR-Technologie durchlebt haben, schlagen ebenfalls vor, genau das zu finden, was Sie benötigen, bevor Sie Anbieter überprüfen und Software auswählen. Fragen stellen. Führen Sie Tests durch. Schauen Sie an reibungslosen Vertriebsmitarbeitern vorbei, um die Personen zu ermitteln, die Ihr Konto verwalten. Mit anderen Worten, machen Sie Ihre Hausaufgaben.

"Dies wäre nicht passiert, wenn wir die richtige Software verwendet hätten", sagte Tremblay, HR-Direktor von Dupray, einem in Montreal ansässigen Hersteller von umweltfreundlichen Dampfreinigern und Bügeleisen. "Wir hätten dies vermeiden können, indem wir professioneller damit umgegangen wären."

Ein Bewerber, der einen Fehler seines eigenen Schaffens aufspürt

Dupray beschäftigt rund 30 Mitarbeiter am Hauptsitz in Montreal und insgesamt rund 100 Mitarbeiter weltweit. In einem Frühjahr 2015, das mit der Expansion des Unternehmens verbunden war, wollte Tremblay sieben Manager- und Nicht-Manager-Positionen besetzen. Er veröffentlichte Stellenangebote bei Indeed, LinkedIn und Monster und verwendete eine Kombination aus Google Mail und der CRM-Software des Unternehmens, um Bewerbungen zu verwalten, Interviews zu planen und Follow-ups durchzuführen. Tremblay und sein HR-Team verwendeten eine gemeinsame E-Mail-Adresse, um Bewerbungen zu erhalten und Bewerbern zu antworten. Sie erstellten in Google Mail einen Master-Ordner für den Einstellungsprozess und darin eindeutige Ordner für jeden Kandidaten.

An dem schicksalhaften Tag wollte eine HR-Kollegin von Tremblay einem Bewerber namens Tricia ein Ablehnungsschreiben zusenden. Stattdessen drückte er "Allen antworten" und schickte es an jeden Namen im Master-Einstellungsordner. Der Angestellte wusste sofort, dass er einen Fehler gemacht hatte, aber es war zu spät. "Was getan wurde getan. Wir mussten herausfinden, wie wir es beheben können", sagte Tremblay.

Er alarmierte die besten Köpfe des Unternehmens und rief zusammen mit dem HR-Team an diesem Abend alle an, die einen "Dear Tricia" -Brief erhalten hatten, oder schickte ihnen eine E-Mail. Die Personalabteilung hatte bereits 90 der 110 Bewerber als potenzielle Bewerber ausgeschlossen, aber Tremblay war der Ansicht, dass das Unternehmen ihnen allen eine persönliche Erklärung des Vorfalls schuldete, zusammen mit Gründen, warum sie nicht für eine Stelle in Betracht gezogen wurden.

Der Umgang mit den anderen 20 Kandidaten war schwieriger. Die meisten verstanden, was Tremblay als "Schreibfehler" charakterisierte. Aber ein halbes Dutzend war verärgert. Eine Frau, die für denselben Job wie Tricia interviewt hatte, nahm an, dass der Absageschreiben bedeutete, dass sie stattdessen das Angebot erhielt. Am Ende machten sechs von sieben Personen, die Dupray angenommen hatte, Stellenangebote, und die siebte lehnte eine bessere Gelegenheit ab.

Der Vorfall veranlasste Tremblay, einige Änderungen an seinen Rekrutierungsprozessen vorzunehmen, bevor er Anfang dieses Jahres fünf weitere Mitarbeiter anstellte. Er verwendet weiterhin die CRM-Software des Unternehmens, lässt sie jedoch von den internen Programmierern von Dupray so anpassen, dass E-Mails an Stellengesuche automatisiert werden. Heutzutage müssen HR-Mitarbeiter eine Reihe von ausfallsicheren Erinnerungen durchgehen, bevor eine E-Mail an einen Bewerber gesendet wird. "Es geht nur darum, dass die Technologie Ihre Entscheidung bestätigt", sagte er. "Sie müssen diese bewusste Entscheidung treffen, dass, ja, das ist, was ich tun möchte."

Software, die nicht zur Demo passt

Vor ein paar Jahren dachte Peter Johnson, er sei schlau, indem er eine Handvoll cloudbasierter Lohn- und Gehaltsverkäufer untersuchte, bevor er herausfand, was seiner Meinung nach am besten zu seinem damaligen Arbeitgeber passte Sie erhöhen das Personal.

Nach der Evaluierung von mehr als sieben Anbietern entschied sich Johnson für einen bekannten nationalen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleister, der gerade dabei war, seine Software zu aktualisieren. Der Anbieter warb für den Dienst als plattformunabhängig und lief auf Mac- und PC-Betriebssystemen gleichermaßen gut. Innerhalb von zwei Wochen nach der Einführung stellte Johnson jedoch fest, dass er und andere Mac-Benutzer seltsame Zeichen auf der Benutzeroberfläche (UI) erkennen konnten. Es gab auch andere Probleme, einschließlich der Tatsache, dass der Service nicht wirklich cloudbasiert war.

"Es gab eine Remoteverbindung, die über einen virtuellen Computer hergestellt werden musste", erklärte Johnson. "Was wir erwartet hatten, passierte nicht. Es gab Starts und Stopps. Einige der HR-Experten, die Tag für Tag im System leben würden, wollten die Software nicht weiterentwickeln, und ich auch nicht."."

Er zog den Stecker und ging zu dem Lohnbuchhalter, der seine zweite Wahl gewesen war. Der Lieferant, der als erster ausgewählt worden war, hat dem Unternehmen nichts in Rechnung gestellt. Der größte Kostenfaktor für die Personalabteilung war die Zeit, die sie für die Erstellung von Berichten und die Vorbereitung der Daten für die Verwendung in einem System aufgewendet hatten, das sie letztendlich aufgegeben hatten.

Im Nachhinein sagte Johnson, er habe möglicherweise potenzielle Probleme aufgedeckt, indem er die IT-Abteilung des Unternehmens in den Lieferantenbewertungsprozess einbezog, damit sie tiefere technologische Fragen hätten stellen können. "Aber einige Dinge sieht man erst, wenn der Gummi auf die Straße kommt", sagte er. "Wenigstens waren wir noch keine zwei oder drei Monate dran."

Johnson nutzte das, was er gelernt hatte, als er zu seinem derzeitigen Arbeitgeber RizePoint kam, einem Compliance-Management-Softwarehersteller aus Salt Lake City. Nachdem Johnson 2015 als Vice President of HR zu RizePoint wechselte, wurde er gebeten, eine neue Personalabrechnungs- und Personalverwaltungssoftware für die weniger als 100 Mitarbeiter des Unternehmens zu wählen. Dabei bewertete er kleine und große Anbieter. Für das HR-Management-System des Unternehmens wählte er einen kleineren Anbieter, der relativ neu ist, schnell wächst und ein "aktuelles" Erscheinungsbild aufweist, mit dem Johnson verbunden ist. Ironischerweise wählte er für die Gehaltsabrechnung denselben nationalen Verkäufer, von dem er zuvor weggegangen war. In der Zwischenzeit hat der Anbieter sein gesamtes System neu aufgebaut. "Die Abrechnungsverwaltung funktioniert gut und das Berichtsmodul ist großartig", sagte er.