Organisieren Sie sich: Digitalisieren Sie Ihre persönlichen Dokumente

Inhalt

• Organisieren Sie sich: Digitalisieren persönlicher Dokumente
• Was nicht zu digitalisieren

Computer können sehr gut suchen. Computer können auch hervorragend abgerufen werden. Egal wie schnell und effizient Sie denken, dass Sie Informationen in Ihrem Haus von Papierstücken finden und abrufen können, seien Sie versichert, Computer können dies schneller tun.

Aus diesem Grund sollten Sie viele Ihrer persönlichen Dokumente digitalisieren.

Es gibt noch weitere Gründe, zum Beispiel die Tatsache, dass Sie nicht einmal an die Informationen zu diesem Hochwasserversicherungsdokument gelangen können, wenn es sich in Ihrer Küche auf einem Blatt Papier befindet, während ein stornierter Flug Sie auf St. Kitts zurückgelassen hat Hurrikan nach Hause. Wäre das nicht eine gute Zeit, um ein digitales Dokument zu haben, auf das Sie von Ihrem Laptop, Smartphone oder Tablet aus zugreifen können?

Und noch etwas: Sie haben in den letzten Jahren mehrmals Ärzte, Versicherungen und Apotheken gewechselt, und der Apotheker muss Sie nun wissen, wenn Sie jemals ein bestimmtes Medikament eingenommen haben. Wäre es nicht nützlich, sich in ein sicheres System einzuloggen, das Aufzeichnungen über alle Rezepte enthält, die Ihre Ärzte geschrieben haben, weil Sie mit der Kamera Ihres Telefons geschnappt haben, bevor Sie sie gefüllt haben?

Oder vielleicht sind Sie motiviert, mehr Ihrer persönlichen Dokumente zu digitalisieren, nur um Unordnung zu beseitigen. Die Gründe dafür sind endlos, und die Gründe, nicht anzufangen, sind auch. Hier ein paar Tipps und Tricks, die Ihnen keine Entschuldigung mehr geben, die Aufgabe zu verschieben.

Was zu digitalisieren

Bevor Sie die Menge an Papier in Ihrem Haushalt reduzieren können, müssen Sie entscheiden, welche Dokumente für die Digitalisierung von Nutzen sind. In vielen Fällen möchten Sie die Originaldokumente behalten, sodass die digitalen Dokumente im Wesentlichen als Sicherungskopie dienen. Diese Liste kann Ihnen dabei helfen, Ideen zu generieren:

• Steuern

• steuerlich absetzbare Einnahmen

• Gehaltsabrechnungen

• Urkunden und Pachtverträge

• Garantien

• Pässe (in vielen Ländern gelten sehr spezielle Vorschriften für das Anfertigen von Kopien von Pässen; erkundigen Sie sich bei Ihrer Regierung)

• Familienarchive wie Geburtsurkunden, Adoptionspapiere, Heiratsurkunden, Sterbeurkunden und Einwanderungspapiere

• Versicherungsformulare

• ärztliche und zahnärztliche Unterlagen und Rezepte

Wenn Ihr Arbeitgeber keine elektronischen Gehaltsabrechnungen bereitstellt, sollten Sie die Originale mindestens sechs Monate, wenn nicht ein ganzes Jahr, aufbewahren. Banken und Vermieter benötigen diese Dokumente häufig zusätzlich zu den Steuerformularen (W2s in den USA), wenn sie Finanzdokumente oder Wohnungsunterlagen ausfüllen.

Achten Sie bei Pässen und anderen amtlichen Dokumenten auf die Regeln für das Erstellen von Kopien. Es ist normalerweise eine gute Idee, das Bild um mindestens 10 Prozent zu verkleinern oder zu vergrößern (es sieht also nicht so aus, als würden Sie versuchen, es zu fälschen).

Selbst wenn Sie nicht glauben, dass Sie jemals Kopien eines dieser Dokumente vorlegen müssen, müssen Sie unter Umständen auf Ihre Passnummer (beispielsweise für einen Antrag) oder andere Daten aus diesen Dokumenten verweisen. Es ist so viel effizienter, diese Informationen von Ihrem Computer aus zu suchen, als in einem Schrank voller Papiere zu stöbern.