Organisieren Sie sich: Dateisynchronisierungsdienste zur Rettung

Inhalt

• Organisieren Sie sich: Dateisynchronisierungsdienste zur Rettung
• Tipps zum Synchronisieren von Dateien

Unordentliche und unorganisierte Menschen lassen für immer wichtige Dinge zurück. Diese Präsentation, die Sie für die Konferenz brauchten? Es ist im Büro auf Ihrem Desktop-Computer. Diese Bilder von Mickeys erster Geburtstagsfeier, die Sie Oma während Ihres Besuchs zeigen wollten? Sie befinden sich immer noch auf Ihrem Laptop, der 300 Meilen entfernt zu Hause auf der Couch liegt.

Technologen haben dieses Problem für unbeholfene Menschen ziemlich brillant gelöst. Die Antwort ist die Dateisynchronisierung, und es gibt viele Unternehmen, die diesen Service kostenlos anbieten.

Während die Dateisynchronisierungsdienste Ihre Persönlichkeit nicht verändern und Sie zu einer ordentlichen und aufmerksamen Person machen, können sie als Sicherheitsnetz dienen und Ihnen dabei helfen, katastrophale Folgen für Ihre Desorganisation zu vermeiden.

Was ist die Dateisynchronisierung?

Der Zweck eines Dienstes zur Dateisynchronisierung besteht darin, Ihnen von jedem Computer oder über das Internet verbundenen Gerät, z. B. Ihrem Smartphone oder Tablet, jederzeit und überall Zugriff auf alle wichtigen und aktuellen Dateien zu gewähren. "Aktuell" bedeutet in diesem Fall, dass Sie möglicherweise in naher Zukunft auf Dateien zugreifen müssen, und nicht auf Dokumente, die sich in einem Zustand befinden, den Sie wirklich archivieren sollten. (Weitere Informationen zum Archivieren erhalten Sie in einem zukünftigen Artikel.). Und Dateien können alles sein, von Dokumenten über Fotos bis hin zu Musik.

So funktioniert es: Sie registrieren sich für ein Konto bei einem Dateisynchronisierungsdienst (entweder kostenlos oder mit einer Abonnementgebühr; bestimmte Angebote werden später genannt), installieren die Dateisynchronisierungssoftware auf Ihrem Computer und entscheiden, welche Dateien verwendet werden sollen oder Ordner, die synchronisiert werden sollen. Sobald die Dateien für die Synchronisierung markiert sind, erstellt der Dienst eine Kopie und speichert sie online. Dies ist der wichtige Teil. Von nun an wird die Kopie jedes Mal aktualisiert, wenn Sie die Datei lokal ändern. Wenn Sie sich jetzt über die Website des Dateisynchronisierungsdienstes über ein Smartphone oder den Computer einer anderen Person beim Dienst anmelden, haben Sie Zugriff auf Ihre Dokumente.

Details zur Funktionsweise der Dienste können ein wenig variieren. Die Grundvoraussetzung ist jedoch, dass jedes Mal, wenn Sie eine Datei ändern, die geänderte Kopie online gespeichert wird und jedes Mal, wenn Sie beim Dienst angemeldet sind - ob über eine Website oder indem Sie sich über die auf Ihrem Computer oder Mobilgerät installierte Software anmelden - der Dienst stellt sicher, dass Sie die neueste Kopie sehen. Der Dienst "synchronisiert" die neueste Kopie jeder Datei mit allen Geräten, die Sie für den Zugriff auf sie verwenden. Einige Dienste speichern auch Versionen, die den Verlauf Ihrer Änderungen bis zu einer bestimmten Anzahl beibehalten. Auf diese Weise müssen Sie sich nicht um das Speichern von Kopien von Dokumenten der Versionen 1 und 2 kümmern. Der Dateisynchronisierungsdienst erledigt das automatisch.

Der Grund, warum Sie sich mit einem Dateisynchronisierungsdienst besser organisiert fühlen, ist, dass es sehr schwierig ist, eine Datei zurückzulassen. Sie müssen sich das Dokument, an dem Sie arbeiten, nicht ständig per E-Mail zusenden lassen. Solange Sie über eine Internetverbindung verfügen, können Sie Ihre Arbeit abrufen. Die meisten Dienste verfügen auch über ein gewisses Maß an Freigabe, sodass Sie Dateien problemlos an andere senden können und einige über Funktionen für die Zusammenarbeit, sodass mehrere Personen Dateien an einen gemeinsam genutzten Ort hochladen können.

Anwendungsfälle für die Dateisynchronisierung

Manchmal ist es schwer vorstellbar, warum Sie einen bestimmten Service benötigen, bis Sie erfahren, wie andere Menschen ihn nutzen. Hier sind einige Beispiele:

Vielbeschäftigter Business-Profi. Jeder, der auch nur einen kleinen Teil seiner beruflichen Arbeit von zu Hause aus erledigt - oder eines Tages muss -, kann sich den Nutzen eines Dienstes für die Dateisynchronisierung vorstellen. Stellen Sie sich vor, schlechtes Wetter verhindert, dass Sie zur Arbeit kommen, aber Sie müssen ein Projekt abschließen, um eine Frist einzuhalten. Die neueste Kopie des Projekts befindet sich lokal auf Ihrem Bürocomputer. Mit einem vorhandenen Dateisynchronisierungsdienst können Sie dieses Projekt in Sekundenschnelle abrufen.

Reisender. Häufige Reisende, die keinen klobigen Laptop mit sich führen möchten, können sicherstellen, dass alle ihre Dateien für sie verfügbar sind, unabhängig davon, wo sie sich anmelden. Reisende können auch ihre aufgenommenen Fotos synchronisieren und sie fast sofort auf ihrem Heimcomputer anzeigen lassen.

Antragsteller. Ich habe kürzlich einen Dateisynchronisierungsdienst verwendet, als ich einen langen Bewerbungsprozess durchlief, an dem mehrere Parteien beteiligt waren. Wann immer ich ein Dokument erhalten habe, habe ich es gescannt und auf einem Synchronisierungsdienst gespeichert. Als mich dann eine der Parteien kontaktierte, um eine Kopie von etwas anzufordern, musste ich fast nie faxen oder fotokopieren und irgendetwas mailen. Stattdessen konnte ich einen Knopf drücken und Dokumente an jeden senden, der sie benötigte, unabhängig davon, ob ich zu Hause, auf der Arbeit oder woanders war.

Student. Studenten, die an einer Dissertation, einem Aufsatz oder einem Projekt arbeiten, können ihre Assets in der Dateisynchronisierungs-Cloud speichern und jederzeit darauf zugreifen, wenn eine Idee auftaucht. Diejenigen, die einen Computer zu Hause lassen, ihn vielleicht mit einem Mitbewohner teilen und öffentliche Computer in einer Bibliothek oder einem Computerlabor verwenden, sind auf jeden Fall gut beraten, um ihre Arbeit zu synchronisieren.

Der E-Mailer. Wenn Sie es gewohnt sind, Dateien per E-Mail an sich selbst zu senden, damit sie für den einfachen Zugriff online gespeichert werden, versichern Sie sich, dass Sie ein erstklassiger Kandidat für einen Dateisynchronisierungsdienst sind. Sie sind viel narrensicherer als die Ad-hoc-E-Mail-Methode. E-Mail-Anhänge können speicherbeschränkte Posteingänge verstopfen.