Organisieren Sie sich: So vermeiden Sie E-Mail-Überladung

Der letzte Teil des Organisationspuzzles - und der, vor dem die meisten Angst haben - ist das E-Mail-Management.

Wie bei der Ordnerverwaltung und den Konventionen zur Benennung von Dateien erfordert die E-Mail-Verwaltung eine Lifestyle-Lösung. Sie müssen Regeln und Prinzipien entwickeln, mit denen Sie jeden Tag leben können. Denken Sie daran, dass es ähnlich ist, organisiert zu bleiben, wie eine Diät zu halten und sich zu bewegen. Das nicht zu tun und die Organisation als ein eintägiges Frühjahrsputzprojekt zu behandeln, ist vergleichbar mit einer Crash-Diät. Alle Ergebnisse, die Sie sehen, sind sehr kurzlebig.

Bevor Sie sich mit Ihrem E-Mail-Reorganisationsprojekt befassen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um zu erkennen, dass Sie nicht perfekt sein müssen. Das Ziel ist es, Regeln für das Leben zu finden, an die Sie sich vernünftigerweise halten können und die Ihre Arbeit oder Ihr Privatleben einfacher, produktiver und besser machen. Wenn die Installation eines raffinierten neuen Microsoft Outlook-Plug-Ins die Ursache für die Reinigung Ihres Posteingangs ist, probieren Sie Xobni (kostenlos, Version 29, 99 USD plus, 4 Sterne), mit dem Ihre Dateien indiziert werden, oder Evernote für Windows Premium (45 USD pro Jahr). 4, 5 Sterne), mit dem Sie E-Mails an Ihr Evernote senden können, in denen Sie die herausragenden Suchfunktionen dieser Software nutzen können.

Siehe den unteren Rand der Box

In dem Moment, als mir klar wurde, dass ich eine systematische Herangehensweise an E-Mails benötigte, öffnete ich zum ersten Mal meinen Posteingang und hatte mehr als drei Seiten mit Dingen, die nur dort lagen. Die meisten Dateien waren als "gelesen" markiert, aber da ich nicht darauf reagiert hatte, ließ ich sie im Posteingang. Ich erinnere mich, wie ich mich überwältigt fühlte und dachte, dass das Problem innerhalb einer Stunde schlimmer und am nächsten Morgen sicherlich unerträglich werden würde, wenn ich nicht anfangen würde, E-Mails in dieser Sekunde wegzuwerfen.

Aus diesem Grund habe ich mir ein einfaches Ziel gesetzt: Immer den unteren Rand meines Posteingangs sehen zu können. Mit anderen Worten, ich möchte Einträge für die zuletzt empfangene und älteste Nachricht auf einem einzigen Bildschirm anzeigen können.

Ich halte mich nicht jeden Moment an diesen Standard. Das wäre neurotisch und kontraproduktiv. Aber ich versuche jeden Tag, den unteren Rand meines Posteingangs zu sehen, bevor ich die Arbeit verlasse, und wenn dies fehlschlägt, zumindest freitags. Ich bleibe auch bei E-Mail-Überlastung bei Verstand, wenn ich einen Tag krank bin oder mir eine Auszeit nehme. Nachdem ich von einem Urlaub zurückgekehrt bin, gebe ich mir mindestens eine Woche Zeit, um meine E-Mails zu lesen und mich darum zu kümmern, dass ich am ersten oder zweiten Tag im Büro nicht gestresst bin.

Von Monat zu Monat

Die Verwaltung meines geschäftlichen E-Mail-Kontos erfolgt genauso wie die Verwaltung meiner elektronischen Dateien in Ordnern. Alles geht in einen Ordner.

Zunächst erstelle ich pro Projekt einige grundlegende Ordner, z. B. Projekt A, B und C. In jedem Projektordner erstelle ich Unterordner für jeden Monat, die mit der zweistelligen Abkürzung für das Jahr und den Monat versehen sind. Der Ordner für Juni 2011 heißt beispielsweise 1106_JUN.

Wenn neue E-Mails eingehen, bleiben sie oft ein paar Stunden, einen Tag, vielleicht sogar ein oder zwei Wochen in meinem Posteingang. Aber sie überwältigen mich nie, weil ich ein System habe, das alles auf einem überschaubaren Niveau hält. Hier sind die Regeln für mein System. Diese sind möglicherweise nicht für Sie geeignet, können jedoch ein Beispiel für eine Lösung darstellen. Passen Sie Ihre eigene Lösung mit Regeln an, die zu Ihrem Lebensstil passen.

Regel 1. Wenn die E-Mail keine Aktion erfordert (einschließlich erneutes Lesen), werfe ich sie sofort weg.

Regel 2. Wenn eine E-Mail kritisch ist - was bedeutet, dass sie unmittelbar bevorsteht oder ein gründliches Lesen und möglicherweise eine Antwort erfordert -, bleibt sie im Posteingang, bis ich darauf reagiere. Es kann bis zu einem Monat im Posteingang verbleiben. Nach einem Monat muss ich darauf reagieren. Das ist die Frist. Sobald ich Maßnahmen ergriffen habe, wird die E-Mail in den entsprechenden Ordner abgelegt.

Regel 3. Wenn die E-Mail Informationen enthält, die ich benötige, die jedoch keine sofortige Aktion erfordern, sollte sie am Ende des Tages oder am Ende der Woche, wenn ich beschäftigt bin, in den entsprechenden Ordner verschoben werden. Wenn ich befürchte, ich werde vergessen, darauf zu reagieren, weil es nicht sofort im Posteingang sichtbar ist, kann ich zur Erinnerung ein Kalenderelement erstellen. Die E-Mail muss in einem Ordner abgelegt werden. Keine Ausnahmen.

Regel 4. Freitagnachmittag gebe ich mir 10 bis 20 Minuten Zeit, um alles im Posteingang zu sortieren und möglicherweise auf die Elemente zu reagieren, für die keine lange Antwort erforderlich ist. Wenn ich das Büro verlasse, sollte ich in der Lage sein, ein oder zwei Zentimeter weißen Raum am unteren Rand zu sehen (Raum, der am Wochenende wieder aufgefüllt werden kann).

Regel 5. Archivieren Sie es nach einem Jahr oder werfen Sie es ein. Ich neige dazu, E-Mail-Daten etwa ein Jahr lang aufzubewahren und alles andere zu archivieren. Dies ist äußerst einfach, wenn Ihre Informationen nach Monat und Jahr in Ordnern sortiert werden.

Eine andere Organisationsmethode, die zu Zeiten der Papierkram bekannt wurde, ist die Erstellung von 31 Ordnern mit numerischer Bezeichnung, wobei jede Nummer einem Tag des Monats entspricht. Anstatt eine tägliche Aufgabenliste zu erstellen, sollten Sie Unterlagen und Erinnerungen (und Geburtstagskarten und zu zahlende Rechnungen usw.) in den Ordnern ablegen, die dem entsprechenden Aktionstermin entsprechen. Wenn das Datum eintrifft, öffnen Sie den Ordner und müssen sich nun um das kümmern, was sich darin befindet.

Eine weitere Methode ist die Unterteilung. Wenn Sie ein Projektmanagement-Tool wie Basecamp (kostenlos, 4 Sterne und eine Auswahl der Redaktion) verwenden, müssen Sie niemals E-Mails speichern, die Projekten zugeordnet sind, die in diesem System verwaltet werden. Basecamp erledigt das für Sie. Viele Menschen nutzen die Unterteilung in ihre persönlichen E-Mails, indem sie ein webbasiertes Konto für Listservs und Mailinglisten einrichten und das andere für die Kommunikation mit Freunden und Verwandten reservieren. Warum nicht das gleiche Konzept in der Wirtschaft anwenden?

Befreien Sie sich von E-Mail-Angst

Ich befürworte keineswegs, dass mein System oder das 31-Tage-Ordner-System für alle geeignet ist. Mein System funktioniert für mich, weil ich mich in der Regel daran erinnere, wann etwas passiert ist. Außerdem freue ich mich auf die paar Minuten am Ende jeder Woche, in denen ich meinen Posteingang noch einmal durchführe. Schließlich gibt mir das grundlegende Ziel, immer den Grund meines Posteingangs zu sehen, Trost. Wenn ich sehe, dass Informationen über einen Bildschirm hinaus bluten, stößt dies bei mir auf einen Wendepunkt. Es fühlt sich unerträglich an, als könnte ich nichts finden und würde niemals einen Ausweg finden.

Andere Menschen haben jedoch möglicherweise Bedenken, mehr als ein Dutzend Ordner verwalten oder selbst festgelegte Fristen einhalten zu müssen. Möglicherweise ist es produktiver, wenn Sie Ihre E-Mails in einem einzigen Bildlauffenster anzeigen können. Es ist keine schlechte Idee, Dinge aufzuschreiben, bei denen Sie sich überfordert fühlen. Wenn Sie herausfinden, was Sie in Ihrer E-Mail nicht wollen, können Sie Regeln und Richtlinien erstellen, um dies zu verhindern es.

Unabhängig davon, welches Organisationssystem Sie für sich oder Ihr Unternehmen erstellen, konzentrieren Sie sich auf Lebensgewohnheiten und allgemeine Regeln. Sie müssen nicht jeden Tag perfekt sein. Sie müssen nur ein System entwickeln, das Sie auf dem Laufenden hält.

Take Aways

Die wichtigsten Ideen für diesen Artikel sind:

1. Eine überschaubare Menge an E-Mails erleichtert und verbessert Ihr Arbeitsleben.

2. Konzentrieren Sie sich bei der Entwicklung von Grundsätzen für den Umgang mit E-Mails auf die Lebensgewohnheiten und nicht auf feste Regeln.

3. Legen Sie fest, wie Sie E-Mails täglich, wöchentlich und monatlich verarbeiten und wie oft Sie E-Mail-Daten archivieren.

4. Finden Sie heraus, was Sie von Ihrer E-Mail nicht wollen, und stellen Sie dann Gewohnheiten auf, die dies verhindern.