Video: Inbox Zero! So hast Du jeden Abend einen leeren Posteingang. (Dezember 2024)
E-Mails verursachen schwerwiegende Probleme für unsere Produktivität und für unsere Psyche. Ein überfüllter Posteingang belastet den Geist. Immer wieder darauf zurückzukommen, schafft mehr "Arbeit über Arbeit", wie das Sprichwort sagt, was sehr ineffizient und selten wirklich zentral für die wirkliche Arbeit ist, die wir tun müssen. Wenn dies nach Ihrem Leben klingt, ist es Zeit, diesen Posteingang aufzuräumen.
Meine Methode zur Aufrechterhaltung einer gesunden Beziehung zu E-Mails basiert auf sehr kleinen und konkreten Aktionen, die ich täglich durchführe - lesen Sie meine 11 Tipps zum Verwalten von E-Mails. Mit anderen Worten, die Wartung meines Posteingangs ist keine einmalige Bereinigung. Aber was können Sie tun, wenn Ihr Posteingang so schrecklich ist, dass Sie nicht über die große und unmittelbare Hürde hinausschauen können, zuerst damit umzugehen? In diesem Fall müssen Sie sich hinsetzen und den Posteingang überarbeiten.
Hier ist, wie es geht.
Vergessen Sie, jede Nachricht in Ihrem Posteingang zu verarbeiten. Es wird nicht passieren und es wird keine große Auszahlung geben. Fegen ist besser.
"Kehren" bedeutet, einen ganzen Haufen Unordnung auf einen anderen zu verschieben. Richten Sie einige neue Ordner in Ihrem E-Mail-Programm ein und benennen Sie sie nach Jahr, Quartal oder Monat (außer dem aktuellen Jahr, Quartal oder Monat; erstellen Sie also noch keinen Ordner "2013"), je nachdem, in welchem Zustand Sie sich befinden Posteingang und wie Sie dazu neigen, über Zeit nachzudenken. Beispielsweise könnten Sie diese Ordner erstellen:
- 2010
- 2011
- 2012
Oder Sie haben vielleicht:
- 2012_Q4
- 2013_Q1
- 2013_Q2
Der Grund, warum Sie keinen Ordner für das aktuelle Jahr, Quartal oder Monat erstellen, ist, dass Ihr Posteingang vorerst der "aktuelle" Ordner ist.
Sortieren oder führen Sie als Nächstes eine Suche durch, je nachdem, welches E-Mail-Programm Sie verwenden, um alle Nachrichten eines bestimmten Zeitraums zu isolieren und sie in den entsprechenden Ordner zu verschieben.
Was auch immer in Ihrem Posteingang verbleibt - das sind die Nachrichten, über die Sie sich tatsächlich Gedanken machen können, vielleicht heute, vielleicht morgen, aber wahrscheinlicher, es wird in den nächsten Tagen nach und nach sein. Sie wollen nicht zu viel auf einmal annehmen.
Alle Ihre alten Nachrichten sind noch vorhanden - sie sind nur aus dem Weg. Vielleicht werden Sie eines Tages mit ihnen fertig, aber ich wette, Sie werden es nicht. Das ist eines der schlimmsten Probleme bei E-Mails. Wir glauben, dass wir uns daran machen werden, so viele Nachrichten zu lesen, zu beantworten oder auf andere Weise darauf zu reagieren, aber wir tun es nie. Durch Fegen können Sie sie aus dem Weg räumen, ohne sie tatsächlich loszuwerden. Sie können also weiterhin davon ausgehen, dass Sie eines Tages alle E-Mails von 2012 verarbeiten werden (auch wenn dies wahrscheinlich nicht der Fall ist).
Im Video erfahren Sie, wie Sie in Google Mail fegen können.
Schritt 2. Aufteilen
Der "Sweep" kümmert sich um die Nachricht, die Sie bereits haben, aber er tut nichts für die Nachrichten, die jetzt in jeder Sekunde gesendet werden. Wenn Sie also einen Posteingang haben, der sich nicht erstickt anfühlt, müssen Sie zunächst einige Filter oder andere Methoden zur automatischen Unterteilung erstellen.
Eine Möglichkeit besteht darin, unterschiedliche E-Mail-Konten für unterschiedliche Zwecke und nicht für alle Zwecke zu verwenden. Ich habe tatsächlich vier verschiedene E-Mail-Konten, die ich regelmäßig benutze: eines für geschäftliche Zwecke, eines für die persönliche Kommunikation, eines für Online-Einkäufe (wo ich Quittungen aufbewahre, Pakete nachverfolge, Benachrichtigungen über Bankgeschäfte und elektronische Steuererklärungen erhalte) und eines für das, was ich anrufe. " Müll. " Mein Junk-Account ist eigentlich kein Junk-Account im engeren Sinne. Es ist eine Adresse, unter der ich mich für Newsletter oder neue Onlinedienste anmelde, die ich ausprobieren möchte, die aber letztendlich nicht wichtig sind. Ein anderer Name für diese Art von Inhalten ist Graymail. Es ist nicht ganz Spam, weil Sie es angefordert haben und es irgendwie wollen. Nichts, was geschäftskritisch ist, geht jemals in dieses Junk-Konto. Wenn ich es also mehrere Tage nicht überprüfe, ist es keine große Sache. Ich eröffne auch selten das Junk-Konto oder das Einkaufskonto, während ich auf der Arbeit bin, so dass es nicht einmal in Sichtweite ist, mich in Versuchung zu führen.
Eine zweite Möglichkeit, den gleichen Effekt zu erzielen, sind Ordner und die automatische Sortierung. Dies ist eine besonders hilfreiche Methode zum Verwalten von Newslettern und täglichen Angeboten. Outlook.com ist in dieser Hinsicht ziemlich ausgefeilt, und Google Mail ist auch ziemlich gut darin.
Unabhängig davon, ob Sie Filter und Ordner einrichten oder Newsletter und Einkaufsbelege an eine andere E-Mail-Adresse senden, dauert dieser Schritt einige Zeit. Sie benötigen wahrscheinlich 30 Minuten bis eine Stunde, um eine grundlegende Methode zur Unterteilung einzurichten.
Schritt 3. Löschen
Hoffentlich ist das, was in Ihrem Posteingang noch übrig ist, nur ein Bruchteil dessen, was vorher da war. Als nächstes würde ich versuchen, alles zu löschen, was einfach nicht wichtig ist. Dieser Schritt kann eine Weile dauern, aber ich würde nicht zu viel Zeit damit verschwenden.
Scannen Sie die Nachrichten in Ihrem Posteingang. Wenn Sie auf einer Nachricht landen, die Sie löschen möchten, sortieren Sie den Posteingang nach Absender und prüfen Sie, ob andere Nachrichten von derselben Person zu löschen sind. Oft bekomme ich mehrere Follow-up-E-Mails von einer Person, die dasselbe sagen, und sie sollten alle im Hackklotz sein.
Löschen Sie so viel wie möglich, ohne in den Inhalt einer Nachricht verwickelt zu werden. Wenn Sie sich bei einer Nachricht nicht sicher sind, lassen Sie sie zunächst in Ruhe.
Das Löschen ist mir wichtig, weil es das Loslassen darstellt. Wenn eine Nachricht nicht wichtig ist und keine kritischen Informationen enthält, ist das Löschen ein Zeichen dafür, dass ich nie wieder darüber nachdenken muss. Es befreit mich mental von der Verpflichtung, die die E-Mail darstellt.
Möglicherweise möchten Sie auch einen Ordner mit dem Namen "Later" (Später) erstellen, in dem Sie Nachrichten ablegen, die nicht wirklich wichtig sind, zu denen Sie jedoch noch eine gewisse psychologische Bindung haben. Mit diesen Nachrichten möchten Sie sich "später" befassen. Nach meiner Erfahrung sind "spätere" Nachrichten normalerweise Müll, den ich noch nicht loslassen wollte.
Ein fantastischer Service namens SaneBox (6 US-Dollar pro Monat) scannt Ihren Posteingang und verschiebt unwichtige E-Mails automatisch in einen neuen Ordner namens "@SaneLater". Beim Testen von SaneBox stellte ich fest, dass es eine unglaubliche Arbeit geleistet hat, um herauszufinden, was wichtig und nicht wichtig ist.
Schritt 4. Entwickeln Sie ein System, verwandeln Sie es in Gewohnheiten
Mit einem übersichtlichen Posteingang und einer grundlegenden Struktur zum Ablegen von E-Mails benötigen Sie jetzt ein System zum Ablegen Ihrer E-Mails - über die Grundregel „E-Mails mit Bezug zu Artikeln vom Juni 2013 werden in den Ordner 1306_JUN verschoben“ hinaus, aber wann werden Sie sie ablegen die dort? Wie oft wirst du sie durchsehen? Was werden Sie mit den Nachrichten tun, bevor Sie sie ablegen?
Dieser Schritt ist der schwierigste, da Sie aufgefordert werden, Regeln zu erstellen und Gewohnheiten zu entwickeln, um diese langfristig einzuhalten. Die Regeln, die Sie erstellen, sollten explizit sein. Sie sollten in der Lage sein, sie zu artikulieren. Aber sie müssen nicht perfekt oder absolut sein. Es ist in Ordnung, wenn Sie von Zeit zu Zeit von ihnen abweichen. Sie möchten ein System, das Ihnen hier und da einen schlechten Tag verzeiht und das es Ihnen ermöglicht, einfach zurückzukommen, wenn Sie ausrutschen.
Hier sind einige meiner Regeln für die Verarbeitung von E-Mails, um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, wie Regeln ablaufen.
Schnell löschen. Wenn eine E-Mail keine Aktion erfordert, einschließlich des erneuten Lesens oder Archivierens als Referenz, werfe ich sie sofort weg. Ich pflege das schnelle Löschen von Nachrichten zu einer Gewohnheit, indem ich Nachrichten jeden Morgen als Erstes lösche. Wenn ich an meinem Schreibtisch ankomme, lösche ich so viele Nachrichten, wie ich auf einen Schlag für richtig halte. Normalerweise sind es ungefähr 60 Prozent meiner neuen ungelesenen Nachrichten.
Reagieren Sie sofort auf wichtige Nachrichten oder bewahren Sie sie im Posteingang auf. Wenn eine E-Mail kritisch ist - was bedeutet, dass sie unmittelbar bevorsteht oder ein gründliches Lesen und möglicherweise eine Antwort erfordert -, bearbeite ich sie sofort oder lasse sie so lange im Posteingang, bis ich sie beantworte, in der Regel innerhalb von ein oder zwei Tagen. Es kann bis zu einem Monat im Posteingang verbleiben. Nach einem Monat muss ich darauf reagieren. Das ist die Frist.
Datei bis zum Ende des Tages. Wenn eine Nachricht Informationen enthält, die ich benötige, die jedoch keine sofortige Aktion erfordern, sollte sie am Ende des Tages oder am Ende der Woche, wenn ich sehr beschäftigt bin, in einen entsprechenden Ordner verschoben (oder lokal auf meinem Desktop gespeichert) werden.
Reinigen Sie den Posteingang Freitag Nachmittag. Freitagnachmittag gebe ich mir 10 bis 20 Minuten Zeit, um alles im Posteingang zu sortieren und möglicherweise auf die Dinge einzuwirken, die keine lange Antwort erfordern. Wenn ich das Büro verlasse, sollte ich in der Lage sein, ein oder zwei Zentimeter weißen Raum am unteren Rand zu sehen (Raum, der am Wochenende wieder aufgefüllt werden kann).
Siehe unten im Posteingang. Diese Regel ist die Regel, nach der ich von Grund auf lebe: Immer den unteren Rand des Posteingangs sehen. Im Gegensatz zu Posteingang Null möchte ich nicht mehr Posteingangsnachrichten haben, als ich auf dem Bildschirm sehen kann. Es ist einfach. Es ist nachsichtig. Es ist flexibel. Es ist ein vernünftiges und erreichbares Ziel. Und es braucht nicht viel, um diese Regel konsequent zu befolgen. Es hat sich als Gewohnheit herausgestellt, dass es ein unbewusstes Ziel wurde, als ich anfing, den Grund meines Posteingangs zu sehen.
Eine langfristige Lösung für die Verwaltung von E-Mails
Jede Organisation läuft wirklich auf Regeln hinaus, und der Dreh- und Angelpunkt, der Regeln zusammenhält, sind Gewohnheiten. Gewohnheiten sind, wie Sie die Regeln tun. Wenn in der Regel der E-Mail-Papierkorb am Ende des Tages leer ist, wird immer mit der rechten Maustaste geklickt, um den Papierkorb zu löschen, bevor Sie das E-Mail-Programm beenden (oder Sie richten Ihr E-Mail-Programm so ein, dass der Papierkorb beim Beenden automatisch gelöscht wird). Wenn die Regel lautet, eine E-Mail von Ihrem Chef immer bis zum Ende des Tages zu beantworten, werden Nachrichten von Ihrem Chef möglicherweise automatisch in einen speziellen Ordner sortiert und dieser Ordner wird jeden Tag um 16:00 Uhr überprüft
Bei der effizienten Verwaltung von E-Mails geht es um das von Ihnen verwendete System und nicht um die von Ihnen verwendete Software. Apps, Funktionen und Plug-Ins können Ihnen helfen, bestimmte Probleme mit E-Mails zu lösen. Wenn sie jedoch nicht durch ein umfassenderes Regelwerk oder eine Methode zum Erlernen von Gewohnheiten abgedeckt sind, werden sie sich auf lange Sicht nicht auszahlen.
