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Brooke Zimet weiß aus erster Hand, wie es ist, das Ausfüllen von Arbeitsschutzformularen durcheinander zu bringen. Heute ist Zimet eine von der Society for Human Resource Management (SHRM) zertifizierte Senior Professional Human Resources (HR) -Beraterin und Inhaberin von TalentShip LLC in Portland, Ore. Bei ihrer ersten Tätigkeit als HR-Assistentin wurde ihr Arbeitgeber jedoch mit einer Geldstrafe belegt, weil Zimet keine Erfahrung hatte Es wurde nicht gelehrt, wie die Aufzeichnungen der Arbeitsschutzbehörde (OSHA) ordnungsgemäß ausgefüllt werden, wenn Arbeitnehmer bei der Arbeit krank oder verletzt wurden. Ein Überraschungsaudit der OSHA-Inspektoren deckte ihre Fehler auf. "Wenn es noch nie passiert ist, gibt es so viel, dass Sie nicht wissen, dass Sie es wissen müssen", sagte Zimet.
Ab 2017 wird es für Unternehmen noch wichtiger sein, die Sicherheit am Arbeitsplatz richtig zu dokumentieren. Zu diesem Zeitpunkt tritt eine neue OSHA-Verordnung in Kraft, nach der rund 750.000 Arbeitgeber jährlich Kranken- und Verletzungsberichte der Arbeitnehmer elektronisch an die Agentur übermitteln müssen, die die Daten auf ihrer Website veröffentlicht.
Es sollte für Arbeitgeber nicht zu schwierig sein, sich daran zu halten. Wie ich jedoch von Technologieanbietern und Branchenkennern erfahren habe, können sich Unternehmen nicht ausschließlich auf HR-Software verlassen. Und Fehler zu machen - oder sogar zu gründlich zu sein - könnte zurückkommen, um dich zu beißen.
HR Tech Vendors Mulling-Software-Updates
Die neue OSHA-Verordnung, die Anfang Mai abgeschlossen wurde, betrifft US-Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten sowie Unternehmen mit 20 oder mehr Beschäftigten in mehreren Dutzend Hochrisikobranchen, darunter Baugewerbe, Lebensmittelgeschäfte, Fertigungsbetriebe und Pflegeheime.
Im Rahmen der neuen Anforderung wird die OSHA Daten zur Arbeitssicherheit auf ihrer Website veröffentlichen, in der Erwartung, dass "die Offenlegung von Daten zu Arbeitsunfällen Arbeitgeber dazu ermutigen wird, ihre Bemühungen zur Verhütung arbeitsbedingter Verletzungen und Krankheiten zu verstärken", heißt es in einer Erklärung der Behörde. Die neue Regel weist die Arbeitgeber an, die Arbeitnehmer darüber zu informieren, wie sie Verletzungen melden können, und hindert sie daran, sich dafür an den Arbeitnehmern zu rächen.
Nachdem OSHA die aktualisierten Vorschriften veröffentlicht hatte, habe ich mich bei mehr als einem halben Dutzend Technologieanbietern gemeldet, darunter Lieferanten von lokalem und Cloud-basiertem Personalmanagement sowie Zeiterfassungssoftware. Ich wollte wissen, ob sie Updates planen, um Kunden bei der Einhaltung zu unterstützen.
Ich habe verschiedene Antworten erhalten. Laut einem Sprecher des Lohnverarbeitungskonzerns arbeitet ADP daran, die Funktionen zu erweitern. Laut einem Sprecher von SAP SuccessFactors Perform and Reward kann das Modul "Employee Central Time & Attendance" des Unternehmens so konfiguriert werden, dass Abwesenheiten, einschließlich arbeitsbedingter Erkrankungen und Verletzungen, nach Typ erfasst und kompiliert werden. Die Benutzer müssen die Daten jedoch in ein von der OSHA akzeptiertes elektronisches Format herunterladen, um sie an die Agentur zu übermitteln.
Andere HR-Tech-Anbieter überlegen immer noch, was sie tun werden. Jonathan Rejholec, Senior Product Manager bei BambooHR, möchte wissen, ob Kunden dies für wichtig halten, bevor sie Maßnahmen ergreifen. Ultimate Software geht ebenfalls abwartend vor, bevor entschieden wird, ob der UltiPro-Personalverwaltungsservice aktualisiert werden soll oder nicht. Kronos prüft dies für sein Kronos SaaShr-Produkt. PlanSource, das in erster Linie Verwaltungssoftware für Zusatzleistungen anbietet, spricht mit den Technologieanbietern, mit denen es in anderen HR-Funktionen zusammenarbeitet, um herauszufinden, wie die Situation am besten gelöst werden kann. Nir Leibovich, CEO von GoCo, einem Start-up mit einer auf Freemium basierenden HR-Plattform, die mit Zenefits konkurriert, versucht abzuschätzen, wie viele seiner Kunden von der Regulierung betroffen wären. GoCo-Kunden haben in der Regel fünf bis 300 Mitarbeiter, und Leibovich gab an, dass er keine Daten darüber finden konnte, wie viele Unternehmen dieser Größe unter die Bezeichnung der OSHA für die Hochrisikobranche fallen.
Der Autor und Redner für Wirtschaft und Technologie, Phil Simon, sagt, dass Hersteller von HR-Software die Funktion hinzufügen werden, wenn sie als legitime Konkurrenten von Unternehmen wie ADP, Oracle, Workday und anderen großen Unternehmen der Branche angesehen werden möchten. Auf der anderen Seite: "Ich bin mir sicher, dass es viele Unternehmen geben wird, die dies in einer Tabelle festhalten oder nicht wissen, dass ihre HR - Technik dies kann", sagte Simon, der zuvor für den HR - Technik - Anbieter Lawson Software (jetzt) gearbeitet hat Teil von Infor).
Bereinigen Sie Daten, erhalten Sie Schulungen und andere Möglichkeiten zur Vorbereitung
Arbeitgeber sind nicht völlig untergegangen, wenn der HR-Tech-Anbieter, von dem sie kaufen, seine Software nicht aktualisiert, um die neue elektronische Berichtsregel zu erfüllen. Ähnlich wie bei SAP SuccessFactors Perform and Reward generieren viele ERP- und HR-Software- und Managementsysteme bereits Abwesenheitsberichte. Von dort aus müssen Unternehmen den zusätzlichen Schritt unternehmen, die relevanten Daten aus dem System in eine von der OSHA akzeptierte Form zu extrahieren.
Bevor Unternehmen Daten übermitteln können, müssen sie sicherstellen, dass sie sauber sind. Es könnte schwieriger sein, an diesen Punkt zu gelangen, als es sich anhört. In einigen Organisationen füllt ein Vorgesetzter oder Manager in der Fabrikhalle bei Verletzungen eines Arbeitnehmers einen Vorfallbericht aus oder wartet, bis die Personalabteilung ihnen mitteilt, was zu tun ist. Dies kann dazu führen, dass Formulare manchmal nicht richtig ausgefüllt oder unvollständig sind. "Meiner Erfahrung nach funktioniert das System zu fünfundneunzig Prozent nicht richtig, weil jemand nicht auf die Datenqualität geachtet hat", sagte Simon.
Damit dies in Zukunft nicht passiert, können Unternehmen Mitarbeiter, die routinemäßig Sicherheitsformulare ausfüllen, entsprechend schulen. Staatliche Arbeitsschutzbehörden wie die Oregon OSHA bieten Online-Kurse an. Ebenso die OSHA über die OSHA Training Institute Education Centers, ein nationales Netzwerk von gemeinnützigen Organisationen, die von der Agentur autorisierte Kurse anbieten.
Laut Zimet müssen Unternehmen auch vorsichtig mit der Menge an Informationen umgehen, die sie teilen. Vor dem Wechsel haben sich die Arbeitgeber vorsichtshalber geirrt und zu viel berichtet. "Aber wenn Sie das jetzt tun", warnte sie, "könnten Sie bestraft werden. Sie möchten nicht viele Zwischenfälle und Unfälle haben, da dies eine Inspektion auslöst."
Wenn kleine Unternehmen größere Wettbewerber haben, die die neuen Vorschriften einhalten müssen, könnten laut Zimet weitere Untersuchungen der OSHA in ihrer Branche eingeleitet werden. "Also müssen die kleinen Jungs auch konform bleiben", sagte sie.
Zimet arbeitete als Angestellter (oder als Vertragsbediensteter) für mehrere Unternehmen im Gesundheitswesen und in der frühkindlichen Bildung. Zwei Branchen Die OSHA betrachtet ein hohes Risiko für Erkrankungen und Verletzungen am Arbeitsplatz und inspiziert daher häufiger. Sie schätzt, dass sie im Laufe der Jahre mindestens acht Inspektionen durchlaufen hat. Wenn die neue Online-Berichtsregel eine OSHA-Prüfung auslöst, schlägt sie Unternehmen vor, eine Checkliste zu erstellen, auf die sich die Protokollführer beziehen können. Die Checkliste sollte Anweisungen dazu enthalten, wo Daten gespeichert werden, und Fragen, die OSHA bei Audits häufig stellt. "Dies könnte so einfach sein, wie einen Sicherheitsbereich in einem Firmen-Intranet zu haben oder ein Wiki zu erstellen", sagte sie. "So viele Unternehmen haben diese Dinge in Bindemitteln veraltet.
