Ordnung schaffen: Tipps für bessere Dateinamen

Wie Sie und Ihre Mitarbeiter Ihre Dateien benennen, ist ebenso wichtig wie die Benennung Ihrer Ordner. Wenn Sie dies von Anfang an intelligent, systematisch und logisch tun, ist Ihr Unternehmen auf Erfolg, langfristiges Wachstum und Stabilität ausgerichtet.

Viele Unternehmen, die einen neuen Organisationsschub in Betracht ziehen, haben wahrscheinlich einen enormen Rückstand an alten Dateien, die sie nicht umbenennen möchten (zumindest nicht sofort). Das ist okay. Du musst irgendwann anfangen.

In vielen Fällen ist es sinnvoll, ein neues System zu implementieren, wenn Sie ein neues Projekt, ein neues Team, ein neues Geschäftsquartal oder ein neues Jahr beginnen - ganz gleich, welche wichtigen Meilensteine ​​Ihr Unternehmen hat. Es ist sinnvoll, von einem bestimmten Zeitpunkt an zu beginnen, zum Teil aufgrund der Art und Weise, wie Sie mit den unorganisierten Archiven umgehen. In einem Jahr können Sie mühelos alle aktuellen Informationen finden und verwalten, die Sie benötigen. Ältere Elemente, die älter sind als Ihr neues System, können Sie jedoch nicht so einfach finden. Ich gebe Ihnen ein paar Tricks, wie Sie mit diesen Archiven umgehen können, ohne Monate (oder die Jugend eines Praktikanten) damit zu verbringen, sie alle umzubenennen.

Dateinamen

Wie bei Ordnern müssen Dateinamen wie folgt lauten:

• einzigartig

• zeigt an, was die Datei enthält

• in Übereinstimmung mit der Einstellung Ihres Unternehmens zu Informationen

• Scannbar (mit dem menschlichen Auge), je nachdem, wie Sie und Ihre Mitarbeiter Informationen finden

• natürlich alphabetisch geordnet

• konsistent!

Einzigartig. Es ist unbedingt erforderlich, dass Dateinamen eindeutig sind, insbesondere wenn Sie in einer kollaborativen Umgebung arbeiten und vor allem, wenn Sie häufig Dateien auf einen Server kopieren. Wenn Sie kein System zur eindeutigen Beibehaltung von Dateinamen haben, besteht die Gefahr, dass diese überschrieben werden und alle Ihre Daten verloren gehen. In kollaborativen Umgebungen ist es üblich, Dateien absichtlich zu überschreiben. Wenn Sie, wie ich, an der Popup-Warnung ("Sind Sie sicher, dass Sie die vorhandene Datei durch die neuere ersetzen möchten?") Interessiert sind, hindert nichts Sie daran, die falsche Datei zu überschreiben, wenn dies der Fall ist der selbe Name.

Nehmen wir zum Beispiel an, ich habe eine neue Rechnung von Gray's Electronics mit dem Namen Greys-invoice.pdf vom gestrigen Tag. Ich kann es auf dem Server im Ordner "Rechnungen" ablegen und eine Warnung erhalten, dass eine Datei mit diesem Namen bereits vorhanden ist. Ich könnte auch annehmen, dass die Rechnung seit dem gestrigen Eingang von jemand anderem dort abgelegt wurde - aber ich habe diese Rechnung gerade von der Buchhaltungsabteilung signieren lassen, daher muss meine die neueste sein, sodass ich die alte überschreiben werde. Das Ganze zerfällt, als mich später an diesem Tag jemand bittet, die vorherige Rechnung von Gray zu ziehen, wissen Sie, die von vor zwei Monaten… die mit dem gleichen Dateinamen, die jetzt weg ist.

Indikativ. Es scheint dumm zu sein, zu behaupten, dass Dateinamen angeben sollten, was sie enthalten, aber ich habe gesehen, dass es oft schief gegangen ist. Viele Leute gehen davon aus, dass der Ordner beim Verschachteln eines Ordners den größeren Kategorienamen berücksichtigt. Sie gehen fälschlicherweise davon aus, dass der für sie relevanteste Inhalt einer Datei auch für alle anderen Personen offensichtlich ist, die auf die Datei zugreifen müssen. Nehmen wir noch einmal das Rechnungsbeispiel. Angenommen, die Buchhaltungsabteilung findet Rechnungen auf drei Arten: Rechnungsnummer, Steuernummer und den Geschäftsmonat, in dem sie bezahlt wurden. Die Buchhaltung kümmert sich nicht darum, dass es "Gray's Rechnung" ist.

Ich persönlich benutze zwei Hauptidentifikatoren für alle meine Dateien: numerische Daten und Codes. Zuhause blogge ich mehrmals im Monat. Alle Textdateien und Fotos, die ich in meinem Blog verwende, sind mit einem vierstelligen Datum (YR MO) und dem Klassifikator "bg" für "blog" klassifiziert. Ein Foto eines Marktes in Montreal, das während einer Reise im September 2010 aufgenommen wurde, heißt 1009bg_montreal_market.jpg. Die vierstelligen Zahlen funktionieren für meine Blog-Dateien, da ich durchschnittlich nur vier oder fünf Beiträge pro Monat schreibe.

Manchmal habe ich jedoch Dutzende von Fotos aus einem bestimmten Monat. In diesem Fall codiere ich sie entweder mit einer sechsstelligen Zahl, wobei der Tag am Ende angefügt wird, oder ich kürze einen anderen Bezeichner ab, um Zeichen zu speichern, damit ich den Dateinamen aussagekräftigeren Text hinzufügen kann. Zum Beispiel:

• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers01.jpg

• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers02.jpg

Ich weiß, bevor ich die Dateien öffne, dass dies beide Fotos von Paprika sind, die ich in meinem Blog (bg) gepostet habe, aufgenommen im September 2010 (1009) in Montreal (mnrl) auf dem Markt (mrkt).

Ein weiterer Trick, wenn Sie viel reisen, verwenden Sie den Flughafencode, um den Ort zu kennzeichnen: YUL für Montreal, LAX für Los Angeles, LHR oder LGW für London und so weiter.

Im Einklang mit dem Business Thought Process. Wie Sie vielleicht anhand des obigen Beispiels erraten haben, weiß ich, dass ich mich darauf verlassen kann, dass ich Informationen nach Datum abrufen kann. Um zu entscheiden, wie Ihre Namenskonventionen funktionieren, müssen Sie wissen, wie sich Ihr Unternehmen Informationen merkt. Datteln schlagen aber auch zwei Fliegen mit einer Klappe. Sie codieren die Datei für den Zeitpunkt, an dem sie aufgetreten ist oder von Bedeutung war, und bringen Sie auf halbem Weg dazu, eindeutige Namen zu haben. Ich werde nie versehentlich Bilder von meiner Montreal-Reise aus dem Jahr 2006 öffnen, wenn ich wirklich diejenigen aus dem Jahr 2010 haben möchte, auch wenn ich beide Male Fotos auf Märkten geschossen habe.

Ich empfehle auf jeden Fall, ein Datum in Ihre Dateinamen aufzunehmen. Die einzige wirkliche Frage ist, welches Datum für Ihr Unternehmen am nützlichsten ist. Das Datum, an dem eine Rechnung gesendet oder verarbeitet wurde, das Datum, an dem die Arbeit abgeschlossen wurde, oder der Zeitpunkt, an dem der Vertrag unterzeichnet wurde? Unternehmer, Teamleiter und Abteilungsleiter sollten den letzten Anruf tätigen, aber mit den Leuten sprechen, die zuerst die alltäglichste Arbeit erledigen. Sie sind diejenigen, die wissen, was wirklich Sinn macht.

Scanbar. Wenn Sie einen Ordner öffnen, möchten Sie dessen Inhalt sofort erfahren, ohne Dateien zu öffnen oder in Miniaturansichten zu blinzeln. Das Erarbeiten der richtigen Dateinamenskonvention umfasst das Ermitteln der wichtigsten Informationen in jedem Dokument. Ich zucke zusammen, wenn ich einen Computer mit der Datei resume.doc sehe. Um welchen Lebenslauf handelt es sich? Wann wurde es aktualisiert? Ist es eine lange oder eine kurze Version? Wohin wird es geschickt? 1102_CV_marketing_digital.doc ist möglicherweise der Lebenslauf, der Ihre Erfahrung mit digitalem Marketing hervorhebt, während 1102_CV_short.doc der allgemeine berufliche Lebenslauf ist, den Sie aktualisieren möchten, wenn Sie sich an einer juristischen Fakultät bewerben.

Denken Sie nur daran, wie viel produktiver Sie und Ihre Kollegen sein könnten, Sie wussten mit hoher Sicherheit, was jede Datei enthielt, bevor Sie sie öffneten.

Natürlich bestellt. Ein weiterer Grund, warum ich gerne Datumsangaben als Bezeichner verwende, ist, dass alles in chronologischer Reihenfolge abläuft, wenn der Ordner Dateien nach Namen sortiert, was normalerweise die Standardeinstellung ist. Wenn Sie nach dem tatsächlichen Dateidatum sortieren, sehen Sie nur, wann die Dateien zuletzt aktualisiert wurden, und dies ist wahrscheinlich nicht das Wichtigste, was Sie wissen möchten oder müssen. Wenn Sie das YR MO DA immer an den Anfang des Dateinamens setzen, haben Sie immer eine Bestellung.

Konsistenz. Zuvor habe ich die Analogie gezogen, dass es so ist, als würde man in Form bleiben. Veränderung geschieht nicht über Nacht. Belohnungen kommen auf lange Sicht, nicht auf kurze Sicht. Sie müssen Änderungen vornehmen, die für Sie richtig sind und von Dauer sind, anstatt auf eine Modediät zu setzen. Wenn Sie das Gefühl haben, eine Lösung gefunden zu haben, mit der Sie leben können, bleiben Sie dabei!

Intelligent mit Archiven oder älteren Dateien umgehen

Niemand erwartet von Ihnen, dass Sie Ihr gesamtes Datenarchiv neu organisieren und umbenennen. Es ist keine wertvolle Art, seine Zeit zu verbringen, und es ist lächerlich zu glauben, man könnte es sogar schaffen. Was sollten Sie also mit all den unorganisierten Dateien und Ordnern aus der Vergangenheit tun?

Das gleichzeitige Denken an alle Ihre Dateien ist nicht verwaltbar. Deshalb sind sie unorganisiert! Der einfachste Weg, Ihre Archive in Angriff zu nehmen, besteht darin, sich zwei Gruppen vorzustellen: alte und wirklich alte. Wie du alt und wirklich alt definierst, liegt bei dir.

"Wirklich alt" bedeutet für mich, dass ich zu mehr als 99 Prozent sicher bin, dass ich nie wieder auf die Datei zugreifen werde - aber es könnte passieren. "Wirklich altes" Zeug muss für mich auch mindestens drei Jahre alt sein. Dateien, die diese beiden Kriterien erfüllen, können auf Datenträger archiviert werden.

Normalerweise bezieht sich "alt" auf Dateien, an denen ich vor ein oder drei Jahren gearbeitet habe. Diese verbleiben auf meiner Festplatte oder auf meinem Server, auf die ich bei Bedarf zugreifen kann, sie werden jedoch in Jahresordnern abgelegt. Ich habe Ordner mit den Bezeichnungen "2010", "2009" und "2008."

Wenn Sie ältere Inhalte nach Jahr in Ordnern ablegen, können Sie einen Frühjahrsputz durchführen. Haben Sie jemals versucht, Ihren Schrank gründlich zu reinigen, ohne ihn zu entleeren? Es funktioniert nicht Um sich zu organisieren, braucht man einen Neuanfang. Indem Sie alle Ihre Dateien nach Jahr in Ordner verschieben, erhalten Sie einen sauberen Start, ohne alles zu entfernen, was Sie tatsächlich benötigen. Sie müssen ein sauberes und ordentliches Fenster sehen, bevor Sie sich organisieren können!

Was machen Sie mit einer Datei, die mehrere Jahre umfasst? Stecken Sie es in den Ordner des letzten Jahres. Hast du letztes Jahr daran gearbeitet? Dann sollte es in den letztjährigen Ordnern sein. Wenn Sie sich Sorgen machen, dass Sie es nicht finden können, warum? Ihre Dateien sind schon ein Chaos! Sie müssen wahrscheinlich sowieso nach der Datei suchen. Was macht es also, wenn sie in einem weiteren Ordner verschachtelt ist?

Take Aways

Die wichtigen Punkte zum Mitnehmen aus diesem Artikel sind:

1. Die in Ihrem Unternehmen verwendete Dateinamenskonvention muss von allen Mitarbeitern der Organisation verstanden werden.

2. Konventionen zur Benennung von Dateien sollen Menschen dabei helfen, Informationen schnell zu finden, indem sie Namen scannen oder nach Datumsangaben oder anderen Bezeichnern im Namen suchen.

3. Dateien, die "natürlich geordnet" sind, lassen sich einfacher scannen und sortieren.

4. Befolgen Sie die Namenskonventionen.

5. Vermeiden Sie ein umfangreiches Überholungsprojekt, indem Sie einfach ältere Daten nach Jahr archivieren.