Ordnung schaffen: Intelligenter Datenaustausch

Kommunikation ist das Lebenselixier eines jeden Unternehmens. Trotzdem übersehen zu viele Führungskräfte, die sich den täglichen Herausforderungen stellen, die Notwendigkeit, den Mitarbeitern praktische Möglichkeiten zum Informationsaustausch zu bieten.

Was ich unter "Weitergeben von Informationen" verstehe, sind mündliche Kommunikation, schriftliche Dokumentation, Wartung eines Servers, Schreiben von E-Mails und mehr. Für den Zweck dieses Artikels werde ich mich auf elektronische Dokumente konzentrieren, es ist jedoch äußerst wichtig zu berücksichtigen, wie der Informationsaustausch im gesamten Unternehmen und auf allen Ebenen erfolgt.

Die Wichtigkeit des Teilens

Warum ist das Teilen von Informationen wichtig? Je besser Ihr Informationsaustausch ist, desto effektiver arbeitet Ihr Unternehmen. Indem Sie den Mitarbeitern die Informationen geben, die sie für einen erfolgreichen Job benötigen, und die sie besser machen, steigern Sie auch ihre Arbeitszufriedenheit.

Wenn Informationen nicht gut ausgetauscht werden, arbeiten Unternehmen weniger effizient und verschwenden Geld. Jedes Mal, wenn ein neuer Mitarbeiter in das Team aufgenommen wird - ob als ständiger Vertreter, Aushilfskraft (Behinderung, Mutterschaftsurlaub, Sabbatjahr) oder in einer neuen Rolle -, muss dieser Mitarbeiter eine Menge über seine oder ihre berufliche Funktion lernen und darüber, wie das Geschäft funktioniert. Wenn Mitarbeiter Informationen gut austauschen, lernen neue Teammitglieder schneller, was sie wissen müssen. Und was sie wirklich wissen müssen, ist, wie und wo sie Informationen finden, anstatt spezifische Antworten auf Fragen. Es ist das Prinzip, einem Mann das Fischen beizubringen.

Eine der teuersten Kosten in einem Unternehmen ist die Einstellung von Arbeitskräften, da die Einarbeitung neuer Mitarbeiter viel Zeit in Anspruch nimmt. Je schneller Mitarbeiter herausfinden, wie sie ihre eigenen Fragen beantworten können, desto eher können sie einen wichtigen Beitrag zu Ihrem Unternehmensergebnis leisten. Ihr Ziel bei der Verbesserung des Informationsaustauschs im gesamten Unternehmen ist es, den Menschen die Lösung ihrer eigenen Probleme zu erleichtern. Ein weiteres Ziel ist es, die Häufigkeit zu minimieren, mit der Menschen dieselben Fehler wiederholen. Stellen Sie sich vor, wie viel reibungsloser und profitabler Ihr Unternehmen arbeiten könnte, wenn Sie diese Kosten minimieren würden.

Arten von Informationen, die Mitarbeiter teilen

Betrachten wir einige bestimmte Arten von Informationen, die gemeinsam genutzt werden sollten: Verfahrensdokumentation, Mitarbeiterorganisationsdiagramme, Arbeitsablaufdiagramme, Mitarbeiterkontaktinformationen, Kundenkontaktinformationen und Personalformulare. Höchstwahrscheinlich hat Ihr Unternehmen Personalformulare für alle Mitarbeiter leicht zugänglich gemacht - normalerweise, weil das Gesetz dies vorschreibt. Wenn es um all diese anderen Dokumente geht, sind sie wahrscheinlich veraltet oder existieren überhaupt nicht.

Stattdessen werden viele der Informationen, die aufgeschrieben werden sollten, in einem Kopf gespeichert, und das ist aus mehreren Gründen problematisch. Für den Anfang sollte eine Person niemals der alleinige Verwalter geschäftskritischer Informationen sein. Es ist einfach zu riskant. Wenn diese Person krank wird, die Organisation verlässt oder andere Personen oder Praktiken in der Organisation ablehnt, kann dies das Geschäft um Jahre zurückwerfen! Zweitens kann niemand dazu beitragen, wenn Informationen eher im Kopf als an einem sichtbaren Ort gespeichert werden. Drittens sind sich andere Personen, die die Informationen benötigen, nie sicher, ob sie die aktuellste Version haben. Die Gründe gehen weiter und weiter.

Einer der erstaunlichsten Vorteile der Einsteiger ist, dass sie wissen, wie man nach Dingen sucht. Wenn sie etwas wissen müssen (z. B. Formeln in Excel schreiben) und die zur Beschreibung verwendeten Grundbegriffe (z. B. Summe, Produkt, verknüpfte Kalkulationstabellen) herausfinden können, können sie die Antwort online finden.

Allzu oft sind Unternehmen nicht darauf ausgelegt, diese Art der Selbstversorgung zu unterstützen. Am Arbeitsplatz können Sie die Antwort nicht immer nachschlagen. Manchmal muss man Leute jagen und die benötigten Informationen aus ihnen herausschütteln, wie ich im vorherigen Abschnitt erwähnt habe. Die Antworten werden nicht an einem durchsuchbaren Ort gespeichert. Aber sie sollten sein!

Menschen zum Teilen bewegen

Wenn Sie diesen Artikel lesen und denken: "Mein Geschäft ist im Unkraut. W wird nie die Zeit oder die Ressourcen haben, um diese Art von Backlog-Arbeit zu erledigen", fürchten Sie sich nicht. So zerlegen Sie es in ein in vier Schritten zu verwaltendes Projekt.

1. Erklären Sie die Wichtigkeit des Teilens. Erklären Sie den Mitarbeitern Ihrer Organisation in einem 15-minütigen Meeting ganz offen, warum es wichtig ist, Dokumente gemeinsam zu nutzen.

2. Planen Sie einen halben Tag für das Dokumentationsprojekt ein. Kaufen Sie sich ein Mittagessen, wenn Sie den Deal versüßen müssen.

3. Wenn Ihr Unternehmen in Teams organisiert ist, sollte sich jedes Team treffen, um zu besprechen, welche Dokumente es zusammenstellen oder aktualisieren muss. Sie können auch anhand des Wissens, das nur im Kopf einer Person vorhanden ist, priorisieren, welche Dokumente am wichtigsten sind.

4. Während des halbtägigen Projekts ist jede Person für nur ein Dokument verantwortlich. Für komplizierte Prozesse können zwei oder mehr Personen verantwortlich sein. Ziel des Projekts ist es, die Dokumente zu erstellen, die das Unternehmen benötigt - und nicht jeden Tag vollständig zu erledigen.

Am Ende des halbtägigen Projekts sollten die Teammitglieder (oder die gesamte Organisation, falls Ihr Unternehmen klein ist) miteinander teilen, was sie erstellt haben und wie weit sie gekommen sind. Stellen Sie sicher, dass jeder versteht, dass alle Dokumente zu lebenden Dokumenten werden sollen.

Dieser letzte Schritt ist entscheidend und verdient ein oder zwei Worte der Erklärung.

Lebende Dokumente

Ein lebendes Dokument ändert sich mit der Zeit und kann normalerweise von einer Gruppe von Personen und nicht nur von einem Administrator geändert werden. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass jeder, der von den Dokumenten betroffen ist, die Möglichkeit hat, sich ein Bild davon zu machen, wie mit ihnen umgegangen wird und was in ihnen steckt, auch Nachwuchskräfte, die möglicherweise die besten Kenntnisse über bestimmte Aufgaben haben.

Der gesamte Zweck von lebenden Dokumenten besteht darin, sie für alle Personen offen und transparent zu machen, die Zugriff auf sie benötigen - und zwar nicht nur für vorhandene Mitarbeiter, sondern auch für zukünftige Mitarbeiter.

Kürzlich musste ein Freund von mir eine Tabelle korrigieren, mit der seine Organisation die Kosten in einer Abteilung berechnet hatte. Die Tabelle enthielt falsche Formeln, und die Person, die sie erstellt hatte, hatte die Datei gesperrt - und war einige Jahre zuvor in den Ruhestand getreten. Nach einigem Stöbern auf einem gemeinsam genutzten Server fand mein Freund ein Dokument, auf das nur leitende Angestellte zugreifen konnten und das das Passwort enthielt. Er hatte großes Glück, dass der vorherige Mitarbeiter vorausgedacht hatte, diese Informationen an einem Ort abzulegen, an dem die richtigen Personen sie finden konnten. Selbst in diesem Fall wäre es jedoch besser gewesen, wenn mein Freund (und alle leitenden Angestellten) im Voraus gewusst hätten, dass dieses Dokument mit dem Kennwort vorhanden war, wo es sich befand und wie es benannt wurde.

Konsistenz

Lebende Dokumente können auf freigegebenen Servern gespeichert oder als Wiki verwaltet werden. Wenn die Dateien auf einem Server gehostet werden, müssen Sie Ihre Richtlinien für Namenskonventionen einführen, damit Benutzer, die dem Server neue Dateien und Ordner hinzufügen (oder ältere Dateien archivieren), dies auf konsistente Weise tun. Befindet sich jeder auf derselben Seite, sind die Namen konsistent, und jeder kann schnell das finden, was er benötigt.

Der letzte Schritt beim Teilen von Informationen besteht darin, die lebenden Dokumente für die Personen verfügbar zu machen, die sie benötigen. Dazu müssen Sie zu den Namenskonventionen für Dateien und Ordner zurückkehren. Selbst wenn Sie ein Wiki erstellen, möchten Sie eine Art Standard für die Benennung und Organisation der Seiten auf der Site haben.

Erklären Sie allen Mitarbeitern unbedingt, welche Namenskonventionen verwendet werden und warum. Machen Sie sich klar, was und warum sie tun sollen. Hier sind einige wichtige Punkte zu betonen:

1. Organisation hilft uns, als Unternehmen und als Team erfolgreich zu sein.

2. Durch die Verwendung einheitlicher Namenskonventionen bleiben wir alle auf einer Seite und verbessern unsere Teammentalität.

3. Mit einem System sparen Sie Zeit, da Sie schnell fündig werden.

4. Sie minimieren Ihre eigenen Fehler wie das Löschen von Daten oder das Überschreiben von Dateien.

5. Wenn die Organisation wächst, können wir neue Geschäfte effizienter abwickeln.

6. Wenn wir neue Mitarbeiter einstellen, dauert die Schulung weniger lange, und die Einarbeitung in unser Denkmuster erfolgt schneller.

Take Aways

Die wichtigsten Ideen für diesen Artikel sind:

1. Der Austausch von Informationen ist für den Geschäftserfolg von entscheidender Bedeutung und erfordert die Teilnahme aller.

2. Lebende Dokumente können und sollten sich im Laufe der Zeit ändern. lebende Dokumente müssen für mehrere Personen zugänglich sein, die in der Lage sind, sie zu ändern, und für alle Personen sichtbar sein, die auf sie angewiesen sind, aber gegenwärtig und zukünftig.

3. Dokumente, die beschriftet und konsistent gespeichert sind, sind leicht zu finden und werden daher tatsächlich verwendet.