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Sich zu organisieren und zu bleiben ist wie abzunehmen. Kurzfristige Lösungen funktionieren nicht. Sie müssen Ihren Lebensstil ändern, an den Sie und Ihre Mitarbeiter oder Geschäftspartner langfristig festhalten können.
In dieser Reihe werde ich Tipps geben, wie Sie sowohl Ihre geschäftlichen als auch Ihre persönlichen Daten organisieren können, indem Sie Folgendes ansprechen:
1. Wie Ihr Unternehmen über Informationen denkt.
2. Benennen von Konventionen für Ordner und wie man darüber nachdenkt.
3. Namenskonventionen für Dateien.
4. Weitergabe von Informationen.
5. So verwalten Sie E-Mails.
Eine Diät zum Organisieren
Wenn es darum geht, Gewicht zu verlieren, stellen einige Leute fest, dass eine Diät mit fünf oder sechs kleinen Mahlzeiten den ganzen Tag über für sie funktioniert, während andere drei regulierte Mahlzeiten und absolut keine Zwischenmahlzeiten benötigen. Einige Leute kaufen eine Mitgliedschaft im Fitnessstudio (der Anreiz, tatsächlich zu gehen, könnte von dem Geld kommen, das sie ausgegeben haben), während andere es besser finden, kleine Trainingsrunden in ihren Tagesablauf zu integrieren, z. B. Treppensteigen statt mit dem Aufzug oder Radfahren zur Arbeit.
Der Punkt ist, dass die gleichen Lösungen nicht für alle funktionieren. So ist es auch mit der Organisation.
Denkweisen über Informationen
Sich zu organisieren - und zu bleiben - muss für Ihr Unternehmen ein Lebensstil sein. Jeder Mitarbeiter und Stakeholder im Tagesgeschäft muss sich an das Programm halten können. Ihr System für die Organisation muss aus Praktiken bestehen, die in die Routinen jedes Einzelnen passen. Dies kann beispielsweise bedeuten, dass Sie regelmäßig kleine Schritte ausführen, um nicht benötigte Dateien zu löschen, oder dass Sie nach einem festgelegten Zeitplan größere Schritte ausführen, z. B. jeden Freitagnachmittag für die Reinigung reservieren aus Posteingängen.
Bevor Sie sich und Ihre Mitarbeiter auf eine neue Art und Weise organisieren, sollten Sie sich einen Moment Zeit nehmen, um zu überlegen, wie Ihr Unternehmen die Informationsorganisation beurteilt. Einige Möglichkeiten sind:
• nach Datum oder Monat, z. B. wann etwas zum ersten Mal aufgetreten ist oder abgeschlossen sein soll
• nach Projektname
• mit dem Namen der verantwortlichen Person
• nach Geschäftsquartalen
Praxis auf Realität abstimmen
Es ist wichtig, nicht zu versuchen, eines dieser Organisationssysteme in Ihr Unternehmen zu integrieren, wenn es nicht die Arbeitsweise Ihres Teams widerspiegelt. Fragen Sie Ihre Kollegen, ob sie ein bestimmtes Dokument, vielleicht eine Rechnung oder einen Vertrag suchen müssen. Wo würden sie zuerst suchen? Was noch wichtiger ist, wie würden sie aussehen? Durchsuchen sie ihren Computer oder das Unternehmensnetzwerk nach Herstellername, Datum und Produktbeschreibung? Öffnen sie einen Ordner und überfliegen Dateinamen oder sortieren sie nach Datum oder nach Dateityp? Wie lange dauert es, bis sie die Informationen gefunden haben? Verschwenden sie Zeit, weil sie auf eine Weise suchen, die ihnen nicht hilft, ihre Ergebnisse schnell einzugrenzen?
Sie brauchen keine formelle Besprechung, um dies zu tun. Komm einfach vorbei und frag. Es dauert zwei Minuten.
Es kann mehr als eine Antwort geben. Manchmal erinnern Sie sich vielleicht an den Monat und das Jahr, in dem ein Projekt gestartet wurde, während sich Ihr Kollege auf den Namen des Projekts fixiert. In beiden Fällen sind die Informationen nicht unbedingt statisch. Vielleicht hatte das Projekt während seiner Entwicklung einen Codenamen, und vielleicht wurde es spät gestartet. Im nächsten Artikel über Konventionen zur Benennung von Ordnern werde ich erklären, wie ein System implementiert wird, das diese Art von Inkongruenzen handhabt.
Schlaf drauf
Mit dieser Übung können Sie besser verstehen, wie Ihr Unternehmen seine Informationen strukturieren soll. Halten Sie sich jedoch ein oder zwei Tage Zeit, und versuchen Sie es dann erneut, bevor Sie Entscheidungen treffen oder Änderungen an Ihrer vorhandenen Struktur vornehmen. Manchmal vergessen wir, warum bestimmte Praktiken vorhanden sind, und eine plötzliche Änderung kann versehentlich andere Geschäftsgrundlagen zerstören.
Ich habe zum Beispiel in einem Büro gearbeitet, in dem Freiberufler-Verträge in zwei Ordner für tatsächliche Hängeregistrierungen sortiert wurden, einen für Rechnungen und einen für Steuerformulare. Es erschien mir viel sinnvoller, sie zu einer einzigen zu verschmelzen. Warum haben beide zwei Aktenschränke und zwei Ordner mit der Aufschrift "Doe, Jane?" Wann immer ich Zugang zu Rechnungen benötigte, musste ich normalerweise auch die Steuerinformationen des Freiberuflers nachschlagen. Warum nicht einfach das System vereinfachen? Ein Grund, der mir jetzt klar ist, aber damals noch nicht war, ist, dass viele Personen in der Organisation Zugang zu den Rechnungen benötigen, aber nur wenige Personen sollten Zugang zu den persönlichen Daten wie Sozialversicherungsnummern haben. Es ist eine gute Sache, dass mein Vorgesetzter diese Begründung verstanden und mir erklären konnte, bevor ich das gesamte System umstrukturierte.
Take Aways
Die ersten Schritte zum Entfernen von diesem Artikel sind:
1. Fragen Sie Ihre Kollegen und sich selbst: "Wie finde ich unsere Informationen?"
2. Lassen Sie die Antworten ein oder zwei Tage in Ihrem Kopf herumlaufen, bevor Sie zu einem Ergebnis kommen.
3. Eine Art Struktur sollte entstehen. Wenn Sie es sehen können, machen Sie sich noch keine Sorgen, ob Sie darauf reagieren können.
Denken Sie daran, dass es gleichbedeutend ist, sich zu organisieren, um fit zu bleiben. Nichts wird sich über Nacht ändern, und es ist wichtiger, den richtigen Lebensstil für Sie und Ihr Unternehmen zu ändern - Änderungen, die sich nicht ändern lassen.
