Video: Ordnung schaffen leicht gemacht - Mappen statt hin- und herheften (Dezember 2024)
Sich zu organisieren und zu bleiben ist wie abzunehmen. Kurzfristige Lösungen funktionieren nicht. Sie müssen Ihren Lebensstil ändern, an den Sie und Ihre Mitarbeiter oder Geschäftspartner langfristig festhalten können.
In dieser Reihe werde ich Tipps geben, wie Sie sowohl Ihre geschäftlichen als auch Ihre persönlichen Daten organisieren können. Im vorherigen Artikel wurde erläutert, wie wichtig es ist, zu verstehen, wie Ihr Unternehmen über Informationen denkt. Jetzt zeige ich Ihnen, wie Sie diese Grundlagen mithilfe von Namenskonventionen und -strukturen für Computerordner umsetzen können. Die meisten Unternehmen implementieren diese Ordnerstrukturen entweder auf ihren Servern oder in einer Projektverwaltungssuite, sie können jedoch auch direkt auf Ihrem eigenen Desktop oder in einem E-Mail-Client angewendet werden.
Was sind eigentlich Ordner?
Ordner sind das Grundgerüst Ihres Unternehmens. Wie die Struktur eines Gebäudes unterstützen sie alles, was sich um sie herum abspielt, vom kreativen Design bis zur einfachen Funktionalität.
Ich habe im Laufe meiner Karriere in sieben verschiedenen Büros gearbeitet. Die Teams mit sauberen und vernünftigen Ordnerstrukturen waren immer am besten positioniert, um weiterhin erfolgreich zu sein und zu wachsen.
Insbesondere kleine Unternehmen sollten diese Tatsache beachten: Ein organisiertes Unternehmen ist für Wachstum positioniert. Möglicherweise denken Sie, dass Sie viele Informationen in Ihrem Kopf behalten und nicht einer Ordnerstruktur zuordnen können, da sich derzeit nur zwei Personen im Unternehmen befinden. Wenn Sie neue Mitarbeiter einstellen und Ihr Geschäft ausbauen möchten, verschwenden Sie leider viel Zeit damit, ihnen Ihr komplexes System beizubringen. Sie verschwenden noch mehr Zeit und Geld, um Fehler zu korrigieren, Zeit und Geld, die Sie für Wachstum ausgeben sollten.
Ihre Ordnerstruktur spiegelt Ihre Unternehmensstruktur wider. Ordner sind in anderen Ordnern in einem hierarchischen System verschachtelt, das der hierarchischen Reihenfolge Ihrer Arbeit entsprechen muss.
Bei der Diskussion darüber, wie Sie und andere Personen in Ihrem Unternehmen über Informationen denken (Sie haben diesen Teil getan, oder?), Haben Sie wahrscheinlich eine Art Hierarchie entdeckt. Ich empfehle, diese Struktur zu skizzieren. Es spielt keine Rolle, ob Sie es auf Papier, mit Aufzählungszeichen oder in einer Notizanwendung wie Evernote für Windows (kostenlos bis zu 45 US-Dollar pro Jahr, 4, 5 Sterne) oder mit Mind-Mapping-Software skizzieren. Wenn Sie es schriftlich festhalten, können Sie feststellen, ob es Inkonsistenzen oder Überschneidungen gibt.
Eine Beispielstruktur
Die Struktur Ihres Designs wird einzigartig sein, aber da es sehr hilfreich ist, ein Beispiel zu sehen, zeige ich Ihnen die grundlegende Struktur, die ich auf meinem Desktop verwende.
Als Autor arbeite ich hauptsächlich an Produktbewertungen. Wenn ich über Bewertungen nachdenke, sehe ich drei Kategorien im Auge: 1) Ideen für zu bewertende Produkte, 2) Artikel, die in Bearbeitung sind, und 3) Überprüfungen, die abgeschlossen sind. In der Kategorie "Abgeschlossen" erinnere ich mich in der Regel an Bewertungen nach dem Veröffentlichungsdatum, was ich auf Monat und Jahr vereinfache, da es innerhalb eines einzigen Monats nie zu viele gibt, die ich aus den Augen verlieren würde. In der Kategorie "Ideen" sind die Dinge fließend. Einige Ideen umfassen mehr als ein Produkt, während andere sich auf eine einzelne Sache beziehen. Aber nur weil sie fließend sind, heißt das nicht, dass ich kein System haben kann, um sie organisiert zu halten. In der Kategorie "In Bearbeitung" denke ich an den Namen des Produkts, das ich überprüfe. Wie wird dies nun in Ordner übersetzt?
Dieses System funktioniert, weil es für mich wichtig ist, einen Schnappschuss von Ideen und laufenden Dingen zu sehen. Sie stimmen mit dem Namen der Ordner überein, sodass ich sie sofort sehe, wenn ich meinen Ordner "REVIEW" öffne. Ich muss nicht alle Namen der Produkte anzeigen, die ich überprüft habe, und lege sie entsprechend dem Veröffentlichungsdatum in Ordner. Alle Namen der Ordner sind konsistent. Wenn sich der Status eines Projekts von "In Bearbeitung" zu "Abgeschlossen" ändert, ziehe ich es in den entsprechenden Ordner und die Namenskonvention ist dieselbe wie bei allen anderen Ordnern, in denen es sich befindet. Zum Beispiel kann ich einen Ordner mit römischen Zahlen wie ii auf die Ebene von c und d ziehen, ohne ihn umbenennen zu müssen, und er passt direkt in das System.
Tipps und Tricks
Zahlen. Beachten Sie, wie die Monatsordner mit vier Ziffern beginnen. Die ersten beiden Ziffern beziehen sich auf das Jahr und die zweite auf den Monat. Ich mag es auch, die Namen der Monate zu sehen, also setze ich sie nach einem Unterstrich an das Ende. Ich bin aus einigen Gründen ein großer Befürworter der Verwendung von vier- oder sechsstelligen Zahlen für Datumsangaben. Erstens erinnere ich mich, wann etwas passiert ist. Daher finde ich Dinge leicht, wenn ich sie nach Datum suchen kann. Zweitens werden Ordner immer nach Datum sortiert angezeigt, wenn ich sie nach Namen sortiere, da alphabetisch 1101 vor 1102 vor 1103 usw. kommt.
Die Verwendung von Datumsangaben ist äußerst nützlich, wenn Sie archivieren müssen, worüber ich in einem kommenden Artikel zur E-Mail-Verwaltung sprechen werde.
Stichworte. In meinem Beispiel verwende ich alle Großbuchstaben für die Ordner, die mit "IDEAS_" beginnen, da "ideas" beim Sortieren nach Namen zusammenhalten sollen. Ich betrachte diese als Tags. Bei laufenden Überprüfungen kümmere ich mich nicht um einen Tag. Ich benenne den Ordner nur mit dem Produktnamen. Wenn mehr als 20 Produktprüfungen gleichzeitig durchgeführt werden, würde ich wahrscheinlich die Namenskonvention für Ordner ändern und ein Tag hinzufügen, damit alle in Bearbeitung befindlichen Elemente zusammen hängen. "IN-PROGRESS_" wäre wahrscheinlich zu lang, aber vielleicht würde etwas so Einfaches wie "IN_" funktionieren.
Es stellt sich heraus, dass insbesondere "IN_" nicht funktioniert, und dies ist der Grund: Als ich meine gesamten Ordnerstrukturen skizzierte, benutzte ich das Wort "in" an anderer Stelle, um etwas sehr Bestimmtes zu bedeuten. Sehen Sie, wie wichtig es ist, das Ganze zuerst zu skizzieren?
Einzigartig. Einer der Gründe für die Verwendung von Tags und Zahlen ist, dass die Dateinamen eindeutig bleiben. Sie möchten niemals, dass zwei Dateien oder Ordner denselben Namen haben, denn wenn Sie sie versehentlich an denselben Speicherort ziehen und dort ablegen, kann eine Datei die andere überschreiben. Und natürlich ist es verwirrend.
Spezielle Charaktere. Unterstriche sind mein bester Freund bei der Benennung von Ordnern. Sie sind sauber und halten den Text gut lesbar. Einige Leute verwenden Leerzeichen und Bindestriche in ihren Ordnernamen - es liegt an Ihnen. Was auch immer Sie wählen, achten Sie immer darauf, wie sich die Zeichen auf die alphabetische Sortierung der Namen auswirken. Manchmal verwende ich einen Unterstrich am Anfang eines Ordnernamens, wenn dieser Ordner immer oben angezeigt werden soll, z. B. "_DONE". Dann kann ich einfach alles, was fertig ist, in den obersten Ordner ziehen und dort ablegen. Wenn ich es alternativ unten haben wollte, könnte ich es "z_DONE" nennen.
Farbe. Mit Mac OS können Sie Ordner mit Farbcodes schnell durch Klicken mit der rechten Maustaste erstellen. Sie können es auf einem PC tun, aber es ist klobig. Ich habe mich bei der Arbeit an Projekten mit intensiver Zusammenarbeit auf die Farbcodierung verlassen. Mein Kollege und ich haben Ordner auf einem freigegebenen Server als gelb gekennzeichnet, als der Inhalt neu und noch nicht poliert war, orange, nachdem die Dateien ihre erste Entwurfsphase durchlaufen hatten, und so weiter ein bis lila, was darauf hinweist, dass die Arbeit erledigt wurde.
Welches System Sie auch implementieren, bleiben Sie dabei! Konsistenz ist der Schlüssel, um organisiert zu bleiben. Denken Sie daran, dass für eine gute Organisation, wie um in Form zu bleiben, langfristige Änderungen des Lebensstils und keine schnellen Lösungen erforderlich sind. Versuchen Sie, so weit wie möglich und sinnvoll wie möglich, in allen Projekten, Teams und Abteilungen des gesamten Unternehmens die gleichen Grundprinzipien anzuwenden.
Take Aways
Die in diesem Artikel zu beachtenden Schritte sind:
1. Skizzieren Sie Ihre Ordnerstruktur, bevor Sie sie implementieren.
2. Ordnen Sie die Informationen hierarchisch an, und überlegen Sie, was Sie in einer Snapshot-Ansicht sehen und wissen müssen, wenn Sie in einem Ordner suchen.
3. Verwenden Sie Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen in Ihren Ordnernamen, um sie in einer intelligenten Reihenfolge anzuzeigen.
4. Achten Sie beim Erstellen neuer Ordner auf die Namenskonventionen.
