Hotschedules Bewertung & Rating

HotSchedules macht vieles richtig. Diese Personaleinsatz- und Schichtplanungssoftware (ab 40 USD pro Monat für einen Standort und bis zu 30 Benutzer) hat viel zu bieten. Zum Beispiel können Mitarbeiter über ihre Zeitpläne mitreden, haben voll funktionsfähige mobile Anwendungen und bieten eine Fülle von Berichten. Aber auch einige Dinge stimmen nicht, darunter die Tatsache, dass Teile der Benutzeroberfläche der Desktop-Version im Vergleich zu den neueren Benutzeroberflächen von Wettbewerbern wie dem Gewinner der Redaktionsauswahl, Deputy, veraltet sind. Dies und das Fehlen einer kostenlosen Testversion sowie die Tatsache, dass keine Informationen zu zusätzlichen Preisstufen veröffentlicht wurden, reichen aus, um HotSchedules davon abzuhalten, in dieser Zusammenfassung an die Spitze unserer Bewertungen zu gelangen.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass HotSchedules aus dem Restaurantgeschäft hervorgegangen ist und viele seiner Funktionen auf diese Branche zugeschnitten sind. Diese Tatsache hat dazu beigetragen, dass große Kunden wie Buffalo Wild Wings, Centertwist (Tante Annes), Famous Dave's und Sonic davon betroffen sind. Das Planungsmodul, das das Unternehmen kürzlich auf einer neuen Plattform mit offener Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) neu aufgebaut hat, ist Teil der HotSchedules-Suite für das Restaurantmanagement, die weitere Einzelmodule umfasst, darunter Backoffice-Operationen und Bestandsverwaltung. Vertreter des Unternehmens geben an, dass die Software auch in anderen Branchen eingesetzt wird, darunter im Gastgewerbe, bei Spielen und im Sportmanagement. Kunden außerhalb der vertikalen Restaurantbranche werden es jedoch sorgfältig prüfen wollen, um sicherzustellen, dass es ihren speziellen Anforderungen entspricht.

Keine kostenlosen mobilen Apps

Oben auf dem Startbildschirm von HotSchedules wird ein horizontales Hauptmenü mit dem Markenzeichen des Unternehmens in Lindgrün angezeigt. Je nach Zugriffsebene sehen Manager, Planer oder Systemadministratoren Registerkarten für Start, Einstellungen, Messaging, Mitarbeiter, Zeitplanung, Logbuch und Berichterstellung. Mitarbeiter sehen nur Startseite, Einstellungen, Nachrichten, Mitarbeiter und Logbuch. Wie die Website aussieht, ist wichtig, da HotSchedules zwar Android- und iOS-Apps enthält, diese aber nicht kostenlos sind. Mitarbeiter oder deren Arbeitgeber müssen 2, 99 US-Dollar bezahlen, um sie von iTunes oder Google Play herunterzuladen. Da der Preis ein Hindernis für die Akzeptanz darstellt, werden sich wahrscheinlich viele Mitarbeiter dafür entscheiden, auf die Gebühr zu verzichten und sich von der mobil-fähigen Website anzumelden.

Sobald die Mitarbeiter auf der Website sind, sehen sie einen Startbildschirm, der in zwei vertikale Spalten unterteilt ist. Das linke ist für den Zeitplan für die nächsten zwei Wochen reserviert und heißt "My Plate" (als Hommage an das Restaurant-Erbe der Plattform). In der Spalte "Meine Platte" werden Tage unter durchgehend schwarzen Überschriften aufgelistet, wobei Abschnitte mit Linien die Verschiebungen angeben. Alle Schichten, in denen der Mitarbeiter arbeitet, werden rot angezeigt. Der Look erinnert ein wenig an die Daytimer-Wochenplaner, die ich vor langer Zeit verwendet habe und die leider alt aussehen lassen. Die rechte Spalte enthält Widgets für das Profil des Arbeitnehmers, Videos, private Nachrichten und Gruppennachrichten sowie Umfragen. Das kumulative Ergebnis ist ein Startbildschirm, der im Vergleich zu dem schlanken, minimalistischen Stil von Wettbewerbern wie When I Work oder ZoomShift relativ unübersichtlich ist. HotSchedules hat kürzlich die Benutzeroberfläche aktualisiert, um einige dieser Mängel zu beheben. Dazu gehört das Hinzufügen eines neuen Formulars für persönliche Einstellungen, in dem Mitarbeiter ihre Informationen verwalten und die Verfügbarkeit aktualisieren können.

Unabhängig davon, ob sie auf der Website oder in der mobilen App sind, ist es für Mitarbeiter relativ einfach, über den Startbildschirm Schichten zu übernehmen oder freizugeben, eine Freistellung zu beantragen, ihre Verfügbarkeit festzulegen, ihr Profil zu bearbeiten und festzulegen, wie sie Arbeit erhalten möchten Benachrichtigungen. Für Letzteres kann jeder Benutzer von der Website aus zu Einstellungen> Einstellungen> Benutzereinstellungen gehen und Kontrollkästchen aktivieren oder deaktivieren, um E-Mail-Benachrichtigungen über Zeitplanaktualisierungen, Schichtänderungen, Managergenehmigungen und andere Nachrichten zu erhalten. Sie können auch Schichtinformationen mit ihrem Google Kalender verknüpfen. Die Plattform umfasst einen Messaging-Kanal, der als plattforminterne Kommunikations-App zum Senden und Empfangen von Einzel- oder Gruppennachrichten dient. Alle Mitarbeiter können auf die Registerkarte Mitarbeiter zugreifen, um die Kontaktinformationen der Mitarbeiter anzuzeigen.

Ein Fokus auf Scheduling

Wie bei jeder anderen Schichtplanungssoftware ist auch bei HotSchedules die Zielsetzung die Planung, und hier erstrahlt die Plattform. Auf der Registerkarte Zeitplanung wird das vertraute wöchentliche Kalenderraster geöffnet, in dem Sie die angezeigten Daten nach Standort, Auftrag oder Tageszeit filtern können. Links wird eine Liste der Mitarbeiter angezeigt, und die Tage werden in Spalten im Raster angezeigt. Doppelklicken Sie zum Erstellen einer Schicht auf einen Tag, an dem ein Mitarbeiter noch nicht arbeitet, um ein Popup-Fenster "Schicht hinzufügen" zu öffnen. In diesem Fenster können Sie Informationen eingeben, einschließlich Start- und Stoppzeiten, Jobs und Standort der Schicht, und dann auf "Speichern" klicken, wenn Sie bereit sind, sie dem Raster hinzuzufügen.

Alles in allem ist es ziemlich oberflächlich, obwohl es eine Handvoll herausragender Funktionen gibt. In der Tabelle werden beispielsweise die Zeiten, in denen ein Mitarbeiter nicht für die Arbeit zur Verfügung steht - vielleicht in der Schule oder in den Ferien -, zur Erinnerung in hellem Grau angezeigt. Wenn Sie eine Schicht zu einem Zeitpunkt vergessen und planen, an dem ein Mitarbeiter nicht arbeiten kann, wird eine Warnung "Warnungen planen" ausgelöst, die neben dem Namen als roter Punkt angezeigt wird und deren Nummer der Gesamtzahl von entspricht Probleme mit ihren Schichten. Beheben Sie die Probleme und die Anzahl nimmt ab und schließlich verschwindet der rote Punkt. "Schedule Warnings" sind besonders praktisch für kleine Unternehmen, die Überstunden vermeiden oder die Arbeitszeit von Teilzeitbeschäftigten begrenzen möchten, damit sie nicht den Vorschriften des Affordable Care Act in Bezug auf Leistungen im Gesundheitswesen zuwiderlaufen. Das Unternehmen hat kürzlich einen generischen Export für MYOB-Buchhaltungssoftware hinzugefügt. Das Unternehmen unterstützt jetzt auch Timecard Export.

Eine der besten Funktionen sind die Berichte, die am unteren Rand des Planungsbildschirms angezeigt werden. Klicken Sie auf "Zusammenfassung planen, Arbeitsbudget oder Arbeitsvolumen", um diesen Bericht zu öffnen. Sie werden sehen, wie sich Personen, die Sie zu Schichten hinzufügen, auf die budgetierten Arbeitskosten auswirken. Berichte können als Tabellenkalkulation oder als Balkendiagramme angezeigt werden. Die Plattform verfügt über Dutzende anderer Berichte auf der Registerkarte "Berichterstellung", sodass sie mit Humanity zusammenarbeitet, um die am meisten mit der Planung verbundenen Berichte bereitzustellen.

Die Planungsfunktion von HotSchedules hat jedoch noch mehr zu bieten. Planer können über "Zeitplanung"> "Tools" auf eine Reihe von Verknüpfungen zum Erstellen von Zeitplänen zugreifen. Dazu gehören das Kopieren vorhandener Zeitpläne, das Speichern gängiger Schichten als wiederverwendbare Schichtvorlagen und das Konvertieren vorhandener Schichten in offene Schichten oder "Hausschichten", die jeder qualifizierte Mitarbeiter nutzen kann. Die Funktion Scheduling> Tools> Auto-Schedule könnte das Beste sein. Ein Planer kann den Ort, die Anzahl der Stunden, die er zurücklegen möchte, und den Kenntnisstand auswählen, den die Mitarbeiter erreichen sollen. Anschließend klicken sie auf "Zeitplan erstellen", damit das System entscheidet, wer wann arbeitet. Das ist meine Art von Zeitplaner.

Anfangen

Da HotSchedules im Restaurantgeschäft aufgewachsen ist, ist es in viele beliebte Zeiterfassungs- und POS-Systeme (Point-of-Sale) integriert, mit denen die Plattform Verkaufsdaten für einige ihrer Berichte abruft. Es bedeutet jedoch auch, dass neue Konten Mitarbeiterdaten entweder von ihrer POS-Software hochladen oder manuell eingeben müssen, da es keine Self-Serve-Möglichkeit gibt, vorhandene Personaldaten aus Microsoft Excel hochzuladen. Alternativ lädt HotSchedules im Rahmen des Onboarding-Prozesses Mitarbeiterdaten aus einer Microsoft Excel-Tabelle für einen neuen Kunden hoch.

Typischerweise kostet die HotSchedules-Plattform für einen Standort und bis zu 30 Benutzer, einschließlich Manager, Planer und Mitarbeiter, 49 USD pro Monat. Pricewise, das bringt es in die Mitte des Rudels: weniger als Deputy oder ZoomShift, aber mehr als Humanity und When I Work. Rabatte sind für Operationen mit mehreren Einheiten oder für die Anmeldung für gebündelte Dienste verfügbar. Im Rahmen der Restaurant-Management-Suite bietet HotSchedules auch Module für Schulungen und Mitarbeiterempfehlungen für Bewerber an. Ein Unternehmenssprecher lehnte es ab, zusätzliche Kosteninformationen weiterzugeben, sagte jedoch, dass eine Preisüberprüfung im Gange sei. HotSchedules weicht auch von der Norm für Schichtplanung und vielen anderen Cloud-basierten HR-Tech-Anbietern ab, indem es keine kostenlose Testversion anbietet, obwohl der Unternehmensvertreter sagte, dass dies ebenfalls in Arbeit ist.

Angesichts des Hintergrunds ist es nicht verwunderlich, dass ein Großteil des Angebots von HotSchedules für das Restaurantgeschäft bestimmt ist. Die Plattform ist aber auch für andere Branchen flexibel genug. Wenn Sie ohne kostenlose Testversion und kostenlose mobile Apps auskommen, bietet es solide Planungstools und eine Berichtsfunktion, die die meisten Konkurrenten übertrifft.