Organisieren Sie sich: 10 Tipps für die Verwaltung Ihrer digitalen Notizen

Seinefeld- Fans werden sich an eine glorreiche Szene aus der Show erinnern, als Jerry und Elaine bei einer Autovermietung auftauchen. Jerry bittet darum, ein mittelgroßes Auto abzuholen, das er reserviert hat. Der Agent am Schalter antwortet, dass er keine mittelgroßen Modelle mehr hat, weil sie ausgegangen sind. "Sehen Sie", sagt Jerry, "Sie wissen, wie man die Reservierung entgegennimmt. Sie wissen nur nicht, wie man die Reservierung hält." Ich denke genauso über digitale Notizen. Es ist sehr einfach , Notizen zu machen, aber viel schwieriger, sie zu benutzen .

Um die von Ihnen aufgenommenen Notizen tatsächlich zu verwenden, müssen Sie sie organisieren und zu finden wissen. Diese Tipps zum Einstieg in eine Notiz-App und zum Organisieren Ihrer Notizen sind hilfreich.

1. Wählen Sie eine großartige Notiz-App

Die von Ihnen gewählte Notizen-App hat großen Einfluss darauf, ob und wie Sie Ihre Notizen jemals wieder sehen werden. Die grundlegende Notizen-App, die auf Ihrem Telefon oder Tablet vorinstalliert war, ist wahrscheinlich nicht sehr gut. Sicher, Sie haben es schon einmal benutzt und es funktioniert einwandfrei, aber vielleicht wissen Sie nicht, welche Funktionen Sie vermissen, die lediglich zufriedenstellende von hervorragenden Apps trennen.

Drei Funktionen, die Notizen-Apps wirklich nützlich machen, sind:

• Ordner,
• Tags und
• optische Zeichenerkennung (OCR).

Ich werde gleich auf jeden Punkt näher eingehen.

Die drei Apps, die ich basierend auf meinen persönlichen Tests vieler Notizen-Apps im Laufe der Jahre am meisten empfehle, sind:

• Microsoft OneNote, wenn Sie eine kostenlose Notizen-App möchten,
• Evernote, wenn es Ihnen nichts ausmacht, ein Premium - Abonnement zu bezahlen, und
• Nutzen Sie die Möglichkeit, gemeinsam Notizen zu machen.

2. Erstellen Sie einen Posteingang

Wenn Sie eine Notiz schnell aufschreiben, benötigen Sie einen Speicherort, an dem sie nicht verloren geht. Erstellen Sie einen Posteingangsordner in Ihrer Notiz-App und legen Sie ihn als Standardspeicherort fest.

Durchsuchen Sie regelmäßig den Posteingang, um weitere Informationen zu Ihren Notizen hinzuzufügen und zu sortieren. Wie das geht, erfahren Sie in den nächsten Tipps. Sie müssen den Posteingang nicht nach einem festgelegten Zeitplan bereinigen, aber versuchen Sie es, wenn Ihre Notiz-App auf einem Bildschirm in voller Größe geöffnet ist (siehe # 10 unten). Es macht es einfacher zu sehen, was Sie tun und alle Optionen, die Sie haben.

In einer Notiz-App müssen Sie nicht für Inbox Zero fotografieren. In einem Posteingang können Sie Notizen speichern, die Sie häufig erneut aufrufen. Ich behalte beispielsweise die Namen und Passwörter aller WLAN-Netzwerke meiner Freunde in einer Notiz. Wenn ich also ein neues Gerät zu ihnen nach Hause bringe oder das gespeicherte Passwort lösche, kann ich mich erneut dem Netzwerk anschließen, ohne die Details zu stören. Diese Notiz hat ein dauerhaftes Zuhause in meinem Posteingang.

3. Sortieren Sie Notizen in Ordner oder Notizbücher

Mithilfe von Ordnern, die einige Apps auch als Notizbücher bezeichnen, können Sie Ihre Notizen manuell organisieren. Sie werden später nützlich, wenn Sie Notizen zu einem bestimmten Thema untersuchen möchten, z. B. alle Notizen, die Rezepte sind.

Welche Ordner Sie erstellen und wie Sie sie benennen, hängt davon ab, welche Arten von Notizen Sie machen und wie Sie sie verwenden. Wenn Sie sich nicht sicher sind, beginnen Sie mit Ordnern für Posteingang, Lesen, Haushalt, Persönlich und Arbeit. Sie können sie jederzeit ändern und weitere erstellen, sobald Sie einen Eindruck davon haben, wie Sie sie verwenden.

4. Erstellen Sie Verknüpfungen für Ihre bevorzugten Ordner

Jede gut genutzte Notiz-App verfügt über Ordner, die mehr Action bieten als andere. Machen Sie diese Ordner leicht zugänglich, indem Sie Verknüpfungen zu ihnen erstellen oder sie als Favoriten markieren. Dies sind die Ordner, in denen Sie häufig Notizen anzeigen und neue hinzufügen.

Wahrscheinlich haben Sie andere Ordner, die nur Notizen enthalten, bis Sie sie zu einem unerwarteten Zeitpunkt benötigen. Sie müssen nicht vorne und in der Mitte sein.

5. Verwenden Sie Tags

Tags helfen Ihnen, vorhandene Notizen zu finden. Sie können eingrenzen, was in einem bestimmten Ordner angezeigt wird, oder alle Notizen anzeigen, die in mehreren Ordnern mit einem gemeinsamen Thema versehen sind. Sie helfen Ihnen auch dabei, Notizen zu finden, die zu einem bestimmten Thema gehören, auch wenn das thematische Wort nicht in der Notiz selbst enthalten ist. Lassen Sie mich einige Beispiele nennen.

Beispiel 1: Angenommen, Sie haben einen Ordner mit dem Namen Recipes und Sie planen eine Party für einige Vegetarier. Sie können alle Notizen nur aus diesem Ordner abrufen, der als vegetarisch gekennzeichnet ist, um Ideen für die Erstellung zu erhalten.

Beispiel 2: Vielleicht sind Sie ein Autor, der für verschiedene Publikationen schreibt. Sie können sich Notizen zu Artikeln machen und diese je nach Veröffentlichungsort in Ordnern organisieren. Es kann jedoch vorkommen, dass Sie alle Notizen zu einem bestimmten Thema durchsuchen möchten, unabhängig davon, wer das Stück veröffentlicht hat. Wenn Sie Ihre Notizen mit diesem Thema versehen haben, können Sie nach dem Tag suchen und alle anzeigen, unabhängig davon, in welchem ​​Ordner sie sich befinden.

Beispiel 3: Sie leiten eine E-Mail weiter, die sich auf ein Projekt bezieht, an dem Sie gerade arbeiten. Die Nachricht sagt niemals den Namen des Projekts oder worum es geht. So kommunizieren Menschen, wenn sie mittendrin sind. In diesem Fall können Sie Tags hinzufügen, um die Notiz zu definieren (Projektname, Client, Beschreibung der Arbeit), damit Sie die Notiz finden können, wenn Sie sie benötigen.

6. Cull-Tags

Es gibt so etwas wie zu viele Tags. Je mehr Sie Tags hinzufügen, desto schlüpfriger werden sie. Also von Zeit zu Zeit die Tags aussortieren. Hier ist, wie es geht.

Rufen Sie eine Liste aller verwendeten Tags auf. Oft können Sie die Anzahl der Noten neben dem Tag sehen. Suchen Sie zunächst nach doppelten Einträgen. Wenn Sie Tags für "App" und "Apps" haben, entfernen Sie die Tags, für die weniger Notizen vorhanden sind. Öffnen Sie die betroffenen Notizen und fügen Sie das Tag hinzu, das Sie behalten möchten. Löschen Sie das andere Tag.

Wenn Sie außerdem Tags mit zwei oder weniger Noten haben, sollten Sie in Betracht ziehen, diese loszuwerden. Sie tun dir wahrscheinlich nichts Gutes.

7. Erstellen Sie eine Verknüpfung auf Ihrem Telefon

Erstellen Sie auf Ihrem Telefon eine Verknüpfung, um eine neue Notiz in Ihrer Notizen-App zu erstellen, sodass Sie Ideen und Informationen immer schnell erfassen können. Auf iOS-Geräten können Sie eine Siri-Verknüpfung erstellen, und auf Android-Geräten können Sie in der App nach einer Option für ein neues Notiz-Widget suchen.

8. Diktieren

Wenn Ihnen etwas in den Sinn kommt, möchten Sie etwas aufschreiben, aber Sie sind ernsthaft in Eile oder gehen mit Ihrem Hund spazieren und können es kaum schaffen, die Leine und Ihr Telefon gleichzeitig zu halten, diktieren Sie.

Die meisten Smartphones verfügen über eine Sprachausgabe. Benutze es! Beginnen Sie eine neue Notiz, drücken Sie auf das Mikrofonsymbol auf der Tastatur und sprechen Sie, was Sie notieren möchten. Alternativ können Sie eine Sprachnotiz aufnehmen und später transkribieren. Wenn Sie es sich zur Gewohnheit machen und häufig lange Passagen diktieren, möchten Sie möglicherweise einen Transkriptionsdienst nutzen, um Zeit zu sparen. Es gibt viele gute kostenlose und kostenpflichtige Optionen, obwohl die kostenpflichtigen Optionen in der Regel wesentlich genauer sind.

9. Bilder und PDFs anhängen, OCR verwenden

Wenn Ihre App über OCR verfügt, kann sie den Text in Bildern, PDFs und anderen Dateien durchsuchen, die Sie in sie hochladen. Scheuen Sie sich nicht, Ihren Notizen Dateien hinzuzufügen, wenn Sie sie benötigen. Dazu gehören Fotos von Hinweisschildern, handschriftlichen Notizen, Buchseiten usw.

Sie können anhand eines Beispiels sehen, wie nützlich es ist. Angenommen, Sie fügen ein PDF einer Quittung für eine Mahlzeit bei, die Sie in einer Spesenabrechnung geltend machen müssen. Sie haben vergessen, es als "Quittung" zu kennzeichnen, und wissen nicht, wo es sich befindet. Wenn Sie sich an den Namen des Restaurants erinnern, können Sie diesen in die Suchleiste eingeben, und OCR spürt ihn auf.

Beachten Sie die Grenzwerte, die Ihre Notiz-App oder Ihr Kontotyp für die Verwendung und Speicherung von OCR festlegen. In der kostenlosen Version von Evernote wird beispielsweise OCR für Bilder ausgeführt, nicht jedoch für PDFs und Office-Dokumente. Sie benötigen dafür einen Premium- oder Business-Account. Wenn in Ihrer App kein Scan integriert ist, können Sie sie mit einer mobilen Scan-App koppeln.

10. Organisieren Sie auf einer großen Leinwand

Idealerweise verfügt Ihre Notiz-App über eine Desktop-App und eine Web-App. Verwenden Sie eine davon (in der Regel sind Desktop-Apps für diesen Zweck besser geeignet), wenn Sie Ihren Posteingang durchsuchen und Ihre Notizen organisieren. Wenn Sie einen großen Bildschirm haben, sehen Sie mehr von der App und daher mehr von Ihrer Ordnerstruktur, Tags und anderen Informationen, die Sie zu Notizen hinzufügen, um sie organisiert zu halten. Wenn Sie alle Ihre Optionen sehen können, werden Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit die richtigen auswählen.

Nehmen Sie die Notiz, halten Sie die Notiz, besuchen Sie die Notiz erneut

Wenn Sie Ihre Notizenerfahrung organisieren, verbessern Sie Ihre Chancen, nicht nur relevantere Notizen zu machen, sondern diese auch so zu speichern, dass Sie sie zu gegebener Zeit erneut aufrufen können.