Organisieren Sie sich: 5 Apps, die Sie benötigen, um papierlos zu arbeiten

Das papierlose Arbeiten muss nicht schwer sein, insbesondere wenn Sie wissen, welche Tools Ihnen dabei helfen können. Wenn Sie versuchen, Papier ganz aufzugeben, müssen Sie mindestens fünf Tools verwenden, damit es funktioniert.

Wo in deinem Leben benutzt du noch Papier? Vielleicht haben Sie Ihre To-Do-Liste in einem Notizbuch oder vielleicht haben Sie einen Stapel Dokumente, die Sie zum Unterschreiben mit Tinte benötigen. Mit diesen fünf Werkzeugen können Sie fast das gesamte Papier in Ihrem Leben entfernen:

1. eine Aufgabenlisten-App,
2. eine Scan-App,
3. ein Dateisynchronisierungsdienst,
4. E-Signatur-Tools und
5. ein Dokumentlieferdienst.

Schauen wir uns die einzelnen Tools und ihre Funktionen genauer an. Ich gebe auch Empfehlungen für bestimmte Apps, die Sie verwenden können, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

1. Aufgabenlisten-App

Ich würde niemals mit dem Finger über jemanden wedeln, der eine Aufgabenliste verwendet, wenn er feststellt, dass sie für ihn funktioniert. Wenn Sie jedoch versuchen, papierlos zu arbeiten, ist es am besten, alle Ihre Aufgaben und Listen in eine App zu verschieben.

Die besten Apps für Aufgabenlisten sind so viel effizienter als Papierlisten. Mit Papier stecken Sie fest und können nicht einfach Aufgaben neu anordnen, wenn sich Ihre Prioritäten ändern. Sie können auch anderen Personen keine Aufgaben zuweisen und Benachrichtigungen erhalten, sobald sie diese erledigt haben.

Mit einer Aufgabenlisten-App erhalten Sie Erinnerungen an bevorstehende Fälligkeiten, Benachrichtigungen, wenn eine andere Person eine Aufgabe erledigt, die Möglichkeit, Ihre Liste jederzeit neu zu ordnen, und viele andere Vorteile. Meine drei Favoriten unter den Aufgabenlisten-Apps sind:

• Todoist Premium
• Asana (siehe oben)
• Any.do

Wenn Sie versuchen, papierlos zu arbeiten, müssen Sie eine Aufgabenlisten-App finden, die für Sie geeignet ist, und sich ein paar Wochen daran halten.

Beginnen Sie mit der Erstellung von drei Kategorien von Listen: Arbeit, Privat und Haushalt. Sie können sie später jederzeit ändern, wenn sie nicht ganz Ihren Anforderungen entsprechen. Schreiben Sie in Ihrem Arbeitsbereich die Aufgaben auf, die Sie in dieser Woche erledigen müssen. Notieren Sie sich in Ihrer persönlichen Liste alle persönlichen Dinge, die Sie erledigen müssen, z. Verwenden Sie Ihren Haushaltsbereich, um eine Einkaufsliste zu erstellen.

Damit können Sie loslegen. Wenn Sie Ihre Aufgaben-App verwenden, finden Sie heraus, welche Strategien für Sie am besten geeignet sind, um Listen zu organisieren, Erinnerungen einzurichten und Aufgaben anderen Personen zuzuweisen. In den ersten Wochen ist es jedoch am besten, Ihre Listen kurz und unkompliziert zu halten. Das erste Mal eine Aufgabenlisten-App zu verwenden, ist wie eine neue Gewohnheit anzunehmen. Wenn es zu kompliziert ist, bleiben Sie vielleicht nicht dabei. Sobald Sie die Gewohnheit haben, können Sie Ihre To-Do-Listen-Strategien verfeinern.

2. Scan-App

Eine Scan-App ist von unschätzbarem Wert, um wichtige Papierdokumente in digitale Dateien umzuwandeln. Wenn Sie Dokumente digitalisieren, erstellen Sie eine Sicherungskopie von ihnen. Dies bedeutet, dass Sie die Originale schreddern, recyceln oder sicher ablegen können. Einige der Elemente, die Sie möglicherweise digitalisieren möchten, sind Steuererklärungen in Papierform, Ausweisdokumente, amtliche Bescheinigungen (wie Geburt, Tod, Heirat oder Diplom), Garantien und Quittungen, Rezepte und sogar Nicht-Papierdokumente wie Details und Anweisungen Gedruckt auf der Unterseite Ihres WLAN-Routers.

Scan-Apps verwandeln die Kamera Ihres Telefons in einen Scanner. Während Sie jeden Drucker mit einem Scanner zum Digitalisieren von Dokumenten verwenden können, sind mobile Scan-Apps viel praktischer und nicht zuletzt portabler. Sie können überall ein Bild von allem machen.

Die besten Scan-Apps erkennen nicht nur die Kanten des zu scannenden Objekts, sondern auch die Art des Objekts, unabhängig davon, ob es sich um eine Buchseite oder eine Visitenkarte handelt. Zu den besten gehört auch die OCR-Technologie (Optical Character Recognition), mit der Sie innerhalb von etwa einer Minute nach dem Scannen eines Dokuments den Text kopieren und einfügen können. Eine gute Scan-App sollte auch in der Lage sein, mehrere Seiten in eine einzige Datei zu kompilieren.

Zwei Scan-Apps, die all diese Anforderungen erfüllen und sowohl für Android als auch für iOS verfügbar sind, sind:

• FineScanner Pro FineScanner Pro (Abonnements ab 9, 99 US-Dollar pro Jahr; oder 59, 99 US-Dollar, um es vollständig zu besitzen) und
• Scanbot Pro (6, 99 US-Dollar).

3. E-Signatur-Tool

Wenn Sie papierlos arbeiten, müssen Sie in der Lage sein, Dokumente zu signieren, ohne sie zu drucken. Es gibt fast keinen Grund, jemals ein Stück Papier zu drucken und zu unterschreiben, das Ihnen jemand elektronisch sendet. Mit wenigen Ausnahmen sollten Sie in der Lage sein, die meisten Dokumente digital zu signieren. Dazu benötigen Sie eine App, mit der Sie eine digitale Signatur erstellen und auf Dateien anwenden können.

Einige Beispiele für Software mit E-Signatur-Tools sind:

• Adobe Reader,
• Adobe Acrobat,
• Docusign und
• Vorschau für macOS (siehe oben).

Zunächst müssen Sie eine Signatur erstellen. Dies ist häufig der schwierigste Teil, da Signaturen mit Maus, Finger, Touchscreen oder Stift in der Regel schlampig aussehen. Die gute Nachricht ist, dass Sie diesen Schritt nur einmal ausführen müssen. Nachdem Sie eine Signatur erstellt und gespeichert haben, können Sie sie immer wieder verwenden. Weitere Informationen zu zwei der beliebtesten Methoden finden Sie in den PCMag-Artikeln zum Signieren eines PDF-Dokuments mit Acrobat Reader und zum Signieren eines PDF-Dokuments in der macOS-Vorschau.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihren Namen mit der Maus, dem Finger oder dem Stift zu signieren, prüfen Sie, ob Sie die Möglichkeit haben, ein Bild einer Pen-and-Paper-Signatur aufzunehmen, die Sie dann hochladen können.

4. Dateisynchronisierungsdienst

Ein Dateisynchronisierungsdienst stellt Ihnen alle Ihre Dokumente zur Verfügung, unabhängig davon, welches Gerät Sie zur Hand haben. Hier ist ein Beispiel, wie ein Dateisynchronisierungsdienst unverzichtbar ist: Ich war vor einigen Jahren am Flughafen und habe mich für Global Entry beworben. Mein Interviewer bat mich um einen Nachweis der Postanschrift. Es steht nicht auf meinem Führerschein, und ich habe keine Post mitgebracht, um es ihm zu zeigen. Dann fiel mir ein, dass ich ein Immobiliendokument eingescannt und gespeichert hatte, das mir an die von mir benötigte Adresse geschickt worden war. Ich habe die mobile App meines Dateisynchronisierungsdienstes geöffnet und das Dokument aufgerufen, um es dem Interviewer zu zeigen. Er war zufrieden und ich bekam meinen Global Entry.

Drei der bekanntesten Dateisynchronisierungsdienste - und ich empfehle ohne zu zögern einen davon - sind:

• Box,
• Dropbox und
• Google Drive.

Mit vielen Programmen zur Dateisynchronisierung können Sie auch Offline-Kopien von Dokumenten auf Ihren Geräten speichern. Dies ist besonders praktisch für alles, was Sie in einem Notfall benötigen, z. B. Versicherungszertifikate, einen Ausweis oder Namen und Telefonnummern in einem Telefonbaum.

Einige der besten Dateisynchronisierungsdienste verfügen auch über Tools für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, auf die wir als Nächstes eingehen können.

5. Dokumentfreigabe-Tool

Üblicherweise werden digitale Dokumente an eine E-Mail angehängt. Diese Option ist jedoch nicht immer ideal, da Sie nicht immer wissen können, wann oder ob der Empfänger sie erhalten hat. (Sie können Lesebestätigungen verwenden, diese funktionieren jedoch nur, wenn der Empfänger sie nicht blockiert oder abgelehnt hat.) Ein weiteres Problem bei E-Mails besteht darin, dass einige Dateien zu groß sind oder Ihr E-Mail-Programm die Qualität des Originals automatisch herabsetzt.

Eine alternative Möglichkeit, digitale Dokumente zu senden, besteht darin, sie über einen anderen cloudbasierten Dienst freizugeben. Mit Dateisynchronisierungsdiensten wie den im vorherigen Abschnitt genannten können Sie in der Regel eine Datei freigeben, indem Sie einen Link dazu erstellen, den Sie dann nach Belieben senden können. Cloud-Speicherdienste (von denen viele nicht mehr von Dateisynchronisierungsdiensten zu unterscheiden sind) verfügen in der Regel auch über diese Dienste.

In der Regel legen Sie die Dateien, die Sie freigeben möchten, in einem Ordner in Ihrer Synchronisierungs- oder Cloud-Speicher-App ab und klicken mit der rechten Maustaste, um einen Link zu erhalten, den Sie freigeben können. Über diesen Link kann der Empfänger die Dateien herunterladen. Je nachdem, über welchen Dienst Sie verfügen, können Sie möglicherweise sehen, wann oder wie oft die Person die Datei herunterlädt. Bei einigen Diensten, einschließlich Dropbox, können Sie sogar ein Ablaufdatum für den Zugriff erstellen.

Freuen Sie sich, starten Sie noch heute

Ein letzter Ratschlag zum papierlosen Arbeiten ist, heute zu beginnen und eher nach vorne als nach hinten zu schauen. Was ich damit meine, ist, dass Sie nicht darauf aus sind, Ihren Papierstau zu digitalisieren. Nehmen Sie stattdessen ein paar Apps an, mit denen Sie ab sofort papierlos arbeiten und Ihre neuen Gewohnheiten weiterentwickeln können.