Video: Meetingtipps | Die 5 besten Tipps für produktive Besprechungen (November 2024)
Untersuchungen zur Produktivität am Arbeitsplatz zeigen immer wieder, dass Besprechungen und E-Mails die größte Zeitverschwendung darstellen. Aber Meetings sind manchmal unvermeidlich (auch E-Mail).
Sie können Besprechungen jedoch schneller und effizienter gestalten, insbesondere wenn Sie Inhaber eines kleinen Unternehmens oder Abteilungsleiter sind und Einfluss haben. Das Einsetzen einiger bewährter Methoden kann einen langen Weg bedeuten. Lang- und kurzfristig hilft es auch, die richtigen Tools zu finden, um die Mitarbeiter im Einsatz zu halten und produktiv voranzukommen.
Hier einige Empfehlungen:
Gekritzel
Die Planung eines Meetings ist oft der erste Schmerzpunkt, bei Doodle.com muss dies jedoch nicht der Fall sein. Doodle ist eine Freemium-Website und eine mobile App, mit der Sie eine Umfrage mit möglichen Zeiten und Terminen für Besprechungen einrichten können. Sie laden Besprechungsteilnehmer ein, eine URL zu besuchen und einfach die Zeiten und Daten auszuwählen, die für sie am besten geeignet sind. Doodle isoliert automatisch die beste Option, basierend auf den Eingaben aller. Es ist einfach, schnell und erstellt keine endlosen E-Mail-Threads, um ein Datum und eine Uhrzeit für das Treffen festzulegen.
Apps zum Notieren
Wenn Sie in einer Besprechung Notizen machen möchten, benötigen Sie eine spezielle Notizen-App. Die besten Notizen-Apps wie Evernote und Microsoft OneNote synchronisieren Notizen auf allen Ihren Geräten. Wenn Sie also beispielsweise während einer Besprechung Notizen auf einem iPad machen, werden diese automatisch auf Ihrem Büro-Laptop angezeigt, bevor Sie wieder an Ihrem Schreibtisch ankommen.
Sowohl Evernote als auch Microsoft OneNote unterstützen Textnotizen, Audioaufnahmen und -notizen sowie Bilder, sodass Sie Bilder von einem Whiteboard oder einer Folie aus einer Präsentation aufnehmen und automatisch zu Ihren Notizen hinzufügen können.
Google Text & Tabellen und Google Sheets
Bei gemeinsamen Besprechungen nutze ich gerne Google Text & Tabellen, da sich jeder in der Besprechung, unabhängig davon, ob er physisch anwesend ist oder sich per Telefon oder Webkonferenz einwählt, bei demselben Dokument anmelden und es gleichzeitig bearbeiten kann. Google Text & Tabellen für die Textverarbeitung und Tabellen für die Tabellenkalkulation unterstützen auch Kommentare, falls nicht mehrere Personen Inline-Bearbeitungen vornehmen sollen. Es ist einer der besten Dienste für die Zusammenarbeit an Dateien in Echtzeit und sicherlich viel besser, als eine Person später an ihren Schreibtisch zurückzuschicken, um ein Dokument basierend auf den mündlichen Eingaben aller zu bearbeiten. Diese Methode ist fehleranfällig!
Talkboard (für iPad)
Ähnlich wie Google Docs, aber visueller ist Talkboard von Citrix. Stellen Sie sich Talkboard als virtuelles Whiteboard vor, an dem viele Personen gleichzeitig auf derselben Oberfläche zeichnen können. Talkboard ist besonders nützlich, wenn Sie Kunstkonzepte wie ein Website-Design oder ein neues Logo überprüfen, da jeder in der Besprechung in Echtzeit an der gleichen Whiteboard-Fläche teilnehmen und das besprochene Bild zeichnen oder mit Anmerkungen versehen kann.
Länge ist wichtig
Eine letzte Strategie, um Ihre Meetings effizienter zu gestalten, besteht darin, sie kurz zu halten. Standardmäßig empfehlen Kalendereinladungen Besprechungen in 30- oder 60-Minuten-Blöcken, aber nichts hindert Sie daran, sie auf eine Länge von nur 8 Minuten festzulegen. Denken Sie daran, einen sehr kurzen Besprechungstermin zu vereinbaren, um die Erwartungen der Menschen zu ändern, und entzünden Sie möglicherweise ein Feuer unter ihnen, um ihre Präsentationen und Kommentare kurz zu halten.
