Organisieren Sie sich: 6 Tipps für den Einstieg in das Projektmanagement

Projektmanagement ist ein harter Job. Teams und Organisationen versuchen, schlanker zu arbeiten, und häufig bedeutet dies, die Rolle eines engagierten Projektmanagers zu streichen. Während es immer noch möglich ist, einen fortgeschrittenen Abschluss in diesem Fach zu erwerben, ist es nicht ungewöhnlich, dass Menschen mit wenig oder keiner Erfahrung in die Rolle eines Projektmanagers versetzt werden, oft zusätzlich zu ihrem offiziellen Job. Obwohl dies eine überwältigende Erfahrung sein kann, gibt es auf dem Markt so viel leistungsfähige Software für das Projektmanagement, dass für ein oder zwei kleine Projekte möglicherweise überhaupt kein Projektmanager erforderlich ist.

Wenn Sie nicht viel Erfahrung im Verwalten von Projekten haben, finden Sie hier einige Hinweise, die Ihnen den Einstieg erleichtern. Vielen Dank an Peter Clarkson, ehemals von Maestro Development, und Jason Westland, CEO von ProjectManager.com, für den Einblick in eine frühere Version dieses Artikels.

1. Stellen Sie sicher, dass Sie ein Projekt haben

Stellen Sie sicher, dass Sie ein Projekt haben, bevor Sie versuchen, ein Projekt zu verwalten! Dieser Rat mag übermäßig einfach klingen, aber ich habe ihn immer wieder von erfahrenen Projektmanagern gehört.

Ein Projekt besteht aus einer Reihe von Aufgaben mit einem Startdatum, einem Enddatum und einem Ergebnis. Ein Ergebnis ist alles, was am Ende der Arbeit geliefert wird, z. B. ein physisches Produkt oder eine funktionierende Website. Ein Haus zu bauen ist ein Projekt. Die Neugestaltung einer Website (wie auf dem Bildschirm von ProofHub unten dargestellt) ist ein Projekt. Wenn Sie theoretisch alle Aufgaben des Projekts an eine andere Person übergeben und von dieser Person etwas zurückerhalten könnten, ist dies ein Projekt.

Manchmal verwechseln Leute die laufende Arbeit mit Projekten. Lassen Sie mich einige Beispiele für die laufende Arbeit nennen, um dies zu verdeutlichen. Jede Woche neue Inhalte für eine Website zu schreiben, ist eine ständige Arbeit, auch wenn man die Produktion eines einzigen Stückes als ein eigenes kleines Projekt betrachten könnte. Die Bereitstellung von Wartungsunterstützung für Code durch kontinuierliche Fehlerbehebung ist eine laufende Arbeit. Das Beantworten von Kunden-E-Mails oder Telefonanrufen ist in Arbeit.

2. Haben Sie eine Erkennungsperiode

Bevor ein Projekt gestartet wird, empfehlen einige Leute, was als Entdeckung bezeichnet wird. Die Ermittlung des Projektmanagements unterscheidet sich von der Ermittlung im rechtlichen Sinne. Für unsere Zwecke ist es eine Zeitspanne, in der die Leute, die das Projekt anfordern, herausfinden, was sie tun oder machen wollen und warum. Es kann sich um ein Meeting, eine Reihe von Meetings oder eine offene Zeitspanne für freies Denken und Erkunden handeln.

Im Folgenden finden Sie einige Fragen, die Sie während Ihrer Entdeckung beantworten sollten.

• Was wird das Projekt sein? Wie konkret können Sie es definieren?
• Was ist seine Aufgabe?
• Welche Ergebnisse möchten Sie erzielen?
• Welche Ressourcen müssen Sie für dieses Projekt aufwenden?
• Wann brauchen Sie das Endprodukt und ist Ihre Frist angesichts Ihrer Ressourcen angemessen?

3. Definieren Sie den Bereich

Ein erfahrener Projektmanager könnte dies sagen: "Wenn es nicht im Geltungsbereich ist, ist es nicht im Projekt."

Jedes Projekt braucht einen klaren Rahmen. Der Projektumfang definiert genau, was das Projekt beinhalten wird. Es handelt sich um eine gesperrte Liste aller Facetten, Elemente, Funktionen, Ergebnisse und anderen Details, die mit dem Projekt verbunden sind. Sobald es gesperrt ist, können Sie es nicht mehr hinzufügen. Wenn Sie beispielsweise ein Haus bauen, bestimmt der Bereich, wie viele Stockwerke das Haus enthält, wie groß die Fläche ist, wie viele Fenster es gibt, wie viele Treppen, Lichtschalter usw.

Der Grund, warum Projekte einen klaren Bereich benötigen, bevor Sie beginnen, ist, dass niemand versucht, etwas hinzuzufügen, das außerhalb des Bereichs liegt, sobald das Projekt gestartet wurde. Das Hinzufügen zum Bereich eines Projekts nach dem Start führt zu einem Verlust von Zeitplan, Budget und verfügbaren Ressourcen. Wenn Sie einem Projekt weiterhin Aufgaben hinzufügen, wird es möglicherweise nicht mehr zu einem Projekt, sondern nur noch zu einer laufenden Arbeit.

Das Definieren des Bereichs kann in einem Discovery-Meeting erfolgen oder einfach aus Gesprächen zwischen dem Kunden oder der Person, die das Projekt anfordert, und dem potenziellen Leiter oder Manager des Projekts.

4. Halten Sie ein Kickoff Meeting ab

Bei einem Kickoff-Meeting wird jeder, der an dem Projekt arbeitet, vorgestellt. Dieses Treffen gibt den Ton an für die bevorstehende Arbeit und stellt sicher, dass alle Mitglieder des Projektteams klare Informationen darüber haben, was sie tun und warum.

Beachten Sie, dass das Abhalten einer Kickoff-Besprechung nicht annähernd das erste ist, was Sie beim Verwalten eines Projekts tun! Da der Kickoff dazu beiträgt, dass alle auf der gleichen Seite sind, möchten Sie sicher sein, dass Sie das Projekt und den Umfang genau kennen, damit Sie es mit Zuversicht an alle weitergeben können.

Während eines Kickoff-Meetings sollte der Projektleiter mindestens die folgenden vier Punkte definieren:

• Projektumfang,
• Spieler und ihre Rollen,
• Liefergegenstände und
• Meilensteine.

Wir haben bereits über den Projektumfang gesprochen. Für die Spieler und ihre Rollen stellt der Projektleiter die verschiedenen Teams und Mitwirkenden vor. Darüber hinaus ist das Kickoff-Meeting ein idealer Zeitpunkt, um die Hierarchie zu erörtern, d. H. Wer an wen berichtet und wer die Arbeit beendet.

Eine Erörterung der zu erbringenden Leistungen überschneidet sich mit der Erörterung der Hierarchie, da Sie die Frage beantworten müssen: "Wer erhält die einzelnen zu erbringenden Leistungen?"

Meilensteine ​​(wie in der Projektverwaltungssoftware Teamwork Projects von Editors 'Choice oben gezeigt) sind Punkte in einem Projekt, die deutliche Fortschritte auf dem Weg zum Endziel zeigen. Wenn Sie ein Haus bauen, könnte der Punkt, an dem Sie ein Fundament gegossen und gesetzt haben, ein Meilenstein sein. Wenn Sie den Rahmen installiert haben, ist dies ein weiterer Meilenstein. Zum Zeitpunkt eines Kickoff-Meetings sollten Sie wissen, welche Projektmeilensteine ​​erreicht werden, auch wenn Sie noch keine Termine festgelegt haben. Manchmal benötigen Sie andere Teamexperten, z. B. den Programmierleiter oder den Konstruktionsleiter, um herauszufinden, wann genau diese Meilensteine ​​fallen sollten. Es ist gut, ein Kickoff-Meeting mit einer groben Vorstellung Ihrer Meilensteinfristen zu beginnen, aber geben Sie jedem Teamleiter die Möglichkeit, sich zu überlegen und Anpassungen vorzunehmen.

5. Planen Sie die Fristen Ihres Projekts

Früher haben wir darüber gesprochen, wie jedes Projekt ein Start- und ein Enddatum hat. Der Kickoff kann Ihr offizielles Startdatum sein. Das Enddatum sollte den endgültigen Abschluss aller Arbeiten markieren. Nach diesem Datum findet keine Arbeit mehr am Projekt statt. Es ist ein wahrer Moment der Abwesenheit.

Nachdem Sie ein Kickoff-Meeting abgehalten haben, können alle wichtigen Akteure (z. B. der Projektmanager und die Teamleiter) die genauen Meilensteine ​​und Liefertermine ermitteln und diese in einem Kalender zwischen dem Start- und Enddatum eintragen.

Wenn Sie eine Projektverwaltungssoftware verwenden, beginnen Sie mit der Verwendung. Tragen Sie alle wichtigen Daten in die App ein. Sie können auch andere Dokumentationen hochladen, die Sie bisher erstellt haben, z. B. den Projektumfang. Jetzt ist auch der richtige Zeitpunkt, um alle Spieler einzuladen, sich der Software anzuschließen. Wenn Personen der Projektmanagement-App beitreten, können sie Aufgaben erhalten, ihren Fortschritt aktualisieren und auf andere Weise zusammenarbeiten. Ein Beispiel für all diese Informationen, die in einem Gantt-Diagramm in TeamGantt dargestellt sind, finden Sie unten. Weitere Informationen zu Gantt-Diagrammen finden Sie in meinem Artikel zu 5 einfachen Schritten für den Einstieg in Gantt-Diagramme.

6. Legen Sie die Erwartungen für die Kommunikation fest

Sowohl nach dem Kickoff-Meeting als auch während des gesamten Projektverlaufs ist es wichtig, die Kommunikationswege offen zu halten. Unabhängig davon, ob Ihre Gruppe einen Vollzeit-Projektmanager hat oder nicht, wer der Hauptansprechpartner für das Projekt ist, muss derjenige sein, der die Kommunikation fördert und erleichtert. Es ist keine schlechte Idee, ein weiteres All-Hands-Meeting abzuhalten, bevor das Projekt voll ist, damit die Leute ihre verbleibenden Fragen stellen können.

Stellen Sie frühzeitig Erwartungen an die Kommunikation. Werden Teamleiter ein wöchentliches Update über den Fortschritt ihres Teams einreichen? Wie viele All-Hands-Meetings werden Sie im Verlauf des Projekts haben - manchmal sind sie überhaupt nicht notwendig; was braucht ihr projekt Kleinere Teams in einem Projekt, wie das Designteam oder das Programmierteam, haben häufig wiederkehrende Check-in-Meetings, in denen alle ihre letzten Aktivitäten zusammenfassen und mögliche Probleme aufwerfen. Je mehr Menschen sich frühzeitig zu möglichen Problemen äußern, desto besser sind die Chancen für alle, sie zu vereiteln oder zu bewältigen.

Vorwärts bewegen

Mit diesen Tipps für den Einstieg können Sie sich nun in das Fleisch des Projekts einarbeiten. Projektmanagement-Software trägt wesentlich dazu bei, dass alle am Projekt Beteiligten über den Projektfortschritt auf dem Laufenden bleiben. Es erfordert jedoch auch viel menschliche Interaktion und so viel Klarheit wie möglich über das Projekt und seine Details.