Organisieren Sie sich: 7 einfache Tipps, um endlich papierlos zu werden

Wie viele Blätter Papier befinden sich auf Ihrer Küchentheke, dem Esstisch oder an einem anderen Ort, an den sie nicht gehören? Hängen Sie Quittungen auf, falls Sie sie erneut benötigen? Gibt es einen Stapel Papiere vom Tierarzt, den Sie aufbewahren, falls Sie sich genau merken müssen, welche Medikamente Ihr Haustier vor drei Jahren eingenommen hat? Das ganze Papier liegt dort und wartet auf eine Zeit, in der Sie sich damit befassen können, was auch immer das bedeutet. (Es bedeutet, auf jede Seite zu schauen und sie dann alle in den Papierkorb zu schieben.) Es ist Zeit, das Papier und alle Schuldgefühle, die sich mit ihm häufen, loszuwerden. Es ist Zeit, papierlos zu gehen.

Ich bin seit fast einem Jahrzehnt papierlos. Mit papierlos meine ich nicht, dass es in meinem Leben keine Papierstücke gibt. Ich brauche natürlich immer noch meine Papiergeburtsurkunde und ich benutze ein kleines Notizbuch aus Papier für einen Sprachkurs, den ich belege. Meistens halte ich mich jedoch nicht an Papier. Stattdessen scanne ich wichtige Dokumente in einen Speicherdienst und verwalte digitale Notizen in einer Notizen-App. Ich schreibe auch meine To-Do-Liste und Einkaufsliste in mein Telefon und befestige die Restaurantempfehlungen an einer Online-Karte. Es gibt viele einfache Möglichkeiten, Papier aus Ihrem Leben zu entfernen.

Digitalisierung ist einfach. Der schwierige Teil ist, das Papier nicht wieder hineinzuschleichen. Wenn Sie bereit sind, den größten Teil des Papiers in Ihrem Leben loszuwerden, müssen Sie Folgendes wissen, um loszulegen und weiterzumachen.

1) Vergiss das Backlog

Das hört sich vielleicht nicht intuitiv an, aber der erste Schritt, um papierlos zu werden, besteht darin, den bereits angehäuften Papierstau zu vergessen und sich stattdessen auf die neuen Gewohnheiten zu konzentrieren, die Sie anwenden müssen, um ab sofort papierlos zu werden. Schauen Sie nicht zurück: Gehen Sie vorwärts.

Sie werden eines Tages an Ihre vorhandenen Papierstapel gelangen - oder auch nicht. Lassen Sie sich vorerst nicht von diesen Papieren zurückhalten. Es kann sich überwältigend anfühlen, mit einem Rückstand fertig zu werden, und wenn sich die Leute überfordert fühlen, zögern sie. Also vergiss es erstmal. Stellen Sie stattdessen sicher, dass der Rückstand nicht größer wird.

2) Holen Sie sich diese fünf Apps

Es gibt fünf Apps oder Dienste, die Sie benötigen, um papierlos zu arbeiten. Sie sind:

• eine Aufgabenlisten-App,
• eine Scan-App,
• ein Online-Speicherdienst, bei dem Sie Ihre digitalen Dateien ablegen (mehr dazu gleich),
• E-Signatur-Tools (Adobe Acrobat ist ein gutes Beispiel) zum Signieren digitaler Dokumente, ohne sie zu drucken, und
• ein Dokumentlieferdienst zum Versenden offizieller Dokumente, ohne diese auszudrucken.

Meine Empfehlungen für jeden App-Typ finden Sie hier.

3) Wählen Sie einen Speicherdienst

Lassen Sie uns etwas mehr über die dritte App, einen Speicherdienst, erfahren, da dieser komplizierter ist als die anderen. Im Speicherdienst werden digitale Versionen Ihrer Papierdokumente gespeichert.

Idealerweise möchten Sie einen Speicherdienst, mit dem Ihre Dateien unabhängig von Ihrem Aufenthaltsort verfügbar sind und von dem eine Sicherungskopie erstellt wird. Eine Möglichkeit besteht darin, einen Online-Speicher- und Dateifreigabedienst wie Dropbox oder Microsoft OneDrive zu verwenden.

Eine weitere Option ist die Nutzung eines Dienstes, der speziell für Personen entwickelt wurde, die papierlos arbeiten möchten. Neat und FileThis sind zwei Beispiele. Sie verfügen über spezielle Tools für papierlose Benutzer, z. B. die Möglichkeit, erkannte Dokumenttypen, z. B. Steuern, automatisch zu kennzeichnen und zu kennzeichnen. FileThis hat auch einen "Abruf" -Dienst, der wichtige Dokumente, die es in Ihrem E-Mail-Konto findet, automatisch kopiert.

Egal für welchen Dienst Sie sich entscheiden, wählen Sie einen aus und bleiben Sie dabei, damit Sie alle Ihre digitalen Dokumente an einem Ort aufbewahren können.

4) Melden Sie sich für E-Mail-Kontoauszüge und digitale Zahlungen an

Wenn Sie weiterhin Papierrechnungen und Kontoauszüge erhalten, melden Sie sich an, um diese nach Möglichkeit per E-Mail zu erhalten. Wenn Sie weiterhin regelmäßig Schecks senden, prüfen Sie, ob Sie stattdessen auf Online-Zahlungen umstellen können.

Während Energieversorger und Banken seit Jahren digitale Zahlungen honorieren, sind Vermieter und Verwaltungsgesellschaften die letzten, die diese nicht immer akzeptieren. Wenn Sie in dieser schwierigen Situation stecken, versuchen Sie zu erklären, dass sie ihr Geld schneller und zuverlässiger erhalten, wenn sie digitale Zahlungen akzeptieren. Selbst die kleinsten Unternehmen akzeptieren direkte Banküberweisungen mit geringen oder keinen Gebühren. Wenn Sie Ihre Rechnungen nicht mit Schecks und Umschlägen, sondern digital bezahlen können, sind Sie der Papierlosigkeit einen Schritt näher gekommen.

5) Scannen und Vernichten

Jetzt ist es Zeit, neue Gewohnheiten zu entwickeln. Das Scannen und Zerkleinern oder Recyceln ist das, was Sie wahrscheinlich am meisten tun werden. Ich scanne viel lieber mit einer mobilen App, aber Sie können auch einen Desktop-Scanner oder die Scanfunktion eines Multifunktionsdruckers verwenden.

Machen Sie sich eine Regel, die ungefähr so ​​aussieht: Wenn ich ein neues Stück Papier bekomme, das ich digitalisieren muss, scanne ich es sofort mit meinem Telefon und lege das Papier in den Recycling- oder Zerkleinerungsstapel. Noch besser, entsorgen Sie es direkt im Schredder. Warum warten?

Sich zu zwingen, dieser Gewohnheit zu folgen, kann schwierig sein. "Ich habe momentan keine Zeit, das zu scannen", könnte man sagen. Trainieren Sie Ihre neue Gewohnheit, indem Sie ein oder zwei Dokumente aus Ihrem Backlog scannen, nur um es auszuprobieren. Wie lange dauert es? Welche App hast du benutzt? Es kann auch vorkommen, dass das Scannen von Dokumenten bei natürlichem Licht reibungsloser verläuft als bei Innenbeleuchtung. Wenn Sie erst einmal ein Gefühl dafür bekommen, wie es geht und wie viel Zeit es kostet, fällt es Ihnen möglicherweise leichter, es durchzuarbeiten.

6) Andere Workflows entwickeln

Scannen und Vernichten ist ein Arbeitsablauf. Wenn Sie sich mit Ihrem papierlosen Lebensstil vertraut machen, werden Sie feststellen, dass Sie für andere Situationen mehr Workflows benötigen.

Hier ein Beispiel: Wenn Sie ein neues Produkt kaufen, können Sie die Bedienungsanleitung, den Beleg, die Garantie und die Seriennummer oder andere relevante Informationen fotografieren. Laden Sie diese Bilder auf Ihren Speicherservice hoch und entfernen Sie die überflüssigen Papiere.

Ein anderer Workflow, den Sie möglicherweise erstellen, besteht darin, einen Stapel von Papieren zu speichern, von denen Sie glauben, dass Sie sie vernichten sollten, sich aber im Moment nicht sicher sind, und sie dann an einem bestimmten Tag durchzuarbeiten. Wählen Sie eine Zeit und ein Datum, egal ob jeden Samstag oder jeden ersten Sonntag im Monat, und verwenden Sie diese Zeit, um Ihren Stapel zu leeren.

Manchmal möchten Sie möglicherweise Papiere scannen und gleichzeitig die Originale aufbewahren, bei Versicherungszertifikaten, Unterlagen des Hausbesitzers usw. Indem Sie sie digitalisieren, erstellen Sie eine Sicherungskopie und stellen sicher, dass Sie Zugriff auf die darin enthaltenen Informationen haben, auch wenn Sie das Original nicht in den Händen halten können.

7) Überdenken Sie es nicht

Es gibt einige Dokumente, bei denen Sie sich fragen, ob Sie die Originale behalten oder digitalisieren und zerkleinern möchten. Wenn Sie vor einem harten Anruf stehen, denken Sie nicht darüber nach. Papierlos zu sein, sollte Ihr Leben einfacher und einfacher machen - nicht stressiger. Bewahren Sie das Original in einem Ordner, Akkordeonordner oder Aktenschrank auf. Niemand wird kommen und Ihre papierlose Clubkarte mitnehmen, wenn Sie sich an ein paar Zeitungen festhalten.

Medizinische Aufzeichnungen sind schwierig, da Sie sie nur dann digitalisieren und elektronisch speichern sollten, wenn Sie über ein HIPAA-kompatibles System verfügen. Sie können sie auch einfach in eine Mappe oder einen Akkordeonordner stecken und einmal im Jahr nach Dingen durchsuchen, die zum Werfen bereit sind.

Halten Sie sich jedoch nicht an die Digitalisierung von Papieren, die keinen Zweck haben. Wenn Sie die Art von Person sind, die fleißig am Papier hängt und glaubt, dass Sie die verantwortliche Sache tun, kann es beängstigend sein, alles zu zerkleinern und zu recyceln. Aber werden Sie diese Quittung jemals für ein Sandwich oder eine Erklärung der Leistungsnachweise vor zwei Jahren benötigen? Zerreiße sie und lass es los.