Organisieren Sie sich: 7 einfache Schritte zum Bereinigen Ihres Google Drive

Wie an jedem anderen Ort, an dem Sie Ihre Daten aufbewahren, kann Google Drive unordentlich werden. Sie erstellen eine oder zwei Dateien, importieren ein paar Dokumente aus Google Mail, akzeptieren einen freigegebenen Ordner und bevor Sie es wissen, ist der gesamte Ort eine Katastrophe.

Sie können Dateien in Ihrem Google Drive organisieren, indem Sie sie in Ordnern ablegen und andere konzeptionelle und aktuelle Tools verwenden, um sicherzustellen, dass Sie immer das finden, was Sie benötigen. Diese Tipps und Ratschläge zeigen Ihnen, wie Sie Dateien in Google Drive organisieren. Sie sollten auch gut funktionieren, wenn Sie Google Drive for Work verwenden.

1. Legen Sie Ihre Standardansicht fest

Sie können Dateien und Ordner in Google Drive auf verschiedene Arten anzeigen. Sie können beispielsweise alles in einer Listen- oder Rasteransicht anzeigen und den Zeilenabstand als komfortabel, gemütlich oder kompakt festlegen. Entscheiden Sie, wie Sie Ihr Google Drive betrachten möchten, indem Sie mit den Einstellungen herumspielen, bis Sie zufrieden sind. Ich mag die Listenansicht mit komfortablen Abständen, so wie Sie es in den meisten Screenshots hier sehen werden.

Übersehen Sie nicht die linke Seitenschiene. Viele Leute konzentrieren sich auf die Mitte des Bildschirms, wenn sie sich Google Drive ansehen. Achten Sie jedoch beim Organisieren Ihrer Ordner und Dateien auf die linke Schiene. Sie können Ihre Ordner und Unterordner leicht sehen und die Mitte des Bildschirms für den Inhalt des Ordners reservieren, den Sie anzeigen möchten.

2. Erstellen Sie ein Ordnerskelett

Erstellen Sie ein Ordner-Skelett für sich selbst. Verwenden Sie dabei die für Sie am besten geeignete Struktur und Bezeichnung. Wie organisieren Sie Ihre Dateien und Ordner in anderen Apps? Woran denken Sie, wenn Sie an ein Dokument denken, das Sie benötigen? Der beste Weg, um herauszufinden, wie Sie Ihre Ordner einrichten, ist die Beantwortung dieser beiden Fragen.

Vielen fällt zuerst der Inhalt ihrer Arbeit ein, weshalb sie thematische Namen wie Project X oder School Work für Ordner verwenden. Persönlich klammere ich mich an Termine. Wenn ich eine Datei finden muss, sei es eine Schrift oder ein Bild, denke ich immer daran, wann ich sie erstellt habe. Daher verwende ich in meinen Namenskonventionen für Ordner und Dateien häufig Datumsangaben. Zum Beispiel habe ich Ordner für 2019, 2018, 2017 und so weiter. Ich verwende auch Zahlen, die Jahren und Monaten entsprechen. Zum Beispiel bedeutet 1906 das Jahr 2019 und den sechsten Monat oder Juni. Wenn ich mir einen Ordner ansehe, der mit einigen Zahlen beginnt, weiß ich genau, was sie bedeuten, und ich finde die benötigten Dateien schneller.

Ich habe einige Leute online gesehen, die empfehlen, dass Sie Ihren Ordnernamen ein Emoji hinzufügen, um Ihnen mehr visuelle Hinweise zu geben. Nicht! Emoji kann nicht immer gut in andere Formate konvertiert werden. Wenn Sie also versuchen, einen freigegebenen Link zu einem Ordner zu erstellen oder diesen zu exportieren, können die Bilder ihn beschädigen.

3. Erstellen Sie Unterordner

Unterordner sind ein organisatorischer Glücksfall. Bilden Sie sie und benutzen Sie sie! Sie helfen Ihnen beim Sortieren und Klassifizieren Ihrer Dateien in kleinere und spezifischere Gruppen.

Wenn Sie Ordner erstellt haben, sich aber nicht sicher sind, welche Unterordner erstellt werden sollen, benötigen Sie diese möglicherweise noch nicht. Sie können auch einen Ordner mit dem Namen FERTIG oder ALT erstellen, damit Sie ihn nach Abschluss der Arbeit oder wenn ein Ordner nicht mehr verwendet wird, ziehen und dort ablegen können.

4. Verwenden Sie Farbe

Farben sind ein großartiger visueller Hinweis. Mit Google Drive können Sie Ihren Ordnern benutzerdefinierte Farben hinzufügen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner in der Seitenleiste oder im Hauptfenster und wählen Sie Farbe ändern. Wählen Sie dann die gewünschte Farbe.

Ein Trick, den ich benutze, besteht darin, meine aktiven Ordner grün zu machen. Manchmal habe ich Ordner oder Unterordner, die eine Weile inaktiv sind, aber ein oder zwei Ordner werden noch verwendet. Ich hebe die aktiven Ordner in Grün hervor und lasse die anderen grau. Wenn ich direkt in meine Arbeit springen möchte, wird mir ein grünes Licht angezeigt, das mich zu dem Ordner führt, in dem sich meine laufenden Arbeiten befinden.

5. Häufig verwendete Dateien und Ordner mit Sternen versehen

Mit Google Drive können Sie Dateien und Ordnern einen Stern hinzufügen. So fügen Sie eine Farbe hinzu: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner und wählen Sie Zu markiertem hinzufügen.

Ich empfehle, häufig verwendeten Dateien einen Stern hinzuzufügen. Auf diese Weise können Sie eine Liste aller Materialien abrufen, auf die Sie regelmäßig zugreifen, unabhängig davon, wo sie sich in Drive befinden, indem Sie in der linken Leiste auf die Überschrift Markiert klicken.

6. Verschieben Sie wichtige "Für mich freigegebene" Dateien

Schauen Sie sich die Überschrift in der linken Leiste mit dem Namen Shared With Me an. Klicken Sie darauf, und möglicherweise wird ein Durcheinander von Dateien und Ordnern angezeigt. Sorge dich nicht zu sehr um sie. Wenn es irgendetwas Wichtiges in dieser Menge gibt, gibt es drei nützliche Dinge, die Sie damit machen können:

Füge einen Stern hinzu. Das Hinzufügen eines Sterns zu einer Datei, die für Sie freigegeben wurde, entspricht dem Hinzufügen eines Sterns zu einer Ihrer eigenen Dateien. Dadurch wird es in der Liste der markierten Inhalte angezeigt.

Auf Laufwerk speichern / in einen Ordner verschieben. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die Datei zu Ihrem Google Drive hinzuzufügen und in einem Ordner abzulegen. Sie können mit der rechten Maustaste auf die Datei klicken und Verschieben nach auswählen. Navigieren Sie dann im angezeigten Fenster zu dem Ordner, in dem Sie diese Datei aufbewahren möchten. Eine weitere Option, die dasselbe bewirkt, ist die Auswahl des Elements, das Sie speichern möchten, und das Klicken auf das Google Drive-Symbol oben rechts im Bildschirm. Sie haben dann die Möglichkeit, es in den Ordner Ihrer Wahl zu verschieben. In beiden Fällen erstellen Sie effektiv eine Verknüpfung zu der freigegebenen Datei von dem neuen Speicherort, den Sie auswählen. Die Datei wird weiterhin für alle freigegeben und gehört weiterhin dem ursprünglichen Besitzer.

Eine Kopie machen. Wenn Sie eine Kopie einer für Sie freigegebenen Datei erstellen, wird die neue Kopie zu Ihrer. Und es ist nur so, eine Kopie. Es ist nicht mehr mit der freigegebenen Datei verbunden, und dieselben Personen haben nicht unbedingt die Berechtigung, mehr darauf zuzugreifen.

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7. Müll wegwerfen

Wenn Sie eine Datei oder einen Ordner aus Google Drive entfernen, wird er in den Papierkorb verschoben und verbleibt dort, bis Sie den Papierkorb entfernen. Je länger Sie den Müll ansammeln lassen, desto unwahrscheinlicher ist es, dass alles, was sich darin befindet, völlig zerstört wird. Dann bleiben Sie noch länger in Ihrem Müll hängen. Tun Sie sich selbst einen Gefallen und leeren Sie den Müll von Zeit zu Zeit. Dies hilft dabei, den Speicherplatz in Google Drive auf einem genauen Niveau zu halten, und es hilft Ihrer Gesundheit, wenn Sie versuchen, ein organisiertes Konto zu führen.