Organisieren Sie sich: So trennen Sie Ihre Arbeits- und persönlichen Daten

Information Worker wie ich lesen am Wochenende oft unsere E-Mails. Oder wir kommen spät in der Nacht von zu Hause aus zu einer wichtigen Präsentation, wenn unsere produktivsten Stunden anstehen (oder wenn wir bei einem Projekt im Rückstand sind). Ebenso neigen wir dazu, persönliche Nachrichten während der Arbeit zu beantworten oder ein Versicherungsdokument auf dem Bürokopierer zu scannen. Wissensarbeiter mögen im Allgemeinen diese Art von Flexibilität, aber wenn Sie nicht genau wissen, wie Sie Ihre Arbeit und Ihre persönlichen Dateien trennen, können Sie sich selbst und Ihre Daten in Schwierigkeiten bringen.

Durch riskantes Verhalten in der Grauzone zwischen Arbeit und Leben können sensible Daten gefährdet werden. Während zum Beispiel viele Leute hier und da ein persönliches Dokument scannen, möchten Sie nichts Sensibles scannen, da Sie keine Ahnung haben, wo der Multifunktionsdrucker speichert, es sei denn, Sie sind der IT-Leiter Kopien der gescannten Dateien. Sie befinden sich wahrscheinlich auf der Festplatte des Scanners selbst und werden möglicherweise auch auf ungesicherten freigegebenen Servern gespeichert.

Um ein gewisses Maß an Work-Life-Balance zu gewährleisten, ist es außerdem hilfreich, Hinweise zu haben, die Sie daran erinnern, wenn Sie eine Art von Arbeit ausführen, während Sie auf der anderen Uhr sind. Nehmen wir an, Sie haben drei Tage in den Familienferien einige E-Mails abgerufen. Sie werden vielleicht zu schätzen wissen, dass Sie die Flexibilität und die Möglichkeit haben, alle dringenden Angelegenheiten zu erledigen, aber Sie möchten vielleicht auch wieder mit Ihren Kindern Splash Mountain genießen. Mit ein paar einfachen Strategien zur Trennung Ihrer persönlichen und Arbeitsdateien werden Sie nie zu lange in die Arbeit hineingezogen, wenn Sie Ihre persönliche Zeit genießen und umgekehrt.

Unterteilen Sie Ihre Dateien

Der Haupttrick bei der Trennung von Arbeits- und persönlichen Dateien besteht darin, sie zu unterteilen. Bestimmte Dinge an bestimmten Orten aufzubewahren, schafft nicht nur Ordnung, sondern auch Sicherheit. Es funktioniert sowohl in der physischen Welt als auch in der digitalen Welt. Wenn Sie Ihre Schlüssel immer in der rechten Tasche und Ihr Telefon immer in der linken Tasche haben, suchen Sie nie in Ihrer Jacke nach einem dieser Gegenstände.

Bei digitalen Dateien sind die Prinzipien dieselben, aber die Realität sieht ein wenig anders aus. Sie könnten alle Ihre Arbeitsdateien in einem Ordner und persönliche Dateien in einem anderen aufbewahren, aber befinden sie sich auf demselben Server, Computer, derselben App oder demselben Mobilgerät? Möchtest du, dass sie es tun?

Manchmal trennen wir Arbeitsdateien von persönlichen Dateien, um Grenzen beizubehalten, damit wir nicht in der Arbeit verstrickt sind, wenn wir Zeit mit Familie und Freunden verbringen sollten, oder damit wir nicht versucht sind, die Steuererklärung zu beenden, während wir arbeiten Wir sind auf der Uhr.

Im Laufe der Jahre habe ich einige Strategien entwickelt, die mir dabei helfen, meine Arbeits- und persönlichen Daten so zu unterteilen, dass sie die folgenden Bedingungen erfüllen:

• Sie sind immer getrennt
• Sie sind zugänglich, egal wo ich bin, aber
• Es ist für mich etwas unpraktisch, auf Arbeitsdateien zuzugreifen, wenn ich mich im Home-Modus befinde, und auf Dateien, wenn ich mich im Work-Modus befinde.

Verwenden Sie verschiedene Schnittstellen für verschiedene Dinge

Lassen Sie uns zunächst über digitale Dokumente wie Textverarbeitungsdokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, PDFs und Bilder sprechen.

Die einfachste Möglichkeit, Dokumente getrennt und dennoch zugänglich zu halten, besteht darin, sie in einem Online-Synchronisierungsdienst zu speichern und verschiedene Dienste für verschiedene Arten von Informationen zu verwenden. Ich verwende Dropbox zum Speichern, Sichern und Synchronisieren meiner persönlichen Dateien und verlasse mich bei der Arbeit auf Google Drive. Über diese beiden Dienste hinaus gibt es zahlreiche Optionen, die Sie in der Liste der besten Online-Speicherdienste von PCMag nachlesen können. Zunächst müssen Sie jedoch Ihre Dateien in zwei verschiedene Dienste unterteilen.

Warum würde ich nicht meinen bevorzugten Speicherdienst auswählen und zwei verschiedene Konten erstellen, anstatt zwei verschiedene Dienste zu verwenden? Eine andere Benutzeroberfläche hilft mir dabei, die Grenzen zwischen Arbeits- und persönlichen Dateien beizubehalten.

Wenn ich mir die Google Drive-Weboberfläche anschaue, habe ich das Gefühl, dass ich arbeite. Wenn ich im Urlaub auf Google Drive starre, läuten jedoch die Glocken in meinem Kopf, die mich daran erinnern, dass ich Arbeit mache, wenn ich am Pool faulenzen sollte. Aber wenn ich am Wochenende mit Dropbox herumspiele und meine persönlichen Fotos organisiere, gibt mir mein Gehirn nicht das gleiche "Sie arbeiten" -Signal. Im Laufe der Zeit habe ich eine starke Assoziation zwischen jeder Schnittstelle und dem, was ich in dieser Schnittstelle mache, entwickelt. Für mich ist es noch wichtiger, klare Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben zu haben, da ich von zu Hause aus arbeite. Als ich Vollzeit in einem Bürogebäude gearbeitet habe, habe ich ähnliche Strategien angewendet, um den gleichen Effekt zu erzielen.

Erstellen Sie visuelle Hinweise in Ihrem Betriebssystem und in Ihren Designs

Einige Speicherdienste, z. B. solche, die eng in Ihr Betriebssystem integriert sind, sehen überhaupt nicht so aus (es sei denn, Sie verwenden die Web-App). Sie haben nicht unbedingt eine eigene Schnittstelle. Eine andere Möglichkeit, sich zu unterteilen, ohne es überhaupt zu merken, ist die Verwendung eines anderen Betriebssystems bei der Arbeit und zu Hause. Wenn Sie einen Windows-Computer im Büro und einen Mac zu Hause haben, haben Sie möglicherweise bereits das gleiche Gefühl, hyperbewusst zu sein, wenn Sie zu Hause auf dem Mac im Büro arbeiten.

Ein weiteres Problem könnte sein, dass Sie einige der gleichen Werkzeuge in Ihrem Arbeits- und Privatleben verwenden, weil Sie sie mögen. Sie möchten nicht zwei verschiedene Tools oder Schnittstellen auswählen. Sie möchten für beide diejenige verwenden, die Ihnen am besten gefällt. Einige meiner Freunde verwenden beispielsweise Slack für die persönliche Kommunikation, und sie verwenden Slack auch bei der Arbeit. In dieser Situation würde ich empfehlen, das Thema (dh das Farbschema) Ihrer beiden Slack-Konten so zu ändern, dass sie physisch unterschiedlich aussehen. Sie werden schnell ein Farbschema mit Arbeit und eines mit privatem persönlichem Geschwätz verknüpfen.

Per Browser unterteilen

Eine weitere Möglichkeit, Ihre Arbeit zu unterteilen und visuelle Hinweise zu erstellen, die Sie daran erinnern, welche Art von Arbeit Sie ausführen, besteht darin, sich bei der Arbeit an einen Browser und einen anderen zu Hause zu halten. Die visuellen Hinweise mögen subtiler sein, aber Sie werden immer noch die Gewohnheit haben, Chrome für die Arbeit und Firefox für persönliche Dinge zu starten.

Es ist auch von Vorteil, zwei separate Browser zu verwenden, um das Webprotokoll voneinander zu trennen. Beispielsweise können Sie den Browser-Cache für Arbeitsdateien aufmerksamer leeren, da diese vertrauliche Unternehmensinformationen enthalten. Sie möchten jedoch möglicherweise Ihr persönliches Webprotokoll aufbewahren, damit Sie schnell nach Websites suchen können, auf die Sie vor einigen Tagen zugegriffen haben (oder umgekehrt) umgekehrt).

Nutzen Sie E-Mail-Client-Apps zu Ihrem Vorteil

Auf Mobiltelefonen gibt es eine sehr einfache Möglichkeit, geschäftliche E-Mails von persönlichen E-Mails zu trennen, unabhängig davon, ob Sie denselben E-Mail-Dienst wie Google Mail für die Arbeit und zu Hause verwenden. Die Lösung: Verwenden Sie verschiedene E-Mail-Clients.

Google Mail verfügt über eine eigenständige App, die Sie jedoch nicht unbedingt als App für den Zugriff auf Google Mail auswählen müssen. Auf dem iPhone können Sie die Standard-Mail-App verwenden. Oder Sie können auf jedem Telefontyp eine E-Mail-Client-App eines Drittanbieters installieren, die mit Google Mail funktioniert, z. B. Boxer oder Inboxcube.

Ich verwende gerne separate Apps für geschäftliche und private E-Mails. Ich habe den gleichen Vorteil, zwei verschiedene Schnittstellen zu haben. Wenn ich versuche, nicht in die Arbeit hineingezogen zu werden, kann ich die Arbeits-E-Mail beenden und schließen, während meine persönliche E-Mail leichter zugänglich bleibt, oder umgekehrt.

Es kann vorkommen, dass Sie nur eine E-Mail-Client-App mögen und diese sowohl für Ihre geschäftliche als auch für Ihre persönliche E-Mail verwenden möchten. Bei vielen Apps können Sie mehrere Konten authentifizieren und nach Belieben zwischen ihnen wechseln. Es bietet eine Benutzerfreundlichkeit, die Sie jedoch möglicherweise nicht möchten. Sie verlieren den Vorteil, über zwei verschiedene Schnittstellen zu verfügen, und Sie verlieren die Möglichkeit, die App mit jedem beliebigen Konto zu beenden, das Sie im Moment weniger in Versuchung führen möchten. Vielleicht möchten Sie, dass Ihre Technologie aus Gründen Ihrer eigenen Psychologie etwas weniger benutzerfreundlich ist.

Aufgeteilt für eine bessere Work-Life-Balance

Wenn Sie klarere Grenzen zwischen Ihrer Arbeit und Ihrem Privatleben benötigen, hilft es enorm, Ihre Daten in verschiedene Apps, Dienste, Betriebssysteme und Browser zu unterteilen.

Wenn Sie zwei getrennte virtuelle Bereiche haben, in denen Sie auf Ihre Dateien zugreifen, entstehen Hinweise, Verknüpfungen und Eintrittsbarrieren, die Ihnen dabei helfen, Ihre Freizeit zu verkürzen oder persönliche Aufgaben während der Arbeit zu erledigen, während Sie sie dennoch erledigen können, wenn dies der Fall ist notwendig.