Epson Workforce es-300wr kabelloser Dokumentenscanner - Überprüfung und Bewertung der Buchhaltungsversion

Der hoch tragbare kabellose Dokumentenscanner Epson WorkForce ES-300WR - Accounting Edition (399, 99 USD) ist eine erweiterte Version der WorkForce ES-300W von Editors 'Choice, die wir im letzten Jahr getestet haben. Diese neueste Version des tragbaren Dokumentenscanners von Epson bietet nur noch 100 US-Dollar mehr. Die geschäftsorientierte Software sowie die überarbeitete und umbenannte Benutzeroberfläche für die Dokumentenerfassung verbessern die Genauigkeit und die Buchhaltung und steigern damit den Gesamtwert. Wenn das Sammeln und Exportieren von Finanzdaten für die Verwendung in Ihrer Buchhaltungsanwendung - ohne dass diese manuell eingegeben werden müssen - attraktiv ist, sollten Sie den ES-300WR in Betracht ziehen.

Ein durchdachter Reisebegleiter

Wenn Sie einen weniger mobilen Desktop-Dokumentenscanner bevorzugen, bietet Epson auch eine Accounting Edition des kabellosen WorkForce ES-500WR-Dokumentenscanners an, der etwas schneller, größer und schwerer ist. Wenn das tragbare Modell geschlossen und bereit für die Straße ist, misst es 2, 6 mal 11, 3 mal 3, 5 Zoll (HWD) und wiegt 2, 9 Pfund. Ein Großteil seiner Größe und seines Gewichts stammt von einem eingebauten Akku. Einige andere tragbare Scanner mit wiederaufladbaren Batterien sind der etwas kleinere und leichtere Canon imageFormula P-215II Scan-Tini und der viel kleinere und leichtere scheinbare Doxie Q. Ersterer wie der ES-300WR und sein ES-300W Twin. Im Lieferumfang ist ein automatischer 20-Blatt-Vorlageneinzug (ADF) enthalten, mit dem beide Seiten von zweiseitigen Seiten gleichzeitig in einem Durchgang gescannt werden. Der ADF des Doxie Q hat dagegen nur acht Seiten. und um beide Seiten von zweiseitigen Seiten zu scannen, müssen Sie eine Seite der Originale scannen und sie dann manuell umdrehen, um die anderen Seiten zu scannen.

Leichtere Geräte wie der Xerox Duplex-Reisescanner mit manueller Zufuhr, der Visioneer Patriot P15 und der tragbare Duplex-Dokumentenscanner DS-320 von Epson sowie der WorkForce ES-200 sind zwar kleiner, leichter und leichter zu transportieren, haben jedoch keine Batterien. Dies bedeutet, dass Sie an eine Netzsteckdose angeschlossen sind.

Wie schnell der Akku aufgeladen wird, hängt von der Stromquelle ab. Wie viele andere tragbare Modelle der jüngeren Vergangenheit kann auch der ES-300WR gleichzeitig mit Wechselstrom- oder USB-Stromquellen betrieben und aufgeladen werden. Epson teilte mir mit, dass sich der Akku bei Verwendung des Scanners in nur wenigen Stunden über die Netzsteckdose auflädt. USB 3.0 dauert ungefähr vier Stunden, und USB 2.0 benötigt ungefähr 20 Stunden. Der Scanner lädt sich natürlich schneller auf, wenn er ausgeschaltet ist. Epson beansprucht keine bestimmte Batterielebensdauer pro Seite, aber ich habe während meines Tests Hunderte von Seiten mit einer einzigen Ladung gescannt.

Der Arbeitszyklus des ES-300WR beträgt 500 Scans pro Tag. Dies entspricht dem des DS-320, des ES-200 und des Canon P-215II, während der Patriot P15 und der Doxie Q doppelt so laut sind.

Die Abdeckung öffnet sich, um den 20-Blatt-ADF und das Bedienfeld freizulegen, das sich zwischen der rechten oberen Kante des Scanners und der rechten vorderen Kante des Gehäuses befindet. Die Steuerelemente selbst bestehen aus vier Tasten: Ein / Aus, Stopp (Abbrechen), Start, Wi-Fi-Verbindung (Wi-Fi Protected Setup oder WPS) und fünf Status-LEDs: Fehler, Automatischer Einzugsmodus, Bereit, Wi-Fi Ein / Aus und Batterie. Beachten Sie auch in der Abbildung unten, dass sich in der Nähe der linken Seite des Gesichts, fast in der Ecke der Steuerelemente, ein Moduswahlschalter befindet, mit dem Sie zwischen Standarddokumenten und dicken Plastikkarten (z. B. ID-Karten und Kreditkarten) wechseln können). An der rechten Vorderkante befindet sich ein Schalter zum Auswählen der WLAN- oder USB-Konnektivität.

Sie können den ES-300WR über WLAN drahtlos mit Ihrem Netzwerk verbinden und über USB 2.0 oder 3.0 mit einem einzelnen PC verbinden. Mit der Epson DocumentScan-App können Sie auf Apple iOS- und Android-Geräte scannen.

ScanSmart Accounting Edition

Seit dem Debüt des ES-300W Anfang 2017 hat Epson die Softwaresammlung seiner Scanner erheblich geändert. Die wichtigste Änderung ist der neue ScanSmart des Unternehmens, ein Verwaltungsdienstprogramm, das den Scanner, die unterstützende Software und andere Anwendungen integriert, damit alle reibungsloser zusammenarbeiten können. Die neuen buchhaltungsfreundlichen Funktionen sind softwarespezifisch. Sie sind Teil einer erweiterten Version des Dienstprogramms ScanSmart Accounting Edition.

Mit ScanSmart können Sie Scanaufträge konfigurieren und ausführen sowie Workflow-Profile (In Datei scannen, In E-Mail scannen usw.) oder Vorgaben erstellen, die Epson als Aktionen bezeichnet und die alle Aspekte eines Scanauftrags definieren. ScanSmart Accounting Edition vereinfacht das Erfassen Ihrer Daten aus gescannten Finanzdokumenten in Ihrer Buchhaltungsanwendung, insbesondere QuickBooks Online und Excel.

Im Wesentlichen besteht das Upgrade der Accounting Edition aus einer ScanSmart-Erweiterung mit dem Namen Receipt Manager, mit der relative Finanzdaten aus Belegen, Rechnungen und anderen Finanzdokumenten automatisch identifiziert, extrahiert und in Daten umgewandelt werden, die mit QuickBooks Online oder Excel kompatibel sind. Dies kann möglicherweise mühsame und zeitaufwendige manuelle Eingaben überflüssig machen. Der Excel-Export ist CSV, ein Format, das von den meisten Buchhaltungsprogrammen akzeptiert wird. Laut Epson lernt ScanSmart bei Verwendung des automatischen Tools zur Dateibenennung und Empfangserkennung, wie Sie wiederkehrende Daten wie Herstellernamen und Logos, wiederkehrende Ausgaben usw. identifizieren und so das Speichern, Abrufen und Auffinden von Dokumenten rationalisieren. Prozesse für kritische Daten und Dokumente.

Zusätzlich zur ScanSmart Accounting Edition enthält das Softwarepaket Nuance Power PDF, ein Programm zum Erstellen und Bearbeiten von PDF-Dateien, das eine Alternative zu Adobe Acrobat darstellt. Nuance PDF Converter für Mac; und NewSoft Presto! BizCard, ein Dienstprogramm zum Scannen und Archivieren von Visitenkarten.

Ein schneller tragbarer Dokumentenscanner

Epson bewertet den ES-300WR im Simplex-Modus (einseitig) mit 25 Seiten pro Minute (ppm) und im Duplex-Modus mit 50 Bildern pro Minute (oder ipm, wobei jedes Bild eine Seite einer zweiseitigen Seite ist). Ich habe meine Tests über USB 3.0 mit 300 dpi von PCMags Standard Intel Core i5 Testbed-PC unter Windows 10 Professional aus durchgeführt. Die Werte des ES-300WR liegen nahe genug bei den anderen hier diskutierten Epson-Modellen (ES-200W, ES-300W und DS-320), und man kann mit Sicherheit sagen, dass der Scanner selbst und sein BIOS keine wesentlichen Veränderungen erfahren haben Performance-bezogene Optimierungen, und ScanSmart verarbeitet Daten nicht erkennbar schneller als die kürzlich ersetzten Epson Scan 2 / Image Capture Pro-Dienstprogramme, die ich beim Testen des letztjährigen ES-300W verwendet habe.

Sehen Sie, wie wir Scanner testen

Nach Abzug der Verzögerungszeit (der Zeitspanne zwischen dem Scannen der letzten Seite und dem Speichern des Scanauftrags durch die Software in einem verwendbaren Bild oder einer durchsuchbaren PDF-Datei) hat der ES-300WR mein 25-seitiges einseitiges Dokument mit der Rate von gescannt 28, 3 Seiten pro Minute und das 25-seitige zweiseitige Dokument (50 Bilder) mit 54, 5 Seiten pro Minute. Bei beiden Dokumenten ist dies 1 ppm schneller als beim ES-300W. Die Werte für ES-320 und ES-200W stimmen im Wesentlichen mit denen für ES-300WR überein. Der Visioneer P15 und der Canon P-215II haben beide niedrigere Geschwindigkeitswerte von 10 und 20 Seiten pro Minute als die tragbaren Epson-Modelle. Der P15 erreichte 17, 1 und 34 Seiten pro Minute und der Canon P-215II schaffte 15, 9 und 30, 9 Seiten pro Minute.

Im nächsten Test habe ich den ES-300WR so eingestellt, dass er dieselben zwei Dokumente scannt und während ScanSmart sie verarbeitet und als PDF-Bild speichert. Wie aus meiner Erfahrung mit den Vorgängermodellen von Epson erwartet, waren die Scanzeiten für PDF-Bilder fast identisch mit den Ergebnissen im vorherigen Test.

Als Nächstes habe ich den ES-300WR so eingestellt, dass er mithilfe von ScanSmart das 25-seitige Dokument mit 50 Bildern scannt und in das vielseitigere durchsuchbare PDF konvertiert. Die Aufgabe wurde in 55 Sekunden erledigt, mit einer Verzögerung von nur 0, 5 Sekunden zwischen dem Scannen in durchsuchbare PDF-Dateien und dem Scannen in den Speicher ohne Konvertierung oder Formatierung.

Die anderen Epson-Modelle schnitten natürlich ähnlich ab, und der P15 bewältigte die gleiche Aufgabe etwa 40 Sekunden langsamer, aber der P-215II schlug den ES-300WR um etwa 5 Sekunden.

Genauigkeit und Export

Ich möchte lieber, dass mein Scanner langsam als ungenau ist. Zu diesem Zweck hat der ES-300WR sowohl meine Arial- als auch meine Times New Roman-Schriftseiten fehlerfrei auf 6 Punkte konvertiert. Damit ist er der genaueste aller hier genannten Scanner. Das ist etwas genauer als der DS-320. Die beiden anderen tragbaren Geräte von Epson, ES-200W und ES-300W, waren noch etwas ungenauer. Ich habe mir auch alle tragbaren Dokumentenscanner angesehen, die PCMag in den letzten zwei Jahren überprüft hat, und festgestellt, dass der ES-300WR mit ScanSmart die besten Genauigkeitswerte für einen tragbaren Dokumentenscanner erzielt hat.

Ich habe mir auch die Buchhaltungsfunktionen in der ScanSmart Accounting Edition-Software angesehen. Das Einlesen und Exportieren Ihrer Finanzdaten von einem Ausdruck in Ihre Buchhaltungsanwendung erfolgt in zwei Schritten. Sie scannen Ihre Quittungen, Rechnungen usw. in ScanSmart wie jedes andere Dokument und senden die Daten anschließend mit einer ScanSmart-Aktion an Receipt Manager, um sie zu überprüfen und zu verwalten.

Wenn Sie auf Exportieren und Speichern klicken, haben Sie die Möglichkeit, entweder in QuickBooks zu exportieren oder als CSV zu speichern. Wenn Sie das erstere auswählen, stellen Sie sicher, dass QuickBooks geöffnet ist, damit ScanSmart es finden kann. ScanSmart öffnet dann ein QuickBooks-Fenster, in dem Sie zunächst aufgefordert werden, sich bei QuickBooks anzumelden. Anschließend werden Sie durch den Vorgang des Abgleichs von Feldern und des Exportierens der Daten geführt. Während ich dies mit ScanSmart und QuickBooks noch nicht getan habe, habe ich zu der Zeit, als ich meine eigene Buchhaltung durchgeführt habe, häufig Daten in QuickBooks und aus QuickBooks exportiert. Ich vermute, dass dieser Prozess ähnlich ist. Die ersten Male mussten die Bezeichnungen der QuickBooks-Datenfelder (z. B. "Ausgaben / Automobile / Wartung") mit den entsprechenden Bezeichnungen in den eingehenden Daten abgeglichen werden. (Ich vermute, dass ScanSmart hier den größten Teil des Lernens leistet.)

Wenn Sie in eine CSV-Datei exportieren, wählen Sie einfach diese Option, benennen die Datei und die Software nimmt sie von dort. Wie Sie die Daten danach verwenden, bleibt Ihnen überlassen. In den meisten Szenarien, z. B. wenn Sie die Daten in FreshBooks importieren, müssen Sie sie wahrscheinlich ein wenig massieren, indem Sie jeden CSV-Datensatz mit den entsprechenden Datensätzen in der Buchhaltungssoftware abgleichen und kennzeichnen. Wenn Sie Erfahrung mit Excel haben, ist dies alles Intro to Spreadsheets 101 und es gibt umfangreiche Online-Informationen (und höchstwahrscheinlich die Dokumentation Ihrer Buchhaltungsanwendung) zum Vorbereiten von CSV-Dateien für den Import. Trotzdem würde ich mir wünschen, dass ScanSmart Accounting Edition mehrere zusätzliche Accounting-Pakete unterstützt, da nicht jeder QuickBooks verwendet.

Gut fürs Geschäft

Der Unterschied zwischen dem Editor's Choice ES-300W und diesem neueren ES-300WR-Modell liegt in der Software. Wenn es darum geht, zu entscheiden, ob es die 100-Dollar-Prämie wert ist, müssen Sie über Ihr Unternehmen nachdenken. Wenn diese neue Abrechnungs-Iteration unseres derzeit bevorzugten tragbaren Dokumentenscanners Sie oder eine andere Person in Ihrem Unternehmen vor der stundenlangen manuellen Eingabe von Finanzdaten bewahrt (was nicht nur langweilig ist, sondern auch das Eingabefehlerpotenzial erhöht), ist dies selbstverständlich jeden Monat der Fall. Aber wenn Sie nicht sehen, dass Ihr Unternehmen von dieser optimierten Software profitiert, ist der ES-300W die richtige Wahl.