7 Tipps bei der Auswahl eines VoIP-Geschäftsdienstes für Ihre smb

Sicher, Voice-over-IP-Anbieter (VoIP) für Unternehmen sind heutzutage die beliebteste Wahl bei kleinen Unternehmen und Start-ups. Schließlich erhalten Sie für einen Bruchteil des Geldes, das in den meisten Fällen monatlich und pro Benutzer abgerechnet wird, die gesamte Funktionalität einer TK-Anlage für Großunternehmen. Darüber hinaus erhalten Sie eine völlig neue Landschaft der Flexibilität, da Ihre Telefonanrufe jetzt Daten sind.

Dies bedeutet, dass sie in andere Systeme wie Ihr Customer Relationship Management (CRM) oder Helpdesk-System integriert werden können. Außerdem können sie nach neuen Erkenntnissen über das Geschäftsgefühl Ihrer Kunden und die demografischen Merkmale Ihres Kernpublikums durchsucht werden.

Wenn Sie sich für ein Upgrade auf einen VoIP-Dienst entschieden haben, sich aber fragen, wo Sie anfangen sollen, lautet die kurze Antwort: Bewegen Sie sich langsam, erledigen Sie Ihre Hausaufgaben und machen Sie keine Kosten zum Hauptgrund. Es gibt eine Reihe erstaunlicher VoIP-Systeme für Unternehmen, aber jedes verfügt über andere Funktionen und eine andere Preisstruktur. Daher kann die Auswahl schwierig sein. RingCentral Office ist eine Auswahl unserer Redaktion, aber das bedeutet nicht, dass Sie automatisch zu ihrer Website gehen sollten, um sie zu kaufen. Tatsächlich könnten sich andere Systeme auf andere Funktionen konzentrieren, wie beispielsweise Freshcaller mit seiner Spezialisierung auf Call-Center-Funktionen.

Sie müssen also Ihre Hausaufgaben machen, um sicherzustellen, dass der von Ihnen gewählte VoIP-Dienst der richtige für Ihr Unternehmen ist. Aus diesem Grund haben wir diese Liste mit wichtigen Kriterien zusammengestellt, die Sie berücksichtigen müssen, bevor Sie sich für ein VoIP-System für Unternehmen entscheiden.

1. Pläne und Preise

Wir können genauso gut mit dem wichtigsten Merkmal beginnen: den Kosten. Was nützt es, einen geschäftlichen VoIP-Dienst mit allem Schnickschnack zu wählen, wenn Sie es sich nicht leisten können? AT & T Collaborate, unser anderer Gewinner der Editorenauswahl, bietet eine fantastische Auswahl an Funktionen. Für das Basic Voice Solution-Paket beträgt der Preis jedoch 34, 95 US-Dollar pro Benutzer und Monat, bei Online-Käufen jedoch nur 17, 48 US-Dollar pro Benutzer und Monat. RingCentral bietet ähnliche Grund- und Zwischenpreise ab 19, 99 USD. Wenn Sie in die Premium-Kategorie wechseln, beginnen Sie bei 44, 99 US-Dollar pro Benutzer und Monat. Diese Stufe bringt jedoch neue Funktionen mit sich, darunter die automatische Weitervermittlung auf mehreren Ebenen, der Name der Anrufer-ID für eingehende Anrufe, die Anrufaufzeichnung und einige Funktionen zur Identitätsverwaltung.

Es gibt jedoch günstigere Lösungen als unsere Editoren, wie z. B. Grasshopper, die bei 26 US-Dollar pro Monat beginnen (nicht pro Benutzeraspekt), aber Sie werden hier mit Funktionen handeln. Mit Grasshopper können Sie beispielsweise keine Voicemail-Nachrichten übertragen, und Ihr System zeichnet nicht automatisch jeden Anruf für die Nachwelt auf. Dies sind großartige Dienste für Unternehmen, die alles von ihren Laptops oder Tablets aus erledigen, aber sie sind nicht so gut wie RingCentral oder AT & T Collaborate für Unternehmen, die ein hohes Volumen an eingehenden und ausgehenden Anrufen verarbeiten.

Woher weißt du, was für dich richtig ist? Konzentrieren Sie sich nicht mehr auf den Preis, sondern denken Sie nur noch an die Funktionen, die Sie benötigen. Sobald Sie den Geschäftsprozessen, die Sprache benötigen, Funktionen zugeordnet haben, wissen Sie, welche Unterstützung Ihre reine Sprachplattform benötigt. Von dort ist es nur ein Vergleichseinkauf.

2. Benutzerdefinierte mobile Apps

Ihre Mitarbeiter sind wahrscheinlich zumindest zeitweise unterwegs, sodass Sie sich einen VoIP-Dienst wünschen, der mit ihnen reisen kann. Leider bieten nicht alle VoIP-Anbieter mobile Apps an, die den gleichen Wert und die gleichen Dienste wie die Desktop-Apps bieten. Die meisten der von uns getesteten Systeme bieten sowohl Apple iOS- als auch Google Android-Apps für Mobilgeräte an. Die Qualität variiert jedoch. Dies gilt auch für die Funktionen, die auf dem vollwertigen Desktop-Softphone angeboten werden, und für die Funktionen des mobilen Clients. In einigen Fällen kann die mobile App beispielsweise weder ein Protokoll für diese Anrufe erstellen noch Voicemail-Mitschriften erstellen, wenn der Anruf nicht entgegengenommen wird.

3. Anrufverwaltung

Wenn VoIP-Plattformen ausgereift sind, werden die Funktionssätze auf bestimmte Zielgruppen zugeschnitten. Das bedeutet, dass Sie nicht unbedingt die gleichen Funktionen auch in Produkten finden, die direkt miteinander konkurrieren. Für Unternehmen, die aufgrund ihrer Software "Gehirne" in VoIP investieren, bedeutet dies, dass Sie sehr vorsichtig sein müssen, um sicherzustellen, dass die intelligenten Funktionen, die Ihr Unternehmen benötigt, tatsächlich in das Produkt integriert sind. Die Anrufverwaltung ist ein gutes Beispiel, da dies ein Überbegriff für fast alles ist, was das System mit einem typischen Telefonanruf tun kann.

Wenn beispielsweise eine große Anzahl von Anrufen über eine bestimmte Anzahl von Telefonnummern (z. B. ein Service Desk) eingeht oder das System zu einer bestimmten Jahreszeit erreicht (Urlaubsgespräche), muss möglicherweise eine Anrufwarteschlange eingerichtet werden, in der VoIP ausgeführt wird Das System kann Anrufe je nach Verfügbarkeit, geografischer Lage oder anderen Kriterien auf intelligente Weise auf verschiedene Nebenstellen verteilen. Ein weiteres Beispiel ist die Erweiterungsverwaltung, bei der das System nicht nur einzelnen Benutzern Erweiterungen zuweist, sondern auch ein Namensverzeichnis verwaltet, das in das Netzwerkverzeichnis Ihrer IT-Abteilung integriert ist.

4. Integration durch Dritte

Dies ist einer der wichtigsten Vorteile von VoIP. Da es sich um Software handelt, verfügen diese Systeme häufig über eine Liste vorgefertigter Integrationen mit den Apps, die der Anbieter seinen Kunden als beliebt ansieht. RingCentral bietet beispielsweise eine gesunde Portion Erweiterungen, einschließlich Desk.com, Dropbox und Google Drive.

Mithilfe dieser Erweiterungen können Kunden benutzerdefinierte Workflows erstellen, um effizienter zu arbeiten. Beispielsweise kann ein eingehender Kundenanruf über RingCentral das RingCentral-Softphone in der Desk.com-Helpdesk-App auslösen. Der Servicemitarbeiter nimmt den Anruf möglicherweise entgegen und füllt gemäß der Standardprozedur ein Trouble Ticket aus, das in Dropbox als Dokumentdatei gespeichert wird, die auch mit der Ticketnummer in der Desk.com-Datenbank verknüpft ist. Im Rahmen der Integration können Sie jedoch auch eine automatische Aufzeichnung des Anrufs als WAV-Datei speichern, die sowohl mit der Tickettextdatei als auch mit der Desk.com-Ticketnummer verknüpft ist. Wenn also jemand diesen Ticketdatensatz aufruft, werden beide Dateien gespeichert erscheinen als unterstützende Dokumentation.

Wenn Sie Ihre eigenen benutzerdefinierten Integrationen entwickeln möchten, suchen Sie nach Anbietern, die Integrations-APIs unterstützen, entweder als zusätzliche Kostenoptionen oder als kostenloser Download für Kunden. In der Regel entsprechen diese dem REST-Standard, mit dem verschiedene Cloud-Services sehr häufig integriert werden.

5. Unterstützung

Wie bei jedem Produkt ist die Servicequalität entscheidend dafür, wie gut Ihr Service funktioniert. RingCentral bietet Telefon-Support rund um die Uhr für Kunden mit Plänen für zwei oder mehr Benutzer. Wenn Sie ein einzelner Benutzer sind, können Sie von Montag bis Freitag in 13-Stunden-Blöcken nur jemanden zum Hupen bewegen. RingCentral bietet außerdem Live-Chat-Support rund um die Uhr. Wenn Sie ein globales Unternehmen mit Rund-um-die-Uhr-Anforderungen betreiben, sollten Sie einen Dienstleister suchen, der garantiert, dass Ihre Anfragen sofort (oder zumindest zeitnah) beantwortet werden. Wenn sie das nicht anbieten können, möchten Sie vielleicht woanders suchen, insbesondere wenn Ihr Telefonsystem die Hauptmethode für die Kommunikation mit Kunden ist.

Seien Sie jedoch vorsichtig, wenn Sie Ihrem Telefonsystem Funktionen hinzufügen, insbesondere im Fall der oben genannten benutzerdefinierten Integrationen. Nur weil RingCentral eine gute Kundenunterstützungsrichtlinie bietet, bedeutet dies nicht, dass der Anbieter alles, was Sie in RingCentral integriert haben, tut. Und selbst wenn, ist es unwahrscheinlich, dass sie einen von uns entwickelten Integrationsmechanismus unterstützen. Sehen Sie sich jede Komponente Ihres gesamten Sprachkommunikationssystems an und stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wen Sie anrufen müssen, wann Sie anrufen müssen und warum. Wenn Sie benutzerdefinierte Integrationen entwickeln möchten, ist es eine gute Idee, die Premium-Support-Optionen zu prüfen. Ja, das ist zusätzliches Geld, aber es kann sich in Zukunft auszahlen, wenn Experten sowohl während der Entwicklung als auch im laufenden Betrieb zur Verfügung stehen.

6. Sicherheit

Sicherheit ist ein Muss für jeden Cloud-basierten Dienst, der in Ihr Unternehmen eingebunden ist, und die Angriffsvektoren entwickeln sich täglich weiter. Bei einer Internetanwendung wie VoIP, die als Drehscheibe für Ihre Geschäftskommunikation dient, sind Inside-Out-Sicherheitsmaßnahmen noch wichtiger. Beauftragen Sie die Anbieter mit der gebotenen Sorgfalt, um zu wissen, wo die Verantwortung für die in einem Cloud-basierten Dienst gespeicherten Daten liegt, und verhandeln Sie nach Möglichkeit Sicherheitsbestimmungen in Ihrem Vertrag. Suchen Sie nach Diensten, die End-to-End-Verschlüsselung, Verschlüsselung für ruhende Daten (falls vorhanden) und nicht nur Basisauthentifizierung, sondern auch erweiterte Optionen, insbesondere Multifaktorauthentifizierung und Biometrie, bieten.

Sprechen Sie hinter Ihrer Firewall mit Ihren IT-Mitarbeitern und stellen Sie sicher, dass auch dort die Sicherheit im Vordergrund steht. Stellen Sie sicher, dass Ihre lokale Netzwerkhardware VoIP-fähig ist und über Sicherheitsfunktionen für Unternehmen verfügt. Stellen Sie dann sicher, dass sie dort aktiviert sind, wo sie benötigt werden. Beispielsweise werden virtuelle LANs (VLANs) häufig verwendet, um den Sprachverkehr aus Gründen der Anrufqualität zu trennen, da ein dediziertes Netzwerk für diesen Verkehr bedeutet, dass die Daten anderer Netzwerk-Apps nicht stören können und Audioartefakte während eines Anrufs oder sogar abgebrochener Anrufe verursachen. VLANs eignen sich aber auch hervorragend zum Sichern von VoIP-Gesprächen, sofern die IT-Abteilung dies vorsieht. Weitere Informationen zur Sicherung Ihrer VoIP-Kommunikation finden Sie in der folgenden Liste.

7. Unified Communications

Ihr VoIP-Dienstanbieter kann auch eine zentrale Anlaufstelle für alle Ihre Kommunikationsanforderungen sein. Die meisten haben diese Funktion unter dem Namen "Unified Communications as a Service" (UCaaS) implementiert. Dies bedeutet, dass Sie Ihre Chat-Funktionen, Telefonkonferenzen, E-Mails, Telefonanrufe, Videoanrufe und Voicemail in einer App integrieren. Alle von uns getesteten Dienste bieten eine Form dieser Art von Dienst an, aber nicht jeder VoIP-Anbieter geht damit auf die gleiche Weise um.

Plattformen wie die Gewinner unserer Redaktionsauswahl, AT & T und RingCentral, verfügen beispielsweise über umfangreiche Unified Communications-Funktionen, die alle oben genannten Kanäle abdecken, sowie über intelligente Besprechungsräume und ähnliche Funktionen für die Zusammenarbeit. Mehr Software-orientierte Anbieter wie Dialpad werden sehr fortschrittliche und stark vereinheitlichte Softphones anbieten, aber die können Hardwaretelefone nicht so einfach einbinden. Schließlich bieten sehr kostengünstige Anbieter wie Grasshopper möglicherweise keine Unified Communications-Bereitstellung oder nur einen oder zwei zusätzliche Kanäle wie Fax und Text an.

Der Schlüssel zu einer effektiven Unified Communications-Implementierung besteht darin, herauszufinden, über welche Kanäle Ihr Unternehmen die tägliche Arbeit erledigt. Wenn Sie nur die Stimme verwenden, brauchen Sie sich darüber keine Sorgen zu machen, aber heutzutage ist das praktisch ein Einhorn. Jedes Unternehmen kommuniziert über mehr Kanäle als nur Sprache. Ein einheitliches System bedeutet, dass diese Kanäle effizienter genutzt werden können. Ohne eine UCaaS-App können Sie unterschiedliche Systeme in Ihrem SMB ausführen, ohne den Überblick darüber zu behalten, wer welche Nachricht auf welchem ​​Gerät und über welches Medium empfangen hat.