Adobe Document Cloud vs. Zoho Docs: Showdown zur Dokumentenverwaltung

Das Speichern und Zugreifen auf digitale Dokumente ist etwas, woran Sie selten denken, wenn Ihr Unternehmen das Dokumentenmanagement ordnungsgemäß durchführt. Aktivitäten wie Dokumenterstellung, -bearbeitung, -freigabe und -zusammenarbeit können so einfach wie Anmelden, Klicken und Erste Schritte sein. Unnötig klobige oder starre Dokumentenverwaltungssysteme können jedoch Menschen das Leben schwer machen, die den ganzen Tag über Akten lesen und löschen.

Ich werde zwei der beliebtesten Dokumentenverwaltungssysteme vergleichen: Adobe Document Cloud und Zoho Docs. Obwohl beide Systeme mehr Gemeinsamkeiten als Unterschiede aufweisen, übertrifft eines das andere in mehreren wichtigen Kategorien.

1. Preise und Pläne

Sie können Adobe Standard Document Cloud für nur 12, 99 USD pro Monat mit einem einjährigen Abonnement abonnieren oder 22, 99 USD pro Monat für das monatliche Abonnement bezahlen. Mit diesem Plan können Sie PDF-Dateien erstellen und nach Microsoft Word, Microsoft Excel und Microsoft PowerPoint exportieren. Sie können auch Text und Bilder in von Ihnen erstellten PDF-Dateien bearbeiten und Formulare digital signieren. Der Pro-Plan kostet 14, 99 USD pro Monat für ein ganzjähriges Abonnement oder 24, 99 USD pro Monat für einen monatlichen Plan. Es bietet die Möglichkeit, Audio- und Videodateien in PDF-Dateien einzufügen und gescannte Dokumente zu bearbeiten. Mit diesem Plan können Sie gescannte Papierdokumente auch in bearbeitbare PDF-Dateien umwandeln und zwei Versionen einer PDF-Datei vergleichen, um Unterschiede zu erkennen. Sie können auch Text bearbeiten und Seiten auf einem iPad organisieren und Seiten auf einem iPhone neu anordnen, löschen oder drehen. Mit allen Adobe-Abonnements haben Sie Zugriff auf 20 GB Speicherplatz.

Zoho Docs bietet eine 15-tägige kostenlose Testversion sowie einen kostenlosen Tarif für bis zu 25 Benutzer (einschließlich 5 GB Speicherplatz pro Benutzer). Der kostenlose Plan umfasst auch die unbegrenzte Freigabe von Dateien und Ordnern, die Desktop-Synchronisierung, Bearbeitungstools, die Benutzerverwaltung und den Versionsverlauf. Der Standardplan kostet 5 USD pro Benutzer und Monat mit bis zu 50 GB pro Benutzer. Dazu gehören Funktionen wie kennwortgeschützte Dokumente und rollenbasierter Zugriff. Der Premium-Tarif kostet 8 USD pro Benutzer und Monat für bis zu 100 GB pro Benutzer. Mit diesem Plan können Sie Dokumente direkt per E-Mail an ein Zoho-Konto senden, gelöschte Dokumente wiederherstellen und den Besitz von Dateien auf einen anderen Benutzer übertragen.

Beide Kontotypen können 10 GB zusätzlichen Speicher für 3 US-Dollar hinzufügen. Zoho bietet einen Rabatt von 20 Prozent auf alle bezahlten Pläne, wenn Sie jährlich zahlen. Dank des niedrigeren Preisniveaus, der kostenlosen Testversion, des kostenlosen Plans und der überlegenen Speicherkapazität liegt der Vorteil in der Preiskategorie bei Zoho. Rand: Zoho.

2. Dokumenterstellung und -bearbeitung

Benutzer von Zoho Docs können Dokumente erstellen und bearbeiten, Änderungen verfolgen, digitale Signaturen hinzufügen und auf eine Reihe erweiterter Bearbeitungstools zugreifen. Sie können auch Aufgaben zuweisen und Erinnerungen an Teammitglieder senden, die Zugriff auf die Datei haben. Sie können Makros, bunte Diagramme und Pivot-Tabellen erstellen und Dokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen in das Google Drive-, PDF-Format und Windows-Format exportieren. Sie können Dateien auch offline bearbeiten. Änderungen werden synchronisiert, sobald Sie wieder online sind.

Eine coole Funktion, die Adobe fehlt, ist die Möglichkeit, ein Dokument gleichzeitig mit Kollegen zu bearbeiten. Mit der Zoho Docs-App können Sie unterwegs auf Dateien zugreifen, diese erstellen und bearbeiten. Sie können alle Ordner anzeigen, nach Name oder Datum sortieren und Dateien durchsuchen. Da Adobe so stark auf PDF-Dateien angewiesen ist, gibt es, wie bereits erwähnt, eine Beschränkung für die Funktionen mobiler Betriebssysteme (OS). Dies ist bei Zohos Plattform nicht der Fall.

Adobe kann Informationen viel besser speichern und für eine spätere Verwendung automatisch ausfüllen als Zoho. Mit der Funktion "Ausfüllen und Unterschreiben" von Adobe können Sie beispielsweise häufig verwendete Felder wie Ihren Namen, Ihre Adresse, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer speichern. Es ist auch ein viel besseres Tool zum Signieren und Anfordern von Signaturen von Personen. Anwaltskanzleien, Finanzinstitute und Personen, die sich stark auf das PDF-Format verlassen, werden es zu schätzen wissen, wie einfach es ist, Informationen einzugeben und zu speichern und andere zur Überprüfung und Unterzeichnung zu bewegen. Das Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten in Adobe ist jedoch nicht mit Zoho vergleichbar. Rand: Zoho.

3. Was fehlt?

Wir würden es begrüßen, wenn Zoho Chat-basierte Unterstützung im Docs-Tool hinzufügen würde. Dies ist etwas, über das Adobe verfügt, das es unglaublich einfach macht, Sie durch einige der herausfordernderen Elemente des Dokumenterstellungsprozesses zu führen.

In Adobe fehlen hingegen Elemente wie die Gruppenbearbeitung, freigegebene Ordner und die Möglichkeit, Änderungen offline vorzunehmen. Außerdem müssen Sie gespeicherte Dateien in das PDF-Format konvertieren. Dies bereitet all jenen Kopfzerbrechen, die in andere Formate konvertieren müssen (insbesondere Personen, die Microsoft Excel-Formeln verwenden, die nicht in das PDF-Format übertragen werden). Rand: Zoho.

Die Quintessenz

Obwohl das Dokumentenmanagement-Tool von Adobe hervorragend geeignet ist, insbesondere für Personen, die hauptsächlich im PDF-Format arbeiten, fehlen Funktionen für die Zusammenarbeit. Außerdem verfügt es nicht über die robuste Dateikompatibilität, die Sie benötigen, um mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens zusammenzuarbeiten. Umgekehrt bietet Zoho eine umfangreiche Dokumentbearbeitung, eine hervorragende Mischung aus Zusammenarbeit und Dateifreigabe, und Sie können die Arbeit auf mobilen Betriebssystemen erledigen. Wenn Sie diese Funktionen mit einem niedrigeren Preis und mehr Speicherkapazität kombinieren, erhalten Sie ein rundum besseres Dokumentenmanagementsystem. Gewinner: Zoho.