Quickbooks Desktop Enterprise Review & Bewertung

Jeder, der auch nur aus der Ferne mit der Buchhaltung von Kleinunternehmen befasst ist, kennt den Namen Intuit und seine ehrwürdige QuickBooks-Plattform. Obwohl das Marketing auf eine Cloud-orientierte Version mit dem Namen Intuit QuickBooks Online konzentriert wurde, bei der es einem harten Wettbewerb ausgesetzt ist, bleibt Intuit eine unglaublich starke Marke und bietet sogar das Gegenstück im mittleren Bereich, das wir hier prüfen, die QuickBooks Desktop Enterprise Edition. Diese Version der Software deckt die Midrange-Buchhaltung ab, einschließlich Hauptbuchhaltung und Bestandsverwaltung, und ist pro Arbeitsplatz lizenziert. Die Preise beginnen bei 1.100 USD pro Jahr für ein Jahresabonnement mit einem Sitz. Mit verschiedenen Abonnements für den Zugriff auf verschiedene Funktionsebenen, einschließlich Advanced Reporting, Advanced Payroll und verschiedene Support-Stufen, können Kunden von QuickBooks Desktop Enterprise Lösungen entwerfen, die auf bestimmte Anforderungen zugeschnitten sind. Eine proprietäre Datenbank, ein relativ geringes Maximalbenutzerlimit und das Vertrauen in die Benutzergemeinschaft für Hilfedokumentation halten dieses System jedoch etwas hinter Acumatica und Intacct zurück, den aktuellen Gewinnern von Editors 'Choice in dieser Kategorie.

Sie können das Abonnement auch monatlich ab 75, 60 USD pro Monat für eine Einzelplatzlizenz bezahlen. Die meisten der in dieser Zusammenfassung untersuchten SMB-Anwendungen (Small and Midsize Business) laufen auf Hochleistungsdatenbanken wie Microsoft SQL Server, Oracle oder SAP HANA. QuickBooks Desktop Enterprise verwendet eine von Intuit geschützte Datenbank. Die Skalierbarkeit ist auf 30 gleichzeitige Benutzer beschränkt. Dies ist eine schwerwiegende Einschränkung, wenn die überprüften Apps anderer Anbieter auf Hunderte oder sogar Tausende von Benutzern hochskaliert werden können. Auf der anderen Seite wollen viele dieser Wettbewerber, einschließlich Intacct und NetSuite OneWorld, den Kunden dazu bringen, die Plattform zu einer echten ERP-Umgebung (Enterprise Resource Planning) auszubauen. QuickBooks Desktop Enterprise hat keine derartigen Ziele, da es ausschließlich für die Buchhaltung entwickelt wurde.

Außerdem waren QuickBooks Desktop Enterprise und Microsoft Dynamics GP die einzigen Produkte, die ich tatsächlich lokal installieren musste, obwohl beide als Cloud-gehostete Plattformen verfügbar sind (über verschiedene Hosting-Services, die den jeweiligen Herstellern als Mehrwertpartner dienen). Intuit bietet auch eine in der Cloud gehostete Version von QuickBooks Desktop Enterprise selbst an, für eine geringfügige Prämie gegenüber der lokalen Version.

Die Installation verlief schnell und problemlos. Standardentitätstypen wie Konstruktion, gemeinnützige Organisationen, professionelle Dienste, Beratung und andere sind während des Installationsprozesses verfügbar und müssen ausgewählt werden, um das System ordnungsgemäß zu konfigurieren. Die Auswahl eines Geschäftstyps wirkt sich auf den Standardkontenplan aus. Dieser Vorgang ist genauso wie bei anderen Versionen von QuickBooks, sodass er für frühere Kunden bekannt ist. Im Gegensatz zu den meisten anderen Programmen in dieser Zusammenfassung können Sie QuickBooks Desktop Enterprise direkt von Intuit oder über das umfangreiche Händlernetz des Anbieters erwerben. Obwohl es durchaus möglich ist, QuickBooks Desktop Enterprise selbst zu konfigurieren und anzupassen, sollten Sie einen Certified ProAdvisor in Betracht ziehen, wenn Sie der Meinung sind, dass umfangreiche Anpassungen erforderlich sind oder wenn Sie der Meinung sind, dass für Ihr Setup möglicherweise eine nicht standardmäßige Konfiguration erforderlich ist. Es ist auch sehr wahrscheinlich, dass Ihr Buchhalter ein zertifizierter ProAdvisor ist oder mit einem arbeitet, da die App weit verbreitet ist. Daher kann die Entwicklung einer Beziehung in dieser Richtung von Vorteil sein, wenn Sie der Meinung sind, dass Sie die Plattform für längere Zeit nutzen werden.

Wenn Sie nicht genau hinschauen, scheint QuickBooks Desktop Enterprise einen streng benannten Kontenplan zu verwenden, dem die bekannten Zahlen anderer Buchhaltungssysteme fehlen. In der Realität werden die Kontonummern dort nur standardmäßig nicht angezeigt. Im Menü "Einstellungen bearbeiten" befindet sich ein Kontrollkästchen für "Nummern verwenden". QuickBooks Desktop Enterprise verwendet dasselbe vierstellige Nummerierungssystem (1000 Serien für Vermögenswerte, 2000 für Verbindlichkeiten, 3000 für Eigenkapitalkonten, 4000 für Einnahmen und 5000 für Ausgaben) wie andere Versionen von QuickBooks. Und wie bei anderen Versionen von QuickBooks können Sie über mehrere Ebenen von Unterkonten verfügen, um eine detailliertere Nachverfolgung der Hauptkonten zu ermöglichen oder Abteilungen oder Standorte festzulegen. Auf der negativen Seite bietet QuickBooks Desktop Enterprise keine echten unternehmensübergreifenden Funktionen, obwohl Sie wahrscheinlich den Kontenplan manipulieren könnten, um dies zu klären. Es kann jedoch mehrere Währungen verwalten.

Alle Aufgaben an Deck

Durch das Starten von QuickBooks Desktop Enterprise gelangen Sie auf die Startseite, bei der es sich um einen Satz von Prozessablaufdiagrammen handelt. QuickBooks war einer der ersten Anbieter, der diese Benutzeroberfläche (User Interface, UI) eingeführt hat. Sie ist zu einem Standard geworden, da sie den Benutzern bei einer prozessspezifischen Reihe von Aufgaben sehr hilft. Was im Flussdiagramm der Startseite angezeigt wird, hängt davon ab, wie Sie beim Setup eine Reihe von Fragen beantworten. Die Testfirma, die ich für diese Überprüfungen verwendet habe, umfasste drei horizontale Ebenen: Lieferanten oben, Mitarbeiteraufgaben unten und Kundenaufgaben in der mittleren Ebene. Abhängig davon, ob Sie die Funktion verwenden, werden bestimmte Aufgaben eingeschlossen oder ausgeschlossen. Wenn Sie beispielsweise keine Kundenaussage verwenden, wird ein Symbol zur Ausführung dieser bestimmten Aufgabe nicht angezeigt (Sie können es jedoch zu einem späteren Zeitpunkt hinzufügen). Zwei zusätzliche vertikale Fenster auf der rechten Seite enthielten Unternehmens- und Bankaufgaben. Zusätzliche Navigation wird durch eine obere Multifunktionsleiste und eine vertikale Menüleiste am linken Bildschirmrand bereitgestellt, die bei Bedarf ausgeblendet werden kann.

Alle von mir getesteten Buchhaltungs-Apps boten eine Art Dashboard. QuickBooks Desktop Enterprise ist ebenfalls dazu in der Lage und heißt Insights. Das Dashboard wird durch eine Registerkarte in der oberen linken Ecke des Startbildschirms umgeschaltet. Wenn Sie wie bei vielen Dashboards den Mauszeiger über einen Datenpunkt bewegen, wird der numerische Wert des Punkts erhöht, und Sie können direkt vom Insights-Bildschirm aus mehrere Ebenen in einzelne Transaktionen aufschlüsseln. Ebenfalls verfügbar ist etwas, das Intuit Snapshots nennt und das über das Menü auf der linken Seite erreichbar ist. Hier werden die von den meisten anderen Anbietern als Key Performance Indicators (KPIs) bezeichneten Leistungsindikatoren dargestellt.

Ein Tweak hier, ein Tweak dort

Mit einigen der von mir getesteten Programme, einschließlich SAP Business One Professional und NetSuite, können Sie fast jeden Aspekt der App anpassen. Das Beste an der Flexibilität ist, dass Sie die Software genau auf die Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens abstimmen können. Der Nachteil ist, dass es ein Biest ist, herauszufinden, wie es geht, weshalb sich Kunden bei solchen Projekten im Allgemeinen auf Partner mit Mehrwert verlassen.

QuickBooks Desktop Enterprise bietet diesen Anpassungsgrad nicht. Sie können jedoch Spalten und Datenfelder in Formularen und Berichten hinzufügen und löschen. Diese Art von Änderungen vorzunehmen ist einfach und weitgehend intuitiv. Mithilfe von Berichtsfiltern können Sie außerdem genau steuern, was in einem Bericht geschieht. Die Filter von QuickBooks Desktop Enterprise sind einfach zu verwenden, werden jedoch wahrscheinlich nicht benötigt. Für viele Unternehmen, für die QuickBooks Desktop Enterprise eine gute Lösung darstellt, ist die große Anzahl an Standardberichten ausreichend. Es gibt sogar Berichte über die Verknüpfung von Konten mit bestimmten Positionen in einer Steuererklärung und einem angepassten (dh funktionierenden) Probesaldo. Beide sind am Jahresende großartig.

Viele Kunden müssen Berichte oder Dateneingabevorlagen überhaupt nicht anpassen. Die umfangreiche QuickBooks-Benutzer-Community bietet nicht nur eine hervorragende Hilfe, sondern auch eine Vielzahl von benutzerdefinierten Berichten und Vorlagen, die von anderen Benutzern erstellt und zum kostenlosen Download online gestellt wurden. Sie sind zum Mitnehmen da. Und da QuickBooks schon so lange verfügbar ist, sind auch Add-Ons von Drittanbietern verfügbar, um die Funktionen von QuickBooks Desktop Enterprise zu erweitern. Schauen Sie sich jedoch zuerst die Werbegeschenke an.

Auf der anderen Seite bietet QuickBooks Desktop Enterprise keine echte Exportfunktion. Sie können einige der Listen, z. B. Kunden und Lieferanten, in das CSV-Format exportieren. Um jedoch auf die zugrunde liegende Datenbank zugreifen zu können, benötigen Sie ein Dienstprogramm eines Drittanbieters. Was QuickBooks Desktop Enterprise bietet, ist die Möglichkeit, eine Kopie seiner Daten an Ihren Buchhalter zu exportieren, der entfernt Journaleinträge und -anpassungen in die "Kopie des Buchhalters" vornehmen und diese Änderungen in Ihre vorhandenen Daten einbinden kann. Sie können jedoch Microsoft Excel-Dateien in das System importieren und Konto- und Kreditkartenabrechnungen von zahlreichen Banken und Kreditkartenunternehmen herunterladen, die die QuickBooks-Plattform unterstützen.

Bestandsaufnahme der Bestandsführung

Die von Intuit zum Testen bereitgestellte Quickbook Enterprise-Edition enthielt die oben genannten Elemente "Erweiterte Berichterstellung", "Erweiterte Gehaltsabrechnung", "Außendienstunterstützung" und "Datenschutz", aber auch "Erweiterte Bestandsaufnahme". Dieses Modul ist generisch in dem Sinne, dass Intuit es für die meisten Arten von Entitäten vorsieht, unterteilt es jedoch in die folgenden Optionen, von denen Sie beim Einrichten des Moduls eine auswählen müssen: Konstruktion, Non-Profit, Einzelhandel und Manufacturing and Wholesale, der von mir ausgewählte Entitätstyp.

Die Aktivierung des Advanced Inventory-Moduls bietet eine Reihe von Funktionen für die Bestandsverwaltung, einschließlich FIFO-Kosten (First-In First-Out) zusätzlich zur gewichteten Durchschnittskostenberechnung in der Basisversion, Strichkodierung, Nachverfolgung von Behältern und Seriennummern sowie Support für die Mehrfachlagerung. Im Gegensatz zu Systemen wie Acumatica ist die Advanced Inventory-App von QuickBook keine echte Produktionsanwendung, da sie keine Funktionen wie Work-in-Progress und Nachverfolgung des Inventars im gesamten Produktionsbereich bietet. Andererseits ist es erheblich günstiger als die meisten ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning), die diese Funktionen bieten.

Der Einstieg in das Inventarmodul ist einfach. In der oberen Multifunktionsleiste befindet sich eine Registerkarte Inventar sowie ein Symbol für Inventaraktivitäten auf dem Startbildschirm im Abschnitt Unternehmen. Beide führen Sie zum Inventory Center, in dem die verfügbaren Inventargegenstände und deren Status aufgelistet sind. Das Inventory Center ist anpassbar und Sie können auf einfache Weise Berichte und andere Leistungsindikatoren (KPIs) hinzufügen.

Das Inventar ist auch eng mit dem Verkauf und dem Einkauf verknüpft, da das Inventar aktualisiert wird, wenn Verkäufe getätigt werden oder wenn neues Inventar gekauft wird. QuickBooks Inventory erlaubt kein negatives Inventar, sieht jedoch Rückstände und Markierungen vor, wenn Sie nicht über genügend Teile verfügen, um Builds für den Versand von Produkten abzuschließen. Es wäre schön, eine Art Inventarprognose zu haben, wie zum Beispiel die wirtschaftliche Bestellmenge (Economic Order Quantity, EOQ), aber diese Funktion ist normalerweise in fortgeschritteneren ERP-Inventarsystemen zu finden. In QuickBooks Inventory erhalten Sie eine Stücklistenfunktion, mit der Sie eine Baugruppe von Komponentenelementen erstellen können. Es fehlt jedoch die detailliertere Kitting-Funktionalität, die auch von weniger leistungsfähigen Inventarverwaltungs-Apps wie Cougar Mountain Denali Summit unterstützt wird.

Auch bei den Kalkulationsmethoden ist QuickBooks etwas eingeschränkt. Das Fehlen von LIFO-Kosten (Last-In First-Out) ist für die meisten Benutzer nicht von Bedeutung, da es heutzutage selten verwendet wird. Besorgniserregender ist jedoch der Mangel an Standard- und spezifischen Kosten. QuickBooks stützt sich hauptsächlich auf die Durchschnittskosten als grundlegende Methode für die Kostenermittlung des Inventars, obwohl das von mir getestete erweiterte Inventar ein weit verbreitetes FIFO ist.

Berichterstattung ist eine gemischte Tasche. Es gibt nur wenige Standard-Inventarberichte, obwohl die verfügbaren nützlich sind. Auf der anderen Seite ist es einfach, diese Berichte anzupassen, und mit Advanced Reporting können Sie Ad-hoc-Berichte nach Bedarf erstellen. Ein netter Tweak ist, dass QuickBooks diese Funktion in das Basispaket einbezieht, wenn Spieler der unteren Preisklasse wie Cougar Mountain oder Zoho Inventory auf eine separate Engine wie SAP Crystal Reports oder Zoho Reports angewiesen sind, um benutzerdefinierte oder Ad-hoc-Berichte zu erstellen. Diese Berichte können zur zukünftigen Verwendung gespeichert werden.

Angesichts des Marktes, auf den Intuit mit QuickBooks Enterprise abzielt, sollten die darin enthaltenen Funktionen, einschließlich der erweiterten Berichterstellung, der benutzerdefinierten Berichtformatierungsfunktionen und einer großen Anzahl von Berichten, die von Benutzern erstellt wurden, die Anforderungen vieler Benutzer zu einem erschwinglichen Preis erfüllen. Daraus ergibt sich eine wünschenswerte Funktion, die Intuit nicht in der Software bietet, nämlich die riesige Basis von QuickBooks-Benutzern und professionellen Beratern. Wenn Sie ein Problem oder Anpassungsbedarf haben, dann hat dieses breite Netzwerk wahrscheinlich irgendwo eine Lösung für Sie und wahrscheinlich eine, die die Bank nicht kaputt macht.

Es gibt jedoch einige potenzielle Deal Breaker. Wenn Sie eine Kalkulation benötigen, die über das Angebot hinausgeht, z. B. eine Standardkalkulation oder eine Einzelkalkulation, haben Sie Pech. Die Software bietet auch kein Shopfloor-Tracking, was bei echten Produktions- / Fertigungsinventaren so gut wie Standard ist. Außerdem fehlt eine Funktion für die wirtschaftliche Bestellmenge, die in einem Inventarsystem immer eine nette Funktion darstellt. Wenn Sie diese Funktionen benötigen (oder möchten), müssen Sie wahrscheinlich auf ein echtes ERP-System hochskalieren, um sie zu finden. Aber für viele der vielen QuickBooks-Benutzer ist ein Upgrade auf Advanced Inventory und Advanced Reporting eine gute Option.

Besser als der Einstieg, aber nicht ganz ERP

QuickBooks Enterprise ist mit Sicherheit eine praktikable Option für bestehende QuickBooks-Benutzer, die das Gefühl haben, die aktuell verwendete Version zu übertreffen. Es ist ein schmerzloser Übergang mit vertrauten Menüs und einem einfachen Upgrade-Pfad. Im Vergleich zu den anderen von mir getesteten Apps handelt es sich jedoch eher um ein Buchhaltungssystem für kleine Unternehmen als um eine echte Buchhaltungs-App für kleinere Unternehmen, die umfangreiche Funktionen für mehrere Unternehmen oder mehrere Nationen benötigen. Um fair zu sein, richtet sich Intuit nicht wirklich an diese Benutzer.

Ich war auch enttäuscht von Intuits Dokumentation, bei der es sich hauptsächlich um Hilfedateien handelt. Bis zu einem gewissen Grad wird dies von einer großen und lautstarken Benutzergemeinschaft wieder wettgemacht, und es ist wahrscheinlich, dass jede Frage, die nicht mit der Hilfetaste beantwortet werden kann, bereits irgendwo mit einem Online-Beitrag beantwortet wird. Wenn Sie in QuickBooks Desktop Enterprise (oder eine andere QuickBooks-Edition) investieren möchten, geben Sie etwas mehr Geld aus und holen Sie sich QuickBooks 2016, das fehlende Handbuch von Bonnie Biafore. Es ist praktisch eine erforderliche Ressource für einen QuickBooks-Administrator und kostet weniger als 30 US-Dollar.

Wenn Sie von einem mobilen Gerät aus auf QuickBooks Desktop Enterprise zugreifen möchten, müssen Sie sich für die gehostete Version entscheiden. Die von mir getestete Inhouse-Version unterstützt keinen Remotezugriff von einem Smartphone oder Tablet. Es wird lediglich ein Add-On-Service bereitgestellt.

Wenn Sie ein aktueller QuickBooks-Kunde sind, der lediglich weitere Benutzer hinzufügen muss, stellt QuickBooks Desktop Enterprise ein schmerzloses Upgrade mit minimalen Anforderungen an die Umschulung dar. Stellen Sie jedoch sicher, dass Buchhaltung und allgemeine Bestandsverwaltung alles sind, was Sie wollen. Wenn Sie der Meinung sind, dass ERP eines Tages in der Zukunft Ihres Unternehmens liegen könnte, möchten Sie eine Plattform, die in ein solches System integriert werden kann, ohne dass eine Gabelstapler-Migration erforderlich ist, und Intuit hat QuickBooks Desktop Enterprise nicht für diesen Wachstumspfad entwickelt.