Kann Facebook-Arbeitsplatz Office-E-Mails töten?

Eine neue Welle von Online-Kollaborationssoftware droht die innerbetriebliche E-Mail-Kommunikation drastisch zu reduzieren (wenn nicht sogar zu eliminieren). Mit Produkten wie Slack, Microsoft Teams und Facebook Workplace können Geschäftsbenutzer über Text- und Videokonferenzen chatten, GIF-Dateien und Emojis senden und sogar Dateien freigeben - ohne den Komfort eines Webbrowsers oder einer lokalen Anwendung zu verlassen.

Wenn Sie mit dieser Form der Collaboration-Software nicht vertraut sind, lesen Sie unseren Artikel über den Unterschied zwischen Slack- und Microsoft-Teams. Darin finden Sie eine Vielzahl der besten Funktionen, die auf beiden branchenführenden Plattformen verfügbar sind, sowie die einzigartigen Unterscheidungsmerkmale jeder Plattform.

Wir werden uns speziell die vier Funktionen von Facebook Workplace, einer faszinierenden neuen Suite für die geschäftliche Zusammenarbeit, ansehen und untersuchen, warum sie die meisten innerbetrieblichen E-Mails ersetzen können. Für diejenigen unter Ihnen, die Facebook Workplace noch nie genutzt haben (und wir auch nicht), ärgern Sie sich nicht: Workplace scheint fast identisch mit dem Facebook zu sein, das Sie in Ihrem persönlichen Leben nutzen. Wenn Ihr Unternehmen die Software anwendet, werden Sie wahrscheinlich von einem ähnlichen Strom von Baby- und Katzenfotos überschwemmt. Das ist es, was an dem Tool (und Microsoft Teams und Slack) so perfekt zu sein scheint: Es repliziert ein Tool, das Sie in Ihrem täglichen Leben verwenden, bietet Ihrem Unternehmen jedoch die Kontrolle und Autorität, um Gespräche wieder zur Arbeit zu führen.

Wir werden auch prüfen, ob Workplace (und standardmäßig Microsoft Teams und Slack) jemals E-Mails für die externe Kommunikation ersetzen könnten. Spoiler-Alarm: Wahrscheinlich nicht (zumindest noch nicht).

1. Gruppen

Die Verwendung von E-Mails ist einfach, aber die Konversationen können überwältigend sein, insbesondere wenn sich zu viele Benutzer in einem Thread befinden. Überlegen Sie bei E-Mail-Threads, wie oft mehrere Personen gleichzeitig auf dieselbe E-Mail antworten, auf eine Person anstelle des gesamten Threads antworten oder auf alle Personen anstelle eines bestimmten Empfängers antworten.

Mit Facebook Workplace können Sie die Gruppenfunktion des Tools verwenden, um relevante Mitarbeiter in einem einzigen Thread zusammenzufassen, in dem sie in einem öffentlichen Forum miteinander chatten, große Dateien für diejenigen Mitarbeiter anhängen, die Zugriff haben möchten, und sogar nach alten suchen fädelt die Art und Weise ein, wie Sie Ihren E-Mail-Posteingang nach alten Unterhaltungen durchsuchen würden.

Mit Workplace können Sie sogar firmenübergreifende Gruppen erstellen, mit denen Sie mit anderen Workplace-Teams zusammenarbeiten können. Dies ist besonders nützlich für Werbeteams, die mit externen Kunden arbeiten, und für Serviceteams, die beispielsweise mit White-Glove-Konten arbeiten.

2. News Feed

Wir alle wissen, wie einfach es ist, eine unternehmensweite E-Mail zu übersehen. Entweder sind wir zu beschäftigt oder wir sind in Eile, und wir beschließen, die Nachricht später zu öffnen, und später passiert das nie. Mit Workplace erhalten die Mitarbeiter sofort einen Newsfeed, der die wichtigsten Geschichten des Tages präsentiert. Die Nachricht des CEO löst nicht nur eine Benachrichtigung aus, wenn sie veröffentlicht wird, sondern sie wird wahrscheinlich oben in Ihrem Feed angezeigt und Sie können die Antworten aller auf die Nachricht sehen. Dies ist eine viel transparentere und benutzerfreundlichere Methode zum Posten, Lesen und Beantworten von Nachrichten.

Darüber hinaus erhalten wichtigere Posts mehr Gewicht als weniger wichtige Posts, was bedeutet, dass Sie automatisch eher sehen, was Sie sehen müssen. Bei E-Mails wird jede Nachricht gleich gewichtet, bis Sie die Wichtigkeit der Nachricht abwägen.

Hassen Sie, was Sie am Arbeitsplatz sehen? Entfolgen Sie dem Thread oder löschen Sie den Beitrag. Beide Optionen sind besser als das Senden einer unternehmensweiten Nachricht mit dem Titel "Entfernen Sie mich von diesem verdammten E-Mail-Thread."

3. Live-Übertragung

Wir haben alle Live-Videos von großen Medienunternehmen wie der New York Times , NBC und natürlich PCMag gesehen, aber Sie können auch direkt über Facebook Workplace live übertragen. Dies ist eine raffinierte Funktion, die sowohl für seriöse Geschäfte als auch für Aktivitäten zur Gruppenbindung nützlich ist. Spricht Ihr CEO auf einer Konferenz? Übertragen Sie die Keynote live an alle, die nicht teilnehmen konnten. Nimmt Ihr PR-Team an der Ice Bucket Challenge teil? Schließen Sie sich ihnen aus sicherer Entfernung an, indem Sie sich das Live-Video ansehen.

Keine E-Mail-Plattform wird Ihnen diese Funktionalität und Unmittelbarkeit bieten. Bei E-Mails müssen Sie das Video aufzeichnen, auf Ihrem Desktop oder Streaming-Service speichern und es dann per Massen-E-Mail an alle Mitarbeiter des Unternehmens weitergeben. Dies ist eine langsame, mehrstufige Methode, um Inhalte mit Ihren Kollegen zu teilen.

4. Kein Spam

Unabhängig davon, wie streng die E-Mail-Filter Ihres Unternehmens sind, werden Sie zweifellos von Spam überflutet. Auf der anderen Seite ist Facebook Workplace eine geschlossene Community, auf die nur registrierte Mitarbeiter und Partner zugreifen können. Sicher, Sie sehen möglicherweise zu viele Memes und politische Links auf Workplace, aber zumindest können Sie Ihren Kollegen öffentlich beschämen. Bei Spam kommen die Nachrichten weiterhin in Ihrem Posteingang an, unabhängig davon, wie laut Sie schreien.

Eine Dosis Realität

Seien wir ehrlich: E-Mail geht nirgendwo hin. Collaboration-Apps werden niemals E-Mails für die externe Kommunikation töten. Ihr IT-Team kann nicht jeden außerhalb Ihres Unternehmens einbeziehen, der Zugriff auf Ihre interne Gruppe anfordert, um Ihnen eine direkte Nachricht zu senden. Das ist nicht machbar, umsichtig oder kostengünstig (Facebook Workplace beginnt bei 3 US-Dollar pro Benutzer).

Wenn die Menschen eher dazu neigen, Telefone zu verwenden, als sie es sind, reicht möglicherweise eine Kombination aus einer Kollaborations-App für interne Nachrichten und Sprachanrufen für externe Kommunikation aus. Leider möchte niemand wirklich jeden einzelnen Anruf beantworten, der über seinen Schreibtisch kommt. Leute hassen es auch, sich in ihre Voicemail einzuloggen. Es ist viel einfacher, E-Mails zu überwachen und nur die Nachrichten zu beantworten, die Sie beantworten möchten.

Für die Marketingkommunikation ist kein Medium so einfach oder kostengünstig wie E-Mail. Überlegen Sie, wie ärgerlich Sie wären, wenn jede kommerzielle E-Mail, die in Ihren Posteingang ging, stattdessen per Telefonanruf oder SMS zugestellt würde. Gott bewahre. Zum Glück bleibt E-Mail die perfekte Plattform für externe Kommunikatoren, um Stellplätze zu senden, Gutscheine anzubieten und zu fragen, wie sie Sie am besten bedienen können.

Es ist jedoch nur eine Frage der Zeit, bis einer der Hersteller von Kollaborationsplattformen eine nahtlose Möglichkeit für Außenstehende schafft, Benutzer zu erreichen, ohne das interne Plattform-Ökosystem zu stören. Wenn Sie beispielsweise eine Chat-Nachricht in Workplace erhalten könnten, ohne dass die IT dem Absender Zugriff auf Workplace gewähren muss (und gleichzeitig die Sicherheit des Systems gewahrt bleibt und dem Außenstehenden keinen Zugriff auf interne Threads oder Gruppen der Plattform gewährt), dann würde ich sehe keinen Grund, warum E-Mails nicht vollständig ausgemerzt werden konnten. Wenn Sie eine Idee haben, wie Sie diese Probleme lösen können, senden Sie mir eine Nachricht (auf der Plattform Ihrer Wahl).

Facebook lehnte es ab, diese Geschichte zu kommentieren.