Organisieren Sie sich: 10 Strategien für bessere und effektivere Aufgabenlisten

Wie effektiv ist Ihre To-Do-Liste? Hilft es Ihnen, Ihren Tag zu planen? Hilft es Ihnen, Prioritäten zu setzen? Oder ist es eine endlose Liste von Dingen, für die Sie sich schuldig fühlen, noch nichts getan zu haben, und die Sie jetzt wahrscheinlich gar nicht mehr tun werden?

Eine gute Aufgabenliste hat die Fähigkeit, nicht nur Ihren Tag zu gestalten, sondern auch Ihre Aufmerksamkeit auf das zu lenken, was für Sie am wichtigsten ist. Indem Sie Ihre Aufgaben aufschreiben, teilen Sie Ihre größeren Ziele effektiv in handlichere Teile auf. Eine wöchentliche Bereinigung von Papieren, die sich auf Ihrem Schreibtisch angesammelt haben, kann Ihnen helfen, das größere Ziel zu erreichen, organisiert zu bleiben und papierlos zu werden. Sogar eine Einkaufsliste kann auf ein größeres Ziel hinweisen, gut zu essen oder zu Hause mehr zu kochen.

Wenn Sie lernen, wie Sie eine effektive Aufgabenliste erstellen, können Sie sich besser auf Ihre wahren Ziele einstellen. Eine gute To-Do-Liste soll dir Orientierung geben, dich nicht mit Furcht füllen. Hier sind einige Tipps zum Erstellen besserer Aufgabenlisten.

1. Wählen Sie die richtige App für Sie

Der erste Schritt bei der Erstellung einer besseren Aufgabenliste ist die Entscheidung, wo sie aufbewahrt werden soll. Es ist nichts Falsches daran, eine Aufgabenliste zu haben. Wenn es bei Ihnen funktioniert, großartig. Trotzdem gibt es viele Gründe, warum eine wirklich gute Aufgabenlisten-App überlegen ist:

• Aufgaben-Apps verfügen über integrierte Erinnerungen.
• Digitale Listen sind einfacher zu bearbeiten als Papierlisten, sodass Sie Ihre Prioritäten anpassen und Ihre Aufgaben nach Bedarf klären können.
• Sie können keine digitale Liste verlieren, die in der Cloud gespeichert ist. Wenn Sie keine natürlich organisierte Person sind, kann dies ein entscheidender Vorteil sein.
• In verschiedenen Ansichten einer Aufgaben-App werden nur Aufgaben angezeigt, die momentan relevant sind.
• Aufgabenlisten-Apps können kollaborativ sein. Sie können anderen Personen Aufgaben zuweisen und benachrichtigt werden, wenn sie diese erledigen.
• Sie können eine Aufgabenlisten-App mit Funktionen auswählen, die Sie motivieren, unabhängig davon, ob es sich um ein schönes Design oder eine spielerische Erfahrung handelt.

Es gibt eine enorme Anzahl von Aufgabenlisten-Apps. Sie könnten die Produktivität ganzer Tage verlieren, wenn Sie alle Aufgabenverwaltungs-Apps durchsuchen, die in einer Suche in einem App Store angezeigt werden. Nachdem ich viele von ihnen getestet habe, empfehle ich am meisten:

• Todoist
• Any.do
• Asana
• Dinge

Einige andere Apps, die unter bestimmten Umständen von Vorteil sind, sind Google Tasks (für die Integration in G Suite-Apps), Microsoft To-Do (wenn Sie Microsoft Office oder Windows 10 verwenden), Habitica (wenn Sie Gamification mögen) und Omnifocus (für diese Apps) die ihren Aufgaben viel Detail hinzufügen). Es gibt jedoch so viele andere. Wenn Ihnen nichts davon auffällt, fragen Sie Ihre Freunde (insbesondere Ihre organisierten), was sie verwenden. Probieren Sie ein paar aus und wählen Sie eines aus, das Ihnen gefällt und das Ihre Informationen in der Cloud sichert, damit Sie nie etwas verlieren.

Wenn Sie Hilfe benötigen, um den Überblick über Aufgaben zu behalten, da diese offenbar immer ausgeführt werden oder angehalten werden, ist eine Kanbantafel-App wie Trello möglicherweise besser für Sie als eine herkömmliche Aufgabenliste geeignet.

2. Machen Sie mehr als eine Liste

Sehr wenige Leute haben nur eine To-Do-Liste. Erstellen Sie eine Aufgabenliste für die Arbeit und eine separate für persönliche Aufgaben. Möglicherweise haben Sie eine gemeinsame Liste mit Haushaltsaufgaben, eine Liste mit Aufgaben eines Tages, in der Sie Dinge aufschreiben, die Sie gerne erledigen möchten, die aber nicht dringend sind, und vieles mehr.

Wenn Sie mehr als eine Liste haben, können Sie sich besser konzentrieren. Wenn Sie bei der Arbeit sind und bereit sind, einige Aufgaben im Zusammenhang mit der Arbeit zu übernehmen, möchten Sie nicht von der Tatsache abgelenkt werden, dass Sie an Ihrem freien Tag einen Geburtstagskuchen backen müssen.

Mit allen großartigen Aufgaben-Apps können Sie mehrere Listen erstellen. Beginnen Sie mit ein paar einfachen und offensichtlichen, wie zum Beispiel:

• Arbeit
• persönlich
• Haushalt

Vielleicht ist es für Sie sinnvoller, Projekt A und Projekt B anstatt einer allgemeinen Arbeitsliste zu haben. Was brauchst du noch? Sie können Ihre Listenliste später jederzeit ändern.

3. Fügen Sie neue Aufgaben so schnell wie möglich hinzu

Wenn dir eine neue Aufgabe in den Sinn kommt, schreibe sie so schnell wie möglich in deine Aufgabenliste. Wenn Ihre Aufgaben-App über eine Tastenkombination zum Hinzufügen einer neuen Aufgabe verfügt, lernen Sie diese. Wenn Ihre App über eine Mobiltelefonverknüpfung verfügt, richten Sie diese ein.

Wenn Sie Ihrer Aufgabenliste Aufgaben hinzufügen, sobald Sie daran denken, können Sie verhindern, dass Sie sich mit ihnen befassen. Sobald es aufgeschrieben ist, müssen Sie sich nicht mehr daran erinnern.

4. Fälligkeitstermine zuweisen

Wenn eine Aufgabe ein Fälligkeitsdatum hat, fügen Sie es Ihrer Aufgabenliste hinzu. Fälligkeitstermine helfen Ihnen bei der Priorisierung.

Nicht für jede Aufgabe ist ein festes und schnelles Fälligkeitsdatum erforderlich, um eines in Ihrer Aufgabenliste zu erhalten. Vergeben Sie ein Datum für Aufgaben, wenn Sie ungefähr wissen, wann Sie es schaffen können.

Dies ist aus zwei Gründen effektiv: Erstens können Sie in den meisten Aufgaben-Apps sehen, was "heute", "morgen" und "diese Woche" fällig ist, unabhängig davon, in welcher Liste sie sich befinden. Sie können also alles sehen, was fällig ist. heute "über Ihre Arbeitsliste, persönliche Liste und so weiter. Zweitens planen Sie effektiv Ihre Woche, indem Sie den Fälligkeitstermin für Aufgaben festlegen. Dies ist eine hervorragende Strategie für das Zeitmanagement.

5. Täglich überarbeiten

Beginnen Sie jeden Tag, indem Sie einen Blick auf Ihre Aufgabenliste werfen und prüfen, ob dies sinnvoll ist. Dann überarbeiten Sie es. Wenn Sie heute zu viele Aufgaben haben und wissen, dass Sie nicht alle erledigen können, sind Sie auf einen Misserfolg vorbereitet.

6. Beschränken Sie sich auf drei bis fünf tägliche Aufgaben

An einem durchschnittlichen Tag hake ich zwischen drei und fünf Aufgaben ab. Wenn ich versehentlich 12 Aufgaben für diesen Tag eingeplant habe, weiß ich, dass ich nicht alle Aufgaben erledigen kann, was bedeutet, dass ich sie neu priorisieren und ihre Fälligkeitstermine ändern muss. Wenn ich dieses potenzielle Problem vor Beginn meines Tages entdecke, kann ich mich besser anpassen, als mich durch all die Aufgaben gestresst zu fühlen, die ich eigentlich machen wollte und die ich nicht gemacht habe.

Was ist Ihr tägliches Aufgabenlimit? Es hängt davon ab, welche Arten von Aufgaben Sie aufschreiben und wie schwierig sie zu erledigen sind. Wenn Sie im Laufe der Zeit nachverfolgen, wie viele Aufgaben Sie jeden Tag erledigen - die besten Apps erledigen dies für Sie -, lernen Sie Ihr Maximum. Sobald Sie Ihr Maximum kennen, können Sie Ihre täglichen Aufgaben auf eine angemessene Anzahl beschränken.

7. Schreiben Sie Aufgaben auf, nicht Ziele

Was Sie auf Ihre To-Do-Liste schreiben, ist wichtig. Füllen Sie Ihre Listen mit Aufgaben und nicht mit Zielen. Dazu muss man den Unterschied zwischen den beiden kennen.

Ziele sind große Erfolge oder gewünschte Ergebnisse. Sie sind normalerweise schwer zu quantifizieren. Ein Beispiel ist "fließend Hindi sprechen". Das auf Ihre To-Do-Liste zu setzen, wäre nicht sehr effektiv.

Ziele sind Marker auf dem Weg zum Ziel. Es ist viel einfacher, diese mit Aufgaben zu verwechseln, da die Ziele spezifischer und quantifizierbarer sind. Ein Beispiel für ein Ziel könnte sein, "ein Gespräch auf Hindi über meine Lieblingsfilme zu führen".

Was sind also Aufgaben? Aufgaben sind die Aktionen, die Sie ausführen, um ein Ziel zu erreichen. Zerlege ein Ziel und du hast deine Aufgaben. Sehr oft sind sie einzelne Ereignisse, obwohl sie sich wiederholen können. Eine Aufgabe könnte sein, "drei neue Hindi-Verben zu lernen" oder "30 Minuten zu lernen".

Aufgaben - nicht Ziele - gehören auf eine Aufgabenliste.

8. Halten Sie Ihre Ziele und Aufgaben getrennt

Die Definition Ihrer Ziele ist ein wichtiger Bestandteil der Erstellung besserer und effektiverer Aufgabenlisten. In einer perfekten Welt sind die Aufgaben, die Sie ausführen, in erster Linie die Verfolgung Ihrer Ziele. Wenn nicht, warum verschwenden Sie Ihre Zeit damit? Sie müssen wissen, was Ihre Ziele sind, aber Sie brauchen sie nicht auf Ihrer To-Do-Liste.

Schreiben Sie Ihre Ziele an anderer Stelle auf. Wenn Ihre To-Do-Liste einen Abschnitt mit Notizen enthält, legen Sie diese dort ab. Wenn Sie ein Tagebuch führen, können Sie Ihre Ziele aufschreiben und vierteljährlich oder jährlich überarbeiten. Beziehen Sie sich von Zeit zu Zeit auf Ihre Ziele, aber lassen Sie sich nicht von den spezifischen Dingen ablenken, die Sie heute tun müssen.

9. Schauen Sie sich häufig Ihre To-Do-Liste an

Eine effektive To-Do-Liste führt Sie durch den Tag. Schauen Sie sich das am Anfang der Woche an, um Ihre Zeit zu planen. Sehen Sie sich das am Anfang des Tages an, um Ihren Tagesplan zu überarbeiten. Schauen Sie es sich nach dem Mittagessen an, damit Sie wissen, worauf Sie sich für den Rest des Tages konzentrieren müssen. Wenn Sie sich in einer Aufgabe verloren fühlen oder eine Pause benötigen, durchsuchen Sie Ihre Aufgabenliste nach etwas Kleinem und Einfachem, das Sie in der Zwischenzeit angehen können.

Je mehr Sie sich Ihre Liste ansehen, desto mehr werden Sie darauf vertrauen. Je mehr Sie ihm vertrauen, desto weniger müssen Sie sich daran erinnern, welche Aufgaben Sie erledigen müssen. Je weniger Sie sich merken müssen, desto mehr können Sie sich auf die anstehende Aufgabe konzentrieren.

10. Machen Sie Ihre To-Do-Liste durchsuchbar

Wenn Sie sich Ihre Aufgabenliste häufig ansehen - und ich denke, Sie sollten es tun -, werden Sie schnell erkennen, wie hilfreich es ist, auf einen Blick zu erkennen, was Sie brauchen, und nicht durch eine gründliche Lektüre.

Verwenden Sie eine knappe Sprache oder Kurzschrift, um Ihre Aufgaben zu schreiben. Viele Apps haben Prioritätsbewertungen oder Sterne, die Sie hinzufügen können, um wichtige Aufgaben hervorzuheben. Färben Sie Ihre Aufgaben mit einem Farbcode, wenn dies hilfreich ist. Wenden Sie Symbole an, mit denen Sie weitere Informationen zu der Aufgabe erhalten, z. B., ob ein Anruf erforderlich ist oder ein Zusammenhang mit dem Gesundheitswesen besteht. Egal, wie schnell Sie sich Ihre Aufgabenliste ansehen, Sie sollten in der Lage sein, viele Informationen darüber zu erhalten, was getan werden muss.

Das Herz der Produktivität

Eine gute To-Do-Liste ist das Herzstück der persönlichen Produktivität. Es ist eine große Freude, eine App und einen Prozess für die Aufgabenverwaltung zu finden, die für Sie geeignet sind. Das Abhaken von Einträgen auf Ihrer Liste gibt Ihnen das Gefühl, etwas erreicht zu haben, und ist ein Schlüsselelement, um sich zu organisieren. Ein zuverlässiges To-Do-System macht das Leben einfacher und stressfreier.