Organisieren Sie sich: 3 Methoden für ein besseres Zeitmanagement

Um produktiver zu sein, müssen Sie Ihre Zeit effektiv verwalten. Wie können Sie Ihre Zeit besser verwalten? Egal, wo Sie mit Ihren Zeitmanagementfähigkeiten sind, das allererste, was Sie tun müssen, ist zu verfolgen, wie Sie Ihre Zeit gegenwärtig verbringen. Sie können nicht ändern, wie Sie Ihre Zeit verbringen, wenn Sie nicht wissen, wie Sie sie jetzt verwenden.

Es gibt drei Hauptmethoden, um Ihre Zeit zu erfassen, und jede hat Vor- und Nachteile. Die Art und Weise, wie allgemein angenommen wird, dass dies die einfachste ist, ist die ungenaueste. Derjenige, der am genauesten ist, ist sehr zeitaufwändig. Schließlich gibt es eine Möglichkeit, Ihre Zeit mithilfe von Technologie zu verfolgen, die extrem einfach ist, aber nur für bestimmte Arten von Aufgaben genau ist.

Folgendes müssen Sie über diese drei Methoden wissen:

1. Zeitschätzung (auch als Arbeitswochenschätzungsmethode bezeichnet)

Was ist eine Zeitschätzung? Eine Zeitschätzung ist eine Liste von allem, was Sie in einem bestimmten Zeitraum getan haben, zusammen mit der geschätzten Anzahl von Stunden und Minuten, die Sie damit verbracht haben.

So erstellen Sie eine Zeitschätzung: Zeitschätzungen werden häufig am Ende einer Woche durchgeführt. Sie denken an Ihre Woche zurück oder an die Zeit, in der Sie zurückblicken möchten, und geben an, wie viele Stunden Sie Ihrer Meinung nach gearbeitet, geschlafen, Besorgungen erledigt, gekocht, gereinigt oder Filme angesehen haben. Es ist hilfreich, Ihren Kalender zu Rate zu ziehen, wenn Sie einen behalten.

Vorteile: Die Erstellung von Zeitschätzungen nimmt sehr wenig Zeit in Anspruch. Da Sie sie bis zum Ende der Woche speichern können, wird Ihr Tagesablauf nicht durch lästige Zeitaufzeichnungen unterbrochen.

Nachteile: Zeitschätzungen sind die am wenigsten genaue Methode, um zu messen, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Forscher haben herausgefunden, dass Menschen, die schätzen, wie sie ihre Zeit mit einem Rückblick verbringen, häufig insgesamt mehr Stunden haben als in einer tatsächlichen Woche (168). Die Menschen neigen dazu, ihre Arbeit zu überschätzen und ihre Freizeit zu unterschätzen.

2. Zeitprotokoll (auch als Total Time Diary Approach bezeichnet)

Was ist ein Zeitprotokoll? Ein Zeitprotokoll ist eine Aufzeichnung dessen, was Sie den ganzen Tag gemacht haben, aufgeteilt auf Zeitblöcke, die den ganzen Tag ausmachen. Die Idee ist, jeden Zeitblock innerhalb von 24 Stunden zu berücksichtigen.

So erstellen Sie ein Zeitprotokoll: Um ein Zeitprotokoll zu erstellen, benötigen Sie nur ein Blatt Papier oder eine Tabelle. Erstellen Sie eine Spalte und geben Sie aufeinanderfolgende Zeitblöcke in Schritten von 15, 30 oder 60 Minuten ein. Sie können mehrere Zeitblöcke für die Stunden kombinieren, in denen Sie normalerweise schlafen. Entweder in regelmäßigen Abständen während des Tages oder am Ende des Tages füllen Sie das Feld neben jedem Zeitblock mit dem, was Sie während dieser Zeit getan haben. Wie genau Sie mit Ihrer Beschreibung umgehen, hängt davon ab, was Sie über sich selbst wissen möchten oder welche Art von Zeitmanagement-Transformation Sie durchführen möchten.

Vorteile: Zeitprotokolle sind genauer als Zeittagebücher. Je öfter Sie sie ausfüllen, desto weniger, desto länger warten Sie, bis sie abgeschlossen sind. Es ist sehr einfach, Ihre Zeit in Kategorien einzuteilen, die Zahlen zu addieren und die Ergebnisse zu analysieren.

Nachteile: Eine Antwort für das, was Sie zwischen 9 und 10 Uhr getan haben, aufzuschreiben, ist möglicherweise kein realistischer Ausdruck dafür, wie Sie diese Stunde wirklich genutzt haben. Nehmen wir an, Sie haben gearbeitet. Haben Sie in dieser Zeit Ihren Schreibtisch verlassen und etwas Wasser getrunken? Hast du schnell telefoniert? Haben Sie in der Mitte Ihrer Arbeit einige Minuten lang Nachrichten online gelesen? Zeitprotokolle verallgemeinern Zeitblöcke, ohne auf die wahren Details Ihrer Arbeit einzugehen.

3. Zeiterfassungs-Apps

Was ist eine Zeiterfassungs-App? Bei einer Zeiterfassungs-App handelt es sich um eine Software, mit der Sie nachverfolgen können, wie viel Zeit Sie für verschiedene Aufgaben auf Ihrem Computer und Ihrem Telefon aufgewendet haben. Es gibt passive und aktive Zeiterfassungs-Apps. Passive, wie z. B. RescueTime, messen, wie viel Zeit Sie in verschiedenen Anwendungen und auf verschiedenen Websites verbringen. Aktive Zeiterfassungs-Apps wie Toggl bieten Ihnen einen Zeitgeber auf dem Bildschirm, der während der Arbeit ausgeführt wird, sodass Sie bei der Arbeit an einer Aufgabe mehrere Apps und Websites verwenden können.

So verwenden Sie eine Zeiterfassungs-App: Mit einer passiven Zeiterfassung installieren Sie sie auf Ihrem Computer oder Mobilgerät und lassen sie einfach laufen. Es erfasst automatisch alle Ihre Aktivitäten, um sie aufzuzeichnen, zu kategorisieren, zu zählen und zu analysieren. Normalerweise können Sie diese Apps anhalten, wann immer Sie möchten, und sie können so eingestellt werden, dass sie in Zeiten deaktiviert werden, in denen Sie Ihre Aktivitäten nicht verfolgen möchten. Aktive Timer verlassen sich darauf, dass Sie einen Knopf drücken, um sie zu starten und zu stoppen. Mit ihnen können Sie Informationen darüber eingeben, was Sie während der Ausführung getan haben, und die App fügt diese Informationen automatisch einem Datensatz hinzu, den Sie jederzeit anzeigen und weiter analysieren können. Mobile App-Versionen von aktiven Zeiterfassern können hilfreich sein, wenn Sie einen Timer ausführen, wenn Sie in Besprechungen sind, auf Geschäftsreise sind und andere Arbeiten ausführen, die nicht am Computer ausgeführt werden sollen und gemessen werden sollen.

Es gibt einige mobile Zeiterfassungs-Apps, die Ihren Standort überwachen und Ihnen angeblich dabei helfen, Ihre Zeit auf diese Weise zu klassifizieren. Sie sind jedoch noch nicht sehr intelligent und erfordern zu viele manuelle Eingaben, um zu diesem Zeitpunkt von großem Wert zu sein. Vielleicht verbessern sie sich eines Tages.

Vorteile: Zeiterfassungs-Apps eignen sich hervorragend, um Sie über Ihre digitalen Aktivitäten zu informieren. Sie haben Tools zum Kategorisieren Ihrer Zeit und zum Ausspucken von Diagrammen und Grafiken. Die besten von ihnen sind sehr einfach zu bedienen und die meisten von ihnen haben eine kostenlose Option.

Nachteile: Mit Zeiterfassungs-Apps erhalten Sie eine umfassende Analyse Ihrer Arbeit auf Ihrem Computer, die jedoch nicht für die Verfolgung Ihrer gesamten Zeit ausgelegt ist. Sie werden also Ihre Stunden verpassen, in denen Sie mit Ihren Kindern Wäsche falten, kochen, lesen und spielen müssen oder Haustiere, oder was auch immer Sie tun.

Verfolgen Sie zwei Wochen und analysieren Sie dann

Wenn Sie neu in der Zeiterfassung sind, empfehle ich, die Zeiterfassungsmethode mit einer Zeiterfassungs-App zu kombinieren. Auf diese Weise erhalten Sie einen Überblick darüber, wie Sie die Stunden Ihres Tages verbringen, sowie eine detaillierte Analyse Ihrer Computerzeit.

Sie sollten Ihre Zeit mindestens zwei Wochen lang protokollieren, bevor Sie sie analysieren. Während der ersten ein oder zwei Tage können Sie Ihr Verhalten geringfügig ändern, da Sie über die Tatsache nachdenken, dass Sie Ihre Zeit erfassen. Ihr Verhalten wird sich schnell wieder normalisieren.

Auch wenn Sie sich sagen: "Oh, dieser Tag sollte nicht zählen, weil es sehr ungewöhnlich war", hören Sie auf. Je mehr Sie Ihre Zeit erfassen, desto mehr werden Sie feststellen, dass Sie ungewöhnlichere Tage haben, als Sie wahrscheinlich erkannt haben. Die Idee ist, besser zu verstehen, wie Sie Ihre Zeit tatsächlich verbringen, und nicht, was ein durchschnittlicher Tag ist. Sobald Sie wissen, wie Sie Ihre Zeit insgesamt verbringen, können Sie fundierte Entscheidungen darüber treffen, wovon Sie mehr oder weniger tun möchten oder ob Sie etwas ganz Neues anfangen möchten.