Organisieren Sie sich: 3 Möglichkeiten, die neuen Kanbantafeln von asana zu nutzen

Einige Produktivitätswerkzeuge sind erst dann sinnvoll, wenn Sie sie in Aktion sehen. Wenn Sie also noch nie Kanban-Boards verwendet haben, haben Sie möglicherweise nicht verstanden, was alles mit dem Hinzufügen von Kanban-Boards durch Asana zu tun hat. Wenn Sie jedoch bei der Arbeit produktiver sein möchten, sollten Sie sich das genauer ansehen, wie ich erläutere.

Für die nicht eingeweihte Online-App Asana, die in letzter Zeit viel Anklang gefunden hat. Dieser Service ist im Grunde eine To-Do-Liste für Steroide. Sie können Asana mit einer Gruppe von Personen verwenden, und es ist an Arbeitsplätzen sehr beliebt. Neu in Asana ist seit letzter Woche eine Funktion namens Boards, die auf Kanban-Boards basiert. Kanban ist ein Oberbegriff, der sowohl einen App-Typ als auch ein System zur Verwendung dieser App beschreibt. Eine der bekanntesten Kanban-Board-Apps ist Trello.

Kanban ist auch bei IT-Teams und Software-Entwicklungsteams sehr beliebt. Wenn sie es beschreiben, werfen sie Begriffe wie Scrum und Just-in-Time-Lieferung herum und erwarten, dass wir normalen Leute verstehen, was sie bedeuten. Das ist sehr verwirrend.

Eine viel einfachere und klarere Möglichkeit, Kanban zu verstehen, besteht darin, Beispiele in Aktion zu sehen. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Kanbantafeln, die am Arbeitsplatz möglicherweise weniger verbreitet sind, die jedoch für nahezu jeden Menschen sinnvoll sind.

1. Verfolgen Sie persönliche Aufgaben: Zu erledigen, erledigen, erledigt

Eine Möglichkeit, eine Kanbantafel zu verwenden, besteht darin, eine persönliche Aufgabenliste zu erstellen und sicherzustellen, dass Sie niemals zu viele Aufgaben gleichzeitig übernehmen. Nennen wir dies das "To Do Doing Done Board".

In diesem Setup haben Sie drei Spalten mit den Bezeichnungen To Do, Doing und Done. Sie haben auch einen Stapel Haftnotizen, die im Kanban als Karten bezeichnet werden. Sie schreiben Ihre Aufgaben auf die Haftnotizen, eine Aufgabe pro Notiz, und tragen sie in die Spalte "Aufgaben" ein. So weit, ist es gut.

Im Moment haben wir eine Liste von Aufgaben in der Spalte "Zu erledigen" und nichts in den Spalten "Ausführen" oder "Fertig". Ich weiß, dass Sie sehen können, wohin das führt, aber springen Sie noch nicht zum nächsten Schritt.

Was Sie über Kanbantafeln wissen müssen, sind Visualisierungen von Informationen, die Sie genauso einfach auf andere Weise verfolgen können. In Asana können Sie Ihre Aufgaben stattdessen in der Listenansicht betrachten und die Überschriften in der Liste verwenden, um zwischen verschiedenen Aufgabentypen zu unterscheiden, wie in der folgenden Abbildung dargestellt.

Wenn Sie jedoch dieselben Informationen in der Board-Ansicht anzeigen, kann dies eine andere psychologische Auswirkung haben. Bei Aufgaben, Aufgaben, Erledigt-Boards legen die Benutzer normalerweise selbst fest, wie viele Aufgaben sich zu einem bestimmten Zeitpunkt in ihrer Spalte "Aufgaben" befinden dürfen. Der Zweck besteht darin, ein System zu erstellen, das Sie dazu anleitet, sich auf nur wenige aktive Aufgaben zu konzentrieren. Mit einer Listenansicht ist es einfach, das Gefühl zu haben, dass alle Aufgaben gleich wichtig sind und sofort erledigt werden müssen !

Das Kanbantableau „Zu erledigen, erledigen, erledigt“ eignet sich hervorragend für komplizierte Aufgaben mit vielen Schritten. In den Bildern oben und unten sehen Sie, dass viele der Aufgaben groß sind und nicht an einem einzigen Tag erledigt werden können. Wenn Sie die Aufgabenliste auf höchstens zwei oder drei Aufgaben beschränken, können Sie sich auf diese konzentrieren, bis sie abgeschlossen sind.

Es ist sehr einfach, dasselbe Konzept der Beschränkung der laufenden Arbeit (Doing) auch auf Teameinstellungen anzuwenden.

2. Verteilen Sie die Arbeit über einen freigegebenen Aufgabenbereich

Hier ist ein weiteres Beispiel, das ziemlich einfach ist. Sie können eine Kanbantafel verwenden, um Arbeit für Einzelpersonen in einem Team zur Verfügung zu stellen, die sie abholen und sich selbst zuweisen können.

Stellen wir uns zum besseren Verständnis vor, es handele sich um eine Haushaltsarbeitsliste. Dieser Haushalt hat drei Kinder: Andy, Berta und Claudio. Die erste Kanban-Spalte lautet "Aufgaben". Die nächsten Spalten sind Andy, Berta und Claudio. Die letzte Spalte ist Fertig.

Die Haushaltsregel lautet, dass jedes Kind jeden Samstag eine Aufgabe wählen muss. Von Zeit zu Zeit kann es auch zu zusätzlichen Aufgaben kommen. Die Kinder haben die Autonomie, ihre Arbeit basierend auf dem, was verfügbar ist, zu wählen. Sie treffen eine Auswahl, ziehen diese Karte in ihre Spalte und übernehmen daher die Verantwortung dafür. Wenn sie ihre Aufgaben erledigt haben, verschieben sie die Karte in die Spalte Fertig.

Es ist leicht vorstellbar, dass diese Anordnung am Arbeitsplatz stattfindet. Wir haben vielleicht ein Team von Arbeitnehmern mit einem Haufen Arbeit, den alle gemeinsam erledigen müssen. Anstatt darauf zu warten, dass ein Manager ihnen Arbeit zuweist, können sie eine Aufgabe aus dem verfügbaren Arbeitsbereich anfordern.

3. Kontakte verwalten

Eine ungewöhnlichere Möglichkeit, eine Kanbantafel zu verwenden, besteht darin, Kontaktlisten nach Region oder Stadt zu führen. Auch hier könnte es genauso gut in einem Listenformat vorliegen, aber für viele Menschen hat das Sehen von Spalten und Karten eine andere (positive) psychologische Wirkung.

Dieses Mal enthält die Tafel ganz einfach Spalten für verschiedene Regionen und Städte. Jede Karte ist ein Kontakt, der in dieser Region ansässig ist. Wenn Sie auf Reisen zu einem bestimmten Ort gebracht werden, können Sie leicht eine Liste der Kontakte anzeigen, die Sie möglicherweise erreichen, während Sie dort sind. Darüber hinaus werden Sie sehr schnell feststellen, dass sich immer mehr wichtige Kontakte am selben Ort befinden. Dies kann bedeuten, dass Sie häufiger vorbeischauen müssen.

Um diesen Vorgang ein wenig zu automatisieren, können Sie E-Mails von Kontakten direkt an ein Asana-Projekt weiterleiten. Ändern Sie die Betreffzeile in den Namen und den Ort des Kontakts, damit Sie später leichter richtig sortieren und ausweisen können. Wenn Sie sehen, wie viele Personen ihre vollständigen Kontaktinformationen am Ende einer E-Mail angeben, ist auch alles auf den Karten gespeichert.

Machen Sie mehr aus Kanban-Boards

Hoffentlich machten diese Beispiele Kanban-Boards den Uneingeweihten ein wenig zugänglicher. Ihre Verwendung kann sehr viel komplizierter sein, von der Verfolgung der Softwareentwicklung, auf die ich früher hingewiesen habe, bis zur Bestandskontrolle. Die grundlegenderen Beispiele, die ich gegeben habe, sollen Ihnen helfen, zu verstehen, warum Sie in Asana möglicherweise ein Board anstelle einer Liste verwenden. Seien Sie kreativ und verwenden Sie Boards, um alles zu verwalten, was für Sie am sinnvollsten ist.

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