Organisieren Sie sich: 5 einfache Schritte für den Einstieg in Gantt-Diagramme

Bevor Sie ein neues Projekt starten, ist es hilfreich, eine Roadmap zu haben, eine klare Übersicht über alle erforderlichen Schritte und die Reihenfolge, in der diese Schritte ausgeführt werden müssen. Genau das ist ein Gantt-Diagramm. Es spielt keine Rolle, ob es sich um ein persönliches Projekt handelt, z. B. um das Hinzufügen eines Decks an der Rückseite Ihres Hauses oder eines geschäftlichen Decks, wie das Erstellen einer neuen Website. Du musst wissen

• wann und wo fängst du an,
• alle Schritte auf dem Weg und wie lange sie dauern werden,
• Wer ist für jeden Schritt verantwortlich?
• die Reihenfolge, in der die Schritte ausgeführt werden müssen, und
• Wann wird das Projekt abgeschlossen sein?

Gantt-Diagramme, benannt nach dem Ingenieur und Berater Henry Gantt, der sie in den 1910er Jahren entwickelte und verwendete, sind eine Visualisierung eines Projekts von Anfang bis Ende. Sie sind ein äußerst verbreitetes Produktivitätswerkzeug und ein wichtiger Bestandteil vieler Projektmanagement-Services. Tatsächlich hat der exzellente TeamGantt-Service sogar seinen Namen aus den Charts. Ich erkläre, was Gantt-Diagramme sind, was sie tun und wie die Benutzer sie verwenden, und stelle fünf Schritte für den Einstieg in sie bereit.

Was ist ein Gantt-Diagramm?

"Ein Gantt-Diagramm ist eine Visualisierung der Schritte, die für die Fertigstellung Ihres Projekts erforderlich sind", erklärte Kayvon Ghaffari, leitender Programmmanager bei LiquidPlanner, als ich ihn kürzlich bat, einige Einblicke in die ersten Schritte mit Gantt-Diagrammen zu geben. LiquidPlanner ist eine von Editors Choice ausgezeichnete App für Projektmanagement und Zusammenarbeit am Arbeitsplatz, die Gantt-Diagramme hervorhebt.

Ghaffari erinnerte mich daran, dass sich ein Projekt von anderen Arbeiten unterscheidet. "Ein Projekt ist eine Reihe von Arbeiten, die einen Anfang und ein Ende haben, und die Erfüllung dieses Projekts ist eine Reihe von Aufgaben", sagte er. Gantt-Diagramme funktionieren speziell für Projekte, nicht für laufende Arbeiten. Es geht darum, Ihnen von Anfang bis Ende zu helfen, also ist es wichtig, dass es eine gibt ein Ende.

Gantt-Diagramme werden von links nach rechts und von oben nach unten gelesen. (Siehe das Bild oben von TeamGantt.) Die x-Achse ist die Zeit. Das Diagramm beginnt mit dem Start des Projekts und endet mit der Übergabe des Projekts. Das Laufen entlang der y-Achse ist eine Aufgabe, obwohl sie nur in einer Liste enthalten ist. Ihre genaue Platzierung auf der y-Achse ist irrelevant, obwohl sie in der Regel in chronologischer Reihenfolge fallen.

"Eine Aufgabe besteht aus drei Komponenten: Was es ist, wie lange es dauern wird und wer es tun wird", sagte Ghaffari. In einem Gantt-Diagramm wird jede Aufgabe mit einem Balken dargestellt. Die Länge des Balkens gibt an, wie lange die Aufgabe dauern wird. Häufig sind die Taskleisten farblich koordiniert und geben an, welche Person oder Abteilung für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich ist. In Bezug auf das "Was" wird der Aufgabenname im Allgemeinen in der Leiste angezeigt oder wird sichtbar, wenn Sie darauf klicken.

In Gantt-Diagrammen werden nicht nur alle Aufgaben für ein Projekt und deren Dauer angezeigt, sondern auch die Reihenfolge und Abhängigkeit. Mit anderen Worten, sie zeigen die Reihenfolge an, in der Aufgaben ausgeführt werden müssen und ob eine Sache vor der anderen auftreten muss. Warum ist das so wichtig?

Was machen Gantt-Diagramme?

"Durch Gantt-Diagramme wird visuell deutlich, dass Sie nicht alles gleichzeitig ausführen können", sagte Chris Savoie, Produktdirektor von Workfront. Er benutzte das Beispiel eines Baumhauses. Sie können die Nägel und das Holz gleichzeitig kaufen, aber Sie müssen das Holz schneiden, bevor Sie es in den Baum nageln.

Gantt-Diagramme zeigen Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, normalerweise mit einer Linie, die sie verbindet.

Bevor er zu Workfront kam (das wie LiquidPlanner ein Tool für die Zusammenarbeit und das Projektmanagement am Arbeitsplatz ist), arbeitete Savoie mit United Space Alliance in Zusammenarbeit mit dem Johnson Space Center der NASA an einigen hochkomplexen Projekten. Er erwähnte, dass Sequenzierung und Abhängigkeiten auch für einfache Projekte wie den Bau eines Baumhauses wichtig sind, aber für massive, jahrelange Projekte wie den Bau der Internationalen Raumstation von entscheidender Bedeutung sind.

Eine weitere Aufgabe von Gantt-Diagrammen ist die Unterstützung von Organisationen oder Projektleitern bei der Verwaltung von Ressourcen. "Nur weil es eine Aufgabe gibt, heißt das nicht, dass es eine Person gibt, die dazu frei ist", sagte Ghaffari.

Mithilfe eines Gantt-Diagramms können Sie leicht erkennen, wann Personen oder Abteilungen an Aufgaben arbeiten sollen, und wann sie frei sind. "Sie müssen in der Lage sein, die Zeitpläne der Menschen und die Anzahl der Stunden am Tag zu berücksichtigen", fügte er hinzu. Gantt-Diagramme bieten eine effektive Möglichkeit, Zeit, Aufgaben und Ressourcen anzuzeigen.

Erste Schritte mit Gantt-Diagrammen

Sobald Sie ein umfassendes Verständnis dafür haben, was Gantt-Diagramme sind und warum sie nützlich sind, können Sie sie für Ihre eigenen Projekte erstellen. Diese fünf Schritte helfen Ihnen beim Start.

1. Wählen Sie eine Vorlage oder Build One From Scratch

Wenn Sie ein neues Gantt-Diagramm starten, haben Sie in der Regel die Möglichkeit, eine Vorlage zu verwenden oder von vorne zu beginnen. Vorlagen können von einer externen Quelle stammen, im Fall von Vorlagen, die von einer Projektverwaltungssoftware bereitgestellt werden, oder sie können von einem eigenen früheren Projekt stammen.

Einer der Vorteile der Verwendung Ihrer eigenen vorherigen Arbeit zum Erstellen einer Vorlage besteht darin, dass Sie häufig viel aus den Ereignissen in der Vergangenheit lernen können. Die Vorlage enthält Informationen nicht nur zu den Aufgaben und zur Reihenfolge, sondern auch dazu, ob Aufgaben länger als erwartet gedauert haben.

2. Markieren Sie Ihre Meilensteine

Die meiste Software zum Erstellen von Gantt-Diagrammen bietet die Möglichkeit, Meilensteine ​​hinzuzufügen. Ein Meilenstein ist eine Markierung, die anzeigt, dass eine Phase eines Projekts abgeschlossen ist. Beispielsweise ist das Sperren der Drahtgitter beim Erstellen einer Website ein typischer Meilenstein.

Wenn Sie ein Gantt-Diagramm von Grund auf neu erstellen, ist es oft hilfreich, alle Meilensteine ​​zu zeichnen, bevor Sie Aufgaben hinzufügen. Das Auflisten aller Meilensteine ​​hilft dabei, das Projekt in kleinere Teile zu unterteilen, und diese kleineren Teile sind einfacher zu konzipieren als das gesamte Projekt auf einmal.

3. Fügen Sie Aufgaben, Sequenzereignisse und Abhängigkeiten hinzu

Der nächste Schritt besteht darin, Aufgaben hinzuzufügen, Ereignisse zu sequenzieren und Abhängigkeiten zu erstellen. Sehen Sie sich beim Hinzufügen von Aufgaben unbedingt die historischen Berichte an oder sprechen Sie mit den Personen, die die Aufgaben ausführen, um genaue Schätzungen zu erhalten, wie lange sie dauern sollten.

Beachten Sie beim Sequenzieren von Ereignissen, dass möglicherweise mehrere Aufgaben gleichzeitig ausgeführt werden, jedoch nicht von derselben Person. In einem Website-Build kann eine Person an Drahtmodellen arbeiten, während eine andere Person Beispielinhalte für den Prototyp sammelt. Der Wireframe-Designer kann jedoch nicht gleichzeitig Moodboards erstellen.

Fügen Sie Abhängigkeiten erst hinzu, nachdem Sie alle Aufgaben aufgelistet und in die richtige Reihenfolge gebracht haben, und gehen Sie mit ihnen vorsichtig um. "Die Sache, die Sie wirklich durcheinander bringen kann, ist, wenn Sie sich in der Mitte des Gantt-Diagramms befinden und feststellen, dass Aufgabe 12 nicht mehr von Aufgabe 5 abhängt", sagte Savoie. Er fügte hinzu, dass Anfänger äußerst vorsichtig sein sollten, um Abhängigkeiten nicht zu entfernen, es sei denn, sie sind sich sicher, dass dies korrekt ist, da es sehr schwierig ist, sie zurückzugewinnen, wenn sie eine lange Kette von Ereignissen erstellen.

4. Beobachten Sie Ihre Ressourcen

"Die Aufgaben müssen in der richtigen Reihenfolge ausgeführt werden, und dann müssen Sie steuern, wer für die Ausführung dieser Aufgaben verfügbar ist", erklärte Ghaffari. Nur weil es eine Aufgabe gibt, heißt das noch lange nicht, dass jemand frei ist, um sie zu erledigen.

Ghaffari merkte an, dass die Gantt-Kartensoftware seines Unternehmens keine Überbuchung zulässt, was bedeutet, dass Sie mit LiquidPlanner niemanden einer Aufgabe zuordnen können, wenn diese Person gleichzeitig bereits einer anderen Aufgabe zugeordnet ist.

Mithilfe von Gantt-Diagrammen können Sie nicht nur feststellen, ob eine Ressource überbucht ist, sondern auch, welche Konsequenzen sie für den Rest des Projektplans hat, wenn sie korrigiert wird.

5. Zusammenarbeiten

"Es ist wirklich wichtig, dass die Leute verstehen, dass das Gantt-Diagramm keine Zauberei ist", sagte Ghaffari. "Nur weil du etwas geplant hast, heißt das nicht, dass es irgendetwas mit der Realität zu tun hat."

Die Möglichkeit, sicherzustellen, dass das Gantt-Diagramm mit der Realität übereinstimmt, besteht in der Zusammenarbeit. Häufig ist die Gantt-Diagrammsoftware Teil eines umfangreicheren Pakets für das Projektmanagement oder die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz. Jeder in einem Team sollte die Möglichkeit haben, zumindest das Diagramm zu sehen, wenn nicht, Aufgaben und andere Informationen zu aktualisieren, die in das Diagramm eingehen. Auf diese Weise kann ein Beauftragter, der eine Aufgabe vorzeitig beendet und über die Möglichkeit verfügt, seinen Fortschritt zu aktualisieren, um die Aufgabe als erledigt zu markieren und die geschätzte Zeit zu korrigieren, anderen Beauftragten dabei helfen, ihre Aufgaben auch vorzeitig zu erledigen. Oder sie meldet sich selbst als verfügbare Ressource, um bei einer anderen Aufgabe bis zu ihrem nächsten geplanten Einsatz zu helfen.

Ghaffari fasste die Möglichkeiten der Zusammenarbeit folgendermaßen zusammen: "Wenn das Gantt-Diagramm in einem luftleeren Raum ist, wer weiß, ob es korrekt ist? Wenn es kollaborativ ist, sind Prüfungen eingebaut, und es ist wahrscheinlicher, dass sie die Realität widerspiegeln Gantt-Diagramm glänzt."

Verlassen Sie sich nicht zu sehr auf Gantt-Diagramme

Sowohl Ghaffari als auch Savoie sagten mir, dass sie Gantt-Diagramme für die Planung und das Einchecken in ein Projekt verwenden, aber sie möchten die tägliche Arbeit darin nicht verwalten. "Es ist ein Plan, normalerweise kein Ausführungsplan", sagte Savoie.

Savoie bemerkte auch, dass Anfänger möglicherweise nicht bemerken, dass Menschen selten, wenn überhaupt, das gesamte Gantt-Diagramm auf einmal betrachten, weil sie normalerweise riesig sind. "Sie brauchen eine Plakatwand, um es zu drucken", sagte er.

Laut Ghaffari ist "das Erstellen des Gantt-Diagramms nicht das Endziel. Es ist eine Visualisierung des Aufgabenplans und der Sequenzierung. Das Gantt-Diagramm hilft den Leuten zu verstehen, wie der Plan funktionieren wird."

Wenn Sie sich für Gantt-Diagramme interessieren, interessieren Sie sich wahrscheinlich auch für das Projektmanagement im Allgemeinen. Weitere hervorragende Tipps, um Ihr Projekt auf dem Laufenden zu halten, finden Sie in meinen 4 Tipps für den Einstieg in das Projektmanagement sowie in meinen Ratschlägen zur Verbesserung der Kommunikation für ein besseres Projektmanagement.