Organisieren Sie sich: 5 Tipps für die Einhaltung von Fristen

Eines meiner Lieblingssprüche war schon immer: "Wenn du etwas tun willst, gib es einer beschäftigten Person." Es ist kein großes Geheimnis, dass Leute, die beschäftigt sind, Strategien haben, um alle Dinge, die sie tun müssen, zu priorisieren und zu verwalten. Obwohl diese Strategien selten explizit genannt werden, drehen sie sich normalerweise um ein Hauptkonzept: Fristen.

Fristen schaffen Struktur. Sie schaffen Rechenschaftspflicht und tragen dazu bei, negative Konsequenzen zu vermeiden. Manche Menschen lieben sie, manche hassen sie, aber diejenigen, die sie umarmen, sind in der Regel erfolgreich.

Um diese Kolumne zu verfassen, habe ich über meine eigenen Strategien zum Verwalten von Fristen nachgedacht und mich dann mit meinen Kollegen und Freunden, die produktiv und erfolgreich sind, darüber unterhalten, wie ähnlich ihre Strategien meinen und denen der anderen waren. Die Spitzen überlappten sich enorm.

Hier sind 5 Tipps, wie gut organisierte Leute ihre Fristen einhalten und den Überblick behalten.

1. Tragen Sie immer Ihre Deadline ein!

Vielleicht dachten Sie, die Fristenregel Nummer eins sei, sich angemessene Fristen zu geben. Das ist ein guter Rat, aber wichtiger als: Geben Sie immer Ihre Deadline an!

Es gibt immer zwei Fristen: die aufgefüllte Frist, die Sie zuweisen, und die "Drop-Deadline". Die Abgabefrist, auch als "oder" -Datum bezeichnet, ist der absolut letzte Tag und die Uhrzeit, an dem / der etwas geschehen kann. Es ist fast immer die Frist, die Ihnen jemand anderes gibt. Ein Beispiel für eine Drop-Deadline ist die von Ihrer Regierung festgelegte Steuererklärung. Ein weiterer Grund ist die Bewerbungsfrist für das College.

Die gepolsterte Frist ist hingegen Ihre selbst festgelegte Frist. Wenn Sie eine Deadline auffüllen, bedeutet dies, dass Sie die Deadline etwas früher als die Drop-Deadline festlegen, um ein wenig Spielraum für Fehlfunktionen zu lassen. Füllen Sie immer Ihre eigenen Termine und die Termine auf, die Sie anderen zuweisen. Planen Sie niemals, etwas direkt unter den Draht zu bringen (das ist eigentlich kein "Plan", oder?). Planen Sie eher Eventualitäten wie Krankentage, einen Stau in der U-Bahn, einen E-Mail-Ausfall, einen Poststreik oder andere Parteien, die einfach ihre Meinung ändern, was sie wollen und wann sie es wollen.

2. Machen Sie Ihre Termine sichtbar.

Die Fristen müssen dort sein, wo Sie sie sehen können. Wie bei Aufgabenlisten und Zielen ist es auch bei Ihnen weniger wahrscheinlich, dass Sie diese vergessen, je mehr Sie Ihre Termine sehen. Bedruckte Wandkalender funktionieren hervorragend. Wenn Sie ein Notizbuch aus Papier verwenden, schreiben Sie Ihre Termine in einen einseitigen Kalender (Sie können einen aus dem Internet drucken), falten Sie ihn in zwei Hälften und verwenden Sie ihn als Lesezeichen. Wenn Sie eine papierlose Person mit Notizen sind, legen Sie Ihre Termine in einer Anwendung fest, die Sie täglich verwenden, unabhängig davon, ob es sich um Outlook, Google Kalender, Excel oder etwas anderes handelt. Sie können sogar einen Desktop-Widget-Kalender verwenden, je nachdem, wie viele Termine Sie in Kürze verwalten müssen.

Einer der Vorteile, wenn Sie Ihre Termine in eine App einfügen, besteht darin, dass sie auf einfache Weise freigegeben werden können. Mit wenigen Mausklicks oder durch Antippen eines Bildschirms können Sie Ihre Kollegen oder Partner an bevorstehende Termine erinnern.

3. Kennen Sie Ihre Arbeitszyklen.

Wie Sie Ihre Termine sichtbar machen, hängt weitgehend von Ihren Arbeitszyklen ab, dh ob Sie in der Regel tägliche, wöchentliche oder monatliche Termine haben. Ich habe zum Beispiel an einer vierteljährlichen Zeitschrift gearbeitet, also habe ich immer drei Kalender mit den nächsten drei Monaten an meine Pinnwand geheftet. Als es September war, konnte ich die wichtigsten anstehenden Termine sehen, auch wenn sie erst im November eintreffen würden. Ich hatte auch einen Jahreskalender mit wichtigen Terminen, die noch weiter entfernt waren, aber ich habe diesen Kalender digital gehalten, weil ich ihn nicht jeden Tag sehen musste. Hochproduktive Menschen gleichen die Fristen, auf die sie zugreifen müssen, mit den Fristen aus, die sie sehen müssen. Zu viele Fristen zu sehen, wird überwältigend. Die notwendigen Termine für die wichtigsten anstehenden Projekte zu sehen, hält Sie auf dem Laufenden.

4. Verwenden Sie doppelte Erinnerungen.

Wenn eine Frist weit entfernt, aber sehr wichtig ist, verwenden Sie eine doppelte Erinnerung. Mit anderen Worten, stellen Sie zwei Alarme oder Benachrichtigungen ein, um Sie einige Tage im Voraus daran zu erinnern, dass der Abgabetermin nahe ist. Dieser Trick ist besonders wichtig für Fristen, die außerhalb Ihres typischen Arbeitsbereichs liegen - Dinge, die Sie wahrscheinlich vergessen werden. Wenn ich sechs Wochen ab Donnerstag einen Vortrag halten muss (was ich selten mache), lege ich ab Montag eine Erinnerung für sechs Wochen in meinem Kalender fest, damit ich mich zu Beginn der festgelegten Woche daran erinnere, dass die Veranstaltung kommt und das muss ich vorbereiten.

5. Halten Sie Ihre Fristen konsequent ein.

"Termine konsequent einhalten" ist eines der Dinge, die leichter gesagt als getan werden. Aber wenn Sie verstehen, dass es sich auf Ihren Wert am Arbeitsplatz auswirkt, kann das allein sehr motivierend sein.

Das konsequente Einhalten von Fristen kann Ihren Wert als Mitarbeiter, Teammitglied oder Partner erhöhen. Denken Sie darüber nach, wie Sie Personen sehen, die Termine konsequent einhalten. Sie sind zuverlässig, haben eine ausgeprägte Arbeitsmoral und gelten als Teamplayer. Bei der Einhaltung von Fristen geht es selten darum, die Arbeit nur für sich selbst zu erledigen. Es geht fast immer darum, ein Glied in einer Kette zu vervollständigen, und wo es eine Kette gibt, gibt es andere Leute, die ihre eigenen Fristen nicht einhalten können, bis Sie Ihre erfüllt haben. Wenn Sie nicht pünktlich sind, können sie auch nicht pünktlich sein.

So viele Leute halten Termine nicht konsequent ein, dass diejenigen, die dies tun, normalerweise auffallen. Wenn Sie Ihre Fristen für mehrere Monate hintereinander einhalten, werden die Leute es bemerken und es wird sich ändern, wie sie Sie sehen und wie viel Vertrauen sie bereit sind, in Sie zu setzen.

Und wie heißt es so schön: "Wenn Sie etwas erledigen möchten, geben Sie es einer beschäftigten Person" - je mehr Sie Ihre Fristen einhalten, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie die Fristen auch weiterhin einhalten. Es ist zyklisches Verhalten.

Tun oder nicht… Es gibt kein "Versuchen" mit Fristen

Während all diese Tipps zu Terminen für die meisten Menschen funktionieren, tun Sie immer das, was für Sie, Ihre Arbeit und Ihre Gewohnheiten am sinnvollsten ist. Zum Beispiel halten sich manche Leute einfach nicht an gepolsterte Fristen. Sie benötigen das Datum, das auf dem Kalender vermerkt ist, um die Abgabefrist einzuhalten, und die Auffüllung findet stattdessen in ihrem Kopf statt. Und das ist gut so.

Wenn Ihre Gewohnheiten jedoch Ihre eigene Produktivität und Ihren Erfolg beeinträchtigen, versuchen Sie, dies zu erkennen und eine Änderung vorzunehmen. Sehr einfache Erinnerungs- oder Benachrichtigungssysteme in den Apps, die Sie bereits verwenden - von Outlook über Google Mail bis hin zu Basecamp - können Ihnen dabei helfen, Ihre Gewohnheiten zu verbessern. Entwickeln Sie also einen Kalender, verwenden Sie App-Funktionen, die Ihnen bereits zur Verfügung stehen, und legen Sie einige Fristen fest (mit integriertem Wackelraum). Du wirst es nicht bereuen.