Video: Schriftliche (geschäftliche) Kommunikation per E-Mail (November 2024)
Es gibt viele Philosophien und Methoden, um E-Mails effizienter zu nutzen. Sie sind die Grundlage, um die Ablenkung zu begrenzen und produktiver zu sein. Sie müssen jedoch auch wissen, welche Tools Ihnen zur Verfügung stehen, um an diesen produktiveren Ort zu gelangen.
E-Mail-Dienstanbieter und App-Entwickler von Drittanbietern haben einige außergewöhnliche Tools erfunden, mit denen E-Mails wesentlich effizienter werden. Es gibt fünf, von denen ich denke, dass sie die größte Wirkung haben und am weitesten verbreitet sind. Zusammen werden sie Ihnen helfen
- bessere E-Mails schreiben,
- E-Mails in Aufgaben verwandeln,
- E-Mail-Versand rückgängig machen,
- Planen des Versendens von E-Mails und
- E-Mails ausschlafen.
Das Schreiben unnötig langer oder unklarer E-Mails ist Zeitverschwendung. Möglicherweise hat der Empfänger gar keine Zeit, sie zu lesen, oder er verschwendet Zeit damit, sie erneut zu lesen, um zu versuchen, sie zu verstehen, oder er muss dem Absender zur Klärung antworten. Außerdem wird die ganze Zeit damit verbracht, sie zu schreiben.
Es gibt zwei Apps, die Ihnen beim Schreiben besserer E-Mails behilflich sind, da sie sich auf das Schreiben selbst konzentrieren: Grammatik und Kristall.
Grammatik ist ein Plug-in, das wie eine Rechtschreibprüfung funktioniert, um die Grammatik zu analysieren und intelligente Vorschläge zu machen, wie Sie Ihre Sprache verbessern, klar schreiben und häufige Fehler beheben können. Es hat eine bemerkenswerte Fähigkeit, insbesondere ESL-Fehler zu erkennen.
Crystal ist auch ein Plug-In, mit dem Sie die Sprache Ihrer E-Mail so anpassen können, dass sie den Empfänger anspricht. Das funktioniert so: Crystal findet Ihre Empfänger zuerst online - über ihre Twitter-Konten, Facebook-Seiten usw. - und untersucht, wie sie die Sprache verwenden und auf sie reagieren. Sind sie kurz und direkt? Oder neigen sie dazu, in lange Diskussionen verwickelt zu werden? Basierend auf den Ergebnissen leitet Crystal Ihr Schreiben.
Wenn Sie kein starker Schriftsteller sind, können die sehr klaren Anweisungen von Crystal Ihnen wirklich dabei helfen, Wörter zu finden, um zu schreiben, was Sie sagen möchten. Das ist eine wertvolle Aussage, aber sie hat etwas, das mich falsch reibt. Es gibt eine unausgesprochene Prämisse, dass Sie Ihre Sprache so anpassen, dass etwas aus der anderen Person herauskommt, und ich finde das manipulativ. Es könnte Sie jedoch nicht stören oder sogar genau das sein, wonach Sie suchen. Es ist nicht zu leugnen, dass es auf jeden Fall gut ist, was es tut.
Verwandeln Sie E-Mails in Aufgaben
Ihr Posteingang ist nicht Ihre To-Do-Liste, aber Sie erhalten wahrscheinlich immer noch Aufgaben, die Ihnen per E-Mail zugewiesen wurden. Die Lösung besteht darin, eine verbundene App einzurichten, um diese Aufgaben effizient an einen geeigneteren Ort zu verschieben.
Anstatt eine neue Aufgabe manuell in die von Ihnen verwendete Aufgaben- oder Erinnerungs-App einzugeben, verbinden Sie die App direkt mit Ihrem E-Mail-Konto oder richten Sie die E-Mail-Weiterleitung ein. Verschieben Sie diese E-Mail mit ein oder zwei Klicks an den richtigen Ort.
Einige Apps, die das Verschieben von E-Mails in eine andere App unterstützen, entweder über eine direkte Verbindung oder per E-Mail-Weiterleitung, sind Wunderlist, Evernote Plus und Premium, Todoist Premium, Boxer und Newton Mail.
Senden rückgängig machen
Wir haben alle vorzeitig auf Senden geklickt, sei es, weil wir einen Tippfehler übersehen, einige Informationen ausgelassen oder eine in der Hitze des Augenblicks geschriebene E-Mail nicht überprüft haben. Sie müssen jedoch nicht mit Bedauern oder der Ineffizienz leben, eine zweite E-Mail schreiben zu müssen. Sie müssen nur in der Lage sein, das Senden rückgängig zu machen.
Senden rückgängig machen unterscheidet sich vom Abrufen einer Nachricht. Mit "Senden rückgängig machen" wird die Nachricht niemals gesendet. Grundsätzlich enthält Ihre E-Mail die Nachricht für etwa 10 bis 30 Sekunden. In dieser Zeit können Sie Ihre Meinung ändern.
Google Mail verfügt über eine Schaltfläche "Senden rückgängig machen" (Informationen zum Einrichten finden Sie im folgenden Video), die jeder Google Mail-Benutzer aktivieren sollte. Newton Mail (mit zahlreichen Funktionen für E-Mails auf Mobilgeräten) verfügt auch über ein E-Mail-Konto, das für alle unterstützten E-Mail-Konten geeignet ist, einschließlich Microsoft Exchange- und iMap-Konten. Auch andere E-Mail-Anbieter bieten dies an.
Senden planen
"Im Moment" ist nicht immer der richtige Zeitpunkt, um eine E-Mail zu senden. Dann bietet sich das Senden von Zeitplänen an. Mit dieser E-Mail-Funktion können Sie einen zukünftigen Zeitpunkt für die Zustellung Ihrer Nachricht festlegen. Outlook, Boomerang für Google Mail und Newton Mail haben es alle.
Solange die Nachricht noch nicht verschickt wurde, können Sie sie beim Senden nach Zeitplan auch noch bearbeiten. Es deckt also den gleichen Bereich ab wie die Funktion zum Rückgängigmachen des Sendens.
Schläfchen
Ich bin kein Fan der Inbox Zero-Philosophie, Ihre ungelesenen Nachrichten auf Null zu setzen. Die Verwaltung nimmt zu viel Zeit in Anspruch und geht weder psychologisch noch technisch auf die tatsächlichen E-Mail-Bedürfnisse der Benutzer ein. Ich bin ein Fan von Snoozing, was auf die gleiche Idee kommt, die Anzahl der Nachrichten in Ihrem Posteingang zu einem bestimmten Zeitpunkt so gering wie möglich zu halten.
Snoozing bedeutet nichts anderes, als eine Nachricht für einige Zeit aus Ihrem Posteingang zu verstecken. Wie lange? Du entscheidest. Der Effekt ist, dass Sie sich auf wichtige Nachrichten konzentrieren können, ohne von weniger wichtigen abgelenkt zu werden. Diese weniger wichtigen Nachrichten tauchen zu einem Zeitpunkt wieder auf, an dem es für Sie besser ist, mit ihnen umzugehen. Outlook (wo es "Zeitplan" genannt wird), Airmail, Sparkmail und Newton Mail haben alle eine Snooze-Schaltfläche.
Wenn Sie produktiver sein möchten (und wer nicht?), Sollten Sie sich meine Zusammenfassung der besten Produktivitäts-Apps ansehen. Unabhängig davon, welche Probleme Sie bei der Arbeitseffizienz haben, sollte es mehrere Apps oder Dienste geben, mit denen Sie Ihre Zeit besser nutzen können.
