Organisieren Sie sich: 5 Möglichkeiten, wie Sie Ihre Produktivität sabotieren

Ich verbringe viel Zeit mit Recherchen über Organisation und Produktivität und verbringe viel Zeit mit technischen Enthusiasten. Als ich Theorien und bewährte Methoden zur Maximierung der Produktivität und zur Organisation gefunden habe, habe ich auch bei Menschen, die Technik lieben, die ihre Fähigkeit, bestmöglich zu funktionieren, direkt sabotiert, gemeinsame Gewohnheiten festgestellt.

Die Leute reden viel über Produktivität, verbringen aber selten viel Zeit damit, darüber zu diskutieren, was es ist. Produktivität ist für mich sehr persönlich, aber letztendlich geht es darum, Ziele zu erreichen.

Ein Ziel könnte alles sein, von der Maximierung der Gewinne in einem Unternehmen bis hin zu einer schnelleren Erledigung von neun bis fünf Aufgaben, damit Sie geistige und körperliche Ressourcen für die Verfolgung persönlicher Interessen zur Verfügung haben. Manche Menschen möchten jeden Tag schneller aus dem Büro kommen, um mehr Zeit mit ihrer Familie zu verbringen. Manche Leute wollen jeden Abend zwei Stunden arbeiten, um ein Drehbuch zu schreiben.

Egal was Sie tun möchten, Ihr produktivstes Selbst zu sein bedeutet:

1. darüber nachdenken, was Sie erreichen wollen, 2. herauszufinden, was Sie tun können, wenn Sie ein optimales Umfeld schaffen, und

3. die Schaffung eines optimalen Umfelds und die Erfüllung Ihrer Aufgaben oder die Erreichung Ihrer Ziele durchzusetzen.

Natürlich ist das Follow-Through in der Regel das Problem. Lassen Sie mich auf einige der häufigsten Arten hinweisen, wie ich Tech-Enthusiasten sehe, die insbesondere ihre Produktivität sabotieren.

1. App-Hopping

Wenn Sie Technik lieben, lieben Sie wahrscheinlich auch Apps. Sie laden immer die neueste App herunter. Sie sind stolz darauf, ein Early Adopter zu sein. Sie sabotieren sich jedoch, wenn Sie mit Produktivitäts-Apps app-hopen. Produktivitäts-Apps sind alle Apps und Dienste, mit denen Sie Ihre Arbeit erledigen können, einschließlich Aufgabenlisten, Aufgabenverwaltungs-Apps, Dateisynchronisierungsdienste, Notizen-Apps, Kalender und Office-Suites.

Mit jeder neuen App wird eine zeitaufwändige Investition in die Migration und in das Erlernen des Gebrauchs des Systems verbunden sein. Wenn Sie Anpassungen hinzufügen, verschwenden Sie viel Zeit, die Sie möglicherweise für die Produktivität aufgewendet haben. Außerdem werden Sie eine Weile brauchen, um neue Gewohnheiten für die Verwendung dieser Apps zu entwickeln, die Sie wahrscheinlich täglich verwenden. Das ist mehr verlorene Zeit und oft mehr "Arbeit über Arbeit".

Sie sollten jedoch alle Apps oder Dienste entfernen, die Ihre Anforderungen nicht erfüllen. Diese Entscheidung muss jedoch davon abhängen, ob Ihre vorhandenen Tools das tun, was Sie benötigen, und nicht davon, ob Sie der Meinung sind, dass das Gras mit einer anderen App grüner sein könnte.

Tipp: Wählen Sie eine App für jede Ihrer Produktivitätsanforderungen und bleiben Sie dabei.

2. Ins Schwarze Loch der E-Mail fallen

Die meisten Technikbegeisterten wissen, dass sie nicht zu viel Zeit mit E-Mails verschwenden sollten, und werden dennoch jeden Tag stundenlang damit beschäftigt. Wie schlimm ist Ihr E-Mail-Problem? Weißt du überhaupt, wie viel Zeit du verschwendest?

Eine Möglichkeit, dies zu messen, ist die Verwendung von RescueTime, einem Freemium-Tool, das unsichtbar im Hintergrund arbeitet und aufzeichnet, wie viel Zeit Sie in jeder von Ihnen verwendeten App und Website, einschließlich E-Mail, verbringen.

RescueTime kann Ihre Augen für den Schweregrad Ihres E-Mail-Problems öffnen, Sie jedoch nicht davon abhalten, es zu verwenden. Das Plugin Stayfocusd kann, wenn Sie webbasierte E-Mails verwenden. Fügen Sie Ihre E-Mail-Website zur Liste der Domains hinzu, auf die Sie nicht zugreifen können, und legen Sie dann die Zeiten fest, zu denen die Einschränkungen durchgesetzt werden sollen. StayFocusd blockiert Sie von der Website.

Apropos, eine andere Möglichkeit, ein E-Mail-Problem einzudämmen, besteht darin, beim Abrufen von E-Mails neue Gewohnheiten zu entwickeln. Experten sind sich im Allgemeinen einig, dass eine der schlimmsten Möglichkeiten zur Sabotage ihrer Produktivität darin besteht, E-Mails zu öffnen, sobald sie an ihren Schreibtischen ankommen. Es ist besser, den Tag mit einer hochproduktiven Aufgabe zu beginnen und E-Mails für später aufzubewahren.

"Aber", protestieren Sie, "was ist, wenn es eine wichtige E-Mail gibt, auf die ich dringend reagieren muss?" Wenn die E-Mail ein Halsband ist, überprüfen Sie die geschäftlichen E-Mails auf Ihrem Smartphone und ergreifen Sie Maßnahmen nur in dringenden Fällen. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, es nur am Telefon zu überprüfen, was das Schließen der E-Mail-App und den Einstieg in die reale Arbeit erleichtert. Führen Sie mindestens 45 Minuten echte Arbeit aus, bevor Sie E-Mails auf Ihrem Computer starten. Vielleicht werden Sie erst viel später in diese wichtige Aufgabe hineingezogen und ignorieren E-Mails, und das ist eine großartige Angewohnheit, sich zu entwickeln.

Wenn alles andere fehlschlägt, wiederhole ich gerne dieses Mantra: Ich werde nicht dafür bezahlt, E-Mails zu beantworten.

Hinweis: Möglicherweise müssen Sie das Mantra ändern, wenn Sie tatsächlich für die Beantwortung von E-Mails bezahlt werden.

Hinweis: Verwenden Sie RescueTime, um Ihr E-Mail-Problem zu quantifizieren. Öffnen Sie Ihre E-Mail-App niemals als erstes auf Ihrer Workstation. Ziel ist es, mindestens 45 Minuten echte Arbeit zu erledigen, bevor Sie eine E-Mail erhalten.

3. Zu glauben, dass Multitasking unproduktiv ist

Menschen, die über Technologie, Technologiekultur und Produktivität lesen, wissen, dass Multitasking unproduktiv ist.

Tut mir leid, aber das stimmt einfach nicht.

Untersuchungen zum Multitasking haben gezeigt, dass es sehr produktiv ist, jedoch nur bis zu einem gewissen Punkt (siehe zum Beispiel Arbeiten von Diwas KC und Narayan). In der Grafik hat der Multitasking-Wert eine umgekehrte U-Form. Ein bisschen ist gut, aber zu viel ist genauso schlecht wie gar nichts.

Untersuchungen legen auch nahe, dass der Wert von Multitasking je nach Person und Art der ausgeführten Arbeit variiert. Ehrlich gesagt glaube ich, dass die meisten Menschen wissen, welche von ihnen

Aufgaben sind für Multitasking geeignet und ungeeignet. Sie sind in einem Meeting festgefahren, das für Sie überhaupt nicht relevant ist? Machen Sie weiter und informieren Sie sich per E-Mail! Erarbeitung eines Millionen-Dollar-Vorschlags? Sie sollten sich lieber auf diese Aufgabe konzentrieren.

Tipp: Sagen Sie sich nicht mehr, dass Multitasking schlecht ist, und nehmen Sie es für geeignete Aufgaben an. Schieben Sie es aber nicht.

4. Unbeabsichtigtes Erstellen doppelter Konten

Wie oft haben Sie sich für ein Online-Konto angemeldet, um später festzustellen, dass Sie bereits ein Konto mit einer anderen E-Mail-Adresse verknüpft hatten? Es ist ein häufiges Problem bei Early Adopters, die stolz darauf sind, sich für neue Online-Websites und -Dienste anzumelden, sobald diese verfügbar sind.

Mehr als ein Konto zu haben, kann ein Problem sein, wenn Sie Zeit für die Einrichtung des ersten Kontos gespart haben. Es ist auch ein Problem, wenn Sie Daten in diesem ersten Konto gespeichert haben, die Sie möglicherweise erneut benötigen.

Der einfachste Weg, um das Erstellen doppelter Konten zu vermeiden, ist die Verwendung eines Passwort-Managers. Passwort-Manager verwalten Ihre Benutzernamen und Passwörter und behalten als Nebeneffekt auch den Überblick darüber, ob Sie bereits ein Konto bei einer App, Site oder einem Service haben.

Ich persönlich teste Software und Onlinedienste im Rahmen meiner Arbeit und habe daher mehr als 450 Online-Konten. Ohne einen Passwort-Manager könnte ich meine Online-Anmeldungen nie nachverfolgen. Ich benutze Dashlane, eine Wahl der PCMag-Redaktion. Es gibt zwei weitere Auswahlmöglichkeiten für Redakteure: LastPass Premium und Sticky Password Premium.

Hinweis: Verwenden Sie einen Passwort-Manager, um zu verhindern, dass Sie versehentlich doppelte Konten erstellen.

5. Planen von Besprechungen, wenn Sie am schärfsten sind

Sie mögen es, bei Besprechungen scharf zu sein, oder? Leider ist es äußerst unproduktiv, Besprechungen zu planen, wenn Sie am besten informiert sind, es sei denn, Besprechungen bilden den Kern Ihrer Arbeit.

Besprechungen gelten wie E-Mails als "Arbeit über Arbeit". Die eigentliche Arbeit erledigen Sie nach dem Meeting. Deshalb ist es am besten, Besprechungen zu Tageszeiten zu planen, wenn Sie normalerweise am Nachmittag zusammenbrechen, und Ihre wichtigen Stunden zu schützen, damit Sie die schwierigen Aufgaben bewältigen können.

Was hat das mit Technikbegeistertheit zu tun? Nun, meine Lieben, wenn Sie über eine hervorragende Verbindung verfügen und die neuesten verbundenen Kalender- und Zeitplanungstools wie Doodle verwenden, können Ihre Kollegen und Partner möglicherweise sehen, wann Sie frei und wann Sie beschäftigt sind. Es ist für jeden leicht, ein Treffen am Morgen vorzuschlagen, wenn dies chronologisch gesehen die erste Tageszeit ist, zu der alle frei sind.

So blockieren Sie in Ihrem Kalender, egal zu welcher Tageszeit Sie auf dem Höhepunkt sind. Für die meisten Menschen sind es die ersten Stunden des Arbeitstages. Nennen Sie dieses Mal "Fokusarbeit" oder markieren Sie es als privat, damit die Leute sehen können, dass Sie beschäftigt sind, aber nicht wissen, was Sie tun. Wenn Sie produktive Stunden blockieren, können Sie auch andere unproduktive Dinge wie Arzttermine nicht planen. Bewahre das Zeug für Zeiten auf, in denen du ausgebrannt bist.

Hinweis: Planen Sie keine Besprechungen oder Termine während Ihrer Stunden mit maximaler Produktivität. Blockieren Sie diese Zeit in Ihrem Kalender für die Arbeit.