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Digitales Durcheinander, physisches Durcheinander, emotionales Durcheinander… Das alles fordert Ihren Tribut. June Saruwatari kennt sich mit Unordnung aus. Sie ist eine Organisations- und Produktivitätsexpertin sowie Autorin eines neuen Buches mit dem Titel Behind the Clutter: Truth. Liebe. Bedeutung. Zweck .
Sie ist eine Frau nach meinem Herzen. Viele ihrer Leitprinzipien für das Organisieren ähneln meinen eigenen, die auf vernünftigen Praktiken beruhen, wie dem Vertrauen in Ihr System und der Beseitigung von Ablenkungen.
Der Grund, warum ich Mist gebaut habe - und das ist alles relevant für Saruwataris Arbeit -, ist, dass ich in meinem Leben zu viel los war, zu viele Dinge in meinem Kopf, an die ich mich nicht erinnern konnte. Etwas musste geben. Ich war kürzlich in einen neuen Staat gezogen, hatte einen neuen Lebensstil begonnen und bereite mich derzeit auf einen Umzug in ein neues Land vor. Saruwatari könnte sagen, ich brauche ein mentales Dumping, eine tägliche Praxis, bei der sie alle Aufgaben aufschreibt, die sie sich überlegt, unabhängig davon, ob sie bereits auf ihrer Aufgabenliste stehen. Sie glaubt, dass wir durch diese Reinigung nicht nur produktiver, sondern auch in Frieden mit uns selbst sind.
Als wir uns schließlich über Skype verbanden, war Saruwatari sprudelnd und dennoch ruhig und lachte oft, selbst wenn sie die banaleren Abläufe beim Organisieren beschrieb. Sie begann unser Interview mit der Beantwortung meiner ersten Frage, bevor ich überhaupt die Gelegenheit hatte, sie zu stellen.
June Saruwatari: Meine Philosophie über Unordnung, ob digital oder physisch, ist, dass es das gleiche Problem ist. Menschen neigen dazu, digitales Durcheinander anzusammeln, weil sie es nicht wirklich sehen können.
Unordnung ist unvollendete Angelegenheit. Unordnung bleibt in der Prägnanz, und Sie tragen es mit sich herum. Wenn Sie digitales Zeug haben und es nicht losgelassen haben und es keinem Zweck dient und Sie festgestellt haben, dass es nicht nützlich ist, dann ist das Unordnung.
Das unerledigte Geschäft mit Aufgaben, die Sie nicht erledigt haben, die Unverzeihlichkeit in Ihrem Herzen oder irgendetwas - Dankesbriefe, die Sie nicht geschrieben haben, die Dankbarkeit in Ihrem Herzen Herz, das nicht ausgedrückt wurde - das ist auch alles Unordnung.
Es gibt also emotionale, mentale und digitale Unordnung. Es gibt auch eine Korrelation zwischen ihnen und der physischen Unordnung.
Jill Duffy: Sprechen Sie ein bisschen mehr über die Kosten für Unordnung, sei es digital oder physisch.
JS: Die Menschen fühlen sich entmachtet, nicht erregt, nicht optimistisch, als wären sie in ihrem Leben in einer Abwärtsspirale. Die Leute sagen mir, dass sie physisch das Gefühl haben, zu ersticken, wenn sie zu viel Unordnung haben. Und das kann nicht nur physische Unordnung sein, sondern Unordnung in Ihrem Kopf. Es ist überwältigend. Du kannst dich nicht vorwärts bewegen! Die Menschen fühlen sich gelähmt, immobilisiert, stromlos.
Ob physische oder digitale Unordnung, es ist mit der emotionalen und spirituellen Unordnung verbunden.
JD: Gehen Sie in Ihrem Buch auf die Zeitkosten der Unordnung ein?
JS: Ja, das tue ich! Ich bin sehr leidenschaftlich. Ich unterrichte seit Jahren Zeitmanagement, ich nenne es Zeiterweiterung. Es ist alles miteinander verbunden.
Wenn Sie Unordnung haben, brauchen Sie doppelt so lange, um etwas zu tun oder irgendwohin zu gelangen. Wenn Sie daran denken, sich in einem Haus zu befinden, wenn der Weg mit Dingen überfüllt ist, werden Sie doppelt so lange brauchen, um durch die Tür zu kommen. Sie können nicht einmal zur Tür kommen, wenn es viel Unordnung gibt!
Auf die gleiche Weise kann der Weg zu einer Aktivität überfrachtet werden. Zum Beispiel spreche ich mit Ihnen und möchte ein ansprechendes Gespräch führen, aber wenn es Unordnung gibt, wird es Unordnung in meinem Kopf geben. Wenn ich über etwas anderes nachdenke, bin ich im Moment nicht wirklich bei Ihnen. Das hindert uns also daran, ein anregendes Gespräch zu führen. Die hundert E-Mails in meinem Posteingang lassen mich denken: "Ach du meine Güte, was ist da drin, was ich noch nicht habe?"
Ein Tag hat 86.400 Sekunden. Wenn jemand an einem Tag dieselbe Zahl in US-Dollar , also 86.400 US- Dollar , angeben und Ihnen sagen würde: "Sie können sie nicht überschreiben, Sie können nicht entscheiden, was Sie an einem anderen Tag damit tun sollen." Was würden Sie tun? Sie würden es mit Bedacht investieren. Sie würden anfangen, eine Stiftung zu bauen.
Viele Menschen, die sich für Produktivität interessieren und sich für Technologie begeistern, stecken in neuen Apps und neuen Programmen und vergessen, dass sie zuerst mit einer Stiftung beginnen müssen. Die 86.400 Sekunden pro Tag oder 168 Stunden pro Woche oder 24 Stunden am Tag - was möchten Sie damit machen?
Ich beginne mit Rollen. Ich beginne mit der Stiftung. Was sind die Rollen in deinem Leben? Stellen Sie sich das jetzt wie ein Kreisdiagramm vor. Wie viel Zeit möchten Sie damit verbringen, jede Rolle zu spielen? Dann siehst du deine Zeit wie ein Puzzle und bewegst Sachen herum.
Es gibt immer eine Abschreibung. Die Leute denken, sie haben 300 Stunden in der Woche, aber es ist wirklich 168.
JD: Was sagt das? Sie haben so viele Stunden in einer Woche wie Beyonce?
JS: Obama, Madonna, Gandhi, Buddha, Jesus - jeder hat in einer Woche die gleiche Zeit! Wenn die Leute sich beschweren, dass sie nicht genug Zeit haben, sage ich: "Hör auf", weil sie gegen die Wahrheit von dem kämpfen, was ist .
Wahrheit, Liebe, Sinn, Zweck. Wenn ich mit Menschen in ihrer Freizeit arbeite, frage ich: "Um ehrlich zu sein, was machst du mit deinen 168 Stunden?" Zuerst müssen sie herausfinden, warum sie das Gefühl haben, ein Defizit zu haben und warum sie sich überfordert fühlen. Dann frage ich, was ist das Ideal? Wo möchtest du mit den 168 Stunden sein?
Hier ist die Philosophie: Wenn Sie Ihrer Zeit klare Grenzen setzen, sind Sie innerhalb dieses Zeitraums grenzenlos. Wenn Sie klare Grenzen für Dinge erstellen, können Sie innerhalb dieses Raums grenzenlos sein.
Was wir tun, ist eine Absicht zu setzen. Zum Beispiel: "In dieser Stunde bereite ich meine To-Do-Liste für die Reise nach Indien vor." Und was passiert, ist, dass es keine fünf Stunden dauert. Es dauert eine Stunde, weil Sie diese Absicht festgelegt haben.
JD: Es geht also darum, sich ein realistisches Limit zu geben und dann innerhalb dieses Limits zu arbeiten.
JS: Ja. Realistische Grenze oder was auch immer Ihre Vorstellung von realistisch ist. Jeder hat seine eigene Vorstellung davon, was das bedeutet. Wenn Sie diese Zeit erstellen und sich ihr widmen, konzentrieren Sie sich mit dem Laser darauf.
JD: Was sehen die Menschen als einen Bereich, in dem sie weniger Zeit verbringen möchten, wenn sie sich einmal ansehen, wie sie ihre Zeit verbringen?
JS: Einige Beispiele befassen sich mit dem Kaninchenbau in den sozialen Medien. Sie können auch den ganzen Tag über E-Mails abrufen. Es ist besser, es einmal am Morgen zu tun, vielleicht einmal am Nachmittag, nachdem Sie vom Mittagessen zurückgekommen sind, und einmal am Ende des Tages.
Ein weiteres Problem sind Unterbrechungen. In einem Büro werden viele Leute unterbrochen, wenn Sie eine Politik der offenen Tür haben, und ich sage immer, Sie müssen den Leuten beibringen, wie sie mit Ihnen umgehen sollen. Ich scherzte mit einem meiner Kunden, dass jeder eine Nummer nehmen muss, bevor er in ihr Büro kommt, anstatt nur hereinzuschnüffeln.
Es geht nur darum, Systeme zu haben. Wenn Sie Unterbrechungen bei der Arbeit haben und ein Manager sind, müssen Sie jedem, der für Sie arbeitet, beibringen, Ihre Zeit zu respektieren, indem Sie möglicherweise Ihre Tür schließen. Sie könnten Bürozeiten haben, als wären Sie ein Professor, vielleicht sagen Sie zwischen 10:00 und 12:00, ich bin offen für alle, die Fragen haben, aber zwischen 2:00 und 3:30 werde ich sein lesen und recherchieren.
Nehmen Sie sich die Zeit, als ob Sie sich mit jemand anderem treffen würden.
JD: Das ist ein großartiger Tipp, um Ihre Zeit so zu behandeln, als wäre es ein Meeting.
JS: Ja, oder einen Arzttermin. Es ist genauso wichtig.
JD: Einige meiner bevorzugten Apps und Onlinedienste funktionieren unsichtbar und ohne dass ich Maßnahmen ergreifen muss, wie z. B. IFTTT, RescueTime und EasilyDo. Haben Sie Lieblings-Apps, mit denen Sie Ihre Zeit maximieren oder wertvolle Zeit behalten können?
JS: Erinnerungen sind großartig. Es ist wie mit einem virtuellen persönlichen Assistenten. Outlook auch. Es ist ein bewährtes System. Sie können einen Alarm einstellen. Sie können es dösen. Sie können es an eine andere Person weiterleiten, um sich darum zu kümmern. Ich liebe es.
Ich versuche es so einfach wie möglich zu halten und nicht zu viele Programme zu haben. Wie Sie wahrscheinlich sehen können, bin ich in gewisser Weise wie ein Kind, und wenn es zu kompliziert wird, langweile ich mich und meine Gedanken gehen woanders hin.
Hier ist ein Beispiel: Scannen von Apps. All diese wunderbaren Scan-Programme kommen jeden Tag heraus. Ich hatte vier, die ich untersuchte, und ich wollte nur etwas finden, um eines meiner Geräte loszuwerden. Ich habe eine sofort gefunden, also habe ich mir bei den anderen nicht allzu viel Zeit genommen, um sie auszuprobieren. Als ich die anderen ausprobiert habe, lösche, sobald mir klar wurde, dass es nichts für mich ist!
Wenn Sie verschiedene Apps und Systeme untersuchen und feststellen, dass etwas für Sie nicht funktioniert, müssen Sie es löschen, auch wenn Sie dafür Geld bezahlt haben. Konzentrieren Sie sich auf das, von dem Sie glauben, dass es mit Ihnen in Resonanz steht, und führen Sie es durch. Was vielen Menschen passiert, sind zwei Wochen später, sie probieren etwas anderes aus und dann haben sie wieder digitale Unordnung.
JD: Ich habe dasselbe Muster bemerkt. Menschen, die Technik lieben, möchten lieber alles Neue ausprobieren, als sich für eine App zu entscheiden. Sie betrachten es nicht als Investition in ihre Zeit.
JS: Sie lassen es nicht los! Ich schaue auf das überfüllte Telefon von jemandem und er hat Apps, die er vor einem Jahr heruntergeladen und nie benutzt hat. Ich sage ihnen: "Löschen, löschen, löschen!"
Die Leute haben Angst, gekaufte Programme zu löschen. Aber es wird wieder auftauchen, wenn sie es brauchen.
Ein anderes Programm, das ich liebe, ist PaperKarma. Wenn Sie tatsächlich Junk-Mails erhalten, machen Sie einfach ein Foto auf dem Versandetikett mit dem Barcode, und Sie werden von der Liste gestrichen. Dann kommt es zu Ihnen zurück und sagt: "Erfolg!" wenn es funktioniert.
JD: Ich möchte für eine Sekunde zu Outlook zurückkehren. Sie sagten, Sie verwenden häufig Erinnerungen. Können Sie ein Beispiel für einen Tag geben und welche Art von Dingen Sie als Erinnerung einfügen, wozu die Zeitblöcke dienen und so weiter?
JS: Ja, beginnen wir damit, wie diese Erinnerungen dort ankommen. Zu Beginn eines jeden Tages möchten Sie alle Dinge in Ihrem Kopf, die Sie tun müssen, in Gedanken entsorgen. Noch nicht kategorisieren. Nach zwei oder drei Minuten haben Sie vielleicht 25 Dinge zu erledigen. Weisen Sie dann, basierend auf Ihrer Intuition und wo Sie sich heute befinden, jedem einen Termin zu, damit Sie sich dazu verpflichten. Dann müssen Sie einige Kategorien für Ihre Aufgabenliste einrichten und jeder eine Kategorie zuweisen. Das ist ein Teil davon.
Dann ist der andere Teil, wenn Sie Ihren Zeitplan einrichten, müssen Sie klare Grenzen für Ihre Zeit haben. Zu Beginn und am Ende eines jeden Tages möchten Sie sich Ihre Aufgabenliste ansehen und Prioritäten für die Aufgaben setzen, die Sie erledigen möchten. Nehmen wir an, Sie als Schriftsteller haben "Write or Research" als Kategorie. Möglicherweise erledigen Sie diese Aufgabenkategorie nicht jeden Tag. Sie können es nur dienstags und donnerstags tun.
JD: Es scheint, als ob das mentale Dumping dazu gedacht ist, die Hirnstörungen zu beseitigen, diese Dinge von Ihrem Verstand und Ihrer Brust zu entfernen und sie dann nacheinander in einer sehr organisierten und systematischen Art und Weise zu behandeln.
JS: Ja. Und das ist das Wichtigste: Ich möchte nicht, dass Sie überprüfen, ob Sie diese Aufgabe bereits auf der Liste haben. Der springende Punkt ist mentales Dumping. Wenn Sie etwas aufschreiben und feststellen, dass es bereits zehnmal auf Ihrer Aufgabenliste steht - und das ist verrückt! -, zeigt dies, wie oft Sie darüber nachdenken. Jetzt geht es darum, ein System zu entwickeln, mit dem Sie sich an die Aufgabe erinnern und sie erledigen können, und darauf vertrauen können, dass das System für Sie funktioniert, dass Sie sich auf dieses System verlassen können und dass Sie sich darauf verlassen können.
Das wichtigste ist, herauszufinden, welches System für Sie funktioniert. Vergiss, was alle anderen tun.
Ich wünschte, die Leute könnten eine Woche lang eine digitale Entgiftung durchführen, um herauszufinden, was wirklich wichtig ist. Was passiert, wenn Sie mit Sachen überflutet sind, ist, dass alles "wichtig" wird.
Was ist dein Vermächtnis? Warum bist du hier auf der Erde? Wenn Sie ein Manager in einem Unternehmen oder ein Unternehmer sind, was ist Ihr Ziel oder Leitbild? Um produktiv zu sein, bist du so sehr davon fasziniert, produktiv zu sein, dass du die Absicht aus den Augen verlierst, warum du etwas tust.
Es ist so einfach! Lieben Sie die Zeit, die Sie verbringen? Was ist die Wahrheit über die Rolle, die du spielst? Was ist die Wahrheit über die Zeit, die Sie verbringen? Hat es für dich eine Bedeutung? Manchmal verbringen wir Zeit mit Dingen, die für andere Menschen von Bedeutung sind, und wir müssen wissen, welchem Zweck sie dienen. Wahrheit, Liebe, Sinn, Zweck. Es ist so einfach.
JD: Warum fällt es Ihrer Meinung nach so vielen Menschen schwer, zu ihrem Leitbild oder Zweck zurückzukehren?
JS: Weil sie mit Unordnung überflutet sind.
Ich sage den Leuten, sie sollen anhalten und nach ihrer Wahrheit, Liebe, Bedeutung und ihrem Zweck suchen und ständig wachsam sein. Ohne Unordnung wird alles sehr klar.
JD: Wenn Sie vielbeschäftigte Fachkräfte ermutigen könnten, eine Art von Unordnung oder eine Sache, die ihr Leben durcheinander bringt, aufzugeben, was würden Sie ihnen raten?
JS: Ihren Posteingang auf Null zu haben.
JD: Sie raten ihnen, keine Nachrichten zu haben, oder Sie raten ihnen, dieses Ziel aufzugeben?
JS: Ich sagte einem Kunden: "Wenn Sie Ihren Posteingang leeren und am Ende des Tages keine Nachrichten mehr erhalten, werden Sie sich wie eine Million Dollar fühlen." Damit meine ich, dass Sie ein System haben, mit dem Sie eine Nachricht anzeigen, anfassen und entscheiden können, ob Sie darauf antworten oder ob Sie sie später lesen und in eine einfügen möchten Lesen Sie den Ordner oder entscheiden Sie, dass Sie sich von einer Liste abmelden möchten - ich denke, das ist das Einzige, was Sie für digitale Unordnung brauchen. Wenn Profis ihren Posteingang auf Null bringen können, halte ich das für ein großartiges Ziel. Und ich meine nicht, dass Sie in jeder Hinsicht Maßnahmen ergreifen werden. Ich denke nur, es wird dir helfen, dich geistig zu klären, damit du auf alles vorbereitet bist, was der Tag für dich bereithält, oder nach Hause gehst und voll anwesend und verlobt bist, oder wenn du ein Date hast, voll verlobt bist mit deinem Partner. Es ist eine spirituelle, mentale, emotionale Praxis.
