Organisieren Sie sich: So vermeiden Sie das zeitraubende Versenden von E-Mails

E-Mail zerstört die Produktivität, und kaum jemand merkt, wie schlimm das ist. Die Zeit, die Menschen in E-Mail-Programmen verbringen, schwankt um die 30 Prozent des Tages. Es gibt jedoch eine Möglichkeit, das in den Griff zu bekommen. Und Sie können das E-Mail-Problem tatsächlich lösen, ohne die Gesamtzeit, die Sie in E-Mails verbringen, zu reduzieren. Die Lösung, die ich im Folgenden teile, hängt davon ab, dass Sie das Problem zuerst besser verstehen.

E-Mail ist schlimmer als Facebook

E-Mails sind laut Untersuchungen für Ihre Produktivität schlechter als Facebook, und das Problem ist, dass die Leute nicht wissen, wie viel Zeit sie in E-Mails verbringen.

Robby Macdonell, Vice President für Produktentwicklung bei RescueTime, stimmt zu, basierend auf dem, was er von Benutzern sieht und hört. RescueTime ist ein Zeitmanagement-Tool, das die Apps und Websites protokolliert, die Sie auf Ihrem Computer und Mobilgerät verwenden. Anschließend werden Berichte erstellt, aus denen hervorgeht, wie Sie Ihre Zeit verbringen.

Ich fragte Macdonell, welche Produktivitätsentwicklungen er und seine Kollegen bei RescueTime sehen, wenn sie Daten betrachten, die von ihren Benutzern insgesamt gesammelt wurden. "Der größte Trend, den wir sehen, ist, dass die Zeit der Menschen in der Regel von Kommunikations-Apps dominiert wird. E-Mails sind in unseren Daten immer ganz oben."

"Eine Sache, die wir von Leuten hören, die sich für RescueTime anmelden, ist: 'Ich habe Angst zu sehen, was die Daten aussagen, weil ich nicht sehen will, wie viel Zeit ich auf Facebook oder Reddit verbringe.' Oftmals, eine Woche später, sagen sie: "Es war nicht so schlimm, wie ich dachte, aber oh mein Gott, ich verbringe viel Zeit in E-Mails", fügte Macdonell hinzu.

Warum ist E-Mail "schlecht"?

Warum ist E-Mail also genau so schlecht? Einige Produktivitätsexperten sagen, dass E-Mails "Arbeit um Arbeit" und nicht die eigentliche Arbeit sind. Ein weiteres Argument, das wahrscheinlich genauer ist, ist, dass E-Mails uns ständig unterbrechen. Die Zeit, die wir in E-Mails verbringen, ist nicht das Problem. Es ist so, dass die Zeit über den Tag verteilt ist.

Insbesondere Wissensarbeiter benötigen in der Regel ununterbrochene Fokusperioden, um die wirklich wichtige Arbeit zu erledigen. "Die meisten Leute beschönigen die Tatsache, dass E-Mails die Aktivität sind, die Sie im Laufe des Tages immer wieder von diesem kreativen Gedanken abbringen wird", sagte Macdonell.

Wenn Sie eine E-Mail mehrmals lesen, werden Sie überlastet und müde, so Mikael Berner, CEO von EasilyDo, einer App, die kleine Aspekte Ihres Lebens automatisiert, um Zeit zu sparen. Wenn wir tagsüber E-Mails abrufen, verarbeiten wir die E-Mails nicht und kümmern uns auch nicht darum. Diese Sekunden summieren sich zu Zeitverschwendung. "Wenn Sie eine E-Mail öffnen, können Sie sie entweder bearbeiten, z. B. beantworten oder löschen oder ablegen. Öffnen Sie nicht einmal eine E-Mail, es sei denn, Sie können sie sofort verarbeiten."

Darüber hinaus sind Kommunikationssysteme so konzipiert, dass Sie benachrichtigt werden, wenn eine neue Nachricht eingeht. "Sie pingen dich die ganze Zeit mit Benachrichtigungen an", sagte Macdonell. "Es wird immer seltener, dass du mehr als ein paar Minuten Zeit hast, bevor du zu einer anderen Aktivität gezwungen wirst." Auch wenn Sie nicht jede E-Mail, die in Ihrem Posteingang eingeht, vollständig lesen, ist Ihre Aufmerksamkeit geteilt, wenn Sie eine Benachrichtigung erhalten, dass eine neue E-Mail eingetroffen ist. Und selbst wenn Sie keine Benachrichtigungen aktiviert haben, brechen Sie bei jedem Überprüfen des Posteingangs Ihren eigenen Fokus, um festzustellen, ob jemand versucht, Sie per E-Mail über eine dringende Angelegenheit zu informieren.

"Es ist nicht so, dass 30 Prozent der Zeit eines Menschen am Anfang des Tages in E-Mails verbracht werden und der Rest des Tages für andere Dinge verwendet wird", sagte er. "Es ist sehr weit verbreitet, was darauf hindeutet, dass Sie ständig unterbrochen werden."

So bekämpfen Sie E-Mails

Sie können aus der E-Mail heraus und zurück zur eigentlichen, harten Arbeit. Dies ist in wenigen Wochen und in fünf einfachen Schritten erledigt.

1. Installieren Sie ein Zeiterfassungsprogramm, z. B. RescueTime oder Toggl, und geben Sie an, wie viel Zeit Sie täglich und wann mit E-Mails verbringen. Stellen Sie sicher, dass alle Ihre E-Mail- und Chat-Apps korrekt als Kommunikation klassifiziert sind.

2. Warten Sie ungefähr zwei Wochen, bis Sie genügend Daten haben. Wählen Sie dann ein Datum nach dem Zufallsprinzip und sehen Sie sich Ihren Stundenbericht an. Sie sind in guter Verfassung, wenn sich Ihre Kommunikation auf ein oder zwei Tageszeiten konzentriert. Sie sind in einer schlechten Verfassung und müssen Änderungen vornehmen, wenn die Nutzung Ihrer Kommunikations-Apps über den Tag verteilt ist, wie in der folgenden Abbildung dargestellt.

Das Ziel ist nicht unbedingt, die Anzahl der Stunden zu reduzieren, die Sie in E-Mails verbringen. Das Ziel ist es, die E-Mail-Nutzung weniger verbreitet und konzentrierter zu gestalten, damit Ihre Berichte mehr wie folgt aussehen:

3. Ermitteln Sie anhand Ihrer Muster ein- oder zweimal am Tag, wann Sie keine E-Mails abrufen werden. Für viele Menschen sind der Morgen bis ungefähr eine Stunde vor Ihrer Mittagspause und der Nachmittag, der ungefähr eine Stunde nach Ihrer Mittagspause beginnt, ideale Zeiten. Schließen Sie während dieser Zeit E-Mail-Apps und blockieren Sie Webmail, indem Sie ein ablenkungsfreies Tool wie StayFocusd installieren. Wenn Sie über ein RescueTime Premium-Konto verfügen, können Sie mithilfe seiner Tools den Zugriff auf Webmail blockieren.

4. Wählen Sie ebenfalls einen Zeitpunkt aus, zu dem Sie E-Mails abrufen möchten. Nehmen wir an, Ihre Nicht-E-Mail-Fokusperiode dauert von 9:00 bis 11:30 Uhr, und Ihre E-Mail-Sitzung dauert von 11:30 bis zur Mittagszeit. Wenn es 11:10 Uhr ist und Sie versucht sind, E-Mails abzurufen, ist es einfacher, sie zu deaktivieren, wenn Sie eine festgelegte Zeit haben, zu der Sie den Posteingang öffnen.

5. Wenn Sie paranoid sind, dass eine dringende und wichtige Nachricht eingeht, während Sie versuchen zu arbeiten, richten Sie ein VIP-Warnsystem ein. iOS-Benutzer haben bereits eine integrierte Mail-App. Wenn Sie iOS nicht verwenden oder ein VIP-Warnsystem mit mehr Optionen und Anpassungen wünschen, versuchen Sie AwayFind. In beiden Fällen können Sie eine Benachrichtigung erhalten, z. B. eine Push-Benachrichtigung auf Ihrem Telefon oder sogar eine Textnachricht, wenn eine sehr wichtige Person Ihnen eine E-Mail sendet. Das bedeutet, dass Sie nur dann E-Mails abrufen können, wenn Sie eine Benachrichtigung erhalten, was hoffentlich selten der Fall sein wird. Alle anderen E-Mails können warten.

Ein weiterer Trick, den ich persönlich benutze, besteht darin, das Öffnen meiner E-Mail-Anwendungen zu verzögern, sobald ich mit der Arbeit beginne. Ich überfliege meine geschäftlichen E-Mails morgens als Erstes auf meinem Telefon, um nach wirklich dringenden Dingen zu suchen. Der Grund, warum ich das Telefon benutze, ist, dass ich das Ausschalten einfacher finde als bei meinem Laptop oder Desktop-Computer, wenn es nichts gibt, das meine sofortige Aufmerksamkeit erfordert. Wenn ich eine E-Mail sehe, die wichtig, aber nicht dringend ist, füge ich möglicherweise einen Stern hinzu. Wenn es wirklich dringend ist, antworte ich direkt vom Telefon. Aber weil ich nicht gerne am Telefon lese oder schreibe, bin ich nicht versucht, in andere E-Mails hineingezogen zu werden, die nicht wirklich dringend sind.

Es sind diese kleinen Tricks, die sich zu großen Gewinnen summieren, um Sie von E-Mails fernzuhalten und Sie wieder zu der Arbeit zu bringen, die wichtig ist.