Organisieren Sie sich: So können Sie Ihre Spesenabrechnungen vor Jahresende nachholen

Das Ende des Jahres rückt näher. Sie arbeiten ruhig an Ihrem Schreibtisch, wenn eine neue E-Mail von der Buchhaltungsabteilung eingeht. Sie keuchen laut bei der Betreffzeile auf und alle Ihre Mitarbeiter drehen sich um, um zu sehen, was nicht stimmt. Ihre Wangen röten, als Sie zugeben, dass Sie bis zu diesem Moment völlig vergessen hatten, eine Spesenabrechnung einzureichen. Die E-Mail sagt, dass die Frist heute ist. Die Hitze von deinen Wangen verwandelt sich in ein Gefühl der Angst, das über deine Brust und in die Magengrube läuft. Ihre Firma schuldet Ihnen ein paar hundert Dollar, und zu dieser Jahreszeit könnten Sie sie wirklich gebrauchen. Keine Panik! Mithilfe dieser einfachen Schritte können Sie die Kontrolle über Ihre Ausgaben erlangen.

Einige Organisationen machen es wirklich einfach, Spesenabrechnungen einzureichen, auch wenn sie zu spät sind. Firmenkreditkarten, die an ein Spesenabrechnungssystem gebunden sind, helfen zum Beispiel enorm, aber nicht jeder hat diesen Luxus. Atmen Sie also tief ein und befolgen Sie diese Schritte, um Ihre überfälligen Spesenabrechnungen so schnell wie möglich einzureichen.

Beachten Sie, dass ein Großteil dieses Artikels auch für Selbständige gilt, die zum Jahresende nach Belegen suchen müssen, um Gewerbesteuerabzüge geltend zu machen.

1. Fragen Sie, wann die tatsächliche Frist abgelaufen ist und ob Sie spät einreichen können

Je nachdem, wann Ihr Unternehmen sein Geschäftsjahr festlegt und wie es mit Rückstellungen umgeht, ist die Frist für die Einreichung von Spesenabrechnungen möglicherweise bereits abgelaufen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass es zu spät ist, Ihre Quittungen einzureichen. Intelligente Leute halten Fristen ein. Wenn Ihnen jemand sagt, dass die Frist auf Freitag endet, besteht eine gute Chance, dass die tatsächliche Frist Montagmorgen oder später ist.

Fragen Sie jemanden in der Buchhaltung oder Ihren Vorgesetzten nach genauen Angaben zur tatsächlichen Frist für Spesenabrechnungen und ob Sie etwas tun können, wenn Sie diese verpasst haben. Oft gibt es. Wenn Sie spät einreichen können, seien Sie freundlich und gnädig gegenüber den Leuten, die Ihnen dabei helfen, und beugen Sie sich nach hinten, um genau das zu liefern, was sie verlangen. Seien Sie detailliert. Denken Sie daran, dass sie Ihnen einen Gefallen tun. Tun Sie Ihr Bestes, um es zurückzugeben, indem Sie ihre Arbeit erleichtern.

2. Überprüfen Sie die Regeln für Quittungen

Wenn Sie bereits Spesenabrechnungen eingereicht haben, kennen Sie wahrscheinlich die Grundregeln für das Einreichen von Belegen. Aber kennen Sie die feinen Details? Wenn Sie eine Spesenabrechnung lange nach dem Anfall der Spesen erstellen, haben Sie möglicherweise einige Belege verloren. Finden Sie heraus, ob es eine Richtlinie gibt, zum Beispiel, dass Quittungen nur für Ausgaben über 10 US-Dollar erforderlich sind. Fragen Sie auch, ob Sie einen Zahlungsnachweis vorlegen können, indem Sie eine Kreditkartenabrechnung mit der hervorgehobenen Position vorlegen. Diese Details können einen großen Unterschied in der Zeit bedeuten, die Sie zur Erstellung einer Spesenabrechnung benötigen.

3. Erstellen Sie eine Übersicht über die Elemente und Daten

Sobald es Zeit ist, eine überfällige Spesenabrechnung zu erstellen, erstellen Sie eine grobe Liste der wichtigsten Spesen, die Sie geltend machen müssen, z. B. gekaufte Artikel, Reisen und Kundenbetreuung. Wenn Sie nur einen Artikel oder eine Reise einreichen, überspringen Sie diesen Schritt.

Wenn es sich bei einem Element auf Ihrer Liste um ein Ereignis handelt, z. B. einen Kundenbesuch oder eine Konferenz, notieren Sie die Daten. Erstellen Sie dann unter dem Ereignis einen Eintrag für jeden Tag, wie folgt:

Konferenz X: 1.-3. Juni

1 Juni

2. Juni

3. Juni

4. Visualisieren Sie Ihre Ausgaben

Wenn ich Ausgaben im Zusammenhang mit Reisen oder Veranstaltungen zusammenstelle, finde ich, dass es hilfreich ist, zuerst die größten Ausgaben (z. B. Flug-, Hotel- und Teilnahmegebühren) aufzulisten und dann zu versuchen, jeden Tag neu zu planen, um die geringeren Ausgaben zu decken. Tun Sie dies unter jedem Tageseintrag.

Ich mache gerne einen groben Überblick über mögliche Ausgaben und fülle ihn dann aus, wenn ich mich an sie erinnere (Schritte 5-7 enthalten einige Tricks zum Ausfüllen von Lücken, wenn der Speicher ausfällt). Die Gliederung sollte so viele dieser Punkte enthalten, wie für Ihre Daten relevant sind:

• Startort. Wo hast du geschlafen? Hatten Sie an diesem Ort irgendwelche Ausgaben, wie zum Beispiel Wi-Fi-Gebühren?
• Lokale Reisen. Sind Sie irgendwohin gefahren und wenn ja, wie sind Sie dorthin gekommen (Auto, Taxi, Autoservice, öffentliche Verkehrsmittel)? Wie bist du zurückgekehrt? Wenn Sie eine Meilengebühr für das Fahren beantragen, wie groß war die Entfernung?
• Mahlzeiten. Wo haben Sie gefrühstückt, zu Mittag und zu Abend gegessen? Haben Sie Getränke, einschließlich Mineralwasser und Kaffee, oder Snacks gekauft?
• Lieferungen. Mussten Sie etwas Unerwartetes oder Erwartetes während Ihres Tages kaufen?
• Ort beenden. Wo hast du deinen Tag beendet? Wofür hast du dort bezahlt?

Oft hilft es Ihnen, sich nur diese Fragen zu stellen und sich an Ausgaben zu erinnern, die Sie sonst hätten vergessen können.

5. Blättern Sie durch Ihre Belege

Wenn Sie einen Stapel von Belegen haben, blättern Sie diese jetzt durch und stimmen Sie sie mit der von Ihnen erstellten Gliederung ab. Es gibt einen Grund, warum ich diesen Schritt nicht zuerst mache. Manchmal verändern Quittungen unser Gedächtnis so, dass Teile des Tages wegbleiben. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie sehen sich Ihre Quittungen an und sehen, dass Sie in einem Café schnell gefrühstückt und später an einem Konferenzort zu Mittag gegessen haben. Sie haben jetzt eine lebendige Erinnerung an diese beiden Ereignisse und können mit der nächsten Quittung fortfahren. Aber Ihr Gedächtnis hat möglicherweise die 15-Dollar-Überfahrt zwischen den beiden Orten weggelassen, nur weil Sie keinen physischen Beleg hatten, um das Gedächtnis auszulösen. Es ist leicht, Details zu vergessen, wenn wir keine Auslöser haben.

6. Scannen Sie Ihren Kalender

Ein Kalender kann weitere Erinnerungen enthalten, mit denen Sie eine genaue Spesenabrechnung erstellen können. Öffnen Sie während der Eingabe Ihres Tages Ihren Kalender und scannen Sie ihn, um Reisetermine und wichtige Ereignisse zu überprüfen. Bestimmte Einträge können Ihr Gedächtnis über Ausgaben sowie fehlende Ausgaben auslösen. Wenn Ihnen beispielsweise ein Geschäftspartner an einem Reisetag eine Kalendereinladung zum Abendessen gesendet hat und Sie dafür bezahlt haben, müssen Sie sich an diesem Abend nicht darum kümmern, nach einer Quittung für Ihre Mahlzeit zu suchen.

7. Peruse Mint

Ein weiterer großartiger Ort, um nach fehlenden Ausgaben zu suchen, ist Mint. Mint ist eine persönliche Finanz-App, die alle Ihre Finanztransaktionen auf einer durchsuchbaren Website und App zusammenfasst. Mit Mint können Sie alle Ihre Kreditkarten- und Debitkartenausgaben nach Datum filtern, wodurch Sie möglicherweise Ausgaben aufdecken können, die Sie vergessen haben. In diesem Beispiel, das ich zuvor über eine Uber-Quittung gegeben habe, könnten Sie die Informationen finden, indem Sie in Mint nach dem Datum suchen, wodurch es einfacher wird, die wahre Quittung in Ihrer E-Mail zu finden.

Sie können auch Tags in Mint zu Einzelpostentransaktionen hinzufügen. Wenn Sie dies das ganze Jahr über für Geschäftsausgaben getan haben, können Sie problemlos alle Ausgaben finden, die Sie geltend machen müssen.

Ich habe bereits erwähnt, dass Sie, wenn Sie keine Quittung finden, möglicherweise gefragt werden, ob Sie eine Kopie einer Kreditkartenabrechnung einreichen können, in der die Werbebuchung für eine Ausgabe hervorgehoben ist. Auch hier hilft Ihnen Mint, da es Ihnen sagt, welche Kreditkarte Sie verwendet haben.

8. Tipps und Parken nicht vergessen

Zwei Kategorien von Ausgaben, die leicht zu übersehen sind, sind Trinkgeld und Parken. Kleine in bar bezahlte Trinkgelder, wie für Hotelputzkräfte und Hotelpagen, kommen nie mit Quittungen. Parkgebühren können auch in bar ohne Quittung gezahlt werden. Aber sie summieren sich und sind es wert, behauptet zu werden, wenn Sie sie gemacht haben.