Organisieren Sie sich: Arbeiten Sie in 5 einfachen Schritten mit Microsoft Office zusammen

Die größte Neuerung in Microsoft Office 2016 ist, dass die gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit möglich ist. Mehr als eine Person gleichzeitig an einer Datei arbeiten zu lassen und allen Beteiligten die von den Mitarbeitern vorgenommenen Änderungen anzuzeigen, war lange Zeit ein Verkaufsargument für konkurrierende Office-Suites, nämlich Google Drive mit seinen Dokumenten, Blättern und anderen Online-Dokumenten Produktivitäts-Apps. Live-Co-Authoring in Office ist eine willkommene, wenn auch überfällige Ergänzung zu den Office-Apps. Das Verwenden der Funktionen für die gemeinsame Bearbeitung erfordert ein wenig Setup und Know-how. Diese fünf Schritte helfen Ihnen beim Einstieg.

1. Überprüfen Sie Ihren Namen

Woher wissen die Leute, wer Sie sind, wenn Sie sich bei ihren Dateien anmelden und mit der Bearbeitung beginnen? Öffnen Sie eine App wie Word oder Excel, und wählen Sie "Datei"> "Optionen". Auf der Registerkarte "Allgemein" wird die Überschrift "Personalisieren Sie Ihre Kopie von Microsoft Office" angezeigt. Mac-Benutzer finden diese Option unter Einstellungen> Benutzer. Hier können Sie Ihren Namen, Ihre Initialen und andere identifizierende Informationen aktualisieren. Möglicherweise werden einige Details bereits basierend auf Ihrem Microsoft-Konto oder den vom Administrator Ihres Unternehmenskontos bereitgestellten Informationen angezeigt.

In jedem Fall ist es hilfreich, den Namen und die Initialen zu aktualisieren, wenn andere Personen Sie nicht unter Ihrem legalen Namen oder dem eingegebenen Namen kennen. Die Auswahl identifizierbarer Initialen hilft auch, wenn Sie eine Reihe von Initialen mit Ihren Mitarbeitern teilen. Zum Beispiel habe ich meine sehr gebräuchlichen Initialen JD in JED geändert.

2. Speichern Sie Dateien in der Cloud

Niemand kann mit Ihnen an einer Datei arbeiten, wenn die Datei nicht in einem gemeinsam genutzten Bereich gespeichert ist. Sie können Ihre Dateien leichter im Auge behalten, wenn Sie sie von Anfang an auf einem freigegebenen Speicherplatz speichern, anstatt darauf zu warten, dass Office 2016 Sie auffordert, eine Kopie auf einem freigegebenen Speicherplatz zu erstellen (was bei jedem Zugriff der Fall ist) Versuchen Sie, eine lokal gespeicherte Datei freizugeben.

Gehen Sie zu Datei> Speichern unter und wählen Sie einen Speicherort in OneDrive (Privatanwender wählen diese erste Option), OneDrive for Business oder SharePoint.

3. Laden Sie Mitarbeiter ein

Um Mitarbeiter einzuladen, benötigen Sie das Menü "Freigabeoptionen" in der oberen rechten Ecke. Suchen Sie nach dem Symbol "Person mit Pluszeichen". Von hier aus können Sie "Leute einladen" auswählen.

Personen einladen öffnet ein Feld direkt im selben Fenster, in dem Sie E-Mail-Adressen eingeben, eine optionale Nachricht hinzufügen und die Datei per E-Mail freigeben. In der Mac-Version von Office 2016 für Mac bietet die Schaltfläche "Freigeben" auch die Option "Link kopieren" und "Anhang senden", die Windows-Benutzer im Bereich "Datei"> "Freigeben" finden. Im unteren Bereich des Freigabe-Bedienfelds befindet sich die Option "Freigabelink abrufen", mit der Sie einen Link zu der Datei in Ihre Zwischenablage kopieren und in eine beliebige Kommunikations- oder Kollaborationsplattform einfügen können.

4. Wenn keine Echtzeitbearbeitungen angezeigt werden, aktualisieren Sie, um die Änderungen anzuzeigen

Wenn Sie und alle Ihre Mitarbeiter denselben OneDrive for Business- oder SharePoint-Speicherort zum Speichern von Dateien verwenden und Sie alle dieselbe Version von Office 2016 verwenden, sollten Sie in der Lage sein, Änderungen an Ihrer Datei zu sehen, wenn die Eingabe jeder Person durch gekennzeichnet ist eine Farbe und ein identifizierender Satz von Initialen oder ein Bild.

Wenn Ihre Mitbearbeiter jedoch auf andere Weise auf die von Ihnen freigegebene Datei zugreifen, z. B. über die Online-Version von Word, wie dies mein Mitbearbeiter beim Testen getan hat, werden Änderungen möglicherweise nicht in Echtzeit angezeigt. Ich musste meine Datei manuell aktualisieren oder aktualisieren.

Suchen Sie ganz unten im Fenster nach der Zeile "Updates verfügbar".

Aktualisieren Sie das Dokument, indem Sie auf diesen Text klicken, und die Änderungen Ihrer Mitarbeiter werden angezeigt.

5. Sperren Sie den Inhalt, um Änderungen zu verhindern

Manchmal laden Sie Mitarbeiter ein, ein Dokument zu bearbeiten, aber es gibt einige Inhalte, die sie nicht ändern sollten. Sie können es mit dem Tool zum Blockieren von Autoren sperren, das nicht so intuitiv benannt ist. Es hört sich so an, als würde es Bearbeitungsberechtigungen entziehen, obwohl Inhalte, die Sie zur Bearbeitung auswählen, einfach gesperrt werden.

Markieren Sie den Inhalt, den Sie sperren möchten. Gehen Sie zu Überprüfen> Autoren blockieren. Neben dem markierten Bereich befindet sich nun ein Symbol, das darauf hinweist, dass niemand außer Ihnen dies ändern kann.