Organisieren Sie sich: So werden hartnäckige Aufgaben von Ihrer Aufgabenliste gestrichen

Als ich anfing, diesen Artikel zu schreiben, hatte ich zwei Aufgaben auf meiner To-Do-Liste, die sich einfach nicht rührten. Ich habe sie dort im Dezember abgelegt. Eine hatte mit einer Hausratversicherung zu tun, die andere mit dem Umzug von Pensionskassen. Keiner von beiden wird jemals von entscheidender Bedeutung sein. Weder hat eine echte, sinnvolle Frist. Das sind Dinge, die ich wirklich tun sollte, die ich aber niemals tun möchte.

Die meisten von uns haben hartnäckige Dinge wie diese in ihren To-Do-Apps, Aufgaben, die scheinbar nie erledigt werden, z. Nichts Schlimmes passiert, wenn wir es nicht tun, also tun wir es nicht, auch wenn unser rationaler Verstand weiß, dass sie es tun sollten.

Was können Sie tun, um diese Aufgaben von Ihrer Liste zu streichen? Ein paar Optionen kommen in den Sinn, die ich hier teilen werde. Außerdem erzähle ich Ihnen, welche Tricks mir schließlich geholfen haben, meine eigenen unbeweglichen Aufgaben zu überprüfen.

Mach es als erstes am Morgen

Viele Produktivitätsbegeisterte schwören darauf, diese kleinen ärgerlichen Aufgaben gleich am Morgen zu erledigen. Die Idee ist, kleinere Aufgaben frühzeitig von Ihrem Teller zu nehmen, bevor Sie mit wichtigeren Aufgaben wie Ihren schwierigsten Aufgaben, E-Mails, Besprechungen und allem anderen, was Sie ablenken wird, konfrontiert werden.

Dieser Trick ist großartig, wenn die Aufgabe weniger als zwei Minuten dauert und nicht zeit- oder ortsabhängig ist. Wenn Sie es sich zur Gewohnheit machen, eine Aufgabe zu erledigen, die weniger als zwei Minuten dauert, bevor Sie überhaupt Ihr E-Mail-Programm öffnen, können Sie viel mehr Bewegung auf Ihrer Aufgabenliste sehen.

Wenn eine Aufgabe länger als ein paar Minuten dauert oder wenn sie nur zu einer bestimmten Zeit oder an einem bestimmten Ort ausgeführt werden kann, funktioniert diese Zwei-Minuten-Regel nicht. Die beiden Dinge, die ich anscheinend nicht erledigen kann, müssen zum Beispiel beide während der US-Pazifik-Zeit passieren, und diese Stunden passen nicht zu meinem Morgen in Übersee. Ich brauche noch ein paar Optionen.

Lassen Sie es jemand anderes tun

Wenn es Ihnen zunächst nicht gelingt, geben Sie den Job an eine andere Person weiter. Ich mache Witze mit dieser Zeile, aber ich mache keine Witze über das Delegieren von Aufgaben, die Sie bisher nicht alleine erledigen wollten.

Ehrlich gesagt bin ich schrecklich beim Delegieren. Es fällt mir schwer, um Hilfe zu bitten. Ich mache mir Sorgen um die Belästigung von Menschen. Ich habe gerne die Kontrolle. Vielleicht geht es dir genauso.

Wie können Leute wie ich besser delegieren? Für den Anfang können wir eine Liste potenzieller Delegierter durchdenken, noch bevor wir entscheiden, ob wir die Aufgabe überhaupt delegieren sollen. Schließen Sie Kollegen, Familienmitglieder (einschließlich verantwortungsbewusster Kinder in angemessenem Alter), Babysitter oder andere Betreuer und in bestimmten Situationen auch Nachbarn nicht aus. Es hilft auch, den Schuh auf den anderen Fuß zu legen. Wie würde ich mich fühlen, wenn zum Beispiel meine Nachbarn mich auffordern würden, ein Paket zu unterschreiben oder den Kabeltyp hereinzulassen, wenn sie nicht zu Hause wären, um das zu tun? Wenn die Aufgabe mit meinem Zeitplan übereinstimmt, wäre es kein Problem. Alle diese einfachen Gedankenexperimente lassen das Delegieren als vernünftige Option erscheinen.

Eine meiner Aufgaben ist eigentlich perfekt für meinen Partner geeignet, auch wenn er es sich überlegt, sollte er es anfangs tun und tat es nicht, also habe ich es mir selbst delegiert! Was meine finanzielle Aufgabe betrifft, kann nur ich es tun, weil ich meine Identität überprüfen und dabei einige Papiere unterschreiben muss.

Erstelle eine Belohnung

So sehr ich meine beiden Aufgaben auch nicht erledigen möchte, ich kann mir ein paar Dinge überlegen, die ich gerne mehr hätte, wie ein paar Stunden in einem Spa oder zusätzliche 15 US-Dollar in meinem monatlichen Budget für ein Café. Das Setzen einer Belohnung für sich selbst kann die Motivation steigern.

Untersuchungen haben ergeben, dass die Motivation höher ist, wenn wir unsere Auszahlung nicht kennen. In einer Studie mussten die Teilnehmer beispielsweise eine Wassertrinkaufgabe ausführen. Sie erhielten entweder 1 oder 2 US-Dollar für die Erledigung der Aufgabe. Wenn sie wussten, dass sie 2 US-Dollar erhalten würden, schlossen ungefähr 43 Prozent der Probanden erfolgreich ab. Als sie nicht wussten, ob sie 1 oder 2 Dollar verdienen würden, waren 70 Prozent fertig.

Wie können Sie Belohnungen und Unsicherheiten zu Ihrem Vorteil nutzen? Sie können zwei mögliche Belohnungen für die Erledigung Ihrer Aufgaben aufschreiben und dann, sobald sie abgeschlossen sind, eine Münze werfen, um zu sehen, welche Sie erhalten. Oder Sie könnten um Hilfe bei der Erstellung von Zufälligkeiten in Ihrer Belohnung bitten. "Schatz, hier sind zwei Umschläge voller unterschiedlicher Geldbeträge. Wenn ich endlich meine Aufgabe erledigt habe, möchte ich, dass du mir einen davon gibst und den anderen wieder auf die Bank legst."

Ich habe gemischte Gefühle, wenn es darum geht, Essen als Belohnung zu verwenden, weil es oft mit anderen Zielen in Konflikt steht, wie zum Beispiel dem Abnehmen oder dem Aufrechterhalten des Gewichts. Ich weiß auch nicht, wie sehr ich durch Essen motiviert werden möchte. Aber ich hatte ein exquisites deutsches Marzipan mit Schokoladenüberzug, das ich für einen besonderen Anlass aufgehoben hatte, und ich erinnerte mich daran, als ich diesen Artikel schrieb. Ich beschloss, dass ich mich, wenn ich mich um die Versicherungssituation kümmerte, neben einer Tasse meines Lieblingskaffees um sie kümmern würde. Und was weißt du? Ich habe diesen Trottel erledigt. Eins runter, eins runter!

Versuchung bündeln

Eine andere belohnungsbasierte Motivationstechnik, die so genannte Versuchungsbündelung (wie sie von Katherine Milkman, Associate Professor an der Wharton School der University of Pennsylvania, beschrieben wird), ist besonders nützlich für hartnäckige Aufgaben, die wiederholt ausgeführt werden. Ein Beispiel ist ein Pap-Abstrich, der jährlich durchgeführt werden sollte.

Das Bündeln von Versuchungen ist der Vorgang, sich selbst eine Belohnung zu geben, während Sie die Aufgabe erledigen, die Sie nicht erledigen möchten, und nicht danach. Bei Milkmans Nachforschungen gewährt sie College-Studenten nur im Fitnessstudio Zugang zu den meistverkauften Hörbüchern. Ihre Nachforschungen zeigten, dass Schüler, die Hörbücher erhielten, häufiger ins Fitnessstudio gingen als eine Kontrollgruppe, und sie gingen auch nach dem Ende des Hörbuchprogramms noch häufiger. Die Studenten hatten eine Gewohnheit geschaffen, die sich positiv verstärkte.

Nehmen wir an, Sie hassen es, zu Ihrem jährlichen OBGYN-Termin zu gehen. Sie könnten ein schlechtes Vergnügen bündeln, wie z. B. trashige Zeitschriften lesen oder einen doppelten Schokoladenmilchshake genießen (wenn Sie mit Belohnungen für das Essen einverstanden sind), und sich erlauben, sich zu verwöhnen, während Sie im Wartezimmer des Arztes sind. Die beiden Aktionen, die Sie bündeln, müssen gleichzeitig ausgeführt werden, obwohl ich in meinem Beispiel sagen werde, dass es nah genug ist, im Wartezimmer des Arztes zu sein, weil Sie nicht viel von irgendetwas tun können, während jemand Ihren Gebärmutterhals abwischt.

Meine Aufgaben wurden nicht wiederholt, daher waren sie leider nicht für die Bündelung von Versuchungen ausgelegt.

Erstellen Sie eine Konsequenz

Wenn eine positive Verstärkung den Senf nicht schneidet, kann dies negative Konsequenzen haben. Würden Sie Ihrer am wenigsten bevorzugten politischen Partei einen Dollar für jeden Tag spenden, an dem Sie Ihre Aufgabe nicht erfüllen? Die meisten von uns würden einen ernsthaften Freund brauchen, um sicherzustellen, dass wir unser Versprechen halten, wenn wir versuchen würden, negative Konsequenzen zu nutzen, um positives Verhalten zu fördern, aber das ist nicht unmöglich.

Es gibt eine berühmte Geschichte von einer Frau namens Zelda Gamson, die mit dem Rauchen aufgehört hat, als ihre Freundin einen Vertrag mit ihr geschlossen hat. Laut Vertrag würde der Freund dem Ku Klux Klan einen riesigen Geldbetrag spenden, falls Zelda jemals wieder rauchen sollte. Zelda rauchte nie wieder eine Zigarette. Die Folge war zu groß.

Ich denke nicht, dass negative Konsequenzen für mich funktionieren würden. Sie sind wirklich schwer zu wählen und noch schwieriger zu implementieren. Und jeden Tag, an dem ich meine Aufgaben nicht erledige, fühle ich mich schon schlecht dabei. Warum sollte ich mehr Negativität wollen? Dennoch könnten sie für einige gute Anreize sein.

Brechen Sie es auf

Ein weiterer Grund, warum Menschen bei Aufgaben stecken bleiben, die sie einfach nicht erledigen können, ist, dass sie einfach die falsche Aufgabe aufschreiben. Sie fassen eine Reihe verwandter Aufgaben zusammen, anstatt das größere Projekt aufzulösen. Das gleiche passiert mit Zielen. Wenn Sie erfolgreich Ziele erreichen möchten, müssen Sie lernen, wie Sie diese in ihre Bestandteile zerlegen. Jedes Teil muss ein einzelnes, umsetzbares, quantifizierbares Element sein. Das ist der Grund, warum "heute 30 Minuten joggen" eine bessere Aufgabe ist als "fünf Pfund abnehmen". Fünf Pfund zu verlieren ist das Ziel, nicht die Aufgabe.

Es stellt sich heraus, dass meine finanzielle Aufgabe tatsächlich drei oder vier Aufgaben umfasst - möglicherweise mehr. Tatsächlich habe ich keine Ahnung, wie groß die Aufgabe wirklich ist. Das Problem ist, dass ich "Retirement Account Rollover untersuchen" aufgeschrieben habe und nicht den ersten Schritt, den ich tatsächlich machen muss. Der erste Schritt besteht darin, den Papierkram und die Telefonnummer zu sammeln. Jedes Mal, wenn ich über meine Aufgabe nachdachte, sagte ich mir: "Argh! Ich weiß nicht einmal, wo der Papierkram ist!" Die Papiere zu finden, sollte also die erste Aufgabe in dieser Reihe sein.

Die zweite Aufgabe besteht darin, die Bank anzurufen. Die dritte Aufgabe besteht darin, nach meinen Optionen zu fragen. Der vierte Schritt ist, nun, ich bin mir noch nicht sicher. Es hängt von den Ergebnissen der anderen Schritte ab. Natürlich habe ich hier noch einiges zu tun, aber nachdem ich meine Arbeit untersucht habe, habe ich eine bessere Vorstellung davon, wie ich sie in überschaubare Teile zerlegen kann. Das ist ein Fortschritt!

Die Schlussbilanz

Wie ich bereits erwähnte, habe ich eine meiner Aufgaben erfüllt, indem ich mich mit etwas Marzipan verleitet habe. Ich bin so erleichtert, dass es fertig ist. Die andere Aufgabe hängt noch, aber zumindest habe ich sie jetzt auseinander genommen und in mehrere Aufgaben unterteilt, die weniger einschüchternd wirken. Hoffentlich werden es und seine Bestandteile bald von meiner Liste gestrichen. Ich hoffe, dieser Artikel kann einigen von Ihnen dabei helfen, Ihre hartnäckigen Aufgaben zu bewältigen, und ich lade Sie ein, mir in den Kommentaren unten die Techniken zu erläutern, die Sie anwenden.