Organisieren Sie sich: Wie ich in die Cloud gewechselt bin

Nach jahrelanger Arbeit in einem Hybridsystem, in dem sich einige Dateien lokal und andere in der Cloud befanden, habe ich kürzlich den Wechsel zu einer vollständigen Online-Arbeit vollzogen. Ich habe mich für Google Drive entschieden, aber es hätte genauso gut ein ähnlicher Dienst wie Microsoft Office Online sein können.

Hier ist, wie ich auf die neue Umgebung umgestiegen bin, einige der Vor- und Nachteile einer vollständigen Online-Arbeit und Ratschläge, wenn Sie auch über einen Wechsel nachdenken.

Warum ich auf Google Drive migriert bin

Ich benutze Google Drive seit langem, einschließlich Google Text & Tabellen und Folien. Aber ich habe es bis vor kurzem nie ausschließlich für meine Arbeit benutzt.

In meinem vorherigen Setup waren einige Dateien lokal auf meinem Computer gespeichert (natürlich gesichert) und nur eine Handvoll Dateien, die als Google Text & Tabellen und andere Online-Dateien gespeichert waren. Meistens verwendete ich Google Drive für Dateien, die kollaborativ waren, z. B. ein Dokument, um einen Urlaub mit Freunden zu planen.

Ein Hauptgrund, warum ich mich für die Cloud entschieden habe, war, dass ich viele verschiedene Geräte verwendet habe, viel mehr als je zuvor. Je nachdem, ob ich zu Hause, auf einer Besprechung, auf Reisen oder woanders war, möchte ich vielleicht an einem bestimmten Tag mit einem von fünf verschiedenen Geräten arbeiten. Ich besitze einen Desktop-Mac, ein Chromebook Pixel, das zwar tragbar ist, sich aber nicht für Besprechungen eignet, ein Smartphone und einen Laptop. Und gelegentlich arbeite ich auf dem Computer eines anderen.

Wenn immer möglich, ziehe ich es vor, Notizen und Änderungen direkt an meinen Dateien vorzunehmen, anstatt in einer Notiz-App eine separate Notiz darüber zu erstellen, was ich später an der Datei tun muss. Das Arbeiten in der Cloud wird diesen Anforderungen gerecht, und Google Drive hat auch die meisten anderen Anforderungen erfüllt, z. B. Kompatibilität mit Microsoft Office-Dateiformaten, viel Speicherplatz und Unterstützung für alle Geräte, über die ich verfüge.

Wenn sich Ihre gesamte Arbeit in der Cloud befindet, haben Sie direkten Zugriff auf die Dateien. Solange Sie eine Internetverbindung haben (und manchmal auch nicht), können Sie die Dateien bearbeiten. Es hat ein paar Jahre gedauert, bis Google Drive an diesen Punkt gelangt ist, aber jetzt, da es hier ist, verwende ich es mit großartigen Ergebnissen.

Tipps zur Migration in die Cloud

Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre gesamte Arbeit in der Cloud zu belassen und keine davon lokal zu speichern, stehen Sie vor einer großen Herausforderung: Sie müssen herausfinden, was Sie mit all Ihren alten Dateien tun sollen. Mein Rat ist, sich nicht zu sehr um alte Dateien zu kümmern. Verschwenden Sie keine Zeit damit, alle Ihre alten Daten, die Sie möglicherweise sowieso nie wieder sehen, perfekt zu migrieren oder neu zu organisieren.

Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, wie Sie in Zukunft neue Daten organisieren oder speichern. In meinem Fall habe ich Google Drive sofort für alle meine neuen Dokumente verwendet. Ich habe in Google Drive online neue Ordner erstellt, die das gleiche Organisationssystem widerspiegeln, das ich auf meinem Desktop verwendet habe. Als ich eine neue Datei gestartet habe, habe ich sie zu einem Google Doc gemacht. Ich habe der Gegenwart mehr Aufmerksamkeit geschenkt als der Vergangenheit.

Ich hatte ein paar Dateien, die ich weder als alt noch als neu einstufen würde, sondern als "laufend". Eine fortlaufende Datei ist eine, die ich vor langer Zeit erstellt habe, aber sie ist immer noch relevant und wird heute verwendet. In meinem Fall handelt es sich in der Regel um Tabellenkalkulationen, in denen ich die Arbeit protokolliere, wenn ich sie abschließe. Ich habe beispielsweise eine fortlaufende Datei, in der ich die von mir geschriebenen Artikel, die Veröffentlichungsdaten und andere Metadaten nachverfolge. Ich füge es ständig hinzu und es ist immer nützlich und relevant, auch wenn ich es vor Jahren erstellt habe.

Um diese laufenden Dateien zu migrieren, habe ich sie einfach nacheinander auf Google Drive hochgeladen und in Google-formatierte Dateien konvertiert. Excel-Dateien wurden zu Google Sheets. Einfach.

Der Grund, warum ich sie nacheinander gemacht habe, war zu überprüfen, ob sie geöffnet werden und ob der Inhalt nicht verstümmelt ist. Zum Glück hat sich alles reibungslos übertragen. Trotzdem habe ich diese äußerst wertvollen Originalkopien der Dateien ungefähr einen Monat lang auf meinem Computer aufbewahrt, nur für den Fall, dass ich einen weiteren Ratschlag erhalten habe: Bewahren Sie Originalkopien Ihrer wichtigen Dateien für einen überlappenden Zeitraum auf.

Wenn bei Ihrer Migration etwas schief geht, möchten Sie die Originale. Es ist so, als ob Sie einen Scheck aus der Ferne mit einer mobilen App einlösen und die Bank Ihnen die Nachricht sendet: "Warum hängen Sie sich nicht an diesen Scheck, bis er eingelöst ist?"

Ein weiterer Ratschlag ist, zu testen, ob der Dienst auf allen Ihren Geräten funktioniert. Öffnen Sie verschiedene Dateien. Schalten Sie jetzt das WLAN aus und versuchen Sie, sie zu öffnen. Ist es möglich, dass Sie Offline-Kopien von Dateien hatten, die Sie erwartet hatten (mehr zum Offline-Zugriff gleich)? Kannst du bearbeiten Müssen Sie Apps oder Plugins installieren, um die gewünschte Arbeit zu erledigen? Es ist schwieriger als Sie vielleicht denken, sich die Zeit zu nehmen, um diese Tests durchzuführen, aber es ist sicher besser, irgendwo aufzutauchen und nicht in der Lage zu sein, etwas zu tun, was Sie geplant hatten.

Nachdem ich mit meinem neuen System, das vollständig in Google Drive funktioniert, angefangen hatte (aber noch während dieser Überlappungsperiode, bevor ich alle meine lokal gespeicherten Daten gelöscht habe), habe ich die Google Drive-Synchronisierungskomponente auf meinem Computer installiert und in den letzten zwei Jahren ein Backup erstellt. Wert von Daten in die Cloud. Ich habe nicht jede Datei getestet, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß in Google Drive konvertiert wurde, wie es bei meinen wichtigen aktuellen Dateien der Fall war. Ich fühlte mich jedoch besser, wenn ich wusste, dass ich einen Großteil meiner alten Daten eingezogen hatte, für den Fall, dass ich sie jemals benötigte. Der Rat an dieser Stelle: Sichern Sie alte Dateien, aber verbringen Sie nicht zu viel Zeit damit.

Beim Abwägen von Risiken und Chancen, Bequemlichkeiten und Unannehmlichkeiten hatte ich das Gefühl, dass das Sichern meiner alten Daten, die ich wahrscheinlich nie wieder benötige, auf Google Drive und das Aufrufen dieser Daten an einem bestimmten Tag für mich ausreichten.

Es gibt auch andere Vor- und Nachteile. Beachten Sie, dass ich nicht alle Vor- und Nachteile aufführe, sondern nur einige, die für die ausschließliche Verwendung von Google Drive für Arbeitsdateien relevant sind.

Arbeiten in der Cloud: Profis

Automatische Backups. Ich weiß, dass die meisten Leute, die ihre Daten jetzt nicht sichern, nicht in Kürze beginnen werden. Wenn Sie in Google Drive arbeiten, müssen Sie nicht über das Sichern nachdenken. Das passiert automatisch und oft.

So viel Platz! Google Drive bietet viel Speicherplatz. Jeder mit einem Google-Konto hat mindestens 15 GB, aber mehr zu kaufen ist günstig. Außerdem gibt es andere Lücken, durch die Sie viel mehr Platz haben. Beispielsweise zählen in Google Drive erstellte Dateien wie Google Text & Tabellen nicht zu Ihrem Speicherlimit! Das ist riesig.

Kompatibel mit Office. Während ich Dateien ausschließlich in Google Drive erstelle und bearbeite, funktioniert dies nicht bei jedem, mit dem ich zusammenarbeite. Viele Leute benutzen immer noch Microsoft Office. Mit Google Drive können Sie jeden Google-Dateityp in ein Microsoft-Format exportieren. Mit nur wenigen Klicks kann ich ein Google-Dokument in eine Word-DOCX-Datei verwandeln.

Zusammenarbeit. Für die Zusammenarbeit in Echtzeit gibt es nichts Schöneres als Google Drive. Sie können Dateien für andere Benutzer freigeben, verwalten, wer sie anzeigen und bearbeiten kann, und sogar einen Chat mit Ihren Mitarbeitern führen, während Sie gemeinsam an einer Datei arbeiten.

Lokale Synchronisierung. Wie bereits erwähnt, konnte ich meine alten Dateien schnell auf Google Drive sichern, da es eine lokale Synchronisierungskomponente enthält. Mit dieser Funktion kann Google Drive eine doppelte Aufgabe als Office-Suite für die Online-Zusammenarbeit und als Programm für die Dateisynchronisierung und -sicherung übernehmen.

Preis. Google Drive ist kostenlos. Microsoft Office kostet ungefähr 100 US-Dollar pro Jahr. Muss ich mehr sagen?

Arbeiten in der Cloud: Nachteile

Datenschutz- und Sicherheitsbedenken. Menschen, die überhaupt keinen Cloud-Service nutzen möchten, sind fast immer um Datenschutz und Sicherheit besorgt. Jemand anderes speichert Ihre Daten an einem Ort, den Sie wahrscheinlich nicht genau bestimmen können. Google verschlüsselt Ihre in Drive gespeicherten Dateien standardmäßig, das Unternehmen verwaltet jedoch auch die Schlüssel für Sie, was für manche eine rote Fahne ist. Wenn Sie dem Unternehmen, das Ihre Dateien speichert, nicht vertrauen oder wenn Ihre Dateien äußerst vertrauliche Informationen enthalten, ist die Migration in die Cloud möglicherweise nicht für Sie geeignet.

Offline-Zugriff. Wenn Sie in der Cloud arbeiten, benötigen Sie eine Internetverbindung. Das Navigieren zwischen Online- und Offline-Regeln und -Konfigurationen kann ein echtes Problem sein. Manchmal laufen die Dinge schief oder nicht so, wie Sie es erwartet haben.

Mit Google Drive ist es möglich, offline zu arbeiten, was großartig ist, außer dass es viele Vorbehalte gibt, und ehrlich gesagt, ich habe sie nicht auswendig gelernt. Ich weiß, dass ich den Chrome-Browser verwenden muss, damit er funktioniert, aber ich vergesse häufig die Details. Ich habe festgestellt, dass das Laden der Dateien, an denen ich arbeiten möchte, bevor ich einen Bereich mit WLAN verlasse, eine gute Lösung ist, aber auch hier nur, wenn ich Chrome verwende. Dann kann ich mit Leichtigkeit an diesen Dateien arbeiten (solange ich die Registerkarte nicht versehentlich schließe).

Aber es kann chaotisch werden.

Wenn ich mit der Offline-Bearbeitung fertig bin, muss ich das Gerät immer noch mit dem Internet verbinden, um die Änderungen in die Cloud zu übertragen. Manchmal verursacht es Probleme. Angenommen, ich arbeite offline an einem Laptop, während ich in einem Flugzeug bin. Das Flugzeug landet, ich steige in ein Taxi und erinnere mich an eine weitere Änderung, die ich vornehmen möchte. Wenn ich mein Telefon öffne und die Datei über eine Datenverbindung lade, wird die alte Kopie vor allen Änderungen angezeigt, die ich im Flugzeug vorgenommen habe, da ich sie noch nicht synchronisiert habe. Angenommen, ich vergesse diesen Punkt und nehme einige Änderungen über das Telefon vor. Wenn ich meinen Laptop endlich mit dem Internet verbinde, wird mir Google sagen, dass etwas nicht stimmt. Es gibt Lösungen, aber keine davon ist sauber oder einfach. Machen Sie sich bereit zum Kopieren und Einfügen.

Die Suche funktioniert, außer wenn dies nicht der Fall ist. Wenn Sie Ihre Dateien bei Google, dem Vornamen in der Internetsuche, speichern, haben Sie hohe Erwartungen an das Suchwerkzeug. Das Suchen von Dateien in Google Drive ist für mich ein Hit oder Miss. Wenn ich nach Dateinamen suche, finde ich wahrscheinlich das, was ich brauche, aber nicht immer. Insbesondere Unterstriche in Dateinamen scheinen Google für eine Schleife zu sorgen. Ich habe eine Datei mit dem Namen 160530_SIN_RR_Collaboration-Chart, aber wenn ich nach "Collaboration" suche, zeigt das folgende Bild, was auftaucht.

Google durchsucht den Inhalt Ihrer Dateien, was hilfreich ist. Es kann jedoch noch einige Versuche und Fehler erfordern, um das zu finden, was Sie benötigen. Wenn andere Mitarbeiter Dateien mit Ihnen teilen, sind dies diejenigen, die ich oft am schwersten finde, mit oder ohne Suche. Am Ende verlasse ich mich auf Dateien, die mit einem Stern (Favoriten) gekennzeichnet sind, sowie auf die Liste der zuletzt von Google Drive angebotenen Dateien.

Online Ablenkungen. Um in Google Text & Tabellen arbeiten zu können, muss ein Browserfenster geöffnet sein. Für einige Benutzer ist es eine schlüpfrige Angelegenheit, online zu sein. Für mich ist das kein großes Problem. Ich verwende einige Tools und Tricks, um die Produktivität zu steigern und Ablenkungen zu minimieren. Für andere ist es jedoch eine Einladung, im Internet zu surfen und nicht wirklich zu arbeiten. Wenn Sie die Arbeit besser erledigen können, wenn Sie das Internet trennen, ist die Arbeit in der Cloud wahrscheinlich nichts für Sie.

Sollten Sie in die Cloud wechseln?

Das ausschließliche Arbeiten in der Cloud hat seine Vorteile, bringt aber auch einige Frustrationen mit sich. Wie ich bereits sagte, bedeutet Online-Arbeiten nicht unbedingt die Verwendung von Google Drive, aber viele Vor- und Nachteile werden für ähnliche Lösungen gleich sein. Einige Fragen, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie in die Cloud wechseln, sind:

• Habe ich die meiste Zeit einen zuverlässigen Internetzugang?
• Bin ich bereit, die Offline- und Online-Arbeitsregeln zu lernen?
• Ermöglicht mir die Arbeit in der Cloud den Zugriff auf Dateien auf eine Weise, die ich jetzt nicht habe und die ich tatsächlich verwende?
• Bin ich bereit zu organisieren, wo meine Arbeit aufbewahrt wird, damit ich sie leicht finden kann?
• Kann ich den Versuchungen widerstehen, im Internet zu surfen, wenn ich immer verbunden bin?

Weitere Hinweise finden Sie in 30 Google Drive-Tipps.